浅析会后工作内容及其重要性
张XX①
（XX大学XX学院 XXXX XXXXXX）
摘要：会议结束后需要秘书人员做好会场清理与资料清退、交通工具的安排与送客、工作评估与总结、文件的立卷与归档等各项工作。在会后工作中，秘书人员还要正确处理好三对关系，保证会后工作有序、顺利地进行。
关键词：会后工作； 秘书； 会议
会议结束之后，秘书人员有很多事情需要解决与处理，而且这些事情看似简单，但是其重要性不亚于会议的其他环节。其工作不仅是处理好内部的工作，而且还要处理好外部公关活动，是组织形象的代表，因此，会议结束之后，秘书人员需要按照预定好的方案有序地处理好各种事情，是会议圆满结束的最后标志。
一、会后工作的内容
（一）清理会场与资料清退
会议结束后，会务人员要引导与会人员有秩序地离开会场，与会人员离开会场之后，秘书要组织相关人员有条理地清理会场。首先，清点与会人员借用的物品，检查有无遗漏物品和文件，认真检查联络、保管遗忘物品。借用的物品核实后需安排人员尽快还回去，遗漏的物品和文件，通过联络与询问，确认遗失物品与文件的主人或组织，在需要和有条件的情况下安排人员送过去。其次，收拾整理临时放置在会场、会议室的茶杯、桌椅、烟灰缸和其他用品，清理并取走所有剩余的与会议有关的文件。在整理会场时，首先确认各种会议文件是否还有用，如果是重要文件需要做好保管与清退工作。大中型会议在会议结束前应开具清退文件目录，发给与会人员，会议一结束，即按清单全部将文件收回，而小型会议可直接在会后由秘书收取。最后，揭去会场、会议室标示物，将会议室设备整理恢复到备用状态。会场是公共场所，被用之后，就有责任维护好，因此，会后必须把这些物品取下，保证会场的整洁。
（二）交通工具的安排与送客
秘书人员必须对当地的交通状况有充分的了解，以便为与会者的离场，甚至提供或安排最便捷的交通工具。这需要会议秘书在会前就做出细致周到的安排，会中根据会议进程要根据与会者的要求做好随时调整的准备，而且还要考虑到各种客观因素对交通的影响，保证会后与会者能够安全、及时返回。其中的各项返程细节，需充分安排人员去护送与执行，避免会后由于返回造成的混乱局面。而对于一些有伤残或者生病中的与会人员，要对其特别关照，有必要需安排人员全程护送其返回，最大限度地提供方便。对于大中型会议，还需要帮助与会者提前做好返程准备，例如提醒与会者及时归还向主办方或会议驻地单位借用的各种物品，帮助与会者检查、清退房间，避免遗忘各种物品，帮助部分与会者托运大件物品等。
中国人常说：“迎人迎三步，送人送七步”，可见中国人是非常注重送客礼节的。在送客时，秘书人员需要做到这三个要素：安全、及时、舒适。无论是什么交通工具，还是租赁车① 作者简介：张XX（1990— ），男，XX人，XX大学XX学院，行政管理09级本科生。
辆，秘书人员都有责任保证其安全，尽可能避免不良事故的发生。与会者需要赶往下一个目的地，还要提前备好机票、火车票，尽量安排专人转车送往机场或火车站。而在安排交通工具时，还要考虑当地的气候条件、旅途长短等因素。例如，如果当地气候潮湿闷热，就应该安排有空调设备的车，如果旅途较长，可以安排有配备移动电视的车等。
（三）工作评估与总结
开会的本身并不是目的，而是在会议中是否达成共识，形成决议，或是否相关工作得到落实等。会后，秘书人员需要对会议的效度进行评估和会议内容进行总结，是衡量这次会议相对价值的标准。
工作评估通常有秘书人员的评估、与会者的个人评估和会议成本评估。首先，秘书人员评估要以会议目标是否实现、会议成本效益如何、与会者是否感到满意、在以后的会议中需要进行哪些改进等为评估目的。评估一般有定量与定性的研究方法，不过，两个方法都有各自的优势和局限，在进行会议评估策划的时候应充分考虑到。会议的进行阶段是整项会务工作的重点阶段，所以这个阶段是评估的是整个评估工作的重点，而评估要根据会议主持人、会议发言人的表现情况，以及会议议程进行的情况来进行的。其次，评估与会者自己在会上的表现，这是测评会议效果一个很好的评估途径。我们可以对与会人员在每一次会议结束后填写 “测评自己与会的表现”和“如何处理测评的结果”的表格，填写其优点表现和需要改进的地方，然后以一名与会代表的身份制定一个发展计划等，通过这种方式，不仅能够很好的、实事求是的得到评估参考数据，而且对与会者今后的参加会议有较大的帮助。最后，成功组织一定规模的会议，需要投入一定的经费，有些重要会议的成本是非常可观的。因此，需要我们对会议的成本进行评估。会议的成本评估主要是通过时间成本、直接成本和效率损失作为参考依据，这是对会议组织者必须要掌握的一项工作责任。
总结的目的是通过对自身工作中的优点与缺点的回顾分析，吸取经验教训，并把感性认识上升到理论认识的高度，以便做好今后的工作，因此，总结在整个工作流程中具有承上启下的作用。会议总结要以事实为依据，准确可靠，必须把过去一段时间内所做工作的材料全面地搜集起来，包括面上的材料与点上的材料、正面的材料与反面的材料、事件材料与数字材料以及背景资料等。事件材料必须真实可信、数字要准确可靠、背景材料要有辅助性，能与事实形成鲜明的对比或者烘托。而不能闭门造车，随意编造事实或数据，欺上瞒下，或者走过场。 同时，还要分析事实，找出规律，要从自己掌握的事实与材料中提炼出现律性的理论认识。
（四）立卷与归档
文书的立卷工作，是文件运转处理的最后终点与归宿，也是文书处理工作的最后一个环节。而做好文书立卷工作，是对秘书人员的基本要求。
1.文书立卷的条件
首先，必须是办理完毕的文件。所谓办理完毕的文件，一是指文件在文书处理程序上，已经通过了所有的程序，不论其在实际工作中是否还继续发挥作用，二是指需要上级批示的或需要答复下级的往来文书都已齐全，也就算办理完毕。对办理完毕的文书，根据其重要性分门别类地立卷，最后进行归档。其次，必须是有一定参考价值和使用价值的文件。在工作中形成的文件材料很多，并不是所有材料都要立卷归档，只有对日后工作有一定参考价值和使用价值的文件，才有必要进行归档，使之转化为档案。
2.文书立卷的基本原则
首先，遵循文件材料形成的自然规律。文件材料形成的自然规律，是由机关和企事业单位工作活动的规律所决定的。机关和事业单位工作活动的规律，直接决定了文件材料形成的自然规律，因此，在立卷时，必须遵循文件形成的自然规律，不能忽视它们形成的起因和根据，更不能随心所欲，打乱它们之间的承接顺序。其次，保持文件材料之间的历史联系。只
有做到保持文件之间的历史联系，才能够反映工作活动的真实面貌，才能够便于以后利用。文件之间的历史联系主要表现在文件的内容、来源、时间和形式等几个方面，坚持好这一原则，是文书立卷的要求。最后，反映工作活动的真实情况。文书立卷工作，必须真实地反映机关工作活动的情况，否则，就是去了立卷的意义。机关活动中产生和使用的文件材料，是机关工作活动的真实记录，并反映着机关工作的基本面貌。保持机关工作活动的真实性，必须保持文件的本来面貌，不能随便把已经形成的历史文件卷案加以改变。
3.文书立卷的作用
立卷是文书处理过程的一个重要环节，也是现行文件转为档案的必经步骤。立卷的作用主要有：第一，保持文件之间的历史联系，便于查找利用。在工作活动中，文件是一分一分形成的，但在同一个单位或同一项工作、同一个问题的处理过程中形成的许多份文件，它们相互之间又有着密切的联系。立卷工作就是通过对它们进行整理、鉴定、区分工作后，组成案卷，保持这种历史的联系。从而便于在需要时能够查找。第二，保证文件的完整与安全，便于保管。单份文件不仅零散杂乱，而且容易磨损和丢失，特别是有些文件如果长期分散在各个部门或个人手里，极易造成遗失、泄密。将它们按一定规格装订成册，就可以避免文件的破损和散失，便于管理与保存。第三，为档案工作奠定基础。秘书部门把办理完毕的文件成立案卷，才算是最后完成了文书处理工作。案卷是档案部门的工作对象，立卷质量如何，直接影响和决定档案的质量，所以，立卷工作是档案工作的基础。
4.案卷的整理与归档
案件的整理与归档，是秘书人员根据归档制度的要求，对该次会议处理完毕的文件材料，做进一步系统的整理，全部成立案卷后向档案室移交。
在立卷之前要进行检查，发现与立卷要求不相符合的文件，要及时进行调整，然后才能确定文件的组合而立卷成案，以保证立卷的质量。在检查过后，需要对卷内文件进行排列与编号工作，固定文件的排列顺序，然后为案卷拟写案卷标题，其作用在于准确揭示案卷内容，提供可以检索的渠道。最后，要对案卷进行目录编写和封皮，才能够把案卷移交与档案室。
二、如何做好会后工作
在实际运作当中，会后工作并未必像事先预定的那样顺利进行，因此作为秘书人员，就要对会后工作做好工作，保证会后各项工作顺利进展。而要确保会后能够做好，需要处理好三对关系：
（一）处理好分工与合作的关系
做好会后工作既要明确分工，各负其责，又要彼此协作，密切配合。明确分工，各负其责能够提高会后工作的效率，使得会后工作的每一个环节、每一个方面都有人员负责，避免工作时出现相互推诿、相互扯皮的现象，而且在工作中出现疏漏和差错时可以有责可究，使会后工作有可靠地保证。同时，会后工作优势相互联系、相互依存的，需要各个环节的工作人员相互协作，密切配合，才能使工作顺利进行。
（二）处理好服从领导与发挥主动性的关系
会议结束后由主管会后的秘书统一领导，统一安排，统一部署。会议工作人员要协调一致，严格遵守规定和纪律，对于重大问题需要请示，不能擅自决定。如果事态严重，也必须一边请示一边处理。在工作中，工作人员在遵守规定和纪律的情况下，可以发挥主动性，合理安排工作，保证工作更顺利地进行。
（三）处理好讲究效率与周到细致的关系
会后工作具有较强的时间性，不能拖延。因此会议人员在会议结束后要有紧迫感，提高工作效率，及时地、保质保量地完成会后各项工作，以免影响会议功效。在讲究效率的同时，还必须要有周到细致的工作态度，认真对待每一件事，考虑好会后工作的方方面面，严谨、
细致、快速、高质量地做好会后工作。
三、结论
会后的工作还有会议财务结算、会议精神传达、会议新闻报道、印发会议纪要等多项工作，这些都需要秘书人员在会议结束之后做具体安排。秘书工作是一个涉及范围广泛的工作，需要秘书人员懂得的东西也是很多的，所以，做好一名秘书不仅要有一流的工作技能，还需要有优秀的沟通能力、良好的素质、严谨的工作作风、细致的工作态度等，只有具备这些良好的素质，才能够胜任秘书工作，办好会议中各项工作，特别是会后的一系列琐碎的事情。 参考文献：
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