按：以下是某国际广告公司的个人效率管理文件汇编，其目的在于作好个人事务
管理，提高工作效率。对于我公司的现状及未来，乃至个人的修养，个人自我管理能力的提高，都将是一件幸事。
特印发给大家，以咨参考，指导工作。
个人效率管理
1、如何处理危机事件
目的：消除危机事件发生之可能
方法：A、先判别是不是危机事件
1．将危机事件及发生原因列表观察一个月
2．将相同原因造成的危机分类，例如：
因自己本身规划不当、协调有误或后续处理不当
员工或成员小组训练不足
沟通不佳
无法预期防范的因素
3．采取任何措施之前先考虑是否：
自己立即处理
指派他人处理
稍后处理
不必处理
4．建立一套处理危机微兆的模式以防杜危机
5．每天处理事情依照轻重缓急顺序，以使自己有从容的时间处理突发状况
6．全心专注处理十项工作中前二项最重要的工作
7．预留时间给突发状况
8．将截止日期、时间提早以便预留时间给未预期的偶发状况
9．危机事件过后，检讨发生之原因及未来如何预防
B．改善计划流程以便处理危机
1．制定杜绝危机计划并定期追踪以确保该计划之成效
2．比较实际花费时间与预计时间
3．在行事历上注明每一件可预期之事项
4．每天预留部份时间以例处理偶发事件
5．规划每件重要事项，并拟定进度表
6．追踪每个步骤所花的时间以供日后参考
7．仔细检查每个工作步骤是否有需要改进的地方
8．善用时间规划技巧以便有效管理时间
9．每天拨出一些时间做工作计划
2、如何应付工作优先次序突然变更
目的：在计划有所变更时，能按照预置之不理进度进行
方法：如何有效回应工作优先次序突然之变更：
1．通知所有由此而牵连的相关单位及人员
2．在进行其他工作前先完成重要项目
3．依重要、紧急及普通等原则将事情分类
4．依事情之重要性设定优先次序
5．接受他人请托前先评估该项事情的重要性及自己的工作量
6．告诉对方何时可完成或可协助那些部份
7．若无法帮忙时，适时且得体
8．了解自己的目标并列举三项优先原则
9．每天都尽全力做好每一件事
3、如何改善拖延习性
目的：消除拖延工作进度的藉口
方法：A、如何克服自己拖延的习惯
1． 认清那些事情因为自己太忙或者工作太复杂而想逃避
2． 过滤那些事情需花费自己很多时间来完成
3． 将自己大部份的精力集中于处理重要事情上
4． 优先处理重要事项
5． 学习如何分辨“重要”或“紧急”工作
6． 不要让琐碎不重要的事延误正事
7． 列出自己拖延的藉口：如休息或白日梦
8． 为每项工作设定合理时间表并严格遵守
9． 将不容易处理或琐碎的事情分为数个步骤处理
10． 每完成一件艰难工作后搞赏自己
11． 汲取他人处理事情的方式与经验
12． 了解自己的工作量及能力，如果无法做到，有技巧地婉拒他人的请
求，不要拖延
方法：B、如何杜绝下属的托延
1． 让属下了解我本身工作上优先次序，并且设定进度时间表
2． 教导属下如何设定目标
3． 想办法在我与属下间相互了解对方工作时间表
4． 利用书面流程报告以追踪工作进度
5． 要求属下如果有困难无法如期完成一定要事先告知
4、如何处理干扰状况
目的：有效控制外界的干扰
方法：A、如何应付“意外的访客”
1． 长话短说，并告知对方你有多少时间会客
2． 告临时访客稍后方便的时间再与之会唔
3． 训练自己在被打岔后能立即回到正题工作
4． 安排定期会议与部属或组员沟通及解决问题
5． 在开放式的工作区中避免大声呼唤他人，说话时亦请留心轻声细语，
以免干扰他人
方法：B、建立访客管理制度
1．设立一段“请勿打扰”时间，并告知所有相关人员及单位
2．每周安排定期会议与属下讨论或告知他们有哪些重要事情
3．鼓励员工自行解决问题，除了有必要求证答案，不要来找你
5、如何处理电话干扰
目的：将电话变成“节省时间”的利器
方法：A、控制“外拨”的电话
1．尽量将要用电话联络的事情安排在一天的某一或两个时段一起处理
2．通话前先预估要花多少时间
3．将每天所拨的电话通数及所花的时间记录下来，以评估时间的控制
4．尽量在一天中较安静的时段回电
方法：B、尽量节制通话时间
1．自我克制通话时间，勿怪罪他人
2．学习技巧地终止通话：如
在恰当时间开始将后续步骤做结论
直截了当告知对方必需挂断
3．将每天或每周通话时间记录下来，用以评估在电话上所花费的时间
6、如何授权与增植部属
目的：适度、有效的授权给属下
方法：A、先区分哪些事项可以授权给属下
1．在做一件之前，先弄清楚：
这件事一定要自己处理吗？可以全部或部分由属下代劳吗？ 如可授权属下处理，最坏的状况如何？
有什么建议可提供给被授权人以避免发生状况？
2．将可临时授权他人处理的事项列表出来
3．将部份事情授权属下处理。
4．先检视不同工作之重要性，而只授权那些你认为值得授权的工作
B、训练属下担负责任
1．个别与属下讨论责任担当的训练计划与目的
2．将计划做成书面资料并定期检讨成效
3．将目的及重要性告知被授权者，并且详述您所期望的处理结果
4．让属下了解被授予予的责任及权力
5．充份提供属下完成任务所需的资料
6．定期检讨进度及排除障碍
7．随时徵询他人的意见及建议
7、如何更有组织效率
目的：组织工作以节省时间
方法：A、保持桌面整齐
1． 将每件工作所需的资料用贴有标签的档案夹分类
2． 设置一个“未处理”档案柜存放资料
3． 桌上永远只放一个最重要的卷宗，处理完毕后再更换下一个重要事
项
4． 订立收文及发文规则
5． 与秘书或属下讲座工作目标以获得他们的协助
6． 将所有零散如待阅、留意后续发展等文件归类成一个档案
7． 每天抽空处理收文，只看一次并加注立即处理、归档、指派他人处
理、传阅或销毁等，而不再另行处理
8． 利用行事历代替小纸片来记录每一件待处理事项
9． 每天检视你的行事历或备记录
10． 将常用的资料放在固定的地方以便随时取用
方法：B、改进档案管理方式
1．区分内容，丢弃不需要的文件
2．将正在进行的工作文件与归档的文件分别存放
3．将所有文件分类编号
4．若资料分散于多个档案，做索引卡以便资料外借或更动位置时追查
5．依你取用资料的习惯来分类
将文件档案用明显的彩色标签分类
将常用的资料另外分别归类
将一般资料依人名、事项、区域或字母分类
若一份档案超过40页，将其细分为更小的类别
保持档案标签整洁一致
6．将所有档案列举明细并随时更新，如果你身为主管，保有一份属下的档案清单
方法：C、如何使信件理更有效率
1．每天抽出部份时间处于是邮件
2．将所有邮件分类为重要、普通、或垃圾
3．处理信件时立刻决定要亲自处理、归档、由他人处理、传阅或丢弃，而不再另找时间处理
4．将所有不是很急的信件主席在同一个“待读”档案夹中，也可分为“当天有空才看”，或“周末才看”。
8、如何使会议更有效率
目的：使会议更有效率
方法：A、主持有更有效率的会议
1．先考虑这个会议是否有举行的必要
2．决定会议的主旨-解决问题、决定事情、做计划、报告或提案、反应或评估
3．将所有资料收集做成会议议程
4．只邀请必要人员与会，并事先分送议程以方便与会者事先做准备
5．事先指定每个与会者所应负责的项目
方法：B、如何使你更有效率地出席会议
1．确认你有必要参加该项会议
2．如果可能的话，只出席你需要在场的部份会议时段
3．全神贯注，不要太早做任何评断
4．避免被卷入“否定性质”的讨论或行为
5．提早到达会场，确保准时
6．提出反对意见时要避免攻击个人
7．专心参加会议
9、如何养成自律习惯
目的：提升自律心态
方法：
1． 按季，按年检讨自己个人及工作的目标
2． 每周规划自己或工作上所需处理的重要事项次序
3． 每天定时评估重要事情的处理状况
4． 在进行新的工作前，先检视哪些部份需最先处理
5． 每天结束前回顾当天的成效
6． 与你的主管共同讨论工作目标
7． 事先安排会议程序，并严格遵守时间，因为如果不按照预定时间完成
开会，会影响每个人的工作或约会
8． 将会议用心安排在一天的最恰当的时刻举行，以确使会议准备时开始
及结束
9． 考虑以“站立式”简短的会议代替正式的会议以求速战速决
10． 若有人岔离主题，随时提醒他会议的目的
11． 指定专人记录后续重要事项并控制时间
12． 将所讲座的每件事情做综合结论并敲定下一个步骤
13． 指定或要求自愿者负责后续工作
14． 将注意事项或工作分配做成书面资料并注明完成时间
15． 在下一次会议进行前先评估目前进度
