建筑工程竣工档案管理中存在的问题与措施
价值中国推荐 2011-06-14 14:22 环球市场信息导报 解读此文 收藏此文
建筑工程竣工档案直接影响到建筑工程日后的维修、改建、扩建和管理。笔者结合近几年在档案管理方面的经验，对建筑工程竣工档案管理中存在的问题进行了分析，并提出了相应的措施，希望对建筑工程竣工档案管理质量有所提高。
奚美芬（绍兴市建管局浙江绍兴 312000）
房屋建筑工程和市政工程档案资料是城建档案的主要部分。近年来，随着社会经济的不断发展，许多建筑都在进行改建和扩建，就需要查阅原有建筑的工程竣工档案，这充分显示了建筑工程竣工档案管理的重要性。建筑工程竣工档案是国家档案的重要组成部分，反映了工程成果的真实性。随着建筑工程规划、设计、施工等过程的进行，建筑工程档案就要实时记录，在建筑工程档案的整理过程中涉及到了众多部门和人员，对日后工程维修、改建、扩建起着十分重要的作用，所以做好建筑工程竣工档案管理十分重要。文章系统分析了建筑工程竣工档案存在的问题，并提出了相应的措施，方便日后管理人员更好的进行档案管理工作。
1程竣工档案管理中存在的问题
11忽视档案的形成与管理
2002年国务院、建设部分别颁发《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》，旨在增强建设单位和施工单位对工程竣工档案管理的重要性，但是由于我国建筑企业的水平参差不齐，部分单位的管理人员档案管理意识比较淡薄，致使工程竣工时不能整理出完整的竣工档案，造成了工程竣工档案不能及时的向城建档案馆报送，如一些建设单位注重工程进度、重资金管理，忽视编制工程竣工档案管理体系，在工程验收完成多时，工程竣工档案都无法正常完成，造成建筑工程档案移交滞后。
12材料填写不真实
建设单位未建立工程竣工档案管理体系，造成管理不严，或者将工程竣工档案的编制工作交给“档案专业户”，他们往往对工程施工现场不了解，根据建设单位提供不完整的资料编写竣工档案，这样的档案只是为了应付交档而做的，不能做到与工程同步进行，所以往往采用虚假数据，导致建筑工程竣工档案与事实不符，竣工图产生误差，由于不能与工程进度同步，造成了各种建材的质保书和合格证不全，不能全面的反映工程的建设和质量。
13竣工档案移交不及时
有些施工单位没有按照竣工档案管理的要求在施工中整理必要的资料，造成工程竣工后不能按时完成工程竣工档案，造成工程竣工档案移交不及时；有些建设单位、施工单位及建
材供应单位之间存在工程款拖欠的情况，致使工期延长，造成档案归档停滞，材料残缺不全，严重影响了工程竣工档案的编制；有些施工单位在施工期间进行部门重组，档案管理人员更换，致使材料分散、缺失，在工程验收后无法收齐，这些原因都造成了施工档案移交不及时，严重影响了工程竣工档案的质量和建筑工程竣工档案管理事业的发展。
2产生问题的原因分析
21建设单位重视不够
重视工程进度轻视档案管理。在建筑工程施工中，施工单位往往非常注意施工进度，将所有的人力物力都投入到工程施工中，抓紧时间创造效益，在注重工程进度的同时容易忽视材料的验收和工程施工资料的搜集。当工程完成后，等到档案面临验收时才组织技术人员进行突击整理，由于施工中资料搜集进度没有跟上施工进度，造成材料缺失，影响到工程资料编制归档，最终影响到工程竣工资料的验收。
22日常管理不规范
在建筑工程施工过程中，建设单位、施工单位为了满足日常工作的方便，可能在资料管理方面花费了人力、物力，但是管理人员没有从建筑工程全局来看待工程竣工资料整理，没有做好工作竣工档案管理，造成了日常管理的不规范，最终导致了竣工资料的缺失，工程竣工档案移交不及时。
23档案管理制度不健全
施工单位档案制度不健全，难以保证竣工资料整理和施工进度同步，造成资料缺失，阻碍了档案资料编制工作的有序进行。如没有加强资料管理人员的培训，造成管理人员忽视档案资料编制的重要性；资料管理人员的责任心不足，不亲自在一线掌握相关资料，造成资料缺失；在工程建设周期长和人员变动时，资料交接不完全，造成资料遗失；文件、技术通知管理方面没有统一，造成资料编制混乱等。这些档案管理制度不健全的情况都给工程竣工资料编制造成很大困难，影响到工程竣工档案的验收。
24缺少既懂工程档案管理又懂工程技术的人员
目前，我国的技术管理队伍素质不高，缺少既懂档案管理又懂工程技术的施工人员，这种情况造成了工程竣工资料管理的不健全。在工程施工单位大部分都是施工技术人员，偶尔有一两个专门的文档管理人员，从事着档案管理工作，但是他们对工程施工技术和规范懂的很少，造成了技术和资料管理的脱节，无法正确的编写工程竣工档案，而工程技术人员只懂得工程施工，不了解档案管理的相关规定，没有资料整理意识。所以在我国目前还缺少这种
既懂工程档案管理又懂工程技术的复合型人才。
3提高工程竣工资料质量的措施与对策
31加大宣传、提高工程竣工资料管理意识
加强工程档案基本知识和法律法规建设，开展不同形式的宣传，规范人们的行为，是提高管理人员档案意识的有效途径。在工程开工前，工程施工单位应该加大档案法规和基本知识的宣传，可以通过培训宣传工程竣工档案的价值，使工程竣工档案管理落实到实处，要求建设单位、施工单位及监理单位组织人员学习档案基本知识，增强管理人员的工程资料管理意识，为提高竣工档案资料质量打下坚实的基础。
32加强岗位培训、提高专业能力
在工程施工过程中，要加强管理人员的业务培训，了解资料编制和管理方面的工作，明白自己的职责，提高工作责任心。要对工程技术人员进行档案知识培训，使他们了解工程竣工资料编制方面的规定和要求，增强资料整理的好习惯，避免在工程竣工时，加班加点的赶工程竣工资料，在对工程技术人员培训档案编制和管理方面的知识的同时，要对档案管理人员进行工程施工专业知识培训，让他们深入一线，了解工程施工实际情况，培养一批既懂技术又懂档案编制和管理的复合型人才，为企业创造效益。
33健全档案管理制度、落实责任
健全档案管理制度，落实责任是完善建筑工程竣工档案管理工作的有效手段。合理编写工程竣工档案管理体系，以档案管理责任制为核心，将工程责任落实到施工单位、监理单位和档案管理部门，让各个部门了解自己相关的职责和责任，共同做好工程竣工档案，规范工程竣工资料的管理；对于建设单位和工程监理单位，管理人员要严格检查施工单位的资料，落实验收签证的相关制度。要严格检查相关资料的真实性，当资料符合实际情况时，才予以结算工程量，促进施工单位完善档案资料管理，编制工程竣工档案。
34过程参与、同步管理
在工程建设开始前，专职档案管理人员要熟悉档案管理方面的法律法规，并了解与工程有关的资料，从这些资料出发，对文件和图纸进行编号，规范施工过程中的借阅制度，方便工程资料的管理。在编制施工进度计划时，要建议施工单位和建设单位将各个分项工程竣工文件验收工作列入到工程进度计划表中，从质量上做好资料管理，方便日后工程竣工档案的编制。合理编制工程竣工档案管理条例，严格检查资料齐不齐全、编制规不规范等情况，保证资料整理的质量。要保证工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形
成同步，工程完工验收与合同竣工资料验收同步，逐步完善工程竣工档案管理制度，从源头保证资料整理的质量，为做好工程竣工档案验收打下基础。
4结束语
增强档案管理意识，需要施工单位和档案管理人员共同努力来建立健全的工程竣工管理体系，保证资料整理与工程施工的同步性、系统性和完整性，使其能够真实的反映工程的实际情况，方便日后建筑的改建和扩建。
