总结类文书
（1） 总 结《详见秘书学教案》
（一）涵义
总结是人们对过去的实践活动成绩发现问题，总结经验，找出教训，引出规律性结论，明确今后实践方向的理性认识过程。所以总结的过程就是人们发现、证实和发展真理的过程。
（2）述职报告
一、文种常识
（一）什么是述职报告
述职报告是担任一定领导职务的干部和专业技术人员，向自己的选举任命机构、上级领导、专家组、本单位的职工群众，汇报个人在一定时期内守职尽责和施政情况、德能素质的自我评述性的文书。
（二）述职报告的种类
1.从时限上，可分为任期述职报告（现任职位以来的总体情况报告）、年度述职报告（报告本年度的履行职务的情况）、临时性述职报告（担任某项临时职务的报告）。
2.从表达形式上，可分为口头述职报告、书面述职报告。一般任职时间较短且在较小的基层单位工作的可以用口头述职。
二、格式扫瞄
结构公式：标题＋署名＋称谓＋正文＋日期
1.标题。常用的有两种写法：一是“任职期限＋所任职务＋文种”；二是只写文种名称。
2.署名与日期。
3.称谓。在正文上方顶格书写主送单位和听取报告的人员的称呼，如“×××人事部”，“×××领导”；如果是在一定的场合述职，则应用“各位领导”、“各位评委”等称呼。
4.正文。正文一般由开头、主体、结尾等部分组成。
（1）开头。即前言部分，一般包括两方面内容：
一是任职简介，说明自己从什么时间起任什么职、岗位职责的目标任务，并对述职的内容和范围作必要交代；
二是简要概括评价任职以来的工作情况。
（2）主体。这是述职报告的核心内容，根据上级布置的述职要求，在回顾自己任现职以来或某一阶段全面工作情况的基础上，从德、能、勤、绩四个方面具体地有条有理地陈述主要业绩、存在问题等情况进行总结。
（3）结束语。
三、写法指要
（一）述职报告写作内容的共性
1.自己的岗位职责
2.履行岗位职责的基本情况
3.取得的成绩和实践经验
4.工作指导思想
5.存在的问题和缺点
6.经验、体会、教训及努力方向
表述方式上，属于陈述性文体，以叙述为主，兼以说明和议论。
四句话：突出一个“我”字，围绕一个“职”字，注重一个“实”字，体现一个“述”字。
五、相关链接
1.与报告的区别：
目的不同，报告的写作目的是反映所在单位、部门或所辖系统工作的全貌或某方面工作情况；述职报告写作目的是向自己的选举任命机构、上级领导、专家组、本单位的职工群众汇报个人在一定时期内守职尽责和施政情况、德能素质。
内容不同，报告的内容涉及面很广，有关整体工作、单项工作及其新情况、新问题、新举措都可以报告；而述职报告的内容，要求要从任职以来或某一阶段本人的德、能、勤、绩四个方面来述职，具有比较严格的规定性。
制作主体不同，报告的制作主体是党政机关、社会团体和企事业单位；述职报告的制作主体只限于担任一定领导职务的干部或专业技术人员。
第二章 调查报告《详见秘书学教案》
第三章 规约类文书
（1） 规章制度
一、文种常识
（一）涵义
规章制度是国家机关、人民团体、企事业单位为了建立正常的工作、学习、生产、生活秩序而制定的具有法规性与约束力的文书。
规章制度是守则、制度、规程、章程、规定、办法、条例、须知、公约等的总称，是在一定范围内制定的具有法规性和约束性的文件，要求有关人员按章办事，共同遵守。
（二）特点
1.权威性
2.制约性
3.鲜明性
4.严肃性
5.严密性
6.程式性
（三）作用
1.规章制度是客观规律的反映
2.规章制度是方针、政策的具体化
3.是实行科学化的管理，提高效率的有力措施
4.规章制度是协调工作、生产、生活的准则
（四）种类
规章制度是一个总称，它的种类很多，应用范围也很广。国家机关、社会团体、企事业单位均可根据工作和生产的需要，制订各自的法规、章程等，要求所属人员或社会成员共同遵守，切实执行。
二、写法指要
规章制度大体上由三部分组成，即标题、条文、具体名称和日期。
会议类文书
第一章 开幕词 闭幕词
（1） 开幕词
一、开幕词的概念、作用
开幕词是会议讲话稿的一种，是党政机关、社会团体、企事业单位的领导人，在大型会议开幕时所作的讲话，旨在阐明会议的指导思想、宗旨、重要意义，向与会者提出开好会议的中心任务和要求。它以简洁、明快、热情的语言阐明大会宗旨、性质、目的、任务、议程、要求等，对会议起着重要的指导作用。
二、开幕词的结构、内容和写法
开幕词由首部、正文和结束语三部分组成，各部分的项目内容与写作要求如下： 1．首部：包括标题、时间、称谓三项。
（1）标题：一般由事由和文种构成，如《东莞市职业技能评估大会开幕词》；有的标题由致词人、事由和文种构成，其形式是《×××同志在××××会上的开幕词》；有的采用复式标题，主标题揭示会议的宗旨、中心内容，副标题与前两种标题的构成形式相同，如《关于飞利达电脑培训学校未来的发展——校委会第十次会仪开幕词》；也有的只写文种《开幕词》。
（2）时间：标题之下，用括号注明会议开幕的年、月、日期。
（3）称谓：一般根据会议的性质及与会者的身份确定称谓，如“同志们”、“各位代表、各位来宾”、“运动员同志们”等。
2．正文：包括开头，主体和结尾三部分
（1）开头部分：一般开门见山地宣布会议开幕。也可以对会议的规模及与会者的身份等作简要介绍，并对会议的召开及对与会人员表示祝贺。
（2）主体部分：这是开幕词的核心部分。通常包括三项内容。
第一、阐述会议的意义；
第二、阐明会议的指导思想，提出大会任务，说明会议主要议程和安排；
第三、为保证会议顺利举行，向与会者提出会议的要求。
（3）结尾部分：提出会议任务、要求和希望。
3．结束语：开幕词的结束语要简短、有力，并要有号召性和鼓动性。写法上常以呼告语领起一段，并用“预祝大会圆满成功”等语作结。
（2）闭幕词
一、闭幕词的概念、作用
闭幕词是党政机关、社会团体、企事业单位的领导人在大型会议闭幕时所作的总结性的讲话。
闭幕词是大会的尾声，意味着会议即将结束。它一般运用简洁、明快、精当的语言，对大会作出概括性的评价和总结，并向与会者提出贯彻落实大会精神的要求和希望，使与会者充满信心地奔赴各自的岗位，为实现大会提出的目标去尽职尽责完成各自的任务。
二、闭幕词的结构、内容和写法
闭幕词由首部、正文和结束语三部分组成。其各部分的项目内容和写作要求如下：
（一）首部
包括标题、时间、称谓等项目内容。
1．标题。与开幕词的标题构成形式基本一样，一般由事由和文种构成，如《东莞市职业技能评估大会闭幕词》；有的只写文种，以“闭幕词”作为标题；也有的由致词人、事由和文种构成，如《×××在 ××大会上的闭幕词》；还有的采用复式标题结构形式，由主标题和副标题组成。
2．时间。标题之下，用括号注明会议闭幕的年、月、日期。
3．称谓。一般和开幕词的称谓一致，根据会议性质及与会者的身份来确定称谓，如“同志们”“各位代表”等。
（二）正文
包括开头、主体和结尾三部分。
1．开头。一般简要说明大会在各级领导的关怀下，经过与会人员的共同努力，圆满完成了预定的任务，今天就要闭幕了。
2．主体。主要是对大会进行概括总结，通常包括两项内容。
3．结尾。对保证大会顺利进行的有关单位及服务人员表示感谢。
（三）结束语。用以宣布会议结束，通常只有一句话：“现在，我宣布，××××大会闭幕。” 第二章 会议记录 会议报告
（1）会议记录
一、会议记录的概念和作用
在会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来，就形成了会议记录。会议记录是记录会议上讲话、发言、决定、决议等内容的一种文字材料。比较重要和正式的会议都需要做会议记录。它的作用在于正确反映会议情况，以作为整理会议文件，总结经验，研究工作等存查备考的一种历史资料。
二、会议记录的格式与内容：
会议记录一般包括两大部分：
1．会议的基本情况。写明会议名称，开会的时间、地点，出席人（按规定必须参加会议的成员）、缺席人及原因、列席人（不是会议成员，因工作需要而参加会议的人）、主持人、记录人。
2．会议的内容。这是会议记录的主要部分。包括会议议题、会议发言、会议结论等。
会议内容的记录，有摘要和详细两种。
（1）摘要记录
（2）详细记录
三、会议记录的要求
（一）真实、准确
（二）要点不漏
（三）始终如一
（2） 大会工作报告
一、大会工作报告的概念、特点
大会工作报告是指党政机关、社会团体、企事业单位的负责人，在有关大会上就工作问题所作的全面、系统的讲话文稿。
大会工作报告具有以下特点：
1.针对性
2.全面性
3.群体性
4.指导性
二、大会工作报告的分类
根据大会议题、内容以及与会人员的不同，大会工作报告可以分为汇报性工作报告、传达性工作报告和动员性工作报告。
1． 汇报性工作报告
2．传达性报告
3．动员性报告
三、大会工作报告的结构、内容和写法要求
大会工作报告稿一般由首部和正文两部分组成，其各部分的项目内容和写作要求如下：
1.首部。包括标题、时间和称谓等项目内容。
（1）标题
大会工作报告的标题，有单标题和双标题两种基本形式。
单标题有两种情况：一是由报告性质和文种构成，如《政府工作报告》；二是由会议名称和文种构成，如《在东莞市职业技能评估大会上的报告》。
双标题是将报告主要内容或主要精神概括为一句话作为主标题，副标题则由报告人、会议名称、文种构成。如《关于未来职业技能培训的发展——××同志在东莞市职业技能评估大会第五次全体会议上的工作报告》。
（2）时间 大会工作报告的时间位于标题之下正中，外加括号。
（3）称谓
称谓在正文之前，顶左边书写，一般写为：“各位代表”，“全厂干部职工同志们”，“全体教工代表们”。
2.正文。大会工作报告正文的结构包括开头、主体和结尾三部分。
（1）专业性工作报告。
（2）传达性工作报告。
（3）动员性工作报告。
第三章 演讲稿《详见秘书学教案》
第四章 领导讲话稿《详见秘书学教案》
宣传类文书
第一章 消息
一、文种常识
（一）涵义：消息是以最直接、最简练的方式报道新近发生或发现的具有一定的社会意义的事实的一种新闻文体，是最经常、最大量运用的报道体裁。
消息一般有六个要素，即何时、何地、何人、何事、何因及如何发生，简称“六要素”，
当然，并不是每一则消息必须包括这六个要素，有时根据情况也可省去一两个。
（二）分类：消息的类别很多，主要的有动态消息、综合消息、人物消息、评述性消息、简讯等。
（三）特点：可以用四个字来概括：
“新”：即从时间上说，它报道的是新近发生的事情；从内容上说，它反映的是新鲜、新奇的事情。
“真”：即它报道的内容必须是真实的。
“快”：即迅速快捷地反映现实。
“短”， 即消息一般笔墨集中，篇幅短小。
二、结构及写法
因为动态消息是消息中最常见的一种，我们以此为例，来看一看消息的结构。
（动态）消息的结构公式是：
标题 + 消息头 + 导语 + 主体（ + 背景材料）+结语
（一）标题
标题是揭示消息主要内容并以醒目的形式刊出的简短文字。
消息的标题有四种形式，可以根据消息的种类和内容灵活选择。其具体形式为：
1．正题，即只有一行标题，又称单行式。
2．引题 + 正题 + 副题，又称三行式标题
3．引题 + 正题，又称双行式。
4．正题 + 副题，也是双行式
标题是消息中最醒目的部分，制作标题采用单行还是多行，要以稿件的内容而定。标题要要醒目、准确、简洁、新颖、生动，题文一致，抓住要旨。
此外，标题应居中书写，两端空大致相等的位置。
（二）消息头
消息头是消息的标志，是新闻发出媒体、地点和时间的交代与说明。
消息头的构成：媒体 + 地点 + 时间
消息头空两格书写，字体一般较粗。
（三）导语 导语多是紧接消息头之后的第一个自然段或第一句话，有时也可由两个甚至两个以上的自然段组成，称为复合导语。它报道消息的主要内容，一般由新闻要素中最主要的要素提炼构成。
导语的种类主要有：
1．概述式
2．评论式
3．描写式
4．引语式
5．疑问式
在写作导语时，要明确集中地反映出整篇消息的主要内容 ；六要素不一定要个个俱全 ，但必须具备时间、地点、事情等三个要素，此外导语要短小精炼，要言不烦。
（四）主体
消息主体又称“消息躯干”、“消息主干”，是消息中最基本、最重要的部分。它紧承导语，对导语中简要表述的内容进一步用事实作具体的阐述、解释或回答，对导语中未提到的次要材料进行补充说明。
主体是消息的主要部分，花费的笔墨最多，写作时要特别注意。主体的写作要中心明确，围绕导语确定的中心选择材料；主体的内容要和导语一致，而且要详略得当。因主体部分内容较多，所以要特别注意安排好结构，要做到结构严谨，层次清晰。
主体部分的结构有：
1．纵式结构，即按照事件发生的时间顺序来安排层次。
2．横式结构，即按空间转换或事物的逻辑顺序来安排层次。
3．纵横结合式结构，这是前两种结构的交叉使用，尤其适用于综合消息的写作。
（五）背景材料
背景材料是就消息中有关新闻事实的历史、环境和原因等进行解释说明的材料。它并不是消息结构上的一个独立部分，也不是每篇消息都有的。
常用的背景材料有：
1．对比性材料
2．说明性材料
3．注释性材料
背景材料的写作要选择适当，数字或解释准确无误，切忌喧宾夺主，主观臆断。
（六）结语
结语即结尾，是消息的结束语。并不是所有的消息都有结尾，一篇消息是否写结语，要根据实际需要而定。
结语的类型主要有：
1．小结式
2．交代式
3．评论式
4．号召式
结语应是对全文的圆满的收束，要写得简短精炼、新颖生动。
四、写作须知
写作消息还要从新闻的整体要求出发，进行全盘把握：
（一）内容要新鲜；
（二）事实要准确；
（三）要讲究时效性；
（四）要提高消息的“含金量”；
（五）要具有可读性。
五、相关链接
1.倒金字塔式：即按重要性依次递减的原则排列材料的消息结构形式。
倒金字塔起源于美国的“南北战争”（1861-1865）时期。其时，电报刚刚发明，发报机在使用时常常出现故障，故战地记者在发稿时，总是先说最重要的内容，以免发报机出现故障时最重要的东西反倒传不回去。从而形成“倒金字塔”的雏形。
百多年来，倒金字塔式结构统领着消息写法的天下，“独领风骚百余年”，是因为它在多个方面有着明显的优势：便于记者迅速发稿；便于编辑删改编排；便于读者阅读接受；能够促进消息的快速传播和交流。
2.受众：指传播过程中信息的接受者，是读者、听众和观众的统称。
第二章 通讯
一、文种常识
（一）涵义：通讯是以叙述、描写为主要表达方式，具体、生动、形象地反映新闻事件、典型人物或典型经验的新闻体裁。
（二）分类：
1．人物通讯
2．事件通讯
3．工作通讯
4．风貌通讯
（三）特点：
1．新闻性
2．文学性
3．评论性（倾向性）
4．完整性
二、结构
通讯的基本结构为：
标题 + 作者 + 开头 + 主体 + 结尾
（一）标题
通讯的标题从结构上分，有两种：
1．单一型，即只有正题。
2．复合型，即正题 + 副题。
（二）作者
作者位于标题正下方，居中书写。作者前面一般要标明其所属单位。
（三）开头，是正文的开始部分，一般要点出报道的主要对象。
（四）主体，是通讯的主要部分，所占篇幅最长。
由于通讯的内容较多、篇幅较长，主体部分常常划分为若干层次，并冠以小标题的形式。
通讯的主体有三种结构。
1．纵式，即按时间顺序、事物发展的顺序或作者对报道对象的认识顺序安排材料。
2．横式，即以空间转换或按事物性质层次安排材料。
3．纵横结合式，即上述两种结构同时使用，既注意时间顺序，又注意空间顺序或事物的性质层次 。
（五）结尾 ，即通讯的结束部分。
三、写作须知
（一）善于确立典型
（二）围绕主题选取材料
（三）认真构思，巧妙布局
（四）写活人物，展现精神
（五）叙议结合，手法多样
四、相关链接
消息与通讯的区别：
通讯一般没有引题；消息比通讯的时效性更强；通讯比消息的篇幅一般要长；通讯的文学色彩和主管色彩比消息一般要浓烈；消息侧重写事，叙述简明扼要，一般不展开情节，通讯可写人物也可写事件，其材料比消息丰富、全面，其容量比消息厚实、充足。
礼仪类文书
第一章 邀约类文书
（1） 请 柬
一、请柬的概念
请柬又称请贴，是人们在节日和各种喜事中请客用的一种简便邀请信。请柬是为邀请宾客参加某一活动时所使用的一种书面形式的通知。一般用于联谊会、与友好交往的各种纪念活动、婚宴、诞辰或重要会议等，发送请柬是为了表示举行的隆重。请柬通常也称作请帖。
二、请柬的基本格式和写法
请柬从形式上又分为横式写法和竖式写法两种。但从内容上看请柬，作为书信的一种，又有其特殊的格式要求。
请柬一般有标题、称呼、正文、结尾、落款五部分构成。
(一)标题
在封面上写的“请柬”(请帖)二字就是标题，一般要做一些艺术加工，可用美术体的文字，文字的色彩可以烫金，可以有图案装饰等。
(二)称呼
要顶格写出被邀请者(单位或个人）的姓名名称。如“某某先生”、“某某单位”等。称呼后加上冒号。
(三)正文
要写清活动内容，如开座谈会、联欢晚会、生日派对、国庆宴会、婚礼、寿诞等。写明时间、地点、方式。
(四)结尾
要写上礼节性问候语或恭候语，如“致以——敬礼”、“顺致——崇高的敬意”、“敬请光临”等。
(五)落款
署上邀请者(单位或个人)的名称和发柬日期。
三、请柬的写作要求
（1）请柬不同于一般书信。
（2）语言上除要求简洁、明确外，还要措词文雅、大方和热情。
（2） 聘 书
一、聘书的概念
聘书，也称聘请书。它是指机关、团体、企事业单位聘请某些有专业特长或有威望的人完成某项任务或担任某项职务时所发的邀请性质的专用书信。
二、聘书的作用
(一) 加强协作的纽带
(二) 加强应聘者的责任感、荣誉感和促进人才交流
(三) 表示郑重其事、信任和守约
三、聘书的格式和写法
聘书一般已按照书信格式印制好，中心内容由发文者填写即可。
完整的聘书的格式一般由以下几部分构成。
(一) 标题
聘书往往在正中写上“聘书”或“聘请书”字样，有的聘书也可以不写标题。
(二) 称谓
聘请书上被聘者的姓名称呼可以在开头顶格写，然后再加冒号；也可以在正文中写明受聘人的姓名称呼。常见的印制好的聘书则大都在第一行空两格写“兹聘请××……”。
(三) 正文
聘书的正文一般要求包括以下一些内容：
首先，交待聘请的原因和请去所干的工作，或所要去担任的职务。
其次，写明聘任期限。
再次，聘任待遇。
另外，正文还要写上对被聘者的希望。
(四) 结尾
聘书的结尾一般写上表示敬意和祝颂的结束用语。如“此致——敬礼”、“此聘”等。
(五) 落款
落款要署上发文单位名称或单位领导的姓名、职务，并署上发文日期，同时要加盖公章。
四、聘书写作的注意事项
1．聘书要郑重严肃，对有关招聘的内容要交待清楚
2．书写要整洁、大方、美观
3．篇幅要短小精悍
4．语言要简洁明了、准确流畅，态度要谦虚诚恳。
（3）邀约信
一、邀约信的概念
邀约信是邀请对方会面或参加某项活动所使用的一种公关礼仪文书。
二、邀请信的内容
第一，说明邀请对方参加什么活动、邀请的原因是什么。
第二，将活动安排的细节及注意事项告诉对方。
第三，为了方便安排活动，如有必要，可注明请对方予以回复看看能否应邀及还有哪些要求等。
三、邀约信写作要注意以下几点：
1．根据邀约活动的规模选择发请柬、请贴还是发邀约信的方式。
2．写作时，要交代清楚邀请的原因、会面或活动的时间、地点、内容。
3．态度要诚恳、热情，用语要礼貌、简约、典雅。
第二章 庆谢类文书
（1）感谢信 慰问信
一、感谢信
（一）感谢信的概念
感谢信是对对方的关怀、帮助、支援等表示感谢的书信。它不仅可以表达自己的感谢之意、感激之情，而且可以使被谢方受到鼓舞和鞭策。
（二）感谢信的格式与写法
感谢信的基本格式与普通书信相同。另外注意以下几点：
1．第一行，往往居中写上“感谢信”或“致××感谢信”之类的标题。 2．正文内容一般包括以下两个方面：
（1）在概述对方对自己或本单位的帮助时，一定要把人物、时间、地点、原因、经过和结果概述清楚，而且要予以议论和评价，揭示其深刻意义。
（2）热情赞扬对方的好思想、好风格，语言要感情洋溢，诚恳地表达自己的感激之情，也可以表示自己如何报答对方的热心帮助，以及自己如何向对方学习的决心。感情抒写要真诚朴素、恰如其分，不可漫无边际地空发议论。
3．感谢信内容要突出重点，篇幅不宜过长。
（三）例文分析：
二、慰问信
（一）慰问信的概念
慰问信是以组织或个人的名义向集体或个人表示关怀、问候、安慰和鼓励的一种书信。如向在工作活动中做出突出贡献的集体或个人表示慰问、向遭受重大灾情和损失的群众表示慰问、向重大节日到来之际的单位或个人表示慰问等。
（二）慰问信的格式与写法
慰问信的格式除可带标题外，其他跟一般书信相同。
标题可在第一行正中写上“慰问信”或“×××致×××的慰问信”。慰问信结尾往往表示共同的愿望和决心，如“祝你们取得更大的成绩”、“祝节日愉快”等。
慰问信可以面交或邮寄给收信人，也可以刊登在报刊上。
（三）写慰问信应注意的问题
1．要根据慰问的情况和对象来确定写法。
2．感情要真挚、热切，情深意厚。
3．语言要亲切，让对方真正感到温暖，受到鼓舞。
（2） 庆贺信、祝词
一、庆贺信
（一）庆贺信的概念
庆贺信是向对方表示表彰、赞扬、庆贺的书信的总称。
庆贺信的内容可以庆贺家庭、个人婚嫁祝寿一类的喜事；可以庆贺重大的会议或重要的纪念活动、某工程竣工、某科研项目成功、某人物任职等。
庆贺信的标题在第一行正中写上“贺信”二字。庆贺信结尾处，常写一些表示祝愿的话语，如“祝取得更大的成绩”、“祝福如东海，寿比南山”等。
（二）写庆贺信应注意的问题
1．内容要紧扣庆贺对象和庆贺事情，抓住重点，善于概括，充分揭示祝贺内容的意义。
2．感情要热烈而真诚，富有鼓舞人心的力量。
3．结语要视不同情况而写
二、祝词
（一）祝词的概念
祝词，是指在社会活动中为欢庆佳节、迎送宾朋或者为举办其他隆重庆典时，领导人向公众表示节日祝贺或者主客双方分别向对方表示欢迎、祝贺、答谢所使用的讲话稿。
（二）祝词的种类和写法
1．祝词的种类根据不同的祝颂对象，祝词大体上分三种：
（1）事业祝词
（2）寿诞祝词
（3）祝酒词
2．祝词的写作格式 祝词一般由标题、称呼、正文、结尾组成。
（1）标题
一般由致词场合、致词人和文种三个要素组成。如：× ×在××招待会上的祝词。“致词人+致词场合+文种”这是一个完整的标题，三者排列顺序可以有所变动，也可酌情简化。
（2）称谓
称呼后加冒号。如：“××先生：”、“×××经理先生：”、“××董事长：”等。称呼要热情友好，可以加头衔或表示亲切、尊重的词语。
（3）正文
这是祝词的主体部分，可以分层表述：一是致词者在什么情况下，代表谁，向出席者（贵宾、朋友、上层领导、经济伙伴等等）表示欢迎、感谢和问候。二是回顾过去，概括以往所取得的成就以及变化和发展。三是放眼全局，展望未来，联系当前所面临的光荣而艰巨的使命。
（4）结尾
另起一行，写上表示祝愿的词语，要独占一行，后面加感叹号作结。
（三）祝词的写作要求
1．语言要求充满热情、喜悦、鼓励、希望、褒扬之意，以便使对方感到温暖和愉快，受到激励与鼓舞。
2．祝词不应使用辩论、谴责批评等词句和语气。
3．颂扬与祝贺要恰如其分，过分的赞美之词会使对方感到不安，自己也难免谄媚之嫌。
第三章 迎送类文书
（1） 欢迎词
一、欢迎词的概念
欢迎词是指行政机关、企事业单位、社会团体或个人在公共场合欢迎友好团体或个人来访时致辞的讲话稿。
二、欢迎词的种类
(一)欢迎词从表达方式上分
1．现场讲演欢迎词
2．报刊发表欢迎词
(二)欢迎词从社交的公关性质上分
1．私人交往欢迎词
2．公事往来欢迎词
三、欢迎词的特点
(一) 欢愉性
(二)口语性
四、欢迎词的基本格式和写法
欢迎词一般由标题、称呼、正文和落款四部分组成。
(一)标题
标题写法一般有两种。
一种是单独以文种命名。如“欢迎词”。
另一种是由活动内容和文种名共同构成。如《在××学术讨论会上的欢迎词》。
(二) 称谓
用尊称，姓名前加上职衔或表示亲切的词语，如“尊敬的”、“亲爱的”、“敬爱的”等等；后加“阁下”、“殿下”、“同志”等。如“尊敬的先生们女士们：”、“ 亲爱的××大学各位同仁：”。
(三)正文
欢迎词的正文一般可有开头、中间和结尾三部分构成。 1．开头
开头通常应说明现场举行的是何种仪式，发言者代表什么人向哪些来宾表示欢迎。
2．中间
欢迎词在这一部分一般要阐述和回顾宾主双方在共同的领域所持的共同的立场、观点、目标、原则等内容，较具体地介绍来宾在各方面的成就及在某些方面做出的突出贡献，同时要指出来宾本次到访或光临对增加宾主友谊及合作交流所具有的现实意义和历史意义。
3．结尾
通常在结尾处再次向来宾表示欢迎，并表达自己对今后合作的良好祝愿。
（四）落款
欢迎词的落款要署上致词单位名称、致词者的身份、姓名，并署上成文日期。 用于讲话的欢迎词无须署名。若需刊载，则应在题目下面或文末署名。
五、欢迎词写作的注意事项
欢迎词是出于礼仪的需要而使用的，因此要十分注意礼貌。具体而言，要注意以下几点：1．称呼要用尊称，感情要真挚，要能较得体地表达自己的原则立场。
2．措辞要慎重，勿信口开河，同时要注意尊重对方的风俗习惯，应避开对方的忌讳，以免发生误会。
3．语言要精确、热情、友好、温和、礼貌。
4．篇幅短小，言简意赅。一般的欢迎词都是一种礼节性的外交或公关辞令，宜短小精悍，不必长篇大论。
六、欢迎词的写作要求
1．看对象说话
2．看场合说话
3．热情而不失分寸
4．称呼要得体
（2） 答谢词
一、答谢词的概念
与欢迎词相对应，答谢词是由宾客出面发表的对主人的热情接待表示感谢的讲话稿
二、答谢词的格式
答谢词的结构由标题、称呼、开头、正文、结语五部分构成。
（一）标题
一般用文种《答谢词》作标题。
（二）称呼
与欢迎词同。
（三）开头
对主人的热情接待表示感谢。
（四）正文
畅叙情谊，或表明自己来访的意图、诚意，申述有关的愿望。
（五）结语
祝愿，或再次表示谢意
三、答谢词的写作要求
（一）客套话与真情
（二）尊重对方习惯
（三）注意照应欢迎词
（四）篇幅力求简短 （3）求职信
一、求知信的概念
求职信是以个人的名义，向用人单位自荐谋求某一岗位或职务时所要表明的有关事宜的一种实用文书。它包括自荐信和应聘信。自荐信是谋职人根据自己的条件和意向，向可能聘用的单位发出的信；应聘信是在已获知用人单位招聘的情况下写的信。它们的写作要求大致相同。
二、求职信的特点
1、针对性。针对用人单位对不同岗位、不同职务的从业人员的不同要求而发。
2、展示性。要充分展示自己的才能和以往的工作业绩，讲清楚“我是怎样的人”、“为何来此自荐”、“我能干什么”等问题，以期引起用人单位的兴趣。
3、求实性。求职自荐信要实事求是，不能夸大其词，言过其实。有多大才能讲多大才能，如没有什么特殊才能，可以避开不讲。
三、求职信的格式与写法
求职信一般由标题、称谓、正文、致敬语、落款和附件六部分组成。
1．标题 在信纸上方居中写上“自荐信”、“求职书”、“应聘信”等字。
2．称谓 写单位名称或联系人、负责人姓名。如果是写给用人单位主管人或负责人的，应注意称呼的使用。一般地，不知道对方职务时，使用泛称，如“××领导同志”、“××师傅”、“××老师”等；若明确其地位，可称其职位“××经理”、“××厂长”、“××主任”；若是私营或三资企业，可称“××先生”、“××小姐”、“××女士”等。
3．正文 这一部分是求职信的重点所在。求职信的正文一般包括以下几个方面：
（1）个人情况简介。包括姓名、性别、年龄、籍贯、婚姻状况、学历等；
（2）主要资历。谋职人除附个人简历，还应在信的开头再次说明就读的学校名称、专业，列举学过的与职位有关的科目、课外进修情况、社会实践情况、在校担任过哪些职务、取得的荣誉、获奖情况等。
（3）自荐目的。要写清楚自荐干什么，有的可自荐某岗位、某职务，有的可自荐担任什么工作。自荐目的要明确、具体。
（4）有利条件。除了结合用人单位需求予以介绍外，还要介绍人无我有、人有我优的条件，诸如户口、住房、特长、懂多种外语、发表的论文或文章等。应多谈自己对该行业的兴趣，待遇要求不宜多提。
（5）希望。是正文的结束语，多数是希望用人单位能予接纳、恳请对方给予回复等。
4．致敬语。与一般书信相同，也可略去不写。
5．落款。在信的末尾右下方写“自荐人：×××”，然后写上年月日。如用打印机打出，在自荐人姓名处最好使用亲笔签名。
6．附件。附上个人简历、各种证书复印件、联系地址、方法等。
四、求职信的写作要求
1．实事求是，投其所需。
2．把握关键，突出重点。
3．谦虚诚恳，用语得体。
4．文面合乎规范。
第三章 经济信息文书
（1）广 告
一、广告的概念和作用
广告，顾名思义，就是“广而告之”，即为了某种需要，通过一定的媒介，广泛地向公众传递信息的一种宣传方式，也是面向大众的传播手段。广告有广义和狭义之分。广义的包括党政机关、社会团体、企事业单位和新闻媒介的公益广告，以及以获取利润为目的，主要是推销商品和劳务的赢利性广告，即经济广告；狭义的广告专指经济广告。
随着商品经济的发展和社会主义市场经济的开拓，经济广告越来越普遍。有人统计，近几年来，全国广告经营多达数万家，广告费的投入高达上百万元、上千万元，如此高的广告投入，在社会主义市场经济中发挥了巨大的作用。具体来说，主要有以下几个方面：
（一）传递信息，沟通商情
（二）促进销售，活跃经济
（三）指导消费，方便群众
（四）发展国际贸易，增加外汇收入
二、广告的特点
（一）宣传介绍性
（二）启发说明性
（三）简便灵活性
三、广告的种类
现在人们越来越重视利用各种媒介做广告，广告根据传播媒介的不同，常见的可分为以下几类：
（一）报纸广告
目前我国多种报纸利用一定的版面刊登广告，报纸具有发行量大，传播面广，宣传及时等特点，但也有时效短，不易保存等缺点。
（二）杂志广告
杂志广告的特点在于读者对象明确，便于保存，转读率较高，彩色印刷精细，形象性好，但传播面有限，传播速度也较慢。报纸广告和杂志广告又采用图文结合的形式。
（三）广播、电视广告
广播广告主要诉诸人的听觉，传播面广，速度也快，费用较低。，但是，其缺点是对目标对象选择性差，声音也稍纵即逝，印象不深。广播广告可采用直陈式（即有播音员播报）、对话式、小品市、歌曲式和综合式等。
（四）车船广告
车船广告即利用火车、地铁、公共汽车、电车、海运客轮、内河客船等交通工具内部陈设的广告以及车船四周设计的广告。车船广告和乘客的接触时间比其它广告媒介要长得多，可以收到费用低而效率高的效果。
（五）路牌广告
近年来，随着经济体制改革的深化，城市建设不断更新，路牌广告随着形势兴起。路牌广告比报纸、杂志广告区域性窄，但稳定性强，固定宣传时间长。
（六）其它广告
如商店橱窗、公共交通工具、灯箱、、邮寄、招贴画和气球等，也是广告常用的或正在发展的广告媒介，这些广告形式也各有特点，恰当选用这些广告形式，可以收到良好的宣传效果。
四、广告的结构和写法
经济广告的种类繁多，但用作广告的表现手段不外乎语言文字和图像、实物两大类。这里主要介绍文字广告的写法。
文字广告的结构一般包括标题、正文、结尾和广告标语四部分。
（一）标题
广告的标题是区分不同广告的标志，一般放在广告之首，用简短的词句，概括和提示广告的内容、主旨，使消费者见标题而知文意。
广告标题有三类：
一类是直接标题，即直接用商品名或厂商名作标题，没有其他补充、说明成分。如：“中外合资上海皇家摄影艺术沙龙有限公司”、“中国通化葡萄酒”。
一类是间接标题，间接标题即标题中不直接出现所要推销的商品或厂名，而是采用其它手法把商品或厂名暗示出来。如：日本富士彩色胶卷，用“盒中自有花满谷”暗示了商品的性质。
一类是复合标题，即取上述二类之长，既直接点出商品或厂商，又巧拟标题吸引消费者，如苏州姑苏工艺软体家具厂广告：“睡莲牌席梦思，给您带来金色的梦”。
（二）正文
正文是广告的主体部分，一般都要包括以下内容：商品的名称、商标、品种、产地、规格、型号、性能、结构、用途、价格、使用和保养方法；厂家或经销商对用户所负的责任，如实行“三包”，差价退款、保证质量、维修服务等；销售的方式、时间、地点等。这部分的写作，既要生动活泼，又要实事求是，具有说服力，要把标题引起的人们的兴趣巩固下来。
（三）结尾
广告结尾一般是写明生产或出售单位的地址、电话、电报挂号的号码等。
（四）广告标语
广告标语，又称广告词，是某一商品从长远销售利益出发，在一定时期内反复使用的特定宣传语句。
五、写作要求
（一）内容真实
（二）抓住心理，有的放矢
（三）立意新颖，贵于创新
（四）语言简练、生动，形式活泼
第四章 合 同
一、合同的概念
《合同法》第2条第1款规定：“合同是平等主体的自然人、法人、其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。”
二、合同的法律特征和法律效力
1．法律特征
（1）合同是一种法律行为，是当事人之间建立的一种民事法律关系；
（2）合同是两个或者两个以上当事人的法律行为，是当事人意思一致的表示；
（3）合同是当事人之间的协议，当事人在合同关系中的法律地位是平等的；
（4）合同是当事人合同的行为，是一种具有法律约束力的行为，当事人必须依法行使权利和履行义务。
2．法律效力
《合同法》第8条规定：“依法成立的合同，对当事人具有法律约束力。当事人应当按照约定履行自己的义务，不得擅自变更或者解除合同。”“依法成立的合同，受法律保护。”
三、订立、履行合同应遵循的基本原则
1．平等的原则
2．自愿的原则
3．公平的原则
4．诚实信用的原则
5．合法的原则
五、合同的内容与主要条款
（一）当事人的名称或者姓名和住所
（二）标的
（三）数量
（四）质量
（五）价款或者报酬
（六）履行期限、地点和方式
（七）违约责任
（八）解决争议的办法
六、合同的结构和写法
合同的书写形式有两种：一是条文式，二是表格式。除特殊者外，一般用工商行政管理机关监制的合同纸。不论采用何种形式，合同的结构都应该包括以下四个部分：
（一）标题
合同的标题，应明确标出合同的性质，其后写上“合同”字样。也可以将产（商）品类别和合同的履行期写入标题。如“轻工产品供应合同”、“一九××年第二季度定货合同”等。
（二）订立合同的双方
在合同标题的右下方，写明合同双方当事人的名称（要使用全称），然后用括号分称甲方、乙方、丙方等。
（三）正文
正文是合同的主体部分，一般由以下几方面内容构成：
1．签订合同的依据或目的。
2．协议的内容。
3．合同的有效期。
4．合同的份数和保存。
5．附件。合同如有表格、图纸、实样照片等附件，在正文下另起一行写“附件”字样，把附件的名称、件数详细列出。
（四）结尾
1．署名。在正文的下方依次写明签订合同的双方或几方单位名称（全称）、代表人姓名，并加盖公章，代表人应签字、盖章。如需公证、鉴证或双方主管部门签证的，应写明公证、鉴证和签证机关名称，并加盖公章。
2．签订日期。在署名下方写明签订合同的日期。
3．附页。有附件的合同，应注明附件的页数，并将其附在合同的后面，有的合同专列为“附则”一项。
司法类文书
第一章 起诉状 答辩状
（1）起诉状
一、文种常识
(一）涵义：起诉状是刑事案件的自诉人或民事案件的原告人向法院提呈的诉讼文书，又称“诉状”。
(二）分类：以内容性质为标准，诉状可分为刑事起诉状、民事起诉状和行政起诉状。
（三）特点
1．显著的自诉性
2．特定的范围性
3．显著的法定性
二、作用
（一）具有引起一审程序发生的作用
（二）具有维护合法权益的作用
三、结构及写法 民事诉状和刑事诉状的格式、项目与应具备的内容基本相同，都要求按如下的固定格式书写：
（一）首部
这部分应写明两项：
1．标题。应写明“民事诉状”、“刑事诉状”或“行政诉状”字样。
2．写明原告人和被告人的个人情况。一般要求写明姓名、性别、年龄、籍贯、职业、住址。如果原告人或被告人是企、事业单位或团体，就要写明单位名称、地址及其法定代表人姓名、职务、住址。如果原告和被告不只一人，应分别写明每个人情况。
（二）请求事项
即用一个独立的段落，以极简洁准确的文字，写清诉讼要求。主要写法可有以下两种：
其一，在“请求事项”字样之后，以“独行式”或“条款式”直接写出起诉目的。
其二，在“请求事项”字样之后，先后依次写出两个内容要素。一是案由，即本案矛盾的焦点；二是目的，即诉讼方请求法院做出有利于己方权益的裁决事项。若请求的事项较多，可分条列出。
（三）事实与理由
即起诉状的主干部分，旨在为法院作出有利于维护起诉方合法权益的裁决提出事实与法律的可靠依据。该部分的主要行文方法是摆事实与讲道理。
（四）尾部
即起诉状的末尾部分。
（五）附项
即起诉状尾部之后附注明的有关事项。
尾部与附项所涉及的数字，应使用汉字的大写。
（2）答辩状
一、文种常识
（一）涵义：是指民、刑事案的被告人或被上诉人，针对原告人起诉的或上诉人上诉的事实与理由而进行答复辩解的诉讼文书，是与起诉状、上诉状形成对立的书状。
（二）分类
从答辩状的性质而言，凡针对刑事起诉状的，称“刑事答辩状”；凡针对民事起诉状的，称“民事答辩状”，凡针对行政起诉状的称“行政答辩状”。
从审级而言，凡针对起诉状的，称“一审程序答辩状”；凡针对上诉状的，称“二审程序答辩状”或“被上诉答辩状”。
（三）特性
1．内容指向具有辩解性
2．制作提交具有法定性
二、作用
（一）有助于维护当事人合法权益
（二）有助于法院正确审理案件
三、结构及写法
答辩状一般由标题、首部、案由、主文和尾部五部分依次构成。
（一）标题
即答辩状的具体名称。书写标题时，要按案件性质或审级，具体写明“刑事答辩状”、“民事答辩状”或“刑事被上诉答辩状”、“民事被上诉答辩状”。
（二）首部
即标题之下的介绍答辩人有关自然情况的段落。
（三）案由 写明为何人起诉或上诉的何案而提出答辩。即：“因××起诉（或上诉）的×××（人或事）一案，提出答辩如下：”
（四）主文
即具体阐述“答辩理由”和“答辩意见”的部分。
1．答辩理由 这是答辩状中最重要的部分，是关建性的内容。在理由中要明确地回答原告人、上诉人所提出的诉讼请求，要清晰地阐明自己对案件的主张和理由。在这方面答辩有两种：
（1）承认诉讼请求。即被告人愿意接受原告人所提出的实体权利的请求。
（2）反驳诉讼请求。即被告人在答辩状中有权提出充分的理由和证据，反驳原告人的诉讼请求。
答辩理由在写法上以分条书写，逐项辩驳为宜。每项先叙明事实真相，提出充分证据、再引用法律条文，阐明理由，反驳原告人或上诉人。
2．答辩意见 在充分阐明答辩理由的基础上，为了清晰地说明答辩的观点和主张，经过综合归纳，要就所答辩的问题，简单明了地提出自己的答辩意见或反诉请求。内容包括：
（1） 依据有关法律文件，说明答辩理由的正确性。
（2） 根据正确事实，说明自己行为的合理性。
（3） 揭示对方当事人诉讼请求的谬误性。
（4） 请求人民法院合理裁判或提出反诉请求。
（五）结尾
这一部分由三项内容构成。
1．答辩状所呈交的人民法院名称。
2．具状人签名盖章。
3．具状的日期。
第二章 上诉状 申诉状
（1）上诉状
一、文种常识
（一）涵义：上诉状，是指诉讼当事人或其法定代理人，因对原审判决或裁定不服而在法定期限内依据法定程序，提交上一级法院撤消、变更原审裁判或请求对原审案件重新审理的诉讼文书。
（二）分类：从内容性质划分，上诉状可分为刑事上诉状、民事上诉状和行政上诉状。
（三）特点
由于上诉状是一种严肃的法律文书，所以其特性是紧紧与法律性联系在一起的。具体特性是：
1．上诉状必须是具有法定身分的人才有权依照法定程序提出。
2．上诉状必须是诉讼当事人或其法定代理人在不服原审判决或裁定的前提下，才有权提出。
3．上诉状必须在法定期限内提出才具有法律效力。
二、作用
（一）具有引起第二审程序的作用
（二）具有体现诉讼当事人享有上诉权的作用
三、结构及写法
民事上诉状和刑事上诉状的格式、项目与应具备的内容基本相同，都要求按如下的固定格式书写：
（一）首部
这部分应写明三项：
1．标题。应写明是什么上诉状，如“民事上诉状”或“刑事上诉状”。
2．写明上诉人和被上诉人的基本情况。先写明上诉人的情况，再写被上诉人的情况。 3．案由。写明不服原判决或裁定的事由，如：“上诉人×××因××××一案，不服××人民法院××××年×月×日×字第×号刑（民）事判决（或裁决），现提出上诉，上诉的请求和理由如下：”。
（二）请求事项
这部分内容，应概括而明确地请求第二审人民法院撤销或变更原审的判决、裁定，或请求重新审理。
（三）上诉理由
上诉理由是上诉状中的重要和关键部分，是论证上诉人请求。上诉理由能否成立，关系到上诉请求能否成功。
这部分内容必须写得清楚、明确、充分。主要从以下三个方面提出：
1．认定事实。
2．适用法律。
3．运用程序方面。
写上诉理由要注意以下三点：第一，要有针对性，认为原审裁判哪一部分有问题，就对哪一部分提出纠正的理由。如果全部有错，则提出全部否定的理由，且忌笼统、含糊。第二，要提供确实、有力的证据。第三，严格遵照“以事实为根据，以法律为准绳”的原则，不能强词夺理，不要提出反诘。
（四）结尾
写明上诉状所呈交的人民法院名称，具状人签名盖章，具状的日期。
（五）附页
这部分主要写明下列事项：
1．上诉状副本×份。
2．证物×件。
3．书证×件。
（2）申诉状
一、文种常识
（一）涵义：申诉状，是指刑事案件当事人、被害人及其家属或其他公民，或者民事案件当事人及其法定代理人，对已经发生法律效力的判决或裁定不服，而向法院或检察院提出申诉理由，请求重新审查的诉讼文书。
（二）分类
从案件的性质而言，申诉状可分为刑事申诉状（包括刑事附带民事申诉状）、民事申诉状和行政申诉状。
（三）特性
1．申诉状的制作及提交者具有法定性
2．申诉状的制作及提交具有前提性
3．申诉状的制作及提出具有广泛的时限性
二、作用
（一）有助于维护法律的尊严
（二）有助于维护申诉人的合法权益
三、结构及写法
申诉状由六部分组成：
（一）标题
即标明申诉状的名称。行文时，要写清“刑事申诉状”、“刑事附带民事诉讼状”或“民事申诉状”。
（二）申诉人的基本情况
（三）案由
即写明申诉事由及请求事项的段落。行文时，必须简明具体地写清何人因何案不服何法院何年何字何号的判决或裁定，并公开表明“申诉”之意。
（四）主文
即具体陈述申诉事实和阐明申诉理由的部分。一般来看，该部分要侧重写明以下三部分内容：
1．概括而具体地写清一审或终审判决或裁决的错误。
2．全面、客观、准确地陈述案情的有关事实。
3．据法律条款的规定，在归结事实的基础上，简要剖析原裁决在认定事实方面的不准、在适用法律方面的不妥或在诉讼程序方面的不当，从而推出合理合法的“请求事项”。
（五）尾部
即申诉状的结尾。该部分应写明三项内容：
1．主送机关的全称；
2．申诉人签章；
3．书状的具体日期。
（六）附项
即在申诉状全文之下附带注明有关书面材料的名称、数量及证人情况。附项不是申诉状的必备部分，凡在“主文”部分陈述不便的或必须设附项加以注明的，可用附项予以说明。凡在附项内已注出的材料，其原件或复制件必须附于申诉状之后，切忌名不符实。
