档案工作规范化管理评估标准及参考资料
2009-08-21 15:01:31| 分类：
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档案工作规范化管理评估标准及参考资料
一、规范化管理评估标准
（一）适应范围
１、本标准规定了湖南省国家综合档案馆、机关和企事业单位档案工作规范化管理等级分类、评估办法和监督管理的要求。
２、本标准适用于湖南省区域内各级各类国家综合档案馆、机关和企事业单位的档案工作规范化管理等级评定。
（二）分类和等级
１、分类
档案工作规范化管理分市州县国家综合档案馆、机关、企事业单位三种类型。
２、等级
档案工作规范化管理分为省特级、省一级、省二级。省二级是对申报单位档案工作的基本要求；省一级是对申报单位档案工作现代化管理的基本要求；省特级为本省最高等级，是对申报单位档案工作信息化建设的基本要求。
３、等级划分依据
①市州县国家综合档案馆规范化管理见表A.1（略）；机关档案工作规范化管理见表A.2；企事业单位档案工作规范化管理见表A.3。
②档案工作规范化管理等级划分按分数多少和必达项完成情况认定等级。满分为100分，每个大项内都有必须达到的项目。等级分数标准为：在必达项完成的基础上，省特级为95分以上（含95分）；
省一级为80—95分（含80分，不含95分）；省二级为60—80分（含60分，不含80分）。
（三）申报及评估 １、由申报单位自行申报，档案行政管理部门按评估权限组织评估组对申报单位进行评估。
２、评估组由5—7人组成，其中省级评估员不能少于2／3。
３、评估组通过听、看、议、评等工作程序后应形成评估结论，并向申报单位反馈。评估结论必须要有全体评估组成员签名，是省级评估员的要注明。
４、档案行政管理部门要根据管理权限及评估组的评估结论，签署评估意见。
5、市档案局负责县直机关、企事业单位省特级的评估组织工作，县档案局负责辖区内县直机关、企事业单位省一级、省二级的评估组织工作。
6、档案工作规范化管理等级一般三～五年复查一次，等级不搞终身制，由认定机关负责监督检查。对不符合标准的单位限期改正，到期仍无改善的，降级或收回证书。没有获得最高等级的单位，经过一年的完善和提高后，可继续申请晋级。
（四）规范化管理评估标准具体内容
1、组织管理（20分）。包括管理体制、队伍建设、履行职责情况等。要求成立以分管领导为组长，各组室负责人参与的档案工作领导小组，把档案工作列入单位年度工作计划，并保证所需经费；把档案工作纳入分管档案工作的领导和档案员的岗位责任制。设置档案管理机构或部门，档案人员有大专以上学历或中级以上职称，建立并落实归档、保管、保密、利用、安全保卫等档案工作制度，熟练操作计算机，经过档案业务培训。其中：档案工作坚持集中统一管理原则，按规定向同级现行文件服务中心报送现行文件资料为省一级、省特级、必达项目。
2、保管保护条件（20分）。包括档案用房、装具设备两项。库房要符合档案保护要求，能满足15年左右存放档案的需要，有足够数量的装具，配备计算机、照相机、光盘刻录机、扫描仪、防磁柜、消毒柜、去湿机等设备。其中：省一级、省特级要求档案库房、办公室、阅览室三分开，并安装使用空调、去湿机及温湿度自控系统、消毒柜。
3、基础业务工作（35分）。包括归档工作、整理与编目、保管与移交、鉴定与统计等档案数字化等项。要求归档文件完整、准确、及时，近三年归档率达100%，档案制成材料、字迹材料符合档案保管要求，档案分类科学、装订规范、排列有序，编目、编号系统规范，各种门类、各种载体档案实行集中统一管理，成立鉴定小组，建立全宗卷、档案管理情况统计台帐，按规定办理好档案交接手续，档案信息化与本单位自动化同步规划建设。省一级、省特级要求对纸质档案进行数字化处理，建立案卷和文件目录数据库。
4、开发利用（25分）。包括档案查阅、档案编研两部分。要求编制《全宗介绍》、《案卷目录》、《归档文件目录》、《专题目录》等档案检索工具，档案员熟悉所管范围及相关业务，调卷迅速、准确，查全率、查准率达98%，要编写好本单位组织机构沿革、基础数字汇编、大事记等编研资料，有条件的要开辟展览室（或陈列室）。
二、规范化管理上等级参考资料
（一）规范化管理上等级文件汇编所需资料：
（1）申请评审验收省特级档案室的报告；
（2）档案工作规范化管理自评记分表；
（3）档案工作情况汇报；
（4）关于成立档案工作领导小组的通知；
（5）关于成立档案鉴定、销毁小组的通知；
（6）档案管理网络图；
（7）档案分类方案；
（8）档案室示意图；
（9）室藏档案存放示意图；
（10）文件材料归档范围、保管期限表；
（11）档案目录号设置；
（12）单位简介；
（13）全宗介绍；
（14）组织沿革；
（15）大事记；
（16）归档文件整理说明；
（17）荣誉档案统计表；
（18）基础数字汇编；
（19）专题简介；
（20）档案管理办法；
（21）档案利用实例；
（22）档案管理规章制度.
（二）规范化管理上等级辅助资料
1）检索工具目录。如
v
1、1975--1990年移交文书档案案卷目录（2本）
v
2、1986--1990年文书档案短期卷案卷目录（1本）
v
3、1991--2000年文书档案案卷目录（1本）
v
4、1990--2000年文书档案全引目录（永久、长期各4套）
v
5、2001--2007年文书档案归档文件目录(永久、长期各四套）
v
6、1975 --2007年会计档案凭证案卷目录（3本）
v
7、1975 --2007 会计档案帐簿案卷目录（1本）
v
8、1975 --2007 会计档案财务报告案卷目录（1本
v
9、设备档案案卷目录（1本）
v
10、照片档案全引目录（1本）
v
11、声像档案全引目录（ 1本）
v
12、电子档案案卷目录（ 1本）
v
13、实物档案案卷目录（ 1本）
v
14、xx业务档案案卷目录（2本）
v
15、基建档案案卷目录（一本）
v
16、图书资料目录(1本)
2、库房档案安全检查情况记录表
3、档案交接凭证
v
xx局办公室xx同志于2008年8月因XXXX工作变动，现移交以下档案：
v
1977年—2000年短期文书档案 X卷
v
1994年—2000年永、长文书档案
XX卷；
v
2001—2007年年永、长、短文书档案XX盒XX件。
v
会计档案XX卷，其中凭证XX卷，帐簿XX卷，报表XX卷；
v
设备档案XX卷；
v
照片档案X盒XX张；
v
录像档案X盒；
v
电子档案
X 张
v
实物档案 X 件
v
19xx年—2xxx年发文汇集xx册、全引目录xx册，2xxx-2xxx年归档文件目录x 册,各类编研材料、检索工具、台帐等。
。
移交人：XXX
接收人：XXX
监交人:xxx
2008年8月XX日
4、台
帐
目
录
（1）档案工作统计台帐
（2）单位基本情况登记表
（3）档案接收移交登记薄
（ 4）
档案查阅登记簿 （ 5）
档案借阅登记簿
（ 6）
档案利用效果登记簿
（ 7） 库房温湿度记录
（ 8）人名索引
（9） 文号索引
（10）专题目录
（11） 档案销毁清册
5、印证 材 料 目 录
（1）本局学习宣传《档案法》、《湖南省档案管理条例》、《邵阳市档案管理办法》、《邵东县进一步加强新时期档案工作的意见》记录（复印件等）
（2）近三年全局年度工作计划及在局务会议上有关档案工作的汇报、部署
（3）近三年部门工作计划
（4）成立档案室、档案管理网络及调整的文件（包括鉴定小组）
（5）档案人员学历证书（XXX）
（6）上岗证书
（7）会议交流材料或发表档案学术文章、论文
（8） 档案室使用设备清单等
（9） 移交手续
