办文制度
为做好公文处理工作，使公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高办文质量和工作效率，依据上级有关文件精神，特制定本制度。
一、收文处理
（一）、收文登记、分办、拟办、批办：
1、外来公文均由学校教学处验收、登记、处理。
2、公文拆封后，一般信函和普通信件，直接送交主办部门；重要公文由学校教学处统一登记、编号并填写《钟屋小学收文处理表》，送教学处主任拟办。
3、拟办后的公文，应及时转送有关领导批示或送有关部门办理。文件的转呈、转送由教学处教务员直接与有关领导或部门进行交接。
4、各部门对教学处转来的公文，应详细查对、签收、登记，并及时送交部门负责人阅批、签名。需几个部门阅知或办理的文件，收到部门应尽快阅知，然后交回教学处，以便向另一部门传递。
5、凡参加会议带回的各类文件，应立即交教学处并按批办手续办理。
（二）、收文承办、催办
1、各承办部门对所承办公文，应周密研究、及时办理。
2、已办结的收文，由承办部门在《文件处理表》上注明处理结果，并签署姓名、日期后及时交回教学处。
3、收文的催办由教学处负责。各部门负责人对本部门的收文也应按此程序办理。
二、发文处理
发文要求：
1、各部门要按照各自隶属关系和职权范围来确定行文关系。对自己的上级部门要用上行文；对自己所属的下级部门要用下行文；对同级部门和不相隶属的部门要用平行文。应该使用上行文的，不能使用下行文或平行文，反之亦然。
2、各部门要对自己的行文负责。行文的事项必须在本部门的职权范围之内，不属于自己职权范围内的事项不能行文。
3、行文必须从实际出发，要有需要解决的问题。坚持非行文不可才行文的原则，对那些内容不成熟的、内容重复的、可发可不发的公文，坚决不发；要减少例行性、事务性公文。
4、要严格控制以学校名义的发文。属于涉及学校全局性、方针政策性和重大问题的公文，以学校名义行文；属于各部门日常业务工作和职权范围内的事项，应由各部门自行发文或者几个同级部门联合发文。
5、在一般情况下，不应越过自己的直接上级部门而向更高一级的上级部门行文，以免扰乱正常的领导关系和工作秩序。如果确有必要向上越级行文时，应同时抄报被越过的直接上级部门。
6、要依据发文部门和主送部门的隶属关系、发文部门的职权范围、行文的目的和要求以及文种的适用范围，正确选用文种。如下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议时用“报告”；下级就某一事项向上级主管部门请求指示、批准时用“请示”；上级答复下级的“请示”用“批复”；向非主管上级部门请求指示、批准时用“函”。
三、来电（传真）处理
（一）、来电（传真）登记、处理：
1、教学处接到的来电（传真），分对公和对私两种，分别按规定进行登记和处理。
2、凡对私来电和传真，教学处接电（传真）人员不必进行登记，但要本着负责和实事求是的态度进行处理。
3、凡对公来电和传真，教学处接电（传真）人员要立即向教学处教务员传达来电（传真）内容，教学处教务员应进行统一登记，编号并填写《钟屋小学来电（传真）处理表》，送教学处主任阅批。
4、教学处主任阅批后，教务员应根据其拟办意见及时送交关领导批示或送有关部门办理。
（二）、来电（传真）的承办、催办
教学处根据《钟屋小学来电（传真）处理表》上领导批示的意见，将须送有关部门的来电或传真负责送交部门负责人，部门负责人应周密研究、及时办理，并将处理意见或结果反馈到教学处。教学处有权对处理结果和意见进行督办。
四、学校文件的行文
1、凡学校的重大决议、决定都以“钟屋小学文件”形式行文。
2、“钟屋小学文件”由教学处起草，报校长批复后发布；其他部门或个人不得起草和发布。
3、“钟屋小学文件”必须以红头文稿纸打印，复印除外。
4、“钟屋小学文件”由题头、公文编号、签发人姓名（校长）和正文组成。
5、各部门不得越过学校直接向上级部门发请示文件，如有必要，须将文件内容报教学处，由教学处统一行文。
五、网上收发文
1、教务员必须每天浏览“宝安教育在线”三次以上，每周浏览“宝安政府在线”三次以上。
2、教务员须按收文前述要求登记处理。
3、学校行政有权在校园网上发文，对所发文的内容负责，保证内容的准确性。其他部门和个人无权在校园网通知栏和新闻栏上发布任何信息。
六、收文立卷、归档
1、收文由教学处制订案卷目录，按收文的内容性质及时间顺序，以“一类一卷”的原则分别立卷、归档，并于一个学期后，移交档案室。
2、学校档案室负责指导全校的立卷工作
3、以校党支部、校行政名义的发文，全校性、综合性的由学校办公室立卷归档，其余的按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。
4、部门名义的发文，由各部门立卷归档。
5、各部门以学校名义召开的各种工作会议、专业会议、展览会、表彰会、代表会的会议材料，由主办部门立卷归档。
七、保密工作
1、各部门文管人员，应严格遵守保密制度，严防文件散失，泄密和失密。
2、对于公文函件应妥善保管，对重要文件、机密函件，不得随意放在无人管或不加锁的抽屉里。
3、对发生文件丢失、被盗、泄密、失密事件者，要严肃处理，并追究部门领导的责任。
4、对“钟屋小学文件”类的重要文件的草稿要及时销毁。
