合肥学院外事类档案工作规范
为了提高我院外事类档案（以下简称外事档案）的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学院对外交流、教学、科研活动中的作用，并为考核外事管理档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》，国务院批准的《科学技术档案工作条例》，国家档案局《机关档案工作建设规范》，原国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章的规定，结合我院实际情况，特制订本规范。
一 外事档案的收集和归档
1、确定外事档案归档范围的原则
（1）归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对本院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
（2）归档的外事文件材料必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。
（3）归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。
2、归档的主要内容和重点
（1）归档的主要内容包括综合管理、出国、来校、任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。
（2）归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。
（3）本院人员在国外获得证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件、外国赠送学院的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件或清单。
3、不归档的材料
（1）上级关于外事工作普发（不专指本院）、不办的文件； （2）未定稿的各种文件； （3）未生效的合同、协议书；
（4）无查考利用价值的一般性、临时性函件； （5）重份文件，院内各单位发来的文件； （6）与院外单位交换来的材料；
4、形成积累
（1）学院外事处是学院外事管理部门、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来院、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将院此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总、整理组卷（件），按规定向院综合档案室移交。
（2）归档的外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰。
（3）外事文件材料一般归档一份，重要活动和经常使用的应酌加副本。
（4）凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事处进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报账结算，师资管理部门才准予报到上班。
5、整理组卷（件）
（1）根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷（件）原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理组卷（件）。
（2）对来院、出国和国际合作、国际会议的文件材料，上级文件、请示、报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段材料，按年度分类组卷（件），将国内和国外活动期间形成的材料及派出回国后的综合材料按活动性质分类组卷（件），各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后排列。
（3）拆除每份文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。 （4）每份文件用缝纫机装订后装盒保管。
（5）声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管，档号与文字材料一致。
（6）每份文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写文字，每面均为一页，每件页号均从1开始，页号位置标在文件材料右侧的下角。外事文件材料，以卷（件）为单位，在每卷（件）文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章，逐项填写。
（7）填写卷内目录，归档的案卷必须填写卷内目录，卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。
每个案卷组成以后，都要填写备考表，对文件材料的完整、准确的程度，损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。
（8）外事处要进行归档的鉴定工作，按规定提出每个案卷（件）内部文件的保管期限和密级意见，经外事处主管领导同院综合档案室协商后确定。
6、归档验收
（1）移交档案时交接双方必须当面验收，凡不符合要求者，档案部门应拒绝接收，要求限期改正。
（2）移交时填写移交目录，移交目录一式二份，双方各执一份备查 （3）外事档案在次年3月底前归档。
二 外事档案的管理
1、分类编号
（1）按《高等学校档案实体分类法》进行分类。
（2）每年所有外事档案材料按先后顺序编流水号，（每年一个流水号）。
2、编目
（1）每卷档案脊背上贴上注有档号的标签，标签下沿的位置距离底边40mm。
（2）打印外事档案目录，按归档部门及先后顺序，以案卷（件）为对象填写。
（3）认真登记外事档案分类目录。
3、排架、保管 （1）按档号顺序排架。
（2）按《合肥学院档案业务建设规范》执行。
4、鉴定和销毁
按《合肥学院档案业务建设规范》执行。
三 外事档案的开发利用
1、大力开发利用外事档案，为提高本院教学、科研水平及社会效益和经济效益服务。
2、借阅
按《合肥学院档案业务建设规范》执行。
3、咨询服务、指导交流
（1）指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。 （2）了解和掌握本单位外事活动状态，定期编制外事档案汇编和编辑参考资料，积极为利用者提供服务。 （3）结合本单位管理现代化的进程，创造条件，逐步应用计算机进行外事档案检索，提高开发利用外事档案的能力。
四 外事档案工作岗位责任制
1、分管外事工作的院领导职责
（1）组织学习贯彻《档案法》及有关档案工作的方针政策，把外事档案工作列入分管工作计划中。
（2）定期检查和研究解决外事档案工作中存在的实际问题。
2、与外事活动有业务联系的各部门领导职责
（1）重视和健全有关的管理制度，确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中，并认真执行。
（2）按本部门外事业务活动的程序、形式、积累收集外事文件材料，在工作结束后，将材料汇集、检查，送院综合档案室归档。
3、学院外事处领导职责
（1）制定和健全外事工作管理制度，确保外事文件材料的形成积累，将外事档案工作纳入外事管理之中，并监督与外事活动有业务联系的各部门执行。
（2）指导本部门兼职档案人员的工作，关心其工作条件的改善和工作素质的提高。
（3）指导、监督按外事活动的程序，将整个活动中形成积累的外事材料整理组卷（件），按期向本院档案管理部门移交。
（4）指导外事档案的鉴定工作。
4、外事办公室兼职档案员职责
（1）在部门负责人的领导下，做好外事档案材料的平时积累工作。
（2）会同部门领导，检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、准确、系统，经检查合格后再办理移交手续。 （3）将收集、积累的外事文件材料。整理组卷（件）、装订，做到组卷（件）合理、编目清楚、标题准确、装订整齐、并及时向院综合档案室归档。
（4）完成学院档案部门委托办理的其他有关任务。
5、学院档案部门职责
（1）根据国家有关档案工作的政策、法规，制定本院外事档案工作的各项管理制度。
（2）监督、指导、检查、协助外事部门做好外事文件材料的形成、积累、整理、归档工作，检查验收外事档案是否完整、准确、系统。
（3）负责外事档案的接收、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作。
（4）积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用。 （5）遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。
五 外事类档案归档范围和保管期限表
综 合
序号 类 目 名 称 保管期限
长期 短期 长期 永久 长期 1 上级关于外事工作的文件材料 （1） 针对本院的需要长期贯彻执行的 （2） 需要短期贯彻执行的
2 本院外事工作规章制度、计划、总结、简报等 3 本院外事工作统计报表 4 本院外事工作会议材料
出 国
序号 类 目 名 称 保管期限
长期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 1 上级对出国人员的有关文件材料 （1） 需要长期贯彻执行的 （2） 需要短期贯彻执行的 2 参加国际学术会议论文等材料 3 投寄国外的学术论文 4 出国人员考察、访问材料 5 出国讲学、研究人员有关材料
6 出国进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件） 7 本院教职工自费留学、因私出国探亲申请报告及批准材料 8 本院选派出国与回国留学人员情况统计表及调查表 9 本院参加国际比赛、竞赛材料
来 校
序号 1 2 3 4 5
类 目 名 称
上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件 外国党政官员、各界人士来院参观访问的文件材料 外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料
来院进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 国际比赛、竞赛
国际合作与会议
保管期限 长期 长期 永久 长期 长期
序号 1 2 3 4 5 6
类 目 名 称
中外合作院际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录
本院完成的国际合作项目、成果等材料 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 授予外籍人员名誉称号的材料 双方互赠的礼品、纪念品 国际会议的有关材料
外国留学生工作
保管期限 永久 永久 长期 永久 长期 长期
序号 1 2 3 4 5 6 7 录取审批材料
类 目 名 称
学籍登记表、学籍卡片 教学计划、大纲、安排 学习情况、成绩及评语 学位论文及学位证书复印件 学生名册
学生去向及有关材料
保管期限 永久 永久 长期 永久 长期 永久 长期
