司法所工作档案规范化管理规定
基层司法所的工作台帐是司法所工作的真实历史记录，是工作的基础，是提高工作效率和工作质量的必备条件。为推动基层司法行政工作健康发展，使工作台帐进一步规范，特制定如下规定。
一、日常工作台帐
（一）司法所要建立健全日记制度。即各司法所必须坚持每天记录应当完成和将要完成的工作任务以及一些工作思路（见附件一《工作日志》）。
（二）司法所要建立健全学习制度，包括政治学习和业务学习，且每星期不少于1次记录。政治学习主要是针对党支部、党小组以及党员参加支部和小组的活动和理论学习且应做相关记录。（见附件二《政治业务学习记录本》）。
业务学习主要是针对司法所九项业务工作的专业知识方面的学习，同时包括司法助理员个人自学以及参加各级司法行政系统的培训学习，并应做相关笔记。
（三）司法所要建立日常业务工作总结制度。即通过省基层工作平台报送月报表、半年报表和全年统计报表（必须留存纸质报表）。及时撰写和报送年度工作计划、要点、措施以及半年、全年工作总结，且内容全面、数据准确、分析合理并应留存档案。
二、业务档案
（一）人民调解工作台帐
人民调解工作台帐的规范为进一步规范调解工作在实际操作中起到了积极作用。它包含组织机构、接待工作、矛盾纠纷的排查、调解工作程序、完善规范的调解卷宗和有关政策、法律、法规及规章制度等，调解信息（市局与《安徽市场报》联合推出的“司法传真”栏目信息）的收集整理也应纳入台帐的记录内容。其基本要求是：基本内容统一，整理装订统一；要做到人民调解的日常工作与台帐中所制定的相关制度保持统一，即所制定的相关工作制度都要有原始材料来反映。具体包括以下几点：
1、组织机构建设方面，应有：⑴目录；⑵成立或调整乡镇（街道）人民调解委员会的文件（结合本辖区的实际情况选定组成人员，落款加盖印章）；⑶本辖区的人民调解组织建设网络图；⑷成立或调整××村（居）人民调解委员会的文件或材料（落款加盖印章）。
2、工作制度和流程方面，可参照《人民调解工作若干规定》和《安徽省人民调解条例》，具体应有：
⑴人民调解委员会任务、人民调解员以及纠纷当事人的权利和义务；⑵人民调解工作的各项制度，如：受理、调解、协议的制定及履行制度、回访和司法所对人民调解委员会的指导和监督等制度； ⑶人民调解工作程序：（见附件三）⑷人民调解工作流程：①当事人主动申请的：纠纷当事人申请→人民调解委员会受理→登记→调查取证→调解→制作调解协议书→回访；②人民调解委员会主动调解的：调解委员会主动介入（但当事人表示异议的除外）→登记→调查取证→调解→制作调解协议书→回访。
3、人民调解文书格式可参照皖司通[2003]14号《关于印发人民调解文书格式》的通知，人民调解委员会调解解决的民间纠纷，应当制作调解协议书（见附件四）；对于简易纠纷，不制作书面调解协议的，只需填写“民间纠纷受理调解登记表”（附件五）即可[或填写“调解纠纷登记簿”也可]，不必再填写其他调解文书，所有调解委员会受理的纠纷都要填写“民间纠纷受理调解登记表”。调解卷宗应有：⑴卷宗：是将一起纠纷的所有文书立卷归档时所加的封面。其中“卷宗类别”栏按民间纠纷内容的分类，如婚姻、邻里、赔偿等填写。“卷名”指所调解的具体纠纷。⑵目录：标明卷宗内的材料顺序。⑶调解申请书：是当事人向人民调解委员会提交的要求调解其纠纷的书面申请。其中“当事人”栏应详细填写当事人的姓名、性别、年龄、民族、职业、单位或住址，当事人是法人及社会组织的，应当详细填写法人或社会组织的名称、地址、法定代表人姓名、职务。可由申请人本人填写，也可由他人代写，由申请人签名后提交人民调解委员会。⑷民间纠纷受理调解登记表：是人民调解委员会受理、调解的民间纠纷的简要记载。其中“纠纷类别”栏按民间肌肤恩内容的分类，如婚姻、邻里、赔偿等填写。“编号”栏按民间纠纷受理时间顺序依次填写“NO×号”。人民调解委员会应当根据具体情况，分别选择“达成协议”、“调解不成”、“不受理”栏目，填入适当内容。⑸调查笔录：是人民调解委员会向有关人员访问了解纠纷情况所做的文字记录。其中“事由”栏系指为哪一项纠纷而做的调查。“参加人”栏指调查时在场的其他人员，不包括调查人、被调查人好记录人。“被调查人”栏应填写被调查人姓名、性别、年龄、单位或住址。调查笔录经被调查人校阅或向被调查人宣读后，由被调查人、调查人和记录人签名。⑹调解笔录：是人民调解委员会对当事人进行说服教育、疏导规劝，促使当事人达成协议的过程的文字记录。其中“参加人”栏指接受人民调解委员会邀请、协助开展调解工作的人员。调解笔录应客观、真实、整洁、简练。⑺人民调解协议书：是在人民调解委员会主持下，纠纷当事人依照国家的法律、法规、规章、政策和社会主义道德，在查清事实、分清责任的基础上，通过平等协调、互谅互让，对纠纷的解决自愿达成一致意见的意思表示。其中“编号”栏按人民调解协议书制作先后顺序填写（“×年（调）字第×号”）“当事人栏”应列明纠纷的全部当事人，并按括号内要求事项详细填写。“纠纷简要情况”栏应记明纠纷简要事实，争议事项及双方责任。“协议”栏应载明各当事人的权利义务。“调解协议书”必须由纠纷各当事人签名或盖章，调解主持人签名，加盖人民调解委员会印章，并明确填写日期。⑻回访记录：是人民调解委员会对达成调解协议的纠纷当事人进行回访，了解协议履行情况及其他有关情况的文字记录。其中“回访情况“栏可包括当事人对调解工作的意见、要求，协议的履行情况，协议履行发生争议向人民法院起诉及人民法院判决结果，有无错误调解及激化迹象，采取的措施等。
各人民调解委员会对调解成功或调解不成的民间纠纷原则上应在该纠纷调结后的一个月内立卷归档，对于简易纠纷，只填写“民间纠纷受理调解登记表”，不使用其他文书，但应将该纠纷登记表复制一份，立卷归档。其中《民间纠纷受理调解登记表》应单独装订，每年一册。
4、各乡镇（街道）的村（居）调解委员会应填报《排查纠纷登记表》（见附件六），并于每月5日前报其所属的乡镇（街道）人民调解委员会收集汇总后填写登记表并以月为单位整理归档。
（二）、矛盾纠纷排查调处工作台帐
司法所应当建立健全以其为依托的矛盾纠纷排查调处工作台帐，具体包括以下几点：
1、组织机构建设方面，应有：⑴成立或调整××乡镇（街道）矛盾纠纷排查调处工作领导小组的文件或材料；⑵各村（居）矛盾纠纷排查调处信息员的名单和简明登记表。
2、工作制度方面，司法所应当结合本辖区实际，制定《实施方案》，并研究制定相关工作制度，包括月例会制度、预测预报制度、排查制度、归口管理制度、受理登记制度、信息报送制度、分流制度、联调移送制度、分级调处反馈制度、督查督办制度、首问负责制度、责任追究制度、考核奖惩制度以及领导值班接待制度等相关规章制度。
3、工作流程：接待受理→分流处理→调查核实→组织调解→签订协议→结案归档→跟踪回访。
4、工作档案管理：矛盾纠纷排查调处工作档案应包含以下几点：
⑴调解网络组成人员名册；
⑵例会记录本（即附件二）；
⑶矛盾纠纷受理、分流、调处情况登记簿（单）；
⑷矛盾纠纷调解的卷宗；
⑸其他相关材料。
（三）、社区矫正工作档案
社区矫正是刑罚执行的方式之一，其工作台帐和矫正对象卷宗记载是社区矫正开展情况的直接体现，也是司法所的一项基础性工作。工作档案的完备与否是衡量社区矫正工作规范与否的重要指标之一。它主要包括日常工作台帐和矫正对象卷宗档案。具体内容如下：
1、工作台帐：
⑴社区矫正工作队伍人员名录和联系方式；
⑵社区矫正对象花名册；
⑶社区矫正工作制度；
⑷社区矫正工作计划、总结；
⑸学习培训、工作例会、重要活动记录；
⑹其他需要存档的材料。
2、矫正对象卷宗档案：矫正对象卷宗档案统一使用A4纸，要有封皮、目录，内容包括：
⑴确定其为社区矫正对象及其矫正期限的法律文书（判决书、裁定书、准予监外执行通知书、假释释放证明书、执行通知书等）；
⑵社区矫正责令书、矫正对象接受社区矫正保证书；
⑶社区矫正宣告书、志愿者帮教协议书、社区矫正监督协议书、公益劳动协议书；
⑷社区矫正对象基本情况登记簿（含矫正方案及措施）；
⑸社区矫正对象情况综合记载簿（日常矫正工作记录、奖惩、请销假、迁居等）；
⑹社区矫正对象等级评定材料；
⑺社区矫正对象期满鉴定解矫材料；
⑻其它存档的材料；
⑼社区矫正期满宣告书（或矫正终止相关材料。
（四）、安臵帮教工作台帐
安臵帮教工作具有动态管理的特性，只有及时掌握列管对象的变化情况，才能做到底数清、情况明。因此，在省安臵帮教工作领导小组设立全省性的安臵帮教管理系统的基础上，做到乡镇（街道）设臵组织机构类、工作业务类、帮教对象类三种台帐，具体如下：
1、组织机构类，应有：⑴三级（县区、乡镇街道、村居）安臵帮教网络建立健全的文件或材料；⑵帮教小组或帮教工作人员（包括志愿者）花名册。
2、工作业务类，司法所应做到：
⑴每月释放人员，在接到县区司法局或直接收到的书面通知后，应当登记造册并在3日内通知村（居）委会及家属；⑵五年内刑满释放和3年内解除劳教人员花名册（花名册包括姓名、性别、年龄、学历、住址、去向、表现等基本情况）；⑶安臵帮教工作志愿者花名册（包括姓名、性别、年龄、学历、住址、工作单位等基本情况）；⑷对于那些改造表现不好的，有可能重新危害社会的刑解人员，特别是青少年，实行重点帮教；⑸有关的统计报表；⑹召集成员单位召开会议并记录（即附件二）；⑺安臵帮教工作各项制度或措施落实到位；⑻安臵帮教工作流程（具体见附件七）：收到县区司法局通知书→登记造册→3日内通知所在村（居）委会及家属→刑释解教人员出监（所）10日内到司法所报到→登记造册→建立档案→定期见面和谈话，开展帮教活动。
对于未到原户籍所在地司法所报到的刑释解教人员或未回原户籍所在地居住的刑释解教人员，应向县区司法局和公安局报告并互相通报。
3、帮教对象类，就是安臵帮教一人一档工作台帐。具体依次如下：
⑴卷宗（封面）：起止时间指帮教工作的起止时间。对于重点对象需在“备注”栏中注明；
⑵一般对象：①目录；②《刑满释放或解除劳教通知书》和《罪犯出监（所）鉴定表》；③刑释解教人员简明情况登记表；④司法所帮教通知书（见附件八）；⑤帮教协议书，需三份；（见附件九）；⑥至少两个月一次帮教小组成员的谈话记录和帮教活动记录；⑦其他与帮教安臵刑释解教人员有关的记录。
⑶重点对象：①目录；②《刑满释放或解除劳教通知书》和《罪犯出监（所）鉴定表》；③刑释解教人员简明情况登记表；④针对刑释解教人员的特点、家庭情况等特性制定的具体帮教措施；⑤司法所帮教通知书（见附件九）；⑥帮教协议书，需三份；（见附件十）；⑦至少1个月两次帮教小组成员的谈话记录和帮教活动记录；⑧其他与帮教安臵刑释解教人员有关的记录。
（五）、法律服务工作档案
基层法律服务的业务档案是法律服务所在办理各项法律事务活动中形成并归档的具有查考利用价值的文件资料，是基层法律服务工作的真实记录。具体如下（可参考司发[1991]054号文件）：
1、当前全省全面启动了律师进社区进乡村法律服务团工作，要求基层司法所进行协调、配合相关工作，司法所应建立《律师进社区进乡村活动登记表》（见附件十）。
2、乡镇法律服务所业务档案，应当根据法律服务所的业务范围和承办的各项法律事务的不同类别，分别立卷、归档和保管。
3、担任法律顾问的业务材料要做到每单位一卷：代理民事、经济、行政诉讼，办理非诉讼法律事务，调解纠纷的业务材料要做到一案一卷，解答法律咨询，代写法律文书的业务材料要做到定期分类装订成册，按年度立卷；其他业务的具有查考利用价值的文件材料可以根据实际需要，定期分类装订成卷。
4、卷宗内容主要包括：⑴受理承办的各种手续；⑵具体承办业务过程中形成的各种具有查考利用价值的文书、笔录及其他文字、图表、声像资料；⑶承办结果；⑷收费凭证的其他有关材料。
5、案卷材料的排列顺序，应当按照承办各项法律事务的客观进程和材料形成的先后顺序及其类别编排。
6、基层法律服务所业务（民事诉讼）卷宗内容依次排列包括：
⑴卷内目录；⑵委托代理合同；⑶授权委托书；⑷公函；⑸当事人身份证明；⑹起诉状或答辩状；⑺各种证据目录或清单；⑻相关证据材料；⑼调查笔录及其他相关笔录等；⑽出庭通知书；⑾代理词；⑿庭审笔录；⒀判决书、调解书或决定书、裁定书等；⒁收款凭据；⒂结案报告；⒃附件及其他需要说明的情况。
7、基层法律服务所的行政诉讼、非诉讼业务卷宗材料的装订参照第六项的排列顺序。
8、承办人应当在办结法律事务后一个月内完成立卷工作。
9、基层法律服务所业务档案的保管期分为短期和长期两种。短期为10年，长期为20年，对具有长远查考利用价值和凭证作用的档案，可以永久保管。
10、法律援助工作档案。司法所要建立乡镇（街道）法律援助中心工作站，规范法律援助案件档案的立卷归档工作。法律援助案件档案包括：法律援助案件申请审批档案和承办档案，具体如下：
⑴申请审批档案和承办档案由承办人员所在机构整理保存。
⑵法律援助案件申请审批档案卷内文件材料应有：①人民法院指定辩护函或当事人法律援助申请表；②当事人身份（户籍）证明；③经济状况证明；④案件审批表；⑤送达回证。
⑶法律服务所自己承办的或接受县（区）法律援助中心指派的法律援助案件的档案卷内文件材料应有：
民事案件：①指派通知书；②授权委托书；③法律援助协议；④起诉书（上诉状、申诉状）；⑤证据材料；⑥庭审笔录；⑦代理词；⑧判决书（裁定书、调解书）；⑨结案报告表。
行政案件：参照民事案件。
非诉讼类：①指派通知书；②授权委托书；③证据材料；④调解协议书或调查结论；⑤结案报告表。
（七）、信息化建设
加强信息化建设是实现“司法为民”要求的重要措施，是有效利用、节省司法资源的重要方法，是提高政法系统工作质量和效率的重要手段。因而，在信息化建设过程中，搭建高效的计算机网络系统平台自然成为了实现实体化政法系统信息管理、优化基层司法信息资源的重要基础平台。作为基层司法所，应做到以下几点：
1、接入政法网，建立网页；基层工作管理、安臵帮教信息管理等业务管理系统应用水平较高。
2、制定《××司法所计算机信息管理制度》并且上墙（包括保密管理、系统管理、信息发布管理等相关内容，具体可参阅“合肥市司法行政综合信息网”中的“规章制度”和“保密工作”栏目内容）。
3、信息发布实行归口管理，责任到人。
4、司法所网页信息每月更新30条，省厅基层工作平台每月信息和图片报送8条以上，省厅安臵帮教网页信息和图片发布每月4条以上。
（八）、所有业务档案收集整理的基本要求
1、卷宗装订要求：各类业务案卷的装订一律要加封面、封底，按规定的项目填写封面、卷内目录并编写页码，卷面规格为A4纸张，装订一律用线绳，并在装订线活结处贴上封签。
2、业务档案的管理人员要将承办人移交的档案进行归档并存放至档案室（柜），不得私自保管。
3、档案管理人员应定期对档案进行严格检查，对符合立卷要求的予以接收，对不符合立卷要求的退回承办人重新整理装订。
4、业务档案材料每年归档一次，由档案管理人员负责收集、归纳和整理。
5、人民调解和法律服务、法律援助业务档案以件为单位归档，按类别编号，保管期限一般为10年。安臵帮教和社区矫正业务档案一人一档，保管期限应为永久，不得随意销毁档案。
6、县区司法局应加强对所属司法所工作台帐的指导和督查，每半年检查一次，发现问题及时督促改进。市局将不定期对基层司法所进行检查，以便逐步规范全市司法所工作台帐，使工作更加规范、有序。
