客户接待管理制度
一、目的
为保证公司访客接待工作规范化，展现深圳市英维克科技有限公司良好的国际化企业的形象和企业文化，特制订本制度。
二、适用范围
本流程只适用市场部接待工作 。
三、职责
（一）、市场部
1、销售人员负责明确客户拜访信息、行程计划及其他要求，并至少提前1天提交《客户接待申请表》给客户工程部；
（二）、客户工程部
1、负责客户接待的整体安排，协调，管理工作；
2、负责跟市场人员确认客户行程的具体安排和要求；
3、制定、沟通、客户接待计划及其可行性，并负责将接待计划反馈市场部门；
4、负责确认客户到访前各项接待事宜准备工作，全程陪同客户访问，协调处理突发事件；
5、负责客户交流的前期协调，宣讲PPT，引导客户参观样品室及工厂，并做相应讲解工作；
6、负责客户接送车辆、餐饮、住宿、娱乐等活动安排，及礼品、赠品的赠送，并负责相关影像记录工作；
（三）、总务部
1、负责制作接机牌、指示牌、欢迎牌、欢迎条幅、客人铭牌、安排礼仪人员、统一服装等；
2、负责布置会场：预订会议室、准备投影仪、产品资料、笔记本、笔、水、饮料、水果、香烟、茶等；
（四）、研发部
负责陪同解答客户交流和参观工厂过程中的技术问题。
（五）、供应链
根据客户不同需求，协调安排生产现场、质量管控、采购等部门人员陪同解答技术问题。
（六）、生产部
根据客户需求，做好车间现场管控，整理等，以标准的5S管理来展示车间形象。
四、客户接待工作流程
（一）、销售人员根据客户拜访的计划行程、人员、要求等信息，至少提前一天填写《客户接待申请表》提交部门经理及客户工程部。
（二）、客户工程部根据《客户接待申请表》协调各部门准备客户接待的相关工作，并制定详细的住宿、餐饮、车辆、访问等行程安排，
形成《客户接待执行表》，邮件形式反馈至市场部。
（三）、市场部销售人员及部门领导对客户工程部反馈的《客户接待执行表》进行部门沟通评审，确认计划的可执行性与必要性，并将评审结果通知客户工程部执行。
（四）、上述接待准备计划工作必须在 24 小时内完成，如市场部门对时间有特殊需求须知会客户工程部门加急处理。
（六）、客户工程部必须针对每次客户访问指定接待专员协同市场人员进行客户接待工作，接待专员必须在客户拜访前一天与各相关部门确认各项准备工作完成。
（七）、接待工作结束前后，由销售部门接待人员礼貌邀请客户合影留念，由接待专员负责影像录制。
（八）、接待专员需配合市场人员在客户拜访后 2 天内进行接待总结，将参观结果、会谈成果、客户意见、投诉信息进行反馈给部门经理、营销总监，重要客户的接待总结需抄送 总经理。
（九）、接待人员对来访客人要做到热情周到、有礼有节。既要不卑不亢、热情大方，又要尊重双方的礼节习俗。
（十）、按公司规定不可外传的重要文件和资料不得让来客带走。介绍情况或回答问题，既要实事求是、简明扼要，又要做好保密工作。如遇异常情况，应及时向公司领导汇报。
五、客户接待流程图
接待申请——拟定接待计划——部门审核反馈——确定接待事项—
—机场（车站）接站——会议商务交流——参观（样品室、车间、实验室）——领导合作会谈——餐饮安排——住宿安排——活动安排——机场（车站）送客——回访总结
六、相关表单
（一）《客户接待申请表》
（二）《客户接待执行表》
