中油化建公司
运用现代化管理方法，创建库存高效管理模式
上报单位：材料管理部 编制人：汪洋 联系电话：639742
49、
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二○一○ 年 十一 月
一、开发背景
我公司的计算机应用工作起步于90年代。同国内其它大型企业一样，我公司的信息化管理也经历了单项管理项目应用、部门信息管理系统的开发、企业信息网络的建立等几个阶段。二十年来，我们在财务、人事、设备、计划、供应等部门开发出一批适合企业特点的信息管理系统。但由于受当时技术条件和管理水平的局限，造成各管理系统相对独立，开发环境和应用平台差异很大，信息代码化没有统一的标准，应用水平也参差不齐，各子系统形成一个个信息“孤岛”，很难实现企业内部的信息共享,企业的信息资源无法得到合理利用，这些问题在一定程度上限制了企业的发展。
传统的库存管理方法以手工记账形式完成，业务流程不规范、数据准确性差、工作效率低。因此，改进业务流程，提高工作效率等规范管理势在必行。
为顺应网络信息时代发展，我们迫切需要通过信息技术，让库存管理者从繁重的事务性工作中解放出来，及时反应业务过程中的问题，实现库存管理科学化，达到减少库存和降低成本，更好地为公司做出贡献。
二、理论基础
ERP系统（Enterprise Resources Planning,“企业资源计划”），是基于企业管理理念，高度集成化的信息系统，是一套将财务、分销、制造和其他业务功能合理集成的应用软件系统。
ERP系统的核心价值体现以下在3个方面： 1）以财务为核心，集物流、资金流和信息流为一体，实现“三流合一”，做到财务与业务、业务与业务相互集成，财务管控向业务管控有效延伸。
2）各业务部门在统一平台上协同工作，各模块无缝集成，实现信息共享。
3）支撑企业精细化管理和规范化运作，实现全过程控制。
ERP系统具有以下几点优势：
1）规范性：规范企业的业务流程，强化企业的内部控制，降低内部营运风险；
2）集成性：实现企业的物流、信息流、资金流统一，保持企业的各部门数据的一致和共享；
3）高效性：提高工作效率，减少业务人员的工作量，由于ERP系统的集成性，业务人员完成业务操作的同时，自动完成财务凭证录入及记帐工作；
4）多层次：提供业务处理、经营管理和决策支持多个层面的管理功能，管理多层次的大型集团架构； 5）决策支持：实现对业务数据的提取和综合分析，为管理层快速决策提供支持。
我公司旨在利用现代化ERP系统中的库存模块创建库存高效管理模式。通过建立系统环境先进的、功能完善的、网络信息化库存管理系统，高效地把采购、库存、财务信息流三者合为一体，提高库存管理的高效性，全面实现库存管理的职能。
三、创建库存高效管理模式的基本思路和目标
在传统的库存管理模式中，库存业务的发生人为分为几个环节，而ERP系统下的库存模块则可以实现实时的跟踪，管理者可以跟踪到业务的每一步操作，随时发现库存业务中存在的问题。因此，库存的管理成了一个动态的系统，一个环环相扣的过程。新的库存管理模式将原有的库存业务流程进行重新调整，可以减少随意性，加强规范性。库存管理信息也将越来越精细和集成。在传统的验收、领料过程中，要想得到实时的材料到货信息几乎是不可能的，必须每天或在某一规定的时段由统计人员将一定时间的信息进行汇总后才能获得完整的验收、领料信息。而采用企业ERP系统下库存模块管理模式，业务发生和信息流通是同时进行的，管理者可随时获得任何时间和任何时段的入库、发货信息。创建库存高效管理模式的基本思路和实施目标如下。
创建库存高效管理模式的基本思路：
1、建立库存管理相关的基础数据；
2、过程控制库存管理的业务；
3、提供及时准确的库存信息、减少库存和降低成本；
4、为财务人员核算提供准确的、及时的数据。 创建库存高效管理模式的实施目标：
1、建立统一的物料编码规则，统一的物料分类，便于在系统中查找。
2、物料信息集中控制。
3、规范优化库存管理流程。包括物料信息维护流程、收料流程、发料流程、库存调拨流程、盘点流程等。
4、规范和统一业务单据，提供经营管理需要的统计分析报表。
5、改善和规范仓库日常的事务处理，减轻保管员手工计算的工作量。
6、共享库存信息，减少单据、报表在部门间的流转，便于各级公司领导的监控。
7、建立安全可靠、管理高效规范的信息系统。
四、库存高效管理模式的实施过程
库存管理的主要实施过程包括：基础数据维护、入库操作流程、发货操作流程、库存操作流程、查询统计操作。
（一）基础数据维护。
库存管理的基础数据是ERP系统启用的关键。在ERP系统中启用库存管理功能模块前，必须在系统初始化时，输入完整正确的库存管理相关的基础数据，才能开展正常的库存管理业务处理工作。库存管理的基础数据除了与其他功能模块相同，并且必须定义企业管理组织结构，岗位设臵和人员基本信息外，还要输入库存物料，基本信息和库位定义。在库位定义时，企业将仓库至少分为库存商品库、原材料库，企业则按库位地理位臵和存放物料的类型分类。在基础数据定义完整正确后，库存管理相关岗位可以按授权功能模块进入正常的业务操作。
(二)入库操作流程规则。
物料进货登录操作是在系统指定库存管理员，对指定物料和指定采购单根据验收合格数量、品名和规格入库分录。一张合格的采购单可以同时采购多种物料，也可以对同一个物料分批入库。系统登录入库物料时，自动复核入库物料是确认的物品和规定的数量，如果物料规格、名称、供应商等基本信息不正确，则管理信息系统拒绝接受物料，无法入库，可严格控制入库物品的随意性。 (三)发货操作流程规则。
物料发货是在系统提示下进行的，没有需求单位提供的预留申请单，无法发货物料，在发货登录时，登录物料的基本信息是由系统提供，操作人员只能登录系统指定物料的数量与时间，一次可以同时发出多种物料，也可以一个物料分多次发货。当一个预留申请中的物料发货完成后，系统自动关闭相应预留，如果在发货过程中发生错误，需要回收物料，则必须采用物料冲销处理方式。物料发货操作必须是系统授权指定的库存管理员，并且按系统的提示操作，在系统中的每一次操作，都会留下相应的操作记录，严格控制发货出库物品的随意性。 (四)库存操作盘点规则。
库存盘点是库存管理的日常工作，库存管理人员根据人员配备情况和物料等级做好盘点计划和实施盘点工作，在库存盘点后及时调整库存量，在登记盘点发生账面数值与实际数值偏差时，必须通过上级领导签字确认差异原因后才可修正库存量。这类修改操作不仅通过授权严格控制操作人员，而且必须建立完整的账号和科目。 (五)查询统计操作规则。
ERP系统中央数据库的数据真实地反映了企业运行状态和运行过程，所有数据均是企业的信息资源，必须加于保护。查询和统计操作直接提供了企业经营状态，所以对进入系统需要查询和统计操作人员加强管理，一方面监控查询与统计操作控制权，严格控制企业信息的外泄。
五、库存高效管理模式的运行效果分析
ERP库存管理系统在中油东北炼化公司和吉林分公司的密切合作下历时5个月的时间系统测试完毕，于2010年10月8日正式上线, 目前系统运行正常。通过对采用ERP库存高效管理模式的前后对比分析，能够一目了然的看到ERP系统下库存管理模式的高效性。
采用ERP库存高效管理模式之前存在的问题：
1）库存管理缺乏先进有效的管理方法，内部资源缺乏合理配臵；
2）库存管理内部信息沟通不畅，上传下达不及时；
3）成本计算缺乏科学依据，控制难度增大；
4）对全国各地的项目管理困难，对异地项目库存不能有效控制；
5）库存管理的内部没有形成规范化管理，亟待建立科学的管理体系和快速反应的库存管理模式。
采用ERP库存高效管理模式之后的实际运行效果： 1）库存管理系统能够及时反映当前项目库存管理情况； 2）库存管理系统能够提供及时准确的库存信息、减少库存和降低成本；
3）库存管理系统提高了工作效率，保证了核算的准确性与及时性，能够满足公司对全国各地项目库存管理的控制要求。
4) 库存管理系统能够实现信息共享，从而支撑企业精细化管理和规范化运作，实现全过程控制。
ERP系统下库存管理模块作为采购、库存、财务信息流“三流一体”的一个重要环节，管理信息流模块可以带动其他信息流模块，并且可以同时通过不同的渠道各自集中。采购模块由采购部门使用、库存模块由仓储部门使用，总帐、往来帐模块由财务部门使用，各模块使用者通过一种环环相扣的方式形成最终的集成信息。通过创建库存高效管理模式，可以与业务和财务连为一体，在公司的整个业务中真正实现信息共享。
六、ERP系统下库存管理模式存在的问题及今后改进计划。
（一）系统操作上存在的问题：
1、对应物料号。 不熟悉物资分类规则，将物料需求对应到SAP中的物料号有一定困难.解决方法：采购中心专人负责整理吉林分公司的物料编码清单并定期更新发布，培训需求提报人员.
2、没有物料号。
没有物料号的物资需要向MDM平台申请物料号后才可提报需求计划，申请物料号需要时间（1-2天），可能对物料需求的提报和执行有一定影响.解决方法：急用情况下先书面提报采购中心执行，申请到物料号后在系统内补充创建.
3、ERP上线后视图信息维护错误。
系统上线初期经常会遇到物料评估类维护错误的问题。如果将物料主数据的评估类维护错误，就会导致在财务上入成本的科目错误。
解决办法：实际维护中严格按照维护组与评估类对照表做维护。若出现错误若修改必须要满足两个条件，库存量为零和无未清采购订单。
（二）、公司相关人员对ERP系统的适应问题
1）对变革的接受：需求部门要接受ERP项目实施所带来的变革、适应传统操作模式到ERP系统操作模式的转变，可能存在一定的抵触排斥情绪。
2）人力资源的补充：有些需求提报部门的录入工作量会比较大，现有人力资源配臵不能满足。
（三）、今后改进计划
根据目前ERP系统库存管理模块中出现的具体问题，提出以下几点改进计划：
1）加强对关键用户ERP基础培训。 2）搭建物资主数据收集工作。 3）调研业务需求，提高业务知识。
