国家职业资格二级秘书业绩评估材料档案管理模式
重庆长江水运股份有限公司
关于档案管理模式的报告
公司：
公司上市后，因兼并重组四川省轮船公司、重庆纺织品批发公司、重庆船厂三家传统国有企业，公司档案管理工作面临制度不健全、机构设置不合理、设备老化、设施短缺等不利局面，档案管理及有效利用工作严重滞后，影响了公司的生产经营，阻碍了公司发展的步伐。为适应公司发展规划，使档案管理工作更好地为生产经营服务，现将公司档案管理模式报告如下：
一、公司基本情况
公司成立于1948年，1993年改制为股份有限公司，2001年获准公开发行股票上市，是全国内河客、货运及旅游运输首家上市公司，总资产140000万元，净资产57000万元，员工3000多人，下辖10家控股子公司和4家参股子公司，旗下拥有由10艘“长江观光”系列游船组成的长江三峡旅游大型一流船队，是重庆市水上客运旅游运输骨干企业。
二、公司档案管理工作现状
公司从1948年成立伊始，即建立了文书档案室，1989年设置了档案室，1993年起至今连年被四川省、重庆市档案局评为档案管理省级先进单位。目前共有库藏档案11694卷，其中文书
1档案1073卷、科技档案125卷、会计档案8339卷、干部职工档案2000卷、声像档案47卷、荣誉档案110卷。
公司档案机构设置为分立型档案工作机构。党、团、行政设有文书档案室，设备、科技部设有科技档案室，计财部设有会计档案室，人力资源部设有人事档案室，由各个部门分管副总经理直接领导。
三、档案管理模式的设置
目前，公司分立型档案工作机构，存在着公司内部设置了若干个不相统属、各司其职的档案室，各档案室的领导关系各不相同，缺乏业务上的联系，且档案工作内容单一，涉及的档案类型不多，利用率不高等缺点。随着企业的不断壮大，分立型档案工作机构已不能适应公司发展及档案工作的需要，暴露出档案材料归属不清，难以提供综合性信息，查找不方便，不便于统筹管理，管理成本高等问题。
为解决目前档案管理存在的储多问题，公司拟设置综合型档案工作机构，将公司的全部档案统一归口负责管理。
（一）综合型档案工作机构有利于组织机构的稳定。实行档案综合管理后，有的档案室成了内部直属单位，其稳定性增强，受内部机构改革的冲击减弱，在一定程度上保证了档案工作的持续、稳定、健康发展，对外联系更加便利、有效、密切。
（二）综合型档案工作机构有利于档案工作职能的稳定发挥。实行档案综合管理后，综合档案室归口统一管理公司档案工
作的所有事务，其业务管理和行政管理双重职能的行使及相关的编制、经费等问题得到落实。
（三）综合型档案工作机构有利于档案工作所需人力、物力、财力的保障。实行档案统一管理后，档案工作所需的人力、物力、财力可以得到进一步的保证，节约管理成本。
（四）综合型档案工作机构有利于档案工作业务的开展。实行档案综合管理后，统一了各类档案的业务管理制度和要求，使管理更规范，保管更安全，查找更便捷，利用更有效。
四、档案管理机构的设置
设立综合档案室，配备具有档案管理专业职称、业务素质较好的工作人员3名，由分管办公室工作的副总经理直接领导，办公室主任负责日常管理事务。
五、档案管理方法
（一）建立健全档案管理制度。针对公司兼并三家国有传统企业给档案管理工作带来的结构复杂、涉及面广、管理难度大等现状，根据国家《档案法》的要求，按照集中统一管理原则，结合公司实际，制定《公司档案管理办法》、《档案归档制度》、《档案借阅制度》、《档案保管制度》、《档案鉴定工作制度》、《档案保密制度》、《档案人员岗位责任制》，对档案管理制度进行修订和完善，以适应企业改革和公司经营体制的发展要求，从而使档案管理工作逐步走上制度化、标准化、规范化的轨道。
（二）增添设备设施，实现自动化管理。随着现代信息技术
的高速发展对档案管理工作提出了更新、更高的要求，公司的档案管理硬件设施已不能满足当今信息发展的需要。因此，档案管理工作需增添计算机、打印机、档案管理专业软件、专用库房、空调、档案专用柜等设施设备，组织档案人员参加业务培训，订阅专业档案书籍、报刊，适应新时期档案管理工作的要求，切实保证公司电子政务、办公自动化工作的顺利进行。
（三）随着公司经营体制的转变和改革的进一步深化，公司所属分公司、控股子公司及参股子公司日益增多，各分公司、控股子公司及参股子公司的档案管理工作与公司档案管理出现管理漏洞与冲突。公司制定分公司、控股子公司及参股子公司档案管理办法，要求各分公司、控、参股子公司必须配备专兼职档案人员，负责对本单位的综合档案进行收集、整理、归档，分别编制档案目录并报公司备案，同时，公司应加强对分公司、控、参股公司档案工作的指导、检查和监督，各分公司、控股公司的档案在本单位保管两年后交公司综合档案室，以保证公司档案的完整性、连续性。
六、档案管理模式的形成过程
2004年5月27日，公司分管理办公室副总经理黎明召集办公室主任、档案人员、文秘人员、各分公司、控、参股公司负责人在公司一会议室召开专门会议，对公目前的档案工作提出要求，并明确指出：随着企业改革的不断深入和公司规模的不断壮大，档案管理工作严重影响公司的发展，改进档案管理工作刻不
容缓。
会后，办公室根据会议精神，以《档案法》为准绳，以规范化、制度化、标准化为目的，以符合公司发展要求、保证档案完整、安全便于使用查阅、节约档案管理成本为原则，学习借鉴其他兄弟单位的档案管理先进方法，总结历史经验，召集各单位档案人员集思广益，拟定了《关于档案管理模式的报告》。
以上报告，请审阅。
二○○四年六月十日
