费用报销管理制度
(征求意见稿)
2014-XX-XX批准
2014-XX-XX实施 费用报销管理制度
一、总则
（一）为了强化财务管理，规范财务报销流程，提高工作效率，完善内部控制，根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《会计基础工作规范》等相关法律法规的规定，结合本公司实际情况，特制定本制度。
（二）成金发展下属各公司、各项目均适用本制度。
（三）本制度所称的费用报销是指除工程款和设计费以外的成本、费用支付。本制度所称的报销单据包括报销人填制的报销单、发票、收据、验收单、合同、协议、委托工作单、结算单等用以支持款项支付的相关资料。本制度除有特别说明外对上述资料均指原件。
二、相关部门职责
（一）经办部门职责：
◆提供真实、合法、完整的报销票据和支付依据； ◆确保报销事项真实、合理；
◆按要求粘贴票据并按审批流程完成签批手续；
（二）财务部门职责：
◆对报销票据的合法性、合规性、完整性进行审核； ◆审核相关审批手续是否齐全；
◆完成相关的账务处理并登记相关的台账。 ◆对各单位的费用报销流程进行监督。
（三）分管领导、董事长助理、总经理、董事长职责
◆控制费用的真实性、合理性； ◆控制大额费用报销的合理性； ◆对大额费用报销进行签批；
三、报销单据的基本要求
（一）报销单分为两种: ◆《费用报销单》：除工程款和设计费以外的费用报销；（《费用报销单》见F/CJFZ/FC-26）
◆《请款单》：适用于对方单位已开具相关票据且财务部前期已挂账的
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款项支付；（《请款单》见F/CJFZ/FC-29）
报销单只能用黑色或蓝色钢笔或中性笔手工填写，要求字迹清晰、工整，要素完备。
（二）凡取得的发票或收据应具备以下要素：凭证名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人的姓名；经办人的签名或盖章；接受凭证单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额；合法的印章。
（三）凡填有大写和小写金额的报销单据，大写与小写的金额必须相符。
（四）购买物资的报销单据，必须附有验收证明。
（五）办理经批准或签有合同的经济业务，应将有关批准文件或合同作为报销单据，如果需单独归档，应当与其他资料建立勾稽关系并建立台账进行管理。
（六）员工的借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据，不得退还原借款凭据。
（七）报销单据不得涂改、挖补。报销单据有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章。报销单据金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原单据上更正。
（八）报销票据中的发票和收据背面均应签上经办人的姓名；凡由税务机关代开的发票，发票上除由税务机关加盖代开发票章外，对方单位还有加盖其“财务专用章”或“发票专用章”。
（九）报销的票据须在经济业务发生的当期、即开具发票的当年度进行报销，逾期不予受理。
四、主要费用报销需提供的主要单据（除发票外）
（一）土地款、交易手续费和契税 1.土地款、交易手续费和契税支付
◆土地出让合同及土地缴款通知书；
◆交易手续费缴款通知书；
◆契税缴纳通知单。
（二）报建费
◆相关部门出具的相关费率进行确认并签字盖章；
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◆相关部门出具的缴款通知书。
（三）专项维修资金
◆专项维修资金集中缴存通知单； ◆集中交款清册。
（四）劳务费用
◆《定标备案表》、相关合同、协议或委托工作单； ◆身份证件和相关资格证书复印件。（与个人签订）
（五）会务费
◆经批准的会议通知或会议邀请函（含会议纲要）； ◆会议签到表复印件；
（六）培训考察费
◆经批准的培训计划或考察方案； ◆中介服务机构合同、协议；
（七）差旅费
◆经审批的《出差申请单》； ◆相关合同、协议和行程安排；
◆差旅费发生的序时账（国外出差提供）；
（八）业务招待费
◆经审批的《接待申请单》；
◆餐费酒水结账单、POS刷卡单；
◆消费签单表；（企业统一结算提供）
（九）物资采购
◆经审批的《物资采购申请表》、报价单； ◆相关合同或协议； ◆购物清单、POS刷卡单； ◆《验收单》和《领用单》。
（十）广告费
◆《定标备案表》、相关合同、协议、经经办部门及预算部门核定的计价
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清单和验收单（制作样表）；
◆刊登广告的报纸或刊物版面原件；（报刊类广告提供）
◆广告文案、监播记录、播出单位播出证明；（经办部门留存备查，财务部门审查）
◆广告视频、音频资料（经办部门留存备查，财务部门审查）； ◆广告所处位置的书面说明、实地拍摄的图片或照片。（户外广告提供）
（十一）业务宣传费 ◆经批准的活动方案；
◆《定标备案表》、相关合同、协议、委托工作单、经经办部门及预算部门核定的计价清单和验收单（制作样表）； ◆宣传活动的效果评估报告（复印件）。
（十二）中介服务费 ◆相关合同或协议； ◆服务成果报告（复印件）。
（十三）车辆保险费 ◆保险合同； ◆保险单复印件； ◆租车协议。
（十四）租赁费
◆《定标备案表》、相关合同、协议或委托工作单；
◆经双方确认的租赁物资清单，包含单价、数量、租赁期限等内容。
五、费用报销办法
（一）、业务招待费报销办法
1、因工作需要，接待客户及相关人员所发生的招待费，经办人应在接待申请书上注明其接待详细情况，经相关领导批准后，予以报销。无特殊原因，上述费用需自实际发生业务招待日起3日内（遇节假日顺延）及时提交财务部审核，逾期原则上不予受理；如遇特殊情况需逾期履行报销手续的，需报请财务总监审批后方可延期受理。
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2、购买大额酒水的发票，不能填写“烟、酒、土特产”等内容，应附所购物资清单及验收单、领用单，每笔报销金额应控制在1000元以下，接待人数应控制在1：3的范围内。
（二）、交通费报销办法
1、公司车辆燃油费：由总经办统一购买加油卡，经办人登记用车台账，由经办人借款充值，自充值后3日内凭发票及台账明细报销，前账不清，后账不借。
2、公司租用车辆燃油费：享受交通补贴的人员，按月报销按相应标准报销，过期作自动放弃处理，不再报销该月费用。
（三）、通讯费报销办法
1、由总经办统一预存固定座机话费，并附电话费用明细记录单，按月报销。
2、享受通讯补贴的人员，每月按相应标准凭票报销，过期作自动放弃处理，不再报销该月费用。
（四）、广告费报销办法
1、根据公司经营计划，由策划部负责人提出营销方案，注明广告方式、内容、预期效果、预算金额，经预算部核价，由相关领导批准实施。
2、临时性单项广告，由总经理批准实施。
3、经办部门提供符合标准的广告成果、预算部核定的计价清单或验收单，按合同约定进行报销。
（五）、物资采购报销办法
1、公司各部门按需提出采购申请，经财务部核价并领导审批同意后，由总经办统一采购并验收入库。
2、总经办负责采购物资的统一报销，凭审批同意的《采购申请表》、采购明细清单、验收入库单、领用单进行报销。
（六）、培训考察费报销办法
1、员工到专门机构作短期培训，或到外地进行业务考察，需经部门经理、分管领导、总经理、董事长审批，就餐费、交通费、住宿费自理；
2、自培训结束后3日内提交培训申请表、培训通知等相关附件到财务审核，逾期不予受理。如遇特殊情况需逾期履行报销手续的，需报请财务总监审批后方
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可延期受理。
（七）、中介服务费报销办法
1、确定中介服务机构后，经办部门发起合同评审流程，由财务经理审核；
2、中介服务机构提供服务后，由经办部门提供合同协议、双方确认的服务成果，按合同约定进行报销。
六、费用报销流程
（一）经办部门在业务发生后应取得相应的、合法的、完整的票据，并填制报销单。报销单上应按费用性质分别列示，并注明费用发生的原因或用途，付款采用非现金方式的还应提供对方单位的银行账号。报销单经报销人、所在部门负责人签字后交由财务部门审核。
（二）财务部应对票据的合法性、合规性、完整性及单据填制和粘贴的规范性进行审核，审核无误由稽核、财务部经理签字后返还报销人；财务部在审核中对有问题的报销单据应退回报销人要求其修改后重新审批。
（三）报销人将报销单据按公司流程分别报部门负责人、分管领导、董事长助理、总经理、董事长签批。
（四）报销人将签批完毕的报销单据交由会计制作记账凭证后交出纳人员，出纳人员再次审核相关单据的合法性、完整性，签批流程的合规性，确认无误方可办理支付事宜。
（五）对前期财务部已挂账，本期需支付的款项，应由经办部门填写《请款单》按上述流程完成相关的审批后，由财务部办理支付事宜。
（六）会计对收到的不能及时处理的报销单据应与经办人办理交接手续，并填制《单据传递签收单》。（《单据传递签收单》见F/CJFZ/FC-30）
（七）费用报销流程图：
经办人→部门负责人→会计审核→财务负责人→财务总监→董事长助理→总经理→董事长→会计→出纳员
七、个人借支款
（一）员工备用金的借支应严格按照《货币资金管理制度》的要求办理，并填写《借款单》。各单位应从严掌握备用金借支的范围、借支人、借支的金额，
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并定期进行清理。
（二）对于确有需要的临时借款，借款人应在《借款单》上注明借款事由、预计归还时间等，并附上相关的借支依据，按照规定流程签批后，交由财务部门办理支付事宜。
特别规定
（1）员工因公出差可以借差旅费。由出差人填写“借款单”，注明出差地点、时限、事由，并由部门主管审核，由财务负责人审批，报公司领导批准后，到出纳处办理借款。
（2）出差较为频繁及业务费较多的人员，可采用定额备用金方式不超过1500元，当其岗位变动时或年终放假时扣回。
（3）当月连续几次出差，在上次借款未还清的，不予再借款。试用期不足一月人员单独出差，不予借差旅费。特殊情况经部门主管同意可借不超过本人半个月的工资。
（三）临时借款应遵照“前账不清，后账不结”原则。财务部应于每月末汇总内部员工个人借款明细，并与员工进行书面确认。对于已到归还时间仍未归还的，且无正当理由的借款，财务部应上报财务总监，经批准后在借款员工当月工资中扣发。（《员工借款确认书》见F/CJFZ/FC-31）
（四）借款人在冲销借款时应取得对方单位开具的发票或收据，并按“
四、费用报销流程”履行相关报批程序后，方可列账冲销。
八、其他
（一）财务部对费用的报销应从严掌握，对不合法、不合规的费用报销应拒绝支付，并向财务部经理等相关领导报告；对发现的徇私舞弊、弄虚作假等行为还应向总经理等高层报告。
（二）经办人应在票据开具之日起3个月内完成相关审批及报销手续，另有规定的除外。
（三）财务部应根据财务工作要求并结合单位实际情况明确本单位的费用报销时间。
九、罚则
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（一）违反上述制度，未对公司造成经济或名誉损失的责任人，处以50—500元罚款。
（二）违反上述制度，对公司造成经济或名誉损失的责任人，应承担相应的过错责任及赔偿责任。
（三）违反上述制度并触犯法律的责任人，除承担相应的过错责任及赔偿责任外，还将依法送交国家司法机关追究法律责任。
九、附则
（一）本制度由成本管理中心财务中心负责解释。
（二）本制度自2014年 月 日起实施。
（三）附加说明
1、本标准起草人：
2、本标准会签人员：
3、本标准审核人：
4、公司领导批准：
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F/CJFZ/FC-30：
单据传递签收单所属单位：序号报销部门12345678910111213类别内容时间：金额（元）附件张数备注签收人签收人签收人签收人
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F/CJFZ/FC-31：
员工借款确认书×××： 截止到×年×月×日,您在财务部挂有个人借款如下,请予以确认，如有疑问请及时与财务部门核对。××财务部（盖章） ×年×月×日项 目金 额预计归还时间相关部门及人员签字确认借款人借款人所属部门负责人会计稽核合 计 -备注
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F/CJFZ/FC-70：
验收单编制时间：对方单位合同内容内部编号编号:合同编号类型相关资料□广告费 □宣传费 相关资料及编号执行情况概述经办人：分管领导部门负责人：
