公司日常费用报销管理制度
一、目的
为了加强公司内部管理，本着合理使用，有效控制的原则，规范公司费用报销行为。特制定本制度。
二、费用开支分类标准
1、办公费：包括办公设备、办公用品、银行往来转账、快递信件、办公用设备维修维护等。
2、车辆使用费：指车辆发生的油费、过路过桥费、上户费、审车费、保险费、停车费。
3、车辆修理费：指车辆保养和维修。
4、通讯费：该项目发生的座机费、网费、手机话费。
5、生活费：该项目所有员工生活开支、生活补助。 （包括水电费、生活燃料、桶装水、方便面等）。
6、运杂费：包括材料物资运费、上下装卸费、材料物资托运费。
7、差旅费：指因公出差发生的住宿费、生活补助（远地）、交通费等。
8、交通费：指日常因公外出发生的交通费。
9、材料费：是指施工过程中耗费的构成工程实体的原材料、辅助材料、配件、零件、半成品的费用。包括材料原价、材料运杂费、损耗费、采购保管费、检验试验费、材料包装费。
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11、机械设备维修费：指生产用机械设备护理、修理费、原材料外加费。 业务招待费：指与客户发生的餐饮、住宿、娱乐、烟、酒、节日慰问品、顾问费、红包等。
12、开办费：包括筹建和建设工作正常进行所需办公设备、生活家具、用具、交通工具等购置费用。
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水电费：各项目产生的水电费。 租赁费：指机械设备租赁费、进场费。 劳务费 ：指外包人工费。培训费：指根据公司发展需求，根据计划实施的培训费。 其他费用：不属于以上费用全部归在此类。
三、费用报销制度及流程
1、车辆使用费及维修费：按每车2万/年发放补贴，每年发放二次，分别为六月、十二月。
2、通讯费：按标准在工资中补助（项目经理300元/月，施工员、材料员200元/月，资料员100元/月，办公室人员50元/月）。宽带费实行定额制每月凭发票报销。
3、生活费及项目住房补贴：按每人1500元/月在工资中补助。
4、差旅费：住宿标准/伙食补助/交通补助,住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出住宿标准部分由出差人自行承担。报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计算，12点之前出发及12点之后返回按一天计算，反之则按半天计算。伙食和交通补助依据实际出差天数凭相应发票结算，原则上采用额度内实报实销形式，特殊情况需要上报公司负责人审批。出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认，出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费标准填写“费用报销单”。
5、业务招待费： 元以下由项目经理直接签单后报销。元以上须事先填写“业务招待申请单”，详细注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息，经公司负责人批准后方可招待。其它非公招待客人一律由个人承担。
6、交通费：原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况可以乘坐出租车。报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容由项目经理签字后方可报销。探亲路费只报往返乘坐高铁、动车（二等座）及长途公共汽车费用。
7、劳务费：必须按照公司统一格式填写审批表，经施工员、项目经理及公司负责人签批后由公司统一打卡支付（打卡对象为劳务合同承包人，如要求打款至非承包人帐户需由承包人书写委托书），如发生现金支付一律不予报销。临时用工支付劳务费需填写临时用工劳务费付款审批单，注明派工原因。结算方式，用工时间及对方银行帐户信息经施工员、项目经理、公司负责人批准后支付。
8、材料费：根据合同按期支付，事前填写材料采购付款审批单，附入库单、材料发票或收据，经仓管员、项目经理、公司负责人签批后支付。
五、费用报销单填写及票据粘贴要求
1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；
2、报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）；
3、各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；
4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；
5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列；
6、报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；
7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；
8、报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导有效批准；
9、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；
10、费用报销管理流程：
（1）费用报销人报销申请（填制费用报销单）------报销人部门负责人（或 上级主管）确认真实性，合理性、合规性签字------财务主管审核（单据、发票、数据等方面要求）-------公司总经理或其授权人审批（侧重真实、合理性等方面负全责）------出纳复核并履行付款。上述流程为公司各项费用报销的既定程序，以后各项事务的报销均需要遵照上述流程操作，否则财务部有关人员有权拒绝付款。
（2）费用单据要求：外来原始票据指购买物品或支付费用等取得的发票和行政事业性收费收据等。原始票据基本要素应齐全：原始票据上印有税务局或财政局监制章，必须加盖对方单位财务专用章、发票专用章，否则视同白纸发票一律不予报销。原始票据台头应列明公司全称。若无法取得发票，则应写明事由，并由收款单位开具收据并加盖收款单位的发票专用章或财务专用章。 购买实物的原始票据正文应详细列明日期、品名、单价、规格、数量、金额（金额大小写必须相符）并填写入库单。凡以笼统名称及汇总金额列示时，还应附有售货单位出具的明细单并加盖开出单位的财务章（例如：电脑小票）。打车票，停车票等应当在发票上注明使用出租车事由以及出发地和目的地，无法说明原因的不予以报销。如果办事人购货物时发现以上任何一个环节漏填或涂改、挖补，必须要求对方单位重开，发现有笔误的应由开出单位重开或者更正，更正处应加盖开出单位的财务章。如发票已标明手写范围或注明手改无效，需对方单位重新开据。票据时限，票据应在办理事务完成后，一周内到财务部门办理报销手续；不得跨年度报销（12月20日后取得的票据可在下年度1月报销）；
（3）报销时间：项目上每周三可将上周的报销单据统一邮寄公司，邮寄时附清单一份，上面列明本次邮寄的票据张数，报销人，合计金额，以便后期对帐。
四、预借款（备用金）的操作要求：公司员工因工作需要事前预借款的，必须填写借款单，写清借款原因、预计的金额和还款日期，财务人员严格控制现金的使用。借款单要由部门负责人、总经理或其授权人或财务主管签字后出纳人员才能放款。在预定还款日（每月8号清理上月借款）到期后不能还款的后期不允许借款。
