组织大型会议注意事项
——2005年度上海“三会”不足汇总
一、邀请工作：
大客户、经销商邀请不力。反映大客户多而不精，共计350多人次（含金陵、上海除外），经销商的邀请与实际网络相比相差很大，经销商73家。
二、服务工作：
1、联谊会中对大客户的接待事宜考虑得不够周到全面。主席台上放的权威客户的席位卡未能放到应设的位置上，从而未达到预期效果。
2、接待工作缺乏灵活主动性，例：客户来了，资料、安排在那个房间都不知道，让客户待在那里等，处于尴尬局面，见面后双方介绍的先后顺序不懂及急性的寒嘘问候。对于部分不在回执名录内的客户更是接待不周。对于展台前参观人员接待不周，未主动向参观者介绍车型。
3、客户用餐必须凑齐每桌10人不妥。
4、对于客户的接站没有把三家公司客户到站的时间表准备到位，造成早上七点前和晚上八点后到达的客户无人接站，同时在没有车的特殊情况下，没能及时送客户到达目的地。没有注意到站点有两个站口且没有接站牌。
5、出发前没有能对员工进行培训，致使部分员工不能及时出席展会、不能参与展会的工作；在展位上部分人员对接待工作显得不熟练，缺乏应有的商务礼仪。
未能在现场组织国外客户的接待和洽谈工作。
6、礼品未按公司规定打领条登记发放导致礼品数量不符，尤其是客户不在名录回执内的。会务组的房卡保管没有严肃性，造成人员随意进出导致物品丢失。花费人力、物力却被竞争对手邀请去对邀请的客户参加其它厂家的活动没有拿出应对措施。
三、展台布置：
1、展会现场布置方面，确定展台面积与搭建方案后，场地未能及时定下来，导致后继的许多工作很被动。
2、对于会场布置方面，企划人员事前没有周密策划，在现场布置时没能及时到位，出现有领导亲力亲为的现象；对展车的数量及布置效果诸如宣传片播放，背景音乐选择等，事先也没有一个策划方案与准备，对于可能出现的会议不能按时开始，没有应对措施，现场气氛营造方面缺乏相应手段。
3、参展展台的设计平庸、简陋、无品位，展品样车无创新，场地环境拥挤无档次、无势无力，从氛围上未能起到提升中大品质的作用。
4、现场清洁工作不好。
四、产品推广：
1、各公司人员对大客户与经销商只负责接到宾馆，与其交流太少，忽视与他们很好沟通机会。没有利用这次机会去了解我公司产品的不
足以及竞争对手的产品信息，经销商及大客户调查表没能得到很好的反馈。现场讲解人数不够，没有能够针对性地对经销商、客户作充分的讲解。
2、对片长的培训方面，有针对性，但重点强调不够，由于参展车的实际配置与我们所宣传的配置不吻合，没有及时统一公司人员的口径，出现多人说法不一的现象，对公司形象产生了不良的负面影响。
3、竞争对手信息收集不够，参展人员产品知识掌握不够，展会上有许多国外客户对我司车的造型非常满意，但当客户提出相应的要求时却不能立即答复，如有客户说用燕京底盘、曼发动机，ZF变速箱、6129HG造型时却不知道能否匹配。
4、宣传资料质量欠佳，参展产品的技术文件虽然准备齐全，但由于参展产品一时确定不了，导致准备资料有难度。现场宣传力度不够，只放了音乐，未有公司介绍和产品介绍。
5、应收集客户名片进行沟通交流，没能抓住更多的有效信息和批量购车信息。
6、缺乏谈判技巧，未及时与客户沟通谈判签定购买合同从而错失良机。
7、对公交、客运等大客户在购车动态没有完全的掌握，对我公司的城市客车与同行厂家的差距没有完全的了解。
8、在我公司付款方式相对还没有完全放宽的前提下，针对同行竞争企业的付款方式的差距上，我们大客户部还没有一套成熟积极的运作方案。
五、团队合作：
1、展场布置时，无关人员应回到宾馆住宿，为第二天的工作做相应准备。如等展场布置完成一起住宿，数十人耗在展台既影响公司形象也影响精力。参展工作人员的住宿以节省为原则，没有安排好，导致员工思想上存在想法。
2、内部人员的分工未统一计划安排，团队合作意识不强，过分地强调各个公司各自分管一块。由于事先领导明确的职责——三个公司分开接待，最终导致工作分工时人员相互推诿，部分人员擅自离开工作岗位，无法正常地进行统筹安排，导致出现漏洞与偏差，存在管理真空现象。
3、会议期间无组织性和纪律性，相关安排工作都比较乱，无序。没有一个核心的指挥中心，没有精干有力的执行层，缺少了一个主要的“头”，形成了多“头”领导。一声喊不到底，执行力差。对领导的现场指挥有抵触情绪。
4、安排计划不紧密，工作流程不详细，造成工作混乱，没有详细安排。会议期间安排了事先无计划的活动，造成最后很多客户怨声载道，没有达到理想效果。下级有情况不向上级请示，上级的指示下级拖的现象比较严重。突发事件的应变处理不到位。如：就餐、游玩和休闲均未能处理得恰到好处，导致费用过分浪费，效果却不理想。
六、生产工艺：
1、参展产品基本上为新品，因为新品的开发计划并不是根据参展计划来制定的，出现赶工期、质量不过关问题，为应付而造车，无法
保证生产出真正的精品车。违背了产品开发规律，结构老套、工艺粗糙、可靠性差。新品展示成为中大汽车缺陷汇总展示，展示的应是设计制造水平。
2、参展产品迟迟得不到确认，有不同的渠道提出近十个参展产品计划，市场部没有能统一扎口，及时确定五个参展产品（提出六选一方案），制造部门应以市场部的通知准备参展车辆。
3、设计工艺不尽合理，尤其是6126HG，由于靠近中门的走道一半的宽度下降成了中门踏步，而顾客往往在走道走的时候忽略这点，易导致事故，另外导游椅安装位置也偏高，高个（1.8米）坐上去，脚也掂不到地板，缺乏人性化设计。
4、公交车内饰的方面不豪华且没有新意。
七、参与评奖：
1、本次BAAV奖活动送评的型，还是04年的老车型，其造型同其他厂家今年送评的新车型相比，显得很一般，并没有太大的优势。如果6129或6139车型去参加评比，效果要好许多。
2、评奖方面我司没有做好前期的准备工作，尤其是对评委会的公关，我们参报的奖项竞争对手太多，没有像丹东黄海公司（报最佳底盘奖）、厦门金旅（报出口客车评委特别奖）等厂家为确保获奖，报的均是冷门奖项，获奖几率大。
李萍
2005年3月27日
