收购年会流程梳理
会前：
一、住宿预订：确定来访人数后进行房间预订，可先多预订几间，以备不时之需。 注意：需要询问清楚付款方式与时间。
二、会议场地：
1、明确各个不同会议的时间和参与人员。
2、根据已定的时间和人数进行场地预订。
3、根据会议形式、内容和参与人员与酒店相关人员进行场地布置的讨论，确定所需的设备，请酒店协助准备。包括影音设备的调试（话筒，投影等）
4、确定场地后根据需要联系横幅制作，内容需要确认是否有特殊要求。 注意：必须请相关专业人士到场丈量尺寸。
5、提前调研参会人员的发言时间，制定会议时间流程，同时制定好超时的预案并告知相关人员。
三、晚宴预订：
1、根据已定日期和人数进行场地和用餐桌数的预定，过程中尤其需要明确时间。 注意：
（1）最终确认需要有文字（微信，短信等）或书面形式的记录。（以防出现问题时可作为参考）
（2）场地安排上需要注意该场地的上一场活动是否会影响我方安排，如有可能必须请酒店相关人员进行调整，并在当天严格按要求执行。
2、确定场地后根据需要联系背景板制作，内容需要确认是否有特殊要求。注意：必须请相关专业人士到场丈量尺寸。
3、参考往年的和酒店的建议制定菜单初稿。
4、完成菜单初稿后（可以先请虞总指导）交给陆总审批，确定初稿后与酒店沟通，看是否可以满足我方的需求。
5、多方沟通完毕后，菜单定稿。与酒店相关人员进行确认。（基本不能进行大改动） 注意：需要有文字或书面形式的记录。
6、最终确认以上各项事宜（人数可有出入，桌数可以请酒店方面多留一桌备用），以及需要酒店方面配合准备的相关。
7、确认无误后，可与酒店签订合同。 注意：每个项目必须准确确认。尤其是支付的定金金额（通常¥3000-5000）不支付全额，若合同上为全额，必须要求进行修改后重新传送。
8、完成定金费用申请和审批，请财务配合进行定金的支付。
9、提早跟酒店确认好当天的宴席情况，如果总体桌数较多的情况下需要提前跟酒 店沟通好上菜速度的问题，尽量避免当天出现长时间的等待。
四、筹划年会表演节目：
1、根据要求初步确定参与人员与大致流程。
2、与各参与人员进行讨论，各自确定和准备所需物品。
3、确认方案后各自展开相关排练。
五、物品采购：
1、烟酒饮料：确认购买的要求后与相关人员（参考行政采购渠道梳理表格）进行联系，确认价格和数量是否满足我方的需要，如果不能，需要重新联系。
2、年货采购：
（1）根据要求选定相关物品，确定采购场所，如果数量较多，可以联系采购地点的相关人员询问是否有团购价格。 （2）费用申请后进行采买。
（3）如果采买数量较多可请商场进行整箱的送货。
六、最后确认：根据最后的反馈确定人数，进行相关调整。
会中：
一、会场布置：
1、会议场地：
（1） 提前联系相关人员进行横幅的布置，检查会场布置是否符合要求。
（2） 再次进行相关设备的调试（话筒，投影等）。检查PPT等视频内容的准确定，避免出现文字内容的错误。检查话筒是否存在啸叫问题，并作出及时调整。
（3） 准备陆总，虞总等相关高层的专用茶叶，同时为其他参会人员准备饮用水
2、晚宴场地：
（1） 背景板布置（需要查看与灯光的配合度是否有明显问题）。
（2） 场地，席卡，签到台以及相关菜肴、烟酒的摆放是否符合我方需求，如有不妥之处需尽快调整。
二、与会现场：
1、引领各来宾到相应座位，询问有何需求。
2、整个过程必须随时留意各人员的需求以及有任何不妥之处需要及时发现和解决。
3、临近结束时需要根据来宾的需求进行停车券的发放。
会后：
一、清场：
1、首先检查是否有来宾的遗漏物品，如有，需要保管好以及做好记录。
2、清点剩余物品：①清点剩余酒水饮料与香烟，与服务人员进行沟通确认，并做好记录。 注意：酒水需要注意开动但未喝完的；香烟需要注意女性较多的桌数上的剩余状况以及整条开封后的散包装。
②清点剩余礼品（如有需要），核对剩余数量与种类是否正确。
二、费用。
梳理晚会产生费用，做好各种账目资料的归档。
备注：所有步骤中涉及到支付款项的超过¥2000需要申请、审批，尽量开具发票，发票开具的具体要求需要与相关财务人员进行确认。如果不能开发票，需要写明清单，留有购物凭证。
三、消耗物品的统计。
四、回收物品的统计。
会场问题（巴塞罗那）： 1.需要准备陆总专用茶叶
2.其他人员用水问题，是否需要提前采购矿泉水等
3.设备调试问题，话筒试音，投影效果等
4.会议使用的ppt内容的检查（人名，时间等）
5.超时问题的安排，提前调研所需时间，同时准备好预案，提前让
相关人员知晓预案
晚宴问题：1.以后所有年会类菜单都需要给陆总审核
2.提早跟酒店确认好当天的宴席情况，如果总体桌数较多的情况下需要提前跟酒 店沟通好上菜速度的问题，尽量避免当天出现长时间的等待。 3.烟酒饮料等需要尽量多准备。
