实现办公室“三高效”目标 提高企业效率
现代企业中，办公室工作正在发挥着越来越重要的作用，有效发挥办公室作用，对提高企业各方面工作效率能起到积极作用。煤矿办公室是企业党政工作的综合部门，担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等工作，处于协调部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心，具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等职能，肩负着落实领导决策，提高办事效率，树立企业形象等艰巨任务。办公室工作具有“上面千条线，下面一根针”的特性，起着穿针引线的作用，必须以优质高效为核心，才能促进企业整体工作效率的提高。
一、办公室工作应以“三高效”目标来促进企业效率提高
办公室是企业的“中枢”部门，“中枢”的畅通准确迅速对于企业整体工作效率高低，起着重要的作用。办公室工作千头万绪，归纳起来就是“办文、办会、办事”。要想有效发挥办公室作用，提高企业整体效率，“办文、办会、办事”必须做到“三高效”。
1、处理公文必须“高效”。
公文处理是办公室一项重要的日常工作。由于公文具有现实性和时限性的特性，这就要求处理公文必须及时、高效，收发文件的每一程序、环节都必须做到规范、迅速、畅达，不积压、停滞文件，以提高公文处理的质量和效率，最大限度的发挥公文在规定时限内解决现实问题、指导现实工作的作用。而拟办下行公文通常是对基层某项工作的规定、要求、通知等，办公室通常担负起草、校对的任务，必须做到严谨细致，不出差错，否则因为错字、错数等问题，收回重印、耽误时间事小，而且有可能使收文单位错误领会精神，造成不可挽回的损失，并且影响发文机关的整体形象和公信力。
2、筹办会议必须“高效”。
会议是机关工作的一种重要方式，是解决问题的重要手段之一。通过会议，能够宣传、贯彻、执行党和国家的方针政策，统一思想、协调工作、交流经验、纠正偏差，有力的推动整体工作健康协调开展。一次会议召开的成功与否、是否达到预期目的，筹办会议是关键。因此，办公室必须抓好会前准备、会中组织、会后催办三个重要环节，提高筹办会议效率，保证会议质
1量和工作落实。
3、办理日常事务必须“高效”。
煤矿企业办公室担负着机关、后勤及一线职工的吃、喝、拉、撒、睡及业务接待任务，灯不亮、水不流、电话不通、车子不转这些事看似小其实不小，如果这些事没有办好或办的不及时，就可能影响机关甚至企业整体工作的正常运转，甚至引起混乱，因此，必须尽心尽力提高办事效率和服务质量，提供满意服务，有效发挥好后勤保障作用。
二、现有条件下，影响办公室工作效率的因素和问题
就笔者所了解的办公室工作来看，受传统体制和观念的影响，办公室工作的效率尚未达到应有的程度。影响工作效率的因素和问题主要有以下两个方面。
1、组织机构和人员配备还不尽合理。
在一些单位的办公室内部设置上，存在两个误区。一种是追求“麻雀虽小，五脏俱全”，考虑到上级单位办公室对口业务而相应设立专门机构人员，编制较大、人浮于事、推诿扯皮；一种是过度精简，不论业务量的多少，均合并到一个或几个人头上，造成责权不清、疲于应付、难以调动员工积极性。例如，某单位在上世纪
七、八十年代编制办公室内部机构，有打字员和档案管理员若干，在当时的落后办公条件下，文件草拟手写后，打字员录入、排版铅印、文件整理存档工作量巨大，配备相应人数是符合工作需要的。但随着信息化程度的提高和电脑网络知识的普及，绝大多数秘书人员已经习惯于电脑写作，信息存储也不再仅仅依赖于纸质媒介。精简部分机构和冗员对于提高企业整体效率来讲，是很有必要的。
2、管理和投入方面还有不足。
工作千头万绪，“杂、乱”的突发和临时性工作多，是办公室工作的特点之一，办公室必须有扎实的工作制度、明确的工作方向，讲究工作方法和工作艺术。既要做到心中有数，又要善于“弹钢琴”。而在一些单位的办公室，由于缺乏完善的工作制度，协调不当就会出现“焦头烂额、疲于应付”的混乱局面，效率当然无从谈起。
信息化是当今时代的最大亮点。然而在一些单位，对信息化的投入和使用仍显不足。如：电脑硬件投入不足，内部网络要么不建，要么建起来利用效率低，电脑和网络作用远未得到有效发挥。
三、实现“三高效”目标应该具备的组织管理基础
“三高效”是对办公室作用发挥的总体要求。那么要实现这个目标，就必须依靠扎实细致的管理和制度来规范约束办公室各项工作，才能使办公室工作行动有方向、工作有方法、效率有提高。
1、要明确工作方向。
要善于从发展战略和全局的高度来思考工作，明确该抓什么、先抓什么、重点抓什么。就煤矿办公室工作而言，应当紧紧围绕 “安全、生产、经营”中心，把握和领会党政不同时期的工作重点，充分发挥参谋助手的职能作用，确保不同时期都有一个明晰的工作思路、有一套具体的推动措施。
2、要研究工作方法。
要从办公室工作性质、地位、作用出发，研究如何处理好落实上级决策与本级决策的关系，既要吃透“上情”，又要把握“下情”，绝不可顾此失彼；既要反对脱离实际执行上级决策的盲从主义，又要避免不顾全局、只考虑局部利益的本位主义；既要处理好与同级机关办公室之间的工作关系，互通情况，相互支持，又要研究如何抓好内部管理，努力营造和谐的工作环境和个人良好的发展空间。
3、要突破工作难题。
要充分发挥好办公室信息来源广泛的优势，主动对领导关注的重点、基层反映的难点、群众议论的热点开展深入的调查研究，通过全面掌握情况，找准工作突破口，抓住牵一发而动全身的关键环节和阻碍科学发展的关键性问题，集中精力加以研究解决，以重点工作的突破促进各项工作的全面落实。
4、要树立主人翁意识，实现管理全员化。
充分发挥职代会及工代会在参与重大决策、民主管理和民主监督中的重要作用，调动广大职工参与管理的积极性，树立“人人是管理者，也是被管理者”的理念，从“大处着眼，小处着手”，以不良管理和管理薄弱环节作为切入点和突破口，通过设置投诉意见箱，定期召开职代会，坚持政务、财务定期公示，经常深入一线聆听职工意见、建议，对意见进行分析反馈等措施，逐步激发职工参与管理，关心管理效益的热情，使职工感到自己是单位的主人翁，是管理者，从而实现管理的全员化。
5、要利用信息网络平台，逐步实现办公自动化、无纸化。
从古代的飞鸽传书到近代邮政手段的运用，人们的信息交换效率始终在
传统的低水平踌躇前进。随着当今社会信息化程度的提高、计算机及网络技术应用的日益普及，基层单位办公程式及手段也要进行改变。要不断改善办公硬件设施，以信息网络平台为支撑，实现各类信息的传输网络化，办公自动化、无纸化，从而提高办公效率及质量。
四、实现“三高效”目标对办公室从业人员的要求
一切工作的主宰是人，办公室工作也不例外，能否实现工作的高效运转，关键在于每一位管理者及每一位职工，必须通过加强学习，建立健全各类规章制度，严细管理，不断提高自身的管理水平、业务技能及主人翁意识，才能造就一支业务精、素质高、能力强、作风硬的队伍，才能在社会竞争日趋激烈，知识更新加快，科技创新不断的今天，适应企业发展需要。
1、办公室人员要加强学习，提高业务素质。
加强学习是不仅要掌握党和国家的方针政策，熟悉本行业本单位规章制度，以此提高政治修养，增强遵章守纪意识，而且要进行自我充电，熟练掌握办公室业务知识和相关常识，提高自身综合素质和个人修养，以此提高办公室人员的管理能力、协调能力和具体业务的操作能力。基层单位的办公人员除担负参与指导生产职能外，更重要的是担负着单位的管理和协调职能，做好领导的参谋助手。因此，办公室人员在日常工作中言必合法度，行必中规矩，用自己掌握的方针政策办事，用自己较高的政治思想意识服人。同时，真正履行好管理职责，不懂得新的管理知识、不掌握先进的管理经验，不及时的进行自身业务素质的提高，就很难达到预期的管理目的。因此，只有通过加强学习，提高自身素质，才能明世理，顺应时代发展的要求，只有不断加强对政策法规、专业管理知识、专业管理经验、专业技能的学习和储备，才能不断适应机关管理工作的需要。
2、要改进工作作风，提高工作效率。
首先，努力改进机关工作作风，切实履行各自职责。办公室日常工作是基层单位各项工作正常运转的中枢，不但肩负着各项政策指令的及时下达，而且发挥着承上启下、指导全局性工作的重要作用。办公效率，办公质量的高低好坏对内影响着机关形象建设，对外反映了企业的整体管理水平和文明形象。为此，办公人员要从提高思想认识的角度出发，增强责任意识和服务意识，认真对待领导交办的每一项工作，在规定的时限内保质保量地完成，坚决克服官僚主义作风和懒惰思想，认真对待和解决职工群众每一个要求和
困难。其次，要切实履行督查督办职责，不断建立和完善督查督办制度和督办台帐，并进行量化打分考核。第三，提高公文处理质量。要积极转变文风，提倡拟制公文简洁、严谨和凝练，提高公文的指导性和可操作性。要提高公文处理的速度和质量，加强公文办理过程中的协调沟通和催办督办工作，达到快捷高效。
3、加强工作纪律，严守工作秩序。
严格遵守机关工作纪律是每一个机关办公人员必备的素质，作为机关办公人员不但要养成自觉遵守机关工作纪律的习惯，而且要成为执行纪律的模范。首先要严格作息和请销假制度。作息时间是保证机关正常工作秩序的基础保证，是优质高效完成工作任务的前提。办公室人员是机关管理制度制定的参与者和执行的监督者，因此，要求别人作到的自己必须带头作到，要求别人不做的，自己首先要不做。在制度的执行过程中，要作到公平、公正，不凭感情办事，不凭关系对人，把个人情感和工作原则性严格区分开来。要在日常工作中严以律己，本着管理无巨细、无大小的理念，从点滴做起，从细微之处入手，把管理渗透到每个层次、每个环节。
总之， 办公室是一个单位的核心部位，每个人员工作效率的高低对于整个单位工作的成效起着决定性的作用。只有严密组织管理、加强人员培养管理，强化雷厉风行的效率意识，营造严谨求实的工作氛围，才能使企业的工作效率得到提高，在激烈的市场竞争中立于不败之地。
