接 待 工 作 流 程
---------车辆、住宿、餐饮、游览篇
一、接待筹备
1、了解到访人员基本信息（需提前5天获悉） ①姓名、职务、民族、单位、联系方式□ ②到访人数、抵沈时间、交通信息□ ③来访期间行程安排□
2、制定接待计划及费用预算，包括：车辆租赁、住宿安排、餐饮安排等□
3、确定交通方式（需提前3天完成） ①自有车辆
驾驶司机及车辆 □ ②租赁车辆
落实车况及司机联系方式 □
签订租赁合同□
4、确定住宿宾馆（需提前3天完成） ①到访单位承担宿费□ ②协会承担宿费□ ③到访单位住宿要求
大床房 间 标间 间 ④到访单位住宿标准 元
5、确定就餐酒店（需提前3天完成）
①到访人员饮食习惯&喜好□
②制作用餐桌签及座次图（2桌椅上）□ ③预定包房□
6、确定游览观光项目（需提前3天完成） ①沈阳游览观光景点
故宫□ 大帅府□ 东陵□ 北陵□ 刘老根大舞台□ 世博园□ 浑河□ 其他 ②外市游览观光
（1） 协会自行组织游览□
与游览城市所在会员单位沟通□
讨论游览线路及食宿安排问题□
（2） 委托旅行社组织游览□
旅行社选择□
旅行社方案讨论□
旅行社费用确认
门票□ 导游费□
宿费□ 车费□
旅行费用结算方式□ ③陪同人员确认
沈阳□
外市□
7、接待请款□（需提前1天完成）
二、接待准备
1、车辆安排（需提前3H完成） ①告知司机行程安排及协会联系人□ ②车辆内准备矿泉水□
2、宾馆安排（需提前3H完成） ①预付定金，登记房卡□ ②房间分配□
③检查房间情况，包括卫生、果盘准备等□ ④落实陪餐人员自助早餐份数□
3、酒店安排（需提前2H完成） ①点餐□ ②摆放桌签□
③与酒店确认具体用餐时间□ ④自备好酒水□
4、游览安排（需提前2H完成） ①购买门票□ ②安排好导游□ 提示：
1、点餐在不影响接待效果的前提下，力求节减，原则上每人一菜，在此基础上可增加1-2个菜。
2、安排外市预览时，做好陪同人员与游览城市会员单位、旅行社的对接，注意明确食宿安排、观光游览线路、车辆费用、结算方式及联系人等问题。
三、接待进行
1、宾馆登记
到访人员身份证登记，分发房卡□
2、酒店餐费结算，开具发票□
四、接待后期
1、宾馆退房
①协助到访人员退房，开具发票□ ②退住房定金□
2、礼品准备（需提前1天完成） ①放置于接待车辆内□ ②告知送行人员□
3、车辆费用结算 ①司机餐费结算□
②车辆租赁费用结算，开具发票□
五、接待总结
1、费用报销（活动结束后2个工作日） ①接待费用分项统计□
②费用报销□
2、接待工作总结（活动结束后2个工作日）□
3、文件存档（活动结束后2个工作日） ①到访人员基本信息、通讯方式□ ②接待计划□ ③接待方案□ ④接待费用□ ⑤接待影像资料□ ⑥接待工作总结□
