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对图书馆办公室工作的认识
作者：张桂香
来源：《职业·下旬》2012年第07期
学校图书馆办公室担负着对全馆工作的组织、协调、管理等任务，是馆长的参谋和助手，是图书馆对外联系的窗口。图书馆办公室的工作既有计划统计、文秘、经费管理、设备管理、办公用品管理、来访接待等工作，又有计算机、通信和信息技术的应用。图书馆的职能增添新的内容,其服务方式、服务手段也会出现内容增加和延伸。图书馆办公室在网络环境下工作，其一要在综合、协调、运转、服务上发挥更大功能；其二要在促进图书馆业务上发挥更大作用；其三要提高办公效率。随着网络化现代图书馆的发展，如何适应新形势，充分发挥高校图书馆办公室的作用需要我们不断地探索。
一、要有合适的工作人员
做好办公室工作关键在人，办公室工作人员的思想修养、待人接物方式、处理问题态度、办事效率及工作作风等，都直接体现为图书馆的形象。这就要求办公室人员要尽职尽责，有奉献精神，具有一定的文化修养并且处事大方得体，办事周到细致，在事务繁杂的工作环境中态度耐心、语言适当、心平气和地去工作。且要有较高的素质，熟悉图书馆业务，勤于学习，懂得现代技术，善于开拓，建立良好的办公氛围，工作人员之间既明确分工又互助合作。另外，办公室的工作要争得领导和各岗位的支持，分析处理问题，要做到位但不能超越权限，与领导的思路及意图相一致。
二、要有良好的工作环境
办公室工作起着协调上下、联系内外的重要作用，主要工作方式是信息沟通，通过信息沟通为本单位营造一个良好的工作环境。办公室的信息沟通是协助领导实施决策的基本手段，协助馆领导正确决策。办公室通过信息沟通将馆领导的决策通报给全体工作人员，使各项决策变成具体行动；通过与学校各职能部门沟通，取得各方的支持和理解；通过与外校图书馆的信息沟通，取长补短；通过学术交流会、座谈会等沟通感情，不断提高学术水平和业务能力。办公室人员用诚心诚意、开诚布公的态度进行全面的信息沟通，才能使各项工作得以顺利完成。
三、要有创新意识
学校在发展，图书馆也在发展，新情况、新问题不断出现。这就要求我们改变旧的思想、观念态度及方法，不断创新，要创造性地完成工作。在具体工作中还表现为一种超前行为。工作有没有主动性，有没有超前意识，效果会截然不同。例如，图书馆办公室根据采购图书计划及时与采编部门沟通，为新书加工准备足量的磁条、书标、条形码、胶带、光盘盒图书加工用品。新采购图书到馆后，如果是外加工的要及时验收上架，需要内加工的图书要抓紧时间加
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工。图书馆办公室要做好服务工作，图书馆所需图书配套用品繁杂，图书馆办公室人员平时要做有心人。办公室工作头绪多，要养成有序、规范的工作作风，确保工作局面忙而不乱。
四、明确办公室人员的职责，构建和谐组织
明确办公室人员的职责，图书馆办公室是馆领导的参谋和助手，是馆长指挥全馆运作，推动各业务部门搞好工作的重要环节。办公室工作人员职责的规范是图书馆对办公室工作人员的权利、义务行为模式的规定和要求，即规定办公室工作人员能做什么、不能做什么。因此，办公室人员应当摆正自己的位置，明确自己的权利和义务。办公室人员工作职责的评价是图书馆和读者对办公室人员完成工作效果的评价，影响工作职责效果的所有因素都可成为被评价对象，如办公室人员的具体行为方式、生活作风、思想水平、道德水准、礼仪等等。
1.办公室工作人员的参谋职能
办公室工作人员的参谋职能就是给图书馆领导当好参谋和助手，出主意，提建议，拟方案，并协助处理全馆日常事务。因此，在具体工作中，馆办人员要经常深入各业务部门，围绕馆领导的决策进行深入、细致的调查研究，广泛收集和反馈信息，积极主动地发挥参谋和助手作用，提出自己的意见和方案供领导参考。
2.办公室工作人员的协调职能
办公室工作人员必备的素质是综合协调能力。首先，办公室工作人员应协调好馆领导与工作人员之间的关系，建立良好的上下级关系，才能形成良好的团队精神。其次，办公室工作人员应协调好本部门工作人员之间的关系，使本部门实现一体化与和谐化。再次，协调好全馆工作人员之间的关系，增强向心力和凝聚力，保证全馆工作的顺利进行。
五、现代化网络手段是保障
为了适应现代化图书馆的需要，图书馆办公室应强化职能。合理计划，实现图书馆低耗高效管理是很有必要的。图书馆自动化系统具有数据统计、分析等功能，可以全面、及时地反映并监督图书馆的一切工作情况，提供准确而丰富的数据资料，供领导进行决策时参考，从而提高管理的效率和质量。办公室工作人员应从自身做起，为领导当好参谋和助手，为各部门的工作提供高质量的服务。
