文秘工作基础知识浅谈（培训讲义）
梁树尧
（二00九年四月八日）
序 言
人类在创造了文字的同时，就开始用文字（书面语言）进行交流，用书面语言来记录事件、发表议论、抒发情怀。随着时代的不断进步和人类的探索和总结，逐步形成了几种相对固定的书面语言表达方法，即记叙、议论、说明、和抒情（描写），古今中外的所有用文字记录的文体都离不开这几种基本表达方法。在我国，无论是古代的先秦文学如诸子散文、诗经、楚辞，还是唐诗、宋词、元曲、明清小说或其他文化现象中的各种文体，也无论是近代还是现代文化现象中的各种文体，都离不开以上几种表达方法。当然，并非所有的文体都用这几种方法，在文秘工作中占重要部分的公文，就只是多用记叙、说明和议论，甚至连议论也用得很少，抒情和描写两种方法几乎不用。在这渊远流长、博大精深的文化领域中，虽然文秘涉及的范围很广：党政机关、军队、企事业单位、人民团体等凡是有人群的地方都无处不在，但它仅仅是沧海一粟。而就是这小小的一席之地，在人们的书面语言交流中起着举足轻重的作用。我们在座的都是从事企业管理的，虽不是专职文秘工作人员，但所做的工作中，有相当一部分涉及文秘工作，因此学习和探讨文秘工作十分必要。我今天讲的，有的教科书上有，有的教科书上没有，是根据本人从事多年文字和新闻工作积累的点滴经验，并且，也是从本公司常用的、最基本的文秘工作出发，注重于实用性和可操作性。因时间仓促，准备不充分，如有谬误，以教科书为准。
1 第一章 企业文秘工作的重要意义和作用
在一个企业中，文秘工作具有十分重要的作用，相关政策法规的宣传贯彻、老总的指令、公司的决策、企业的理念、员工的声音，规章制度、信息传递、社交关系、沟通联络等等，都会在文秘工作中体现出来。换句话说，企业文秘工作对内，在一定程度上可证明企业的实力，尤其是体现企业的文化底蕴，规范化运作程度；对外，可以扩大企业知名度，展示企业形象。为什么这样说呢？以文秘工作中最基本的部分——公文为例，一份好的公文，对受文单位来说影响重大，如果是质量较高的报告或请示类上行公文，可引起上级的高度重视，如果是通知、规定之内的下行公文，可发挥较好的指导监督作用；如果是公函、倡议、挑战书之类的平行公文，受文者一定不会等闲视之，而会慎重对待。当然，好的公文不仅是内容，形式也很重要。形式即格式，一般说来，公文的格式是相对固定的，如果我们的公文格式不规范，内容再好也会影响到受文单位或个人的接受程度，最起码第一印象就不好，一是认为发文单位不正规，其二是认为不严肃，对受文单位不尊重，特别是上行文，有些一看就不规范的公文，也许上级领导连看都不会看，或者看一眼就扔在垃圾桶里了。谁还愿为你解决问题和矛盾？由此可见，企业文秘工作对于企业的发展和壮大息息相关。
文秘工作范围较广，包括公文写作、公文处理、档案管理等等。这里的学问很深，大学里有专门的学科，我们没有时间和精力、也没有必要去深究，从我们的工作实际出发，只肤浅地探讨一下我们平时所涉及的文秘工作。
2 第二章 本公司常见公文的分类
1、从表现形式分：
① 行政性公文：决定、通知、通报、公告、通告、报告、请示、公函、总结、会议纪要、计划、大事记。
② 适用性公文：制度、办法、规程、细则、规定、规划、守则、工作要点、简报、调查报告、会议方案。
③ 会议公文：提案、会议记录、会议简报、会议记要、经验介绍、讲话稿、总结。
④ 社交文书：介绍信、公开信、证明信、表扬信、贺信、慰问信、倡议、决心书、保证书、挑战（应战）书。
⑤ 民事文书：便条、留言条、请假条、借条、欠条、收条。 ⑥ 商务文书：协议、合同、广告、申请书、招标书、投标书。 ⑦ 其他类：海报、温馨提示、告示、启示。
2、从公文来源分： 收文和发文。
3、从行文方向分：
上行文、平行文、下行文。
4、从发送和处理时间分： 特急、急件、平。
5、从机密程度分：
绝密、机密、秘密、普通。
公文都具有特定的、统一的格式，行文规范严谨。
3 第三章 公文的格式。
1、标题完整。
2、受文单位明确（标题下空一行顶格写）。
3、正文规范（开头、主体、结尾）。
4、主题词（公文中的关键词、中间隔字，不用标点）。
5、附件。
6、落款和日期。有版头（标题上有单位的，只写时间，加公章，无版头的写明发文单位）。
第四章 本公司几种常见公文及其写作
一、报告
1、报告的定义及其特点：
报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问的上行公文。
从性质和内容上分可分为以下5类：
（1）工作报告：汇报例行日常工作和专项工作两种。
（2）情况报告：汇报工作中发出或发现的某种情况或现象问题。 （3）建议报告：侧重于对今后工作的意见和建议，与请示接近，供上级参考，上级可答复也可不答复。
（4）答复报告：回答上级的询问，必须有针对性，不能答非所问。 ⑮ 物资申购报告必须写明：物资名称、数量、单位、规格、型号和期限等（特殊设备还需写明产地）。
2、报告的基本写法：
报告由标题、主送单位、正文、落款和日期构成。 （1） 标题：通常只写事由和文种，有的可加“紧急”字样。 （2） 主送单位：在标题下第一行顶格写受文单位或对象。 （3） 正文：一般由三部分组成，即报告目的、报告内容和结尾。 （4） 落款和日期（签章）。
二、请示
1、请示的定义及其特点：
请示是下级向上级请示某项工作、某个问题，请求批准某个事项的上行公文（带请求性）。
2、请示的基本写法：
（1） 标题：应写明请示事项和文种（不能用请示报告）。 （2） 正文：包括三个部分： a、请示原由。 b、请示事项。
c、结束语。一般用“当否，请批示”、“妥否，请批示”、“以上请示，请予审批”等，要谦和得体，不宜使用请“从速批复”、“尽快解决”、“以解燃眉之急”等等字样。 （3） 突出请示的重点。
a、把主要精力用在“怎么说”上面，而不应放在“说什么”，也就是技巧问题。同一个请示内容，有的得到批复，有的很快得到了批准，关键是技巧问题。而技巧集中体现在对请示原因的陈述中，不要光从本单位考虑，而要放在上级的角度，从全局立场去考虑，用上级的道理去说服上级。
5 如何挑选和陈述理由是一份请示的关键。 （4） 坚持“一文一事”的原则。
一份请示中，只能写明一个请求批准事项，不能把多个请示事项列于一份请示中。
例：关于XX小区给予XX同志的加薪的请示。
注意：报告和请示的标题必须写明事由而不能光写文体。 报告一般不一定回复，而请示一般都应回复。
三、公函。
1、公函的定义及其特点：
公函是平行单位之间或不相隶属的单位之间商洽和联系工作、询问和解答问题时所使用的一种文体，属平行公文，一般不具有指令性，但有时上下级之间也采用“函”的形式联系工作，比如“指导函”、“询问函”等等，这种函就带有指令性。
“函”的使用范围十分广泛，凡是不便使用其他公文文体联系工作的，都可能用函，它简便、简短、自由、灵活、不受一般公文的严格规定，可不编文号，可不用文头。
2、函的种类和写法。
⑪、商洽性函：商洽原因 商洽事项 ⑫、询问性函：询问原因 询问内容 ⑬、答复性函：告辞情况 答复意见 ⑭、委托性函：委托原因 委托内容
⑮、告知性函：与答复性函有些相似，区别在于，答复性函是答复对方询问的问题，而告知性函则是告知对方代办或代查事项的情况。告知原因，
6 告知事项。
无论哪类函，都必须注意两点：
第一、一函一事，中心突出，有的放矢，及时准确。 第
二、直述原由，行文简洁，语言明快、措辞得体。
四、通知
1、通知的定义及特点。
通知是机关或单位向特定的受文对象告知有关事项的晓喻性公文。具有以下特点：
⑪、运用范围广泛，在所有的公文中，通知应用范围最广泛，上至高层单位、下至基层单位，大到国家重大事件，小到一个小单位的一般事项，都可用通知行文。
⑫、文体功用的晓喻性
有所告晓，有所要求，“晓”和“喻”。 ⑬、知照事项的时间性。
在所有的公文中，通知的时间性最强，即使是规定性通知，也不象其他规范性公文那样有较长的时效性。
例：停水通知、、、、、、、（原因、事项、时间、要求„„） 2通知的写法：
标题：主送单位（个人）、正文、落款、日期。
a、标题：由事由和文种组成。 b、主送单位，标题下第一行顶格写。 c、正文：由原由、事项、要求三部分组成。 d、落款和时间（右下方）。
7 通知属下行文，不宜向上级或同级或不相隶属单位发通知。
五、通告（公告） ① 通告与公告的区别：
通告的发布者通常是国家机关中的业务（职能）部门，也可以是基层企事业单位、人民团体。行文关系可以是平行文，也可以是下行文。 公告的发布者一般是国家立法机关或行政领导机关，具有较强的权威性，有的还有强制性。公告的受文者十分广泛而笼统，行文关系又十分明确，原则上可称为下行文。
从以上情况看，我们企业来说，通常不用公告而只用通告这种文体。 ② 通告的写法：
通告一般由标题、正文、落款和日期构成。
a、标题有三种写法：一是由发文（单位）、事由和文种三部分组成，二是由事由和文种组成，三是直接标出文种。
例： XXX关于XXXXX的通告；关于XXXXXX的通告；通 告。 b、通告的正文：由通告缘由、通告事项、通告要求三部分组成。缘由指目的意义，后写“特作如下通告”或“通告如下”引起下文。通告事项要写明让一定范围内群从遵守或周知的事项，一般可用条列项来写，有的结尾还写执行的时间、范围和有效期，或者提出希望和号召。
六、制度
制度的分类很多，按内容分有工作、学习、管理等，按范围有国家、单位、个人等，按时间分有长期、短期等。我们在这里讨论的只是适用于本公司的制度，即工作岗位责任制度，这种制度是把责任和制度结合在一起的，是责、权、利在一个岗位上的有机结合，可使员工责任明确、具体，增强责
8 任感。
例如：秩序维护队门岗制度、工程维修值班制度等等。 ① 制度的特点：
a、规定性：限定员工可以做什么，不可以做什么。 b、程序性：要求员工必须按一定程序和规则操作。 ② 制度的写法：
a、标题：由发文单位、事由、文种和类别（制度）三部分组成。 b、正文：分三个部分：
写明发制度的缘由； 写明各种具体条文 ； 写明实施范围、生效日期和解释权等等。
要求：文字必须简洁易懂，具体准确，切忌重复和废话。标题下写明时间，加括号。
七、规定
规定的使用范围较广，党政机关、社会团体、企事业单位均可使用。凡是需要规范人们的行为，要求有关人员遵守和执行的事情，都可以用规定行文。
① 规定的基本格式由标题、发文单位及日期、正文三部分组成。
a、标题：由发文单位，事由和文种组成。
例：XXX小区（发文单位）客户中心档案管理（事由）规定（文种）。 b、正文：由开头、主体和结语组成。
开头写制定规定的原因，并以“特作制定如下规定”、“特作如下规定”等语承上启下。
主体部分写明规定的具体内容，一般是分条行文。
9 结语部分写实施说明。
例：本规定自X年X月X日生效、本规定自X年X月X日执行。
八、守则
守则是面对全体人员公布的一种应自觉遵守的道德规范和行为准则，此外，还可以是具体操作规范，如《配电房操作守则》、《员工守则》之类就是规范本行业的守则。
守则一般由标题、正文、署名和日期三部分组成。
① 标题： 由执行守则的对象加文种组成，如《员工守则》； ② 正文：将有关的要求（包括应该做的和不应该做的）内容以条为序依次写明。
③ 署名和日期，一般写在正文右下方，也可写在标题之下，外加括号。 因守则是员工自我教育的一种方式，所以一般应通过群众酝酿讨论。 要求：条文应明确，具体通俗，不可多也不可长，以便记忆和检查。
九、计划（规划）
1、计划与规划的区别
① 从内容上看，计划比较单一具体；规划比较全面、原则。 ② 从时间上看，计划期限较短，时限要求严格；规划期限较长，时限要求不严格。
③ 从性质上看，计划是定任务、时间的，限时完成，有较强的约束性；规划是定方向和远景的，富有理想性和鼓动性。
举例：a、公司二00八——二0一0发展规划； b、公司二00九发展和计划
2、计划的写法，与规划的写法基本一致。
10 ① 标题：由制订单位、内容和文种构成；
② 正文：包括现实情况分析，要达到的目的，采取的对策和措施等三个部分。
③ 结尾：在正文的右下方写制定计划的日期，日期也可以写在标题的下方。
十、会议记录
会议记录是比较常用的文种。公司要求：公司和项目上召开的各种会议都要有会议记录。
1、会议记录的特点：会议记录是一种配合会议的召开而使用的文书，是记录会议的组织情况，议程、内容等基本情况而形成的书面材料，是传达贯彻执行会议精神的重要依据，会议形成的会议纪要等重要文件，一般都要依会议记录为蓝本。
会议记录一般分为摘要式记录和详细记录两种，但详细记录只是相对而言，并非是有言必录。
2、怎样写会议记录？
会议记录通常采用专用稿纸，无专用稿纸的也要如同专用稿纸一样，写明会议的基本情况，即：会议名称、时间、地点、出席人数（人数较少时可直接记下出席人的姓名或由出席人签名）、缺席人数、列席人数、主持人、记录人。
记录内容：包括会议议题，讨论过程，会议发言或讲话的重点，作出的决定等等。会议结束时，应另起一行写“散会”、“完”或“结束”等字样作为标示。
11 十
一、会议纪要
1、会议记要的特点：
会议记要是根据宗旨、议程、文件、记录、用精练、准确、鲜明的语言，把重要内容加以概括的文章。而会议记录只是一种书面材料。
2、怎样写会议纪要？
① 标题：多采用引题，正题和副题组成，也可只有正题。 例：同心同德 共谋发展（引题）。
着力打造XX小区物业品牌 为创建和谐社区而奋斗（正题）。 XX物业公司与业主代表座谈会纪要（副题）。 ② 正文：采用三层意思表述；
a、会议召开的时间、地点、参会人员、主持人，主要认识及情况说明。 b、会议召开讨论的重要问题和参会者的重要发言，要具体、深刻、真实。
c、结尾，对整个会议作结论、总结，也可意尽言止。
十二、总结
1、总结的定义
当做了一个阶段的工作或者完成了某项任务后，进行回顾、检查和研究，找出经验教训，并把它条理化，写出带规律性的书面材料，叫做总结。
2、总结的作用
① 积累经验、提高认识、改进工作。
② 鼓舞教育群众（员工）、调动群众的积极性。 ③ 交流信息、汇报工作、提供经验。 ④ 加强科学管理、提高管理者的素质。
3、总结的种类
① 按内容分：综合性总结和专题性总结，结合性总结也叫全面总结，专题性总结也叫经验总结。
② 按时限分：可分为全过程总结和阶段性总结。 ③ 按功用分：可分为汇报工作的总结和推广以验的总结。 ④ 按范围分：可分为单位总结和个人总结。
4、总结的写法
总结的写法不拘一格，常见的有条文式、小标题式和普通式三种。 ① 条文式：将总结的内容按性质和主次轻重逐条排列，行文简要，眉目清楚。
② 小标题式：正文部分按逻辑关系，分为几个小标题，逐层深入地进行总结。这种写法条理清楚，一目了然。
③ 全文贯通式：前后贯通，可以不列条款，不分章节，按时间或事物发展顺序，全文贯通，一气呵成。
总结一段由标题、正文、署名和日期三个部分组成。 ① 标题：
由总结的单位和总结的内容组成，通过标题给读者以鲜明的印象。 例：《成都市永和金典物业有限公司（总结单位）二00八年工作（总结内容）总结（文种）》，总结的标题不同于其他文体，一定要标明时间和内容，有的虽然没有标明总结字样，但内容体现出总结的性质。
例：《继往开来„„》
② 正文：这是总结的中心部分，一般有以下几个方面的内容。 a、基本情况概述。简略地记述所要总结内容的基本情况，必要时还要
13 介绍背景。
b、主要成绩和经验。这是全文的主要内容和重点，也是总结的目的所在，要对成绩和经验进行细致的分析，并把感性认识上升到理性认识的高度，从中找出带规律性的东西，这一部分要写得详实、具体，观点鲜明，重点突出，条理分明。
c、存在的问题和教训。在总结成绩、经验的基础上，找出工作中的差距，对存在的问题和差距作认真的分析,找出原因,以期达到吸取教训、改进工作之目的。
d、今后的努力方向。经过总结经验教训，明确任务和方向，提出今后的打算。
③ 署名和日期：一般在正文的右下方写明总结的单位和年月日，也可以在标题下面署名。这是写总结不可缺少的部分。因为署名和日期是当事者在某一个历史阶段工作的标记，是今后开展工作的重要依据，千万不可忽视。
十三、决心书（保证书）
1、决心书（保证书）是个人、单位为响应上级的号召开展工作、完成任务而提出的保证做好工作、完成任务的决心的一种应用文体。
2、写法如下：
① 标题：在第一行写“决心书”或“保证书”字样，字体大些。 ② 称呼：在标题下空两行顶格写接受决心和保证的上级单位或领导的名称，可以“尊敬的”、“敬爱的”等修饰词，后加冒号。
③ 正文：称呼后下一行空两格起行文。正文是决心书或保证书的主体，保证有几条，决心有几点，最好分行写开，以便条目清楚。
④ 结语可以写“请予批准”或“此致敬礼”等，也可不写。
14 ⑤ 署名和日期，在结语后右下方写署名，如果是多人，最好是人人签名。如果是单位，写上名称后还要加盖公章，署名下方写日期。
另外，与本公司有关的还有：协议、合同、倡议、投标书、挑战（应战）书、调解书及诉讼类文书等等，因为时间有限，以后有机会再共同学习探讨。
第五章 本公司常见公文中存在的问题
一、内容
1、标题成分残缺。
2、正文（主体）言之无物。
3、语言表达不清楚 。
4、措辞不严谨。
5、语句不通顺。
6、其他语法方面的错误。 举例：（以上各举一至二例，略）
二、格式
1、标题（阐述）
2、字号（阐述）
3、页边距（阐述）
4、行距（阐述）
5、封面（阐述）
6、落款和日期阐述）。
举例：（以上各举一至二例，略）
第六章 公文的格式要求
一、字号
1、通常情况下，正式文稿一般都用4号字，特殊情况下可用小四或五
15 号，五号以下的字在正式文稿中一般不用。小三号以上在正文中也一般不用，只适应于标题或小标题，但在一些特殊情况下可用，比如：需张贴的通知、告示之类，重要的还需加大字号或进行放大等特殊处理。
2、在什么情况下可用小四或五号呢？ ① 文本一页多一点需调为一页的。 ② 根据受文对象的需要和便于传阅、印发的。 ③ 需要对正文作注释的。
3、小标题一般要加粗或增大0.5—1个字号。
二、字距和行距
1、字距一般都是电脑设置固定的，不需调整，行距需要根据文稿的要求进行调整。
2、四号字的行距一般为30-35磅，小四号为25—30磅，五号字为20-25磅）。行距过宽一是不美观规范，二是浪费成本；行距过窄：一是不美观规范，二是阅读吃力，容易出错（举例）。
三、页边距
： 指上、下、左、右的边距，一般不得少于22mm，不得多于26mm。边距过宽，一是不美观规范，二是浪费成本；边距过窄，不仅影响美观、不规范，而且无法装订（举例）。
四、重点标示
文稿中需要标注的重点部分（包括字、词、句、段），可用以下几种方法表示：
1、字体加粗，字号不变。
2、字号加大（0.5—1）。
3、字下加点（标准着重号）。
4、字句下划横线。
注意：一份文稿中，切忌同时使用两种或两种以上的标示，一是影响页面美观，二是对受文者的不尊重，同时标示的地方不宜过多，那样相反显示不出重点。
五、文稿打印
本着节约，严谨的原则，一般情况下，两页以上的文稿都需双面打印（封面除外），两页以上的重要文稿如文件、协议、合同、标书、公函等必须双面打印。其理由是：
① 节约成本。 ② 体现行文严谨。
③ 在一定程度上防止掺假、增删、篡改和伪造等。
第七章 公文的校对和审查
1、一份公文拟好初稿后，必须进行认真校对，再送领导审阅、修改。然后再校对定稿。
2、修改、校对的内容：
① 观点是否明确。② 立意是否正确。③ 表述是否准确。④ 逻辑是否严谨。⑤ 措词是否得体。⑥ 层次是否清楚。⑦ 语句是否通顺。⑧ 标点是否正确。⑨ 有无错别字。⑩ 语法、句法有无明显错误。⑾ 格式是否规范等。
3、公文形成的一般流程：领导授权—拟稿—修改—校对—领导审阅—
17 再修改—再校对—打印—再校对—署名（签章）。
第八章 公文的装订和印发
1、凡两页以上（包括2页）的文稿都需装订。
2、装订的原则：准确、整齐、美观、大方、得体。
3、未正式定稿的公文只需在左上角成对角线处装订一颗钉即可。已正式定稿的公文，将第一页左边折回20mm—22mm，成一直线，沿直线上下各订钉一颗，距上、下边45mm左右，钉要钉直。
1、一般用A4的纸张印发。
2、抄报、抄送、下发和存档。 ① 抄报：上级部门、单位或相关领导。 ② 抄送：同级单位、部门或相关人员。 ③ 下发：下级单位或相关人员。 ④ 存档：本级。
第九章 公文的建卷归档
公司保职能部门、各项目的所有公文都必须分类建卷归档，根据公司实际情况，大致按以下类别建卷。
一、公司本级
1、收文类
（1）上级（政府、主管部门的规章、制度、指导函、通知等）。 （2）同级（同行业对等公司，开发企业、招标书、公函、协议、合同
18 等）。
（3）下级（物业服务中心、职能部门的报告、请示、计划、总结、申请、情况说明等）。
2、发文类
（1）、上行文（地方政府、主管部门的请示、报告、情况说明等）。 （2）、平行文（同行业、相关单位的公司、投标书、协议、合同等）。 （3）、下行文（物业服务中心的各类文件，规章制度、简报、表扬、通知等等）。
二、物业服务中心
1、收文类
（1）上级（公司、地方政府、主管部门、职能部门、居委会的通知、公函等）。
（2）同级（业委会、治保会、老龄协会等相关单位的公函、通知等） （3）下级（普通员工的工作计划、决心书、保证书、心得体会、辞职报告等）。
2、发文类
（1）上级（公司、地方政府、主管部门、职能部门、居委会的通知、公函等）。
（2）同级（业委会、治保会、老龄协会等相关单位的公函、通知等）。 （3）下级（客服中心办公室、秩序维护队、工程班、保洁班部门岗位职责、规章制度等等）。
2、详细建卷
无论是公司和物业服务中心的公文，除以上两大类别，还应按不同文
19 种详细分类建卷。
： ① 按通知、通告、会议记录、规章制度、文件、简报、公函、请示、总结、计划等建卷。
② 按职能部门分管的工作职责分类建卷。 如：财务部大体可分规章制度类（包括各种制度）
账务类（包括会计账、出纳账、明细账、分类帐、现金日记账、日报表、月报表、支出票据、收入票据等等）。
再如：人力资源部门应分为：员工档案、员工培训、人员编制、工资架构、劳动合同、奖励惩罚、人才招聘、人才储备等等。
③ 物业服务中心的档案分类更为详细。
按部门分，客户中心除了上及下达的各种文件及其他资料归类存档外，还应有：
（1）业主基础资料；（2）项目基本情况（包括文字、工程图纸、各类表格等）；（3）业主投诉记录；（4）回访记录；（5）事故处理记录；（6）重大事件记录；（7）各种会议记录；（8）工作总结；（9）规章制度；（10）岗位职责；（11）人员编制；(12)员工进出；（13）工程报修记录；⒁大中修记录；⒂ 派工单；⒃ 水电表读数记录；⒄ 秩序维护队交接班记录；⒅ 车辆档案；⒆ 设施设备登记；⒇ 消防设施安全检查记录；还有收费单据及明细账、各类合同及协议等等。
④ 以上公文都必须规范，用统一的档案盒存放，档案夹上贴上醒目的、统一规格的标签、注明年度并编号。
⑤ 每卷档案的首页注明档案目录，以便随时找到所需资料。 ⑥ 档案必须由专人管理，任何人要查阅，借用资料必须打条立据，定
20 时归还。重要资料需由本单位负责人批准后方可查阅和借用。
⑦ 档案盒外表必须保证整洁、美观，内容必须完整、详实，如应人为原因造成档案资料的损坏或丢失，由保管人承担一切后果。
⑧ 单位负责人要定期不定期地对本单位的档案进行检查、监督和指导。
作业题（100分）
1、谈谈文秘工作在企业管理中的意义和作用（20分）。
2、请按照常用公文的规范格式写一个通知（20分）、一份通告（20分）、一份报告（20分）、一份请示（20分）。内容自定。
3、四月十七日前将以上作业交公司办公室参加评比。
（完）
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