接待之道
我们知道——秘书职能，包括基本职能、日常事务职能、专项职能、特别授权职能、深层职能等，日常事务职能又包括办公用品管理、接待、安排领导活动、值班、通讯工作、印章管理、机要保密等。其中接待职能这一节课让我受益匪浅。因为在2010年12月份广州亚残运动会上我作为一名志愿者，我的工作是在白云机场接待贵宾，这节课正好让我能出色地完成这项任务。因此，在此我吸收方尤瑜老师课堂所讲的接待之道，结合自己的工作实践，跟大家分享我对于作为一名秘书要做好接待工作的心得体会。
接待宾客是秘书的一项重要日常工作。在市场经济快速发展的今天，各社会组织之间的联系日趋紧密，各部门之间的相互依赖性更强，日常的接来送往日益频繁，接待事务越来越繁重，其作用也越来越重要。接待工作的质量将直接关系到组织的声誉和领导者的形象，也直接关系到工作的效率。因此，必须加强对接待工作的规范化管理，切实把接待工作做好。
我在机场做接待贵宾工作的时候，会遇到很多情况，比如说会遇到不同国籍的宾客；某位宾客飞机误点了；刚好接待这一天的贵宾人数突然增多了；贵宾突然不来了；贵宾不期而至等等，正如同秘书面对的宾客有的是内宾，有的是外宾；有的是上级安排的，有的是本单位邀请的，有的是对方主动联系的；有的是事先约定的，有的是不期而至的；有的是需要一个完整接待过程的，有的是只要一时半刻的；有的是为了一定目的而来的，有的只是顺路探访的；有的是一个团体，有的只是个人，如此种种，不一而足，而且在接待中也会出现种种情况，有的是预料之中的，有的是始料未及的，有的是临时变化的，有的是有意改变的，这都给秘书的接待工作造成难度，但只要做好准备工作，又有机动灵活的头脑，热情好客的态度，就能做好这项工作了。
在课堂上，方老师一再强调我们要树立严格的礼仪意识。她说：“接待工作，将使本社会组织的形象和接待者个体素养得到充分展示；是否讲究接待礼仪，直接关系着接待工作的质量和效果。为切实加强接待工作的管理，必须是每一位接待工作者树立严格的礼仪意识，并细致入微地付诸于接待工作实践。”因此，在这次亚残盛会里，我作为一名机场贵宾接待工作人员，我深深地认识到自己必须要做好这份接待工作，因为自己的行为代表的不仅仅是个人形象，更是我们展示亚运的形象，甚至是我们这座城市乃至中国的形象。这些对于每一个志愿者本身来说是一份光荣，但同时更是一份责任。
每一次完成一项机场接待任务，我都认为做好事前准备是很重要的。干任何事情都要事前做好准备，因为有备才能无患，秘书接待宾客也该如此。其中不管是接待事先约定的宾客，还是接待突然而至的不速之客；不管是接待熟悉的老朋友，还是接待陌生的新客人；不管是接待团队，还是接待个人；不管是需要完整的接待过程的，还是只要一时半刻的，都要认真对待，充分准备。
我认为准备有物质准备和精神准备两方面——
第一、物质准备要根据具体情况而定。如果接待的是事先约定的，又是一个团队，那么准备的方面比较多。首先要弄清团队成员的基本情况，包括人数、姓名、年龄、性别、职务、基本观点、倾向、所谈问题、具体要求，有的还要准备好照片和简历，又是对团队主要负责人的基本情况更要了如指掌。在掌握基本情况的基础上，要拟订好接待方案，其中接待规格、活动内容、时间安排、陪同人员、食宿及交通工具安排，主谈人员以及所谈问题的主要观点及其主要对策，甚至欢迎词、讲话稿、接待场所、茶水饮料、赠送礼品等都要精心组织、细致安排，在征得上司同意的情况下要形成文字，或列出表格。对于团队的接待，尤其是级别较高团队的接待还需有关方面协助，因此要及早向上级汇报，请示上级意见，要与公安、交通、外事、新闻等部门联系，要求这些部门给予协助。比如有一次，我接待的是马来西亚的总理，就需要加强安全方面的准备工作，我及时向我们的经理汇报情况，请示上级意见，并与公安部门联系，得到了他们的协助，他们派出一定车辆跟随我们这位贵宾进入亚运村休息，让我们这次工作得到了贵宾的赞赏。
对于个人的接待虽然没有这么复杂，但如果是需要一个完整接待过程的，也要做好食宿、交通、活动等各项物质准备。
如果接待的只是临时宾客，不管其是事先约定的，还是突然而至的，不管是熟悉的，还是陌生的，在办公室或接待室都要备有坐椅、沙发以及烟茶饮料等。
第
二、接待的精神准备则是接待意识和接待态度的必要准备。一个秘书担当接待任务必须有角色意识，必须明确自己是东道主，又是一个助手，既要为本单位、本部门及上司装点“门面”，又要为领导和宾客服务好，因此要尽心竭力，真诚热情，与人为善，友好相处，彬彬有礼，不卑不亢，有了这种精神准备，才能搞好接待工作。
以上仅是个人的心得体会，毕竟我还不是处于一个真正的秘书职务去执行任务。因为作为一名真正的秘书所遇到的状况会更多，更让自己意料不及，因此，为了能使自己将来成为一名出色的秘书，我要不断地锻炼，完善自己各方面的能力，灵活多变，热情有礼，不要冷落了客人，不要令客人失望，即使客人未能办成事情，没有达到目的，也要让客人高兴而去，因此也要特别讲究语言艺术，要把话说得通情达理，又很得体，让人感到温暖，如在家里。
