个人效率提升系统 第1章 立即就做
如果让今天蹉跎而过，则明天也会如此，往后会更加拖沓；
每一次的优柔寡断都会造成事情的耽搁， 时间就这样被浪费在对虚度时光的后悔上。 你是认真而热情的人吗？抓住这一刻吧！ 果敢能产生天才、力量和魔力。
只要投入进入，思维就会活跃起来， 有了开始，工作才能完成！
——约翰•沃尔夫冈•冯•歌德
1． 当我们排列先后顺序的时候，我们往往不能关注所有的事情，以致那些“不太重要”的事被“更重要”的所遮盖。最终，“不太重要”的事烂在那里。
2． “立即就做”是个人效率系统（PEP）的首要原则。
3． 当你第一次接触或读到什么东西的时候，就开始着手去做。（指的是所有你能够做同时，也应该做的，但是却没有做的事情。）
4． “立即就做”的意思是要规律的、持续的、日复一日的“立即就做”。不立即就做是给你带来麻烦的源头。 5． 把你在拖延事情上的心思用到完成工作上来。 6． 墨菲法则（Murphy’s Law）：凡是可能出错的事必定出错。
7． 拖延不可避免地会使人失去自信，使人失去乐观、快乐和创造力。长期拖延而不试图改变的人将会发现他们离自己的目标越来越远，甚至变得连目标都不明确。——琳达•斯巴丁《关于时间》 8． 八种克服拖延的方法：
1) 一遍过关。 立即就做，并且一遍过关。
2) 理清思路。 专心致志，集中精力于你所要做的事情上。
3) 当问题小的时候就去解决。 养成了马上动手的习惯，你就会在问题还很小的时候解决它们，防止它们演变为更严重的危机。如此一来，你就可以将时间花在更重要的事情上了。
4) 少受打扰。 如果想避免打扰，就必须把相关的事情解决好，避免不必要的解释。减少不必要的打扰，不要给别人创造打扰你的理由，以免使情况更糟。
5) 消灭积压的工作。 一旦我们清理了旧的积压工作，并且对这种情况做了预防，我们就能更好的着眼于未来。
6) 开始面向未来而不是面向过去。 任何能让你从现在看到未来的事情都比那些总把你拉回过去的事情对你有利。
7) 停止焦虑。 “立即就做”的原则可以帮你克服对那些不愉快事情的抵触情绪，并使你下定决心，帮你把那些不想做的事都做完。
9． 增强你的个人效率的方法是不要“马上去做一些愚蠢的事”。 10． 养成果断的工作习惯
1) 一般而言，成功的人花很少的时间做决定，但是会花很长的时间来改变一个决定。
2) 只要设想一下这个决定所可能产生的最坏后果，问一下自己能不能接受这样的后果。如果答案是肯定的，那么就去做吧。
3) 乔治•巴顿的成功规则：如果你对一个计划地把握是百分之八十，你就应该竭尽全力。
4) 事实上，做决定也许比决定本身的正确性更重要，对结果的影响也更大。果断一点吧，作出决定，然后继续工作和生活。
11． 养成“立即就做”的工作习惯
1) 养成“立即就做”的习惯是为了强化一种以行动为导向的生活方式：变得敢于行动，并维持良好的工作状态。
2) 拖延本身也是一个坏习惯。
3) 我们没有及时采取行动的原因往往不是某件工作太难，而是因为我们已经养成了拖延的习惯。拖延很少跟某件具体的事有关，它往往是一种根深蒂固的行为方式。——爱德华•布里斯《完成事情：时间管理基础知识》
12． 完美主义者通常会拖延做事情。他们认为，如果你不认为自己能够把事情做得很完美，为什么还要去做呢？而“立即就做”则意味着你可能不会做的和自己所希望的一样好。 13． 当然，你得“把事情做对”，但是先要确定什么是“对”，然后“立即就做”。 14． 如果你把一件事情坚持30天，它就会成为一种习惯。
小结：
1． 开始行动。
2． 清查所有你保存的电子邮件、语音邮件、传真和其他信息，一次一件去完成这些工作。 3． 决定哪些是应该做的，哪些是必须做的。
第2章 立即整理
1． 4S是一种日本式管理策略，目的在于改善质量和改进个人效率。（4S：整理、整顿、清洁、清扫）
2． 你如何去为工作做准备和将工作条理化，远比大多数人意识到的重要得多。混乱会变成一个致命的杀手。 3． 你必须现实地看待你周遭的东西，确保你肯定能用到它们。如果不能，扔掉它们。 4． 在干净而整洁的环境中，最容易把做事效率维持在一个很高的水平上。
5． 安排一个地方放其他地方，办公桌上只放你正做的工作，使用一个良好的工作日历系统，它会在你需要做另一项工作的时候提醒你。
6． 许多人从没意识到，因为工作环境没有最基本的秩序，他们那些日复一日的重复劳动几乎不可能让自己能高效率的工作。
7． 如果你想要使自己更加系统化以提高工作效率，你就必须关注大多数人忽略的一些基本问题：你的工具可用吗？你的产品很容易生产吗？ 8． 办公室里的工具箱：
1) 三层文件框。 分别存放 刚刚收进、待办、发出的文件。
2) 标准的办公用品。 确信你拥有所有必须的工具，并且确保这些工具可用。 3) 复印机。 4) 传真机。 5) 电脑。
9． 尝试更新、更好的时间管理系统和工具。养成习惯定期浏览目录或光顾办公用品商店以发现新的资源或工具。 10． 当前工作文档
1) 手头常用资料。包括电话簿、地址簿、电脑密码、公司政策等。
2) 待议的文档。创建日常会议文档和与你有直接工作关系的每一位员工的文档。 3) 例行功能材料。包括每日、每周、每月、履行的例行工作所需的信息。 4) 当前项目。你正做的项目。 5) 提醒文档。 11． 创建提醒类文件，并每天查看，你便有了一个零失误的提醒系统。 提醒系统是用来避免你的待办框堵塞的一种存储方法。 每天检查提醒文档是最基本的工作，它也是“立即就做”哲学的精髓。 12． 你可以按如下步骤编制自己的工作文档：
1) 选择你的工作文档抽屉，最好是你较大的抽屉之一。记住，它应该放在你的手边，并用醒目的粗体字正确的标注出来。
2) 把所有与目前工作无关的文档都转移到参考文档或保存文档。
3) 确信每个项目和活动都有自己的文件夹，并已正确和清除的贴上标签。
4) 建立提醒文档，一部分编号1—12，代表月份；一部分编号1—31，代表日期。 5) 把不再使用的文档转移到参考文档或保存文档。 13． 参考文档
1) 与未来项目有关的研究资料 2) 可参考的以前的项目文件 3) 资源信息 4) 人事信息 5) 管理数据 6) 预算信息 7) 客户记录 14． 建立参考文档的思路：
1) 列出你工作的组成要素，它们将构成参考文档的种类； 2) 根据你定义的目录，正确、清晰的标注好文件夹； 3) 精选和淘汰文档，扔掉没用的；
4) 使用悬挂文档，整理你的抽屉，每个抽屉放置一项或几项分类； 5) 总目录和分目录用字母排序；
6) 用大而清晰的字体标示抽屉和文件夹，以便于迅速提取和填充文件。 15． 改进保存文档的小窍门：
1) 用悬挂式文件夹
2) 是用大而清晰的标注标签 3) 排列分列目录和子目录 4) 为大的参考文档建立索引 16． 整理计算机和电子文档的建议过程：
1) 为计算机文档创建文档系统
2) 为已收到的电子邮件和传真建立文档系统
3) 创建能反映你其他信息的（纸张的和电子的）结构的系统 4) 把你想长期保留的文件转移到适当的电子文件夹 5) 创建可以方便进入和应用程序的电脑桌面 17． 在第一次读邮件的时候就立即处理和回复它们。不要让邮箱因为充斥着你读过的信件而变得混乱，你要学会用你的删除键。 18． 用整理你办公室桌面的方法整理你的电脑桌面。你常用的文档、电子文档、正在进行的项目应合理的放在电脑桌面上。 19． 要记住：有序将使你工作起来更得心应手。
小结：
1． 清理你积压的工作以及工作区域。
2． 至少有3个框子标明：收进（放将收到的资料）、待办（方你现在还没做和你无法控制的事情）、发出（放你完成的工作） 3． 审视每一个角落 4． 创建提醒文档
5． 化时间理解电脑和整理电子文档
6． 现在，将闪现于你脑海里所有的事情列一个清单。一旦列出每一件事情。从头开始做到尾，不要停下来，直到处理完清单上所有的项目，这样你才能明白你何时才算是完成工作了。
第3章 按部就班
1． 以正确的方式处理正确的事情，会成倍的提高你的工作效果与效率（你的生产力）。
2． 做一个记录不仅能让他们清楚的知道自己花时间在做什么，而且能够洞察出谁有可能在自己负责的领域内出差错，有什么环节可能还没有完成，以及怎样浪费了其他人的时间等等。 3． 如果你想控制时间，就必须计算好时间。
4． 避免信息泛滥的最好方法就是阻止那些价值不大的信息和任务进入到你的工作系统中来 5． 将例行工作打包，一次完成一批工作：
1) 从你的发出框中同时送出一批处理完的信息，比你每处理完一份信息就得离开办公桌一次要简便得多。
2) 一次性把所有的文字处理工作都做完，比每次遇到新的文字处理工作时重复进入和退出各种应用程序要节省时间。
3) 把所有的归档工作一次完成，比分别把每份文件存档要更省力气。
4) 你会发现把所有类似的工作都打包处理会让你准备充分、条理分明的把工作一次性做好。 6． 无论你做什么事，都应提前做好规划。
7． 帕金森法则：工作往往会刚好适合于可以利用的或分配的时间。
（设定工作时限） 8． 在整块的时间里工作要比在零散的时间里工作更有效率。
9． 你应该规定自己不在一天的工作时间中随意接电话，而只是每天接一到两次电话（视你的工作性质而定）。 10． 处理电子邮件的方法：
1) 在写一个电子邮件时，确保在标题栏中明确地阐述邮件的主题； 2) 在邮件的开头就大致说清楚发这封邮件的目的； 3) 在每一封邮件中只说一个主题；
4) 只给那些需要了解信息的人发送或回复邮件，不要使用“全部回复”键； 5) 不要总是使用附件；
6) 写邮件时要注意礼节，而对于那些不注意的人要保持宽容。 11． 利用好互联网
1) 保存一些有趣的或有用站点的记录； 2) 熟悉互联网上提供的各种搜索引擎；
3) 要学会有效的使用搜索引擎，每个引擎都有帮助功能，告诉你使用引擎的做有效的方法。 4) 不要对互联网过于好奇，它会浪费你很多时间。 12． 划出整块的时间，用最适合你自己的方式阅读。 13． 一对一会议为整天忙碌而又必须在工作中保持紧密联系的同时之间提供了有效交流的机会。 14． 更有效的会议：
1) 要说明会议的目的； 2) 适当的准备； 3) 控制会议的议程； 4) 要果断；
5) 迅速分发会议备忘录，坚持贯彻会议的决议。 15． 我们都知道，要克服一些习惯和改变多年的状态是何等困难。习惯一般都不能只凭一次尝试就改掉。 16． 做好规划，养成简单的习惯，这会是你的生活更轻松。
小结
1． 工作要更灵活一点。 2． 分析你自己的时间。
3． 不要接触价值不大的工作或信息。 4． 学会如何将工作分批次处理。
5． “稍等，马上就做”的意思是你应该坚持你的计划。
6． 排定工作项目时间（这样你就不会有多余的担心）。
7． 每周安排一对一会议，讨论和你的直接汇报人有关的常规事务。
第4章 立即作计划
1． 心理学的一个法则是，如果你在头脑中描绘出自己想成为什么样人的图像，并在足够长的时间内一直坚持这个暗示，那么你很快会成为自己一直梦想的那类人。——威廉•詹姆斯 2． 一个既定的计划只有得到贯彻执行之后才会产生效益。如果你做的和计划中的一样，那么计划是有意义的。 3． 你脑海中的图示控制着你的行动。如果没有这个图示，如果你弄不清楚此刻正发生什么，你就无法行动。如果你的想法模糊而混乱，你就会迟疑不决。如果你的想法清晰而明确，你做事就会果断而有效率。——詹姆斯•玛克凯（James T.McCay）《有效的时间管理》
4． 做计划可以使你产生这些清晰的图示。不能够产生清晰图示的计划缺乏目标，就不是真正的计划。 5． 做一个计划有三个部分：分清任务的轻重缓急；分配时间；然后有条不紊的将计划实施。
6． 做计划就是决定事情的先后顺序，然后把握时间去处理好那些有限的事情。要决定事情的先后，你就必须清楚自己的目标，然后将事情与目标相比较。你必须判断你的事情和你实现目标所采取的步骤是否一致。 7． 正确恰当的时间管理包括：
1) 在一天的不同时段建立和安排常规性事务； 2) 在一天内合理安排办公室开放和关闭的时间； 3) 在计划创造性工作时要考虑你的生物节律； 4) 要留出时间来做计划，短期和长期都是如此；
5) 你使用的日程安排的类型——写在纸上的供你个人之用，电子的可以让别人看到，也可以添加。 6) 最后，时间管理的关键部分是你要保护自己的时间！ 8． PEP的计划程序有6种：
1) 日计划 2) 周计划
3) 项目执行计划 4) 战略计划 5) 目标设定 6) 价值观
9． 你可以把一周的工作分成可以掌控的几段，每天完成一部分，这样每天做完工作后都清楚自己想向更大的目标又进了一步。 10． 在每周末留出时间，为下一周的工作有效的制定计划。在这段时间里你不仅可以弄清楚该做什么，还要知道该怎样做。 11． 我如果用了足够的时间去做计划，那么我所能完成的任务量是大的惊人的，而要是没有充分计划，我所能做的量少的惊人。我宁愿每周紧张的工作四天，取得一些成绩，也不愿天天都做事却什么也没做成。——佛兰克•柏特格《我的销售事业——从失败走向成功》 12． 如果你花时间去把更大更复杂的工作分解成可以掌控的细致工作来做——利用战略性和策略性的计划，你就可以提高个人工作效率，不管是长期还是短期的计划。 13． 一系列可以连接的行动细节，当每个细节都完成的时候就会形成一个明确的，可以看到的目标或结果。 14． 你的每个目标都应该有项目计划。借助项目计划，你就可以使自己的周计划变得迅速有效，从而真正的实现计划要做的事情。 15． 在《思考致富》一书中，拿破仑•希尔研究了卡耐基、福特以及其他的成功人士。这些人的共性之一就是他们都是周密的计划者。他们每个人都知道自己要实现的目标，并愿意花时间去弄清楚怎样去实现这些目标，然后再采取持续的行动，直到将目标实现为止。这就是我们都应该遵照的模式。 16． 如果没有清晰的远景计划，你在一天，一周，一年，甚至一生中所能做的所有事也许都不能使你走得很远，或者不能走向真正有价值的地方。 17． 任何目标的实现都应该有一个战略计划作保证。在开发自己的战略时，工作的总体战略应该被用来引导个人发展。 18． 战略是围绕目标建立的。目标可以被描述为明确的目的或打算，你的努力和行动都要以这个结果为导向。
目标是很重要的，因为目标一旦确定，就会吸引你的注意力，牵制你的精力。 19． 个人的幸福就是一个不断确定目标然后为之努力的过程。 20． 当你所做的与你所相信的一致，而你所相信的又是达到了真理的高度，你就会实现使自己最心满意足的那样的个人生产力，并体验到实现了那样最令人满意的目标后的喜悦。——查尔斯•霍布斯《时间的力量》 21． 不要等到太晚才发现你一生中的重要时光都花在了对你来说不是最重要的事情上。更好的做法是分析你的目标、你的信念、你行动的准则，并确保你的工作与这些相一致。 22． 如果你要做生活中对你来说最重要的事情，你就得更聪明的掌控好时间：
1) 决定你最为重要的价值是什么。 2) 明确你希望遵照哪些原则去生活。 3) 弄清楚你生活的使命是什么。 23． 你的组合视觉景象就像一块磁石，它吸引着天时地利人和等因素。开袋这种视觉景象的另一种方法就是把它视为自我实现的预言。你们相信什么会发生，就常常会促使它在不知不觉中发生。——吉姆•克莱默《开足马力》
小结
1． 养成每天和每周都做计划的习惯。
2． 作为每周计划的一部分，你要清查所有计划的原始资料。 3． 要记得在计划中为计划外的或不确定的事情留出充足的时间。 4． 记得明确要实现什么重要目标，并将这些目标分解成更小的工作。 5． 明确什么在长期内对事业的重要的。 6． 为每一个目标创建一个工作档案。 7． 为每一个目标制定实施战略。
8． 就实施战略的必要战术步骤做项目计划。 9． 进行自我反思。 10． 记住，生活中有目标才有意义。 11． 随时设计出最有利于实现你生活目的的短期目标。 12． 随时将PEP计划的方法应用于各种目标。
第5章 坚持不懈
1． 当你追溯“成功”这个词的最根本的含义时，您会发现它指的只是持续完成而已。——尼克（F.W.Nichol）
2． 世界上没有任何东西能取代毅力的位置。才华不能，有才华而不成功的人太常见了；天才也不能，没有收获的天才已经成为了一句谚语；教育也不能，这个世界上到处都是接受过良好教育的废物。只有毅力与决心相结合才能无往而不胜。——加尔文•柯立芝（Calvin Coolidge 美国第30任总统）
3． 大多数人之所以会失败，往往是由于他们缺乏毅力去创造新的计划以代替那些会导致失败的计划。——拿破仑•希尔《思考致富》
4． 在合适的地方放置简单而容易的提醒物，会让你克服这些问题并转到最重要的工作上来。
5． 将你要做的所有小任物集中到一本记事本中，就可以减少纸张散落在你办公桌上的惨状。一本记载任务项目的日志是一个有用的提醒工具，记下那些零碎的事是每天工作的一部分。
6． 建议你总将工作日志打开放在办公桌上，直到你习惯了将所有事项记下来为止。 7． 任何日程表系统的首要原则都是这样的：无论你是选择一个有很多分区和功能的、大的桌上型日程表系统，还是可以放进钱包或西服口袋的简单日程表系统，请选用一个一眼就能看到的每周一览界面，这将强化你每周计划的意愿，并增加你成功的安排并完成工作的可能性。 8． 一个有效的日程表系统将帮助你：
1) 提醒你将来的任务； 2) 标记约会；
3) 列出待处理的事项的清单，或者为下周作计划； 4) 标记重要的截止时间；
5) 根据截止时间来工作，记下工作中的里程碑；
6) 提醒你生活中反复出现的事情，例如生日、节日、周年纪念等 7) 作会议记录；
8) 保留地址和电话信息；
9) 提供常用的信息，如时区、电话区号及邮编等； 10) 为你自己安排的工作分配时间来完成； 11) 安排重复发生的事件；
12) 存储个人信息，例如保险号、驾照号码、汽车注册号等； 13) 根据你的目的和目标来组织活动。
9． 授权在很大程度上决定了你作为决策者或主管的效率。 10． 有成效的授权：
1) 找出完成某事的最佳人选。
2) 当时就授权，给与充足的时间以完成所授权的任务。 3) 清楚的陈述目标。
4) 提供万册和那个任务所需的所有信息。 5) 确信员工在行动之前已完全了解了任务。 6) 为任务的完成设定截止日期。 7) 鼓励书面写出项目计划。 8) 定期的监控进度。 9) 允许澄清并作建议。
10) 承担责任，但将成绩给予做工作的人。 11) 为员工增加新的责任帮助员工成长。 11． 无成效的授权：
1) 任意的分配工作量。
2) 在临近截止日期时才授权，使时间很紧张。 3) 没有清晰的传达预想的结果。 4) 轻视问题，仓促的下指示。 5) 授权造成误会。
6) 要求每一件事情都尽快完成。
7) 希望员工自己找出完成任务的有效方法。 8) 没有采取合理的监控措施。 9) 干扰工作是如何做成的。
10) 如果未完成预期目标，就把责任推给别人，完成了都是自己的功劳。 11) 不授权，但总紧紧纠缠在这项任务上，使它成了一个瓶颈。 12． 我经常使用一种传统的用人法则：当要完成某事时，将它授权给正在忙着的人。当被分配任务后，懒散的人常常还是闲着，而忙碌的人如果他们工作有效率，他们就总会很忙，这是因为他们总是一直在有规律的工作。他们才是你分配任务的合适人选。 13． 如果你容易忘记事情，那么你就应该定期备份提醒系统，这样在你需要时就可以找到它了。
小结
1． 成功和高效，主要取决于你的坚韧程度。
2． 采用简单易行的提醒系统，可以使你轻松战胜困难，并将精力转移到你最重要的工作上来。
3． 通过将所有的事情放到工作日志中，去除多种提醒条造成的凌乱。每天使用工作日志来维持这一习惯，同时也会使你的办公桌保持整洁。
4． 使用能为全周制定计划的日程表系统，会增加你以周为基准制定计划的可能性并增加你在安排、完成工作两方面成功的可能性。
5． 不要局限的使用日程表系统。
6． 不要忽视电子产品在解决问题时的强大功能。
7． 授权是决定工作有效性的首要因素。
8． 使后续追踪和持续完成成为你工作过程的一部分。
第6章 将事情做正确
1． 不仅要去做你认为重要的事情，还要去做对其他人来说是重要的事情。
2． PEP给人们带来的最大的好处，不是简单的去改进他们所做的工作，而是重新改善他们的工作方式。
第7章 立即就做的经理人
1． 走动式管理
2． 重视工作过程以及如何改进它。 3． 沟通远景。 4． 兑现你的诺言。
5． 注意帮你的员工提高团队协作能力。
第8章 从你所在的地方开始
1． 新一代办公室（NGW）
第9章 即时维护
1． 想要过简单的生活吗？那就要让你每天工作过程的每一部分都井井有条。
2． 维护意味着以条理化的方式是你自己更容易向前推进。
3． 正如你每天早晨自然而然的会刷牙漱口一样，在工作中建立不用思考的、有效率的日常维护工作是最好最容易的方法。
4． 在连续的21天里，每天都要执行你改变习惯的计划，如果哪天你没有做到，再从第一天重新开始。 5． 你不仅要注意维护一个系统化很好的状态，你还必须考虑采取措施以预防将来系统上可能出现的问题。
小结
1． 认识到维护使你日常工作中最基本、最实际的事情。 2． 使你的日常维护成为自动化行为，像换汽车的机油一样。 3． 有系统地各在其位的运作，可以防止你重拾原来的旧习惯。 4． 记着从工作循环出发考虑应做的工作。
5． 电脑的出现意味着纸化文件并不是唯一需要维护的东西。
6． 每周安排系统化的时间，使你长期的工作量保持在你的控制之下。 7． 如果你发现自己在花时间维护你很少用到的东西，那问题就大了。 8． 使工作系统化。 9． 不要变得安于现状。
