关于公司合同档案的管理规定
目的：为进一步加强合同档案的管理工作，提高合同档案管理水平，逐步实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
范围：本制度的管辖范围包括但不限于公司与合作单位签订的技术合同、协议，大宗、高价值物资采购合同，固定资产采购合同，基建项目合同，租赁合同等，以及与上述合同签订相关的会议纪要、备忘录、传真、邮件等业务资料。
内容：
一、合同文本草拟：
重大商务合同应由公司草拟合同范本，并经公司法律顾问确认后，方可进入议定程序。 涉及我方欠缺的专业知识的合同或协议，可以由对方提供合同草案，由公司制定专人进行修改，再经公司法律顾问确认后，方可进入议定程序。
二、合同协议议定：
合同的议定，原则上至少由公司总经理或董事会授权2人以上参加。持总经理签字或董事长签字的《合同签订授权书》的主议定人方可代表公司在合同上签字，并办理合同印鉴使用手续。副议定人一般作为合同审核人，会签待签订的合同协议。
合同议定达成共识后，由主议定人填写《合同审批表》，附上合同或协议副本，有审核人会签，连同《合同签字授权书》一起，报合同章管理员盖公司合同专用章。
合同金额超过5万元人民币，或年度采购金额累计超过5万元人民币的，须报总经理批准后，方可签订。
重大的基建合同、合同标的100万元人民币以上的采购合同、技术协议，需报经董事会审批后，方可签订。
三、合同档案归档：
合同签订后一周内，议定人需要将全部合同协议正本、连同与合同议定相关的会议纪要、备忘、传真、邮件的原件或打印件整理完毕，一并交合同管理部门，并登记《合同档案登记管理台账》。
合同履行过程中合同双方之间对于所有有关合同内容的意思表达信件、催告函件等原则上也应由双方代表签字确认，并按照主合同编号为序，随时产生过、随时进行存档。 原则上，议定人可以保留上述文档的复印件备用。当议定人（业务员）离职时，作为工作交接的要件，必须将个人保管的合同档案副本全部移交。
四、合同台账的登记、保存：
合同文档管理可以以年代结合项目性质进行分类编号。
年代- 项目性质- 档案类型 - 序号。
2012 – （基建/采购/技术/人事/质量） – （合同/协议/会议纪要/备忘/传真/邮件） – 0
1五、合同档案保存年限：
如果仅涉及中国大陆地区的业务，从业务结束之日起至少保存三年。如果涉及跨国业务，则保存期限应当延长至五到六七年。
六、合同档案的调阅：
合同档案已经存档，原则上不外借，只可以调阅或复印。
若需调阅合同，需按照公司文件管理制度，报经公司领导审批后，方可调阅。 已归档的合同档案属于公司AAA级保密信息，参照公司《保密规定》执行。
七、管理责任划分
合同档案交付存档前由主议定人负责管理，交付后，由管理人员负责管理。
八、其他：
本规定自下达之日起实施。
附件：
《合同签订授权书》
《合同审批单》
《合同档案登记管理台账》
