安徽弗兰得进出口有限公司
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关于公司各部门工作职责和义务
问题草案
2012年对弗兰得每个员工来说都是至关重要的一年，我们充满机遇和挑战，为规范公司流程，提高工作效率，增加公司业绩，提升员工工作积极性，现针对公司各部门提出下列相关要求作为员工工作绩效考核标准。
鉴于公司性质及其团队工作需要，公司分为以下部门：
1：董事长办公室（董事长：管志华董事长助理：伍红芳）
2：总经理办公室（总经理：徐志斌）
3：涉外业务一部（部门经理：刘聪）
涉外业务二部（部门经理：高磊 员工：陈欢，李保存，胡敏，洪雅婷）涉外业务三部（部门经理：张岭 员工：黄亚萍，王群）
4：单证财务部（经理：梁婷）
5：采购部（经理：池海莉 员工：徐壮）
6：总经办（经理：李玉堂）
为最大效率完成公司任务，发挥各部门最大工作潜力，现根据各部门工作性质及其人员分配，对各部门及其人员职责和要求罗列如下：
一：董事长办公室
董事长全局管理和指导公司行政，业务，财务和采购等相关事宜，享有绝对决策权。任何部门在涉及公司利益的情况下，必须经过董事长的同意和确认签字，方可对外。
董事长助理负责董事长，总经理日常工作计划编制，有提醒和建议权利，并需要在董事长或总经理不在公司或出差期间，
能准确传达董事长或总经理对公司
事务安排事宜，并可以同时能把公司发生的事宜能准确传达给董事长或总经理，以便董事长或总经理做出决策。收集各种相关信息、数据、情报，为董事长决策提供参考、建议；协调董事长及公司总经理之间的工作关系；在授权范围内协助董事长进行商务谈判，做好各项汇报、联络工作；负责董事长有关文件的起草、修改、审核，整理各类文书、文件、报告、总结及其他材料，负责董事长文件的督办、处理与反馈。
二：总经理办公室
总经理负责监督管理公司所有部门，对各部门经理提出工作要求和指导建议，合同签订与否的决策权，公司员工招聘，解聘，劝退，奖励，薪酬等得决定权。
三：涉外业务部
1:部门经理：首先有监督管理部门员工的权利，各部门业务人员每天针对部门业务产品找10家客户信息，发开发信。客户信息包括：客户联系人姓名，公司名，邮箱或电话手机等。所有开发信需统一发往部门业务经理处审批，部门业务经理审批完后方可由业务员发往客户。已审核、签发的文件由业务员按不同类别编号后归档（注：部门经理在业务人员发来开发信后必须在24小时内审查完毕发还给业务人员）
流程如下：
2：部门业务人员对外所有邮件需抄送给部门经理，已备部门经理对业务人员业务能力及专业性了解和评估，公司会不定期抽查业务人员邮箱和IP，以防止员工正常工作时间玩忽职守现象发生。
3：部门经理会不定期已书面或口头形式对部门业务人员进行业务能力，谈判技巧，贸易知识等相关内容进行考核，成绩作为业绩参考和工资涨幅回落评判标准之一。
4：业务人员要在规定时期内有效的完成部门经理下达的其他工作事宜，工作结
果由部门经理评判，反馈给公司总经理作为公司对员工工作能力评估一部分。 5：业务人员每周需对自己工作状态，结果，开发信信息，潜在客户消息进行总结，以周工作总结形式（Word）发给部门经理，以备部门经理掌握员工状态和工作开展安排计划。
6：外来的文件由接件人负责签收，并于接件当日报送经理；属急件的，应在接件后即时报送。业务人员外发文件及样品快递，需经报部门经理确认方可外发，业务人员需做好记录已备财务查询，如若违规费用由相关人员自行承担。 7：所有人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。 8：各业务所用的专用表格，由公司制定格式，所有业务按统一格式使用表格（由各部门经理来确定）。
四：单证财务部
1：根据业务部门要求，能及时报给业务部门运费及快递费用。
2：根据业务部门要求，能正确制作各种相关单证，如箱单，发票，明细表，货物托书，进仓通知书，外贸购销合同，运输合同，各种保函。并需要能独立操作业务部门货物的发货和单证交接事宜，如安排货代运输，办理货物保险，安排商检，SGS认证，办理核销退税事宜。
3：单证人员需熟悉信用证，电汇和承兑收款，报关，核销，退税，返利，制单等过程。单证员有权拒绝业务员信息不全，解释不清的业务单证和操作手续的办理。
4：单证员所需单证上或其他业务员在涉及用到公司公章，法人章，条形章，财务章，采购章时需在董事长或总经理同意签字的情况下，方可盖章寄给外部。 5：单证员联系货代发货之前，需要选择服务好，信誉高，价格便宜的货代，签订国际货物运输合同，明确要求货代保证货物运输的合理完整，阐明双方所需要承担各种风险和货物损失，破坏等情况下的理赔原则。
6：财务人员有权要求业务人员提供口头和书面上的材料来证明产品采购价（含税还是不含税），产地信息，销售价，退税额等信息，以备财务人员安排业务人员工资提成的计算和营业额的统计。
7：财务人员对公司所有员工工资薪酬统一管理，制定每月工资表，再董事长审阅无误签字后，方可银行转账到每个员工账号。财务人员需制定员工工资单，列
明员工：基本工资，提成，工龄工资，补助（交通补助，餐补，奖金），保险，罚款，最终工资。员工对工资有异议可以找财务人员查账。
五：采购部
1：采购部应多了解市场走向，外汇动态，及时掌握公司相关产品原材料，加工费和出厂价的最新价格变化趋势，从而通知业务部门人员做好报价调整。 2：采购部门需要积极配合业务部门人员，有职责帮业务部门人员寻找产品生产厂家，了解生产周期，尽最大努力找到服务号，质量优，价格低的生产厂家。业务人员有义务通知采购人员客户最终目标价，以便采购人员按价询厂，节省时间，提高工作效率。
3：采购人员应多了解公司所有业务产品的性能，质地，周期等相关信息，不断了解公司现有产品在市场上的竞争力，不定期的以市场行情分析报告的形式通知业务人员竞争产品的销售方向，价位和厂家信息，以备业务人员做出相应的业务市场和价格的变动，从而最终达到增加销售，提升公司利润的目的。
4：采购人员需对公司每一笔采购项目做详细记录，包括采购产品，采购厂家，采购时间，采购方式，采购价，采购合同标号，业务员订单号。制定每一笔采购合同，采购经理和总经理需签字确认后方可采购产品。月底由采购部经理统一交与财务人员统计做账。
5：采购人员应以公司利益为重，熟悉采购流程，做好采购工作记录，留存备档做到每笔采购工作都有据可查。
6：采购人员应对业务人员负责，不能因个人，朋友，亲戚等关系选择产品价格高，服务质量差公司来以次充好，影响业务人员业务开展。
六：总经办
1：总经办全面贯彻公司行政管理制度，保管公司营业执照，税务登记证，对外贸易经营者备案表，海关登记证，公司员工资料等相关证件资料。
2：总经办需制定完整的适合本公司规章管理制度，包括：人员聘用，辞退制度，车辆管理制度，人员考勤制度，福利薪酬管理制度。
3：总经办统一管理公司所有硬件设施的事情，故障排除，网络平台推广，维护和维修。有权对坏，破损，淘汰的公司硬件设施提出更换的权利，通知公司采购部门统一更换。
4：总经办需对公司出现的一切内务事件做到及时处理负责。有权要求员工迟到罚款，人为破坏公司硬件罚款，要求上班时间串岗，私聊的员工立即回到自己工作岗位的权利，真正做到上班无闲话的工作状态。
5：总经办需负责公司公务出差人员的行政安排，诸如机票，火车票，汽车票等得购买，宾馆酒店的预定等工作。
6：总经办人员有权要求公司安排企业文化，聚会和娱乐项目等活动，提升公司员工工作激情和凝聚力。有责任引导和带领公司员工加强个人精神文明建设，提高创新能力，增强个人自信心。
