各级会议组织的注意事项
会前筹备阶段：
会前分工不明确，没有将会议中需要衔接准备的各项事务落实到人，没有明确每位事件责任人的时间表，导致参与人员虽多，但却没有头绪，工作混乱； 会前动员会时忘记向所有会务组成员阐明会议举办的原则、目的、意义、我们期望达到的预期效果等，导致与会成员对会议的定位不清；
确定会议时间时，没有更多了解同一时间是否很多医生不能参加。如职称考试、其他会议等。所以会前必须尽可能将每位到会客人都明确下来，以方便住宿的安排和费用的合理规划；
会议用的资料、展具、礼品准备时间仓促，忘记了对每项物品进行逐项检查，结果临近使用时才发现物料有损害或不便使用，应该至少提前一周对物料进行安排，以保证到达时间和正常使用；
费用预算时只看大项，忽视小项。如专家接待费用、工作人员办事来回车费等。
筹备会只有产品经理和主管参加。其实应该让更多的人参加筹备会，第一可以集思广益，第二让大家都了解整个会议的内容。
忘记了在筹备中始终保持统一的形象，如统一会议的邀请函、统一着装、统一标准用语等；
没有及早的将接站的时刻表整理出来，也没有充分考虑到交通、路线等对时间的影响，导致接站的安排比较混乱、车辆不能及时到位或出现客人的疏漏； 费用预算时只看大项，忽视小项。如专家接待费用、工作人员办事来回车费等。
会议期间控制：
会议分工后各环节之间的衔接不够。如接站的人和跟车的人之间衔接，负责会场内的人和负责餐厅的人之间的衔接；
签到表的设计和登记不够详细，应该将房间号、联系电话等细致记录，以便会间拜访和果盘、物品的配送等，发放的会议须知或日程表上宜列明会务组负责人的姓名、电话等，方便客人遇到紧急事件的处理；
会间忘记设立专门的茶歇处，提供较丰富的水果和食品等以增强会议的服务
质量，还应预计好需要自备酒水的数量等以便提前购买；
宜提前对邀请专家的讲座内容作充分沟通，防止脱离我们的会议目的； 整个会间应有专人对专家和部分重要客户进行陪护；
只关注自己的客户，忘了在所有参会代表面前，你只是我们团队一个整体中
的一只手。一定随时想到在另一个地方有同事还在照顾着你的客户；
所有岗位的人应该提前上岗，延后撤离。如负责安排住宿的人可考虑是否有
必要提前住进宾馆；
会议开始前应全面调试电脑、多媒体、话筒、激光笔、演讲席、坐牌等，防
止会间因意外情况中断；
开始试着话筒效果很好，可是开会时效果很差，因为开会时将大会议室隔成
了小会议室，被屏蔽了；
开始邀请的人数比实际到会的人数少。菜也没准备那么多，会议室也搞得很
拥挤。资料礼品也不够；
手机没电，找不到人，非常着急。会场里我们自己的手机在叫；
本来想让专家讲三蕊的，结果讲了很多异维甲酸。因为前期沟通太不到位； 会上讨论时有人总在提与会议内容无关的问题。因为没提前安排可以帮我们
说话的客户；
如会议地点和用餐地点不同，应提前安排好车辆和紧急情况的应急措施，避
免时间的耽误和出现安全意外；
临近会议快结束时，及早通知用餐处准备，以免人员空等；
会后衔接跟踪：
忽视对客户安全的关注，谨防出现以外事件；
向客户强调退房的时间要求，以及退房退卡的方式等，避免房牌的遗失和物
品的遗漏，会务组宜有专人负责；
对客户的返程时间和方式应详细询问，提前列明时间表并由专人安排送站事
宜，尤其防止疏漏和衔接失误；
送站时须有认识大部分客户的人员在会议酒店组织送站工作，避免出现客人
无人送，客人空等，车辆空等的现象；
避免会后都在照顾客户了，没人收拾摊子；
所有的物料须在会后再次进行细致的清理和收拾，避免展具的损坏，以备下
次会议的使用；
对贵重的电脑、多媒体、激光笔等物料仔细整理，谨防遗漏诸如插线板一类
的物品；
客人离开前注意关于会议的意见反馈表是否已经发放，便于对会议进行跟踪
评估并加强客户印象；
会后忘记须要举行会后的经验总结小会，不但便于发现会间出现的错误和加
强改进，还可以对费用进行及时的整理以免错误；
