①远程会议筹备方案的特点P6如何检查会议筹备工作P14 (06,11)
备 忘 录
至：行政经理 自：高叶 主题：远程会议筹备方案的特点和如何检查会议筹备工作 日期：
内容：
1、远程会议筹备方案特点
（1）远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带做永久记录、交流更加直接、简短的优点（2）远程会议筹备方案拟定时，应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务，并提前一周与电信会议服务公司预约，明确提出自己的要求，并提前将下列内容告诉电信服务公司：会议日期、会议起止时间、会议参加人数、与会者的电话号码、主持人姓名等。（3）会议程序、议程及其他材料必须提前寄给与会者，以便他们有时间准备会议讨论。（4）远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常，摆放是否符合要求。
2、做好会务筹备情况检查的方法有两种：（1）听取会议筹备人员的汇报1）听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题。2）会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效。3）选择合适的汇报时间。
4）对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。汇报之后要抓紧催办和落实。（2）会前现场检查1）检查会议所需的各种资料，要考虑一些特殊人群的需求，如提供大号字印刷材料。远程会议要提前下发材料。2）注意气味。一些人对香水、花露水和浓重的化学气味过敏或高度敏感。因此，要对所有工作人员提出要求。3）设立入场登记台。为使人们能轻松、快捷地登记入场，可考虑设置咨询台或登记台。张贴会场平面示意图。4）佩带徽章、名牌。为方便工作，所有工作人员都应佩带徽章或名牌。5）准备接待休息室。应在接待休息室内放置公司标志或旗帜，可放置电话机、传真机、电脑、留言条和笔等。此外，还应备有急救箱。6）安排接待、服务人员。配备精通产品和服务的人员，事先组织培训，回答与会者的提问。
②新的工作模式（06,11）
一、参考答案：（15分）（P101兼职和定期合同制)
1、可选择在家工作模式和定期合同制工作模式。
2、采用在家工作模式的优势有：（1）工作环境从办公室移到家中，节省办公空间和资金。（2）能把往返办公室花费的时间用在工作上。（3）有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活。（4）减少高峰期交通拥挤，减少交通污染。（5）工作人员也能减少交通费用。
3、采用定期合同制工作模式的优势有：（1）能灵活聘到非常优秀的技术人员或有特殊才能的人员。（2）能在需要时将特定的项目承包给一个人或一个组织来完成。（3）只支付完成该工作的费用，不用支付诸如医疗费、假期等费用。（4）有的项目是在组织外的地方进行，节省企业空间和费用。（5）所聘用人员工作有动力，效率高。
③文书审核（2007年11月） 电子邮件
收件人：liuming@sina.com 发件人：gaoye @126.com 主题：文书审核工作P208
1．明确审核范围例行或事务性的文书不必审核 2.确定是否需要行文……
公文审核（行政机关称为审核，党的机关称为校核）是在公文签发之前所进行的校正、修改、加工和核对的工作。切实做好这项工作，对于提高公文质量、控制公文数量，节省各级领导者用于审阅批改公文的时间和精力，有着重要的作用。 审核具有全面性。无论公文内容还是公文形式都在核查之列，以下几个方面为其重点： 1．报批程序是否符合规定——把好报批关； 2．是否确需行文——把好发文关；3．主题是否鲜明，内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，是否同现行有关公文相衔接，所提措施和办法是否切实可行，选用的材料是否准确真实——把好内容关； 4．涉及有关部门职权范围的事项是否经过协调并取得一致意见——把好协调关； 5．结构是否合理，字句是否妥帖，语言是否精练，标点符号是否正确，人名、地名、数字、计量单位、时间、引文是否准确规范——把好文字关； 6．格式要素是否齐全，密级标注是否恰当，标题是否完整，主送机关是否规范，落款是否准确，印发传达范围是否明确——把好格式关；7．文种选用是否符合规定——把好文种关。 ④会议的筹备方案的内容P2 筹备机构的人员分工(07,11/ 07,5)
一、会议筹备方案的内容包括： 1．确定会议主题和议题2．确定会议名称3．确定会议议程4．确定时间和地点5．确定会议所需的设备和工具6．确定会议文件的范围及印制和复制7.确定会议与会代表的组成8．确定会议经费预算9．确定会议住宿和餐饮安排10．确定会议筹备机构和人员分工（各项工作负责人、各项活动的推进时间。
二、会议筹备小组的分工
TEAM组负责人职责 总指挥（或秘书长）整个活动的总负责、总协调
副总指挥（或副秘书长）协助总指挥，负责常务工作
宣传策划组会议形式、发奖形式、奖品
礼品定制、条幅内容、制作、娱乐活动策划
会务组负责参会代表的吃、住、行、
接送站等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算、决算等
秘书组会议内容的策划、发言稿的跟
踪、PPT制作、会议资料的整理、汇编
会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报
⑤新闻发布会准备工作(08,11)同会议筹备方案的内容：P2(同上)
⑥不同办公设备采购方式的优缺点和采购步骤P138（08,11）
获得设备使用权主要有两种方式：购买、租用
1.购买 优点：设备柜购买者所偶，使用方便。缺点：一次性付款费用高，保修期过后需额外支出维修费，设备可能很快会过时。
2.租用 优点：初期费用低，可以用不断获得的利润进行补偿，不需额外维修费，新设备上市可随时更换升级。 缺点：如租期长，费用较多可能超过购买费用。在租赁合同到期前终止合同，违约金很高。 采购步骤：1提出购买申请2审批，落实经费3招标，选择供应商4签订供货合同5货物入库6支付货款 ⑦档案利用工作的方式和利用工作的要求P214(08,11)
档案利用工作方式：
1.阅览室提供利用。2档案外借。3制发档案复制本。4制发档案证明。5提供咨询服务。6印发目录。7档案展览。
2.利用工作的要求：1依法开展利用工作。2主动、及时开展利用工作。3不断完善档案服务方式和手段。4掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用。
⑧检查的主要内容P12和原则形成备忘录(09年5月,08,5)
1、参考答案及评分说明 备 忘 录
至：行政经理 自：高叶
主题：会务筹备情况检查的主要内容 日期：××年×月×日
内容：
一、会务筹备情况检查的主要内容
1．准备是否充分必须逐项检查。2．会议期间能否排除各种干扰3．环境条件与用品准备。4．文件材料准备5．会场布置情况的检查检查会场布置、会标、主席台座次、名签安排安全保卫及设备、措施是否完善，以及进场、退场路线的安排。6．保卫工作的检查确保所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠、消防设施齐全有效。确保会场的防盗设施处于运行状态。7．检查的其他内容
二、应注意的问题（或原则）
1．全面周到，注重细节，逐项落实。 2．眼见为实，实地检验。
⑨编制采购预算的一般程序P144(09年5月,2008年5月, 2007年11月) 参考答案：
1．确定预算的核算基数2．进行市场调研3．确定采购产品的种类及型号价格4．编写预算方案5．征求意见，完善方案
10.团队出访的准备工作主要有：
1、首先要明确这次团队出访的内容和重点、邀请者、参加出访的人员和数量、希望邀请单位做哪些准备工作等。
2、其次要做好团队出访前的准备与组织工作（1）拟定出访方案；（2）确定出访人员，进行编组，制成名单；（3）为团队所有成员办理各种出国手续；（4）编制旅程表；（5）召开全体出访人员预备会。主要内容有：A、强调此行的目的、要求；B、介绍并说明准备工作的进展情况；C、对旅行目的地风土人情、衣、食、住、行的说明与介绍；D、提醒携带的人个必备
品（包括护照、签证、黄皮书、身份证、机票等）E、有关团队标志、出访方案和日程安排表的分发；F、领队及所有成员的自我介绍；
G、提醒出发当天的集合方式、地点、时间和航班班次及起飞时间等。（6）与邀请单位联系使其有所准备；（7）指定专人负责做好订房和订票工作；（8）做好文件资料及必备衣物的准备；（9）采用恰当方式准备好出访经费。
11主题：正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素
内容：1.价格和费用 ⑴比较不同供应商的要价：初次洽谈的价格 ⑵降低价格方法，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商 ⑶购买后还要考虑费用的支出，如：占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金
2.质量和交货 ⑴保证购买后能满足需求 ⑵选择不合格物品的供应商 ⑶比较供应商交货的时间 ⑷供应商能说到，做到，有诚信，很可靠
3.服务和位置 ⑴比较为客户提供服务是否方便，如所提供的订购方式 ⑵供应商所在地点方便联络和交货
4.安全和可靠性⑴送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货 ⑵比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单等 ⑶了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性
12关于紧急情况的预防措施和应对措施教育的建议：
1、紧急情况的预防措施
紧急情况通常指发生的事情是不可预见的或突发的，并带来危险，需要立即采取应对措施，尽力控制。每一个组织有责任保证在其办公地点的工作人员、来访者的工作安全，使所有紧急情况的危险最小化。 预防紧急情况的措施有：
（1）以书面形式确定的紧急情况处理程序，其中清楚、详细地记录发生可疑不明物品或恐怖活动，出现火灾、人员受伤、突发疾病时的具体处理程序；（2）用上述紧急情况程序培训所有工作人员，如健康、安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训；
（3）张贴显示有关的紧急程序，在可利用的地方显示相应的布告，让所有人员了解有情况发生时如何疏散和急救员的姓名；（4）实行紧急情况模拟演练，如定期进行消防演习或疏散演习来测试编写的程序是否合适，并指导员工的应对行动；（5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责，一旦出现情况，由他们担当处理；（6）保证配备相关的设备和资源，以随时处理紧急情况，如报警装置、灭火器、急救包等；（7）保证定期检查和更新设备，如报警装置、灭火器、急救包的定期检查和维护。
2、紧急情况的应对措施
（1）可疑不明物品等的威胁。如果发生可疑不明物品、炸弹威胁等情况，应立即使用相应的疏散程序，以保证最大的安全；疏散时，所有窗户和门应完全打开，以减少玻璃飞溅的危险；工作人员如有可能应该拿走自己的个人物品，以能够检查余下的可疑物品；根据情况用扫描设备检查险情。
（2）火灾和人员伤害或疾病。如果发生火灾应立即拉响警报铃，立即使用疏散程序，以保证最大的安全；疏散时，所有窗户和门以及防火门应该关闭，以减少火势蔓延；工作人员应该留下提包和个人物品迅速疏散，保证人身安全；电梯在疏散时不应该使用；根据火情选择相应的消防设备灭火。如果发生人员伤害或疾病，应立即呼叫急救员或急救中心；向有关负责人员报告并进行力所能及的救助；应保护现场等待有关人员处理。
