目前资料管理中存在的问题及对策
摘要：在建筑工程建设过程中，从施工准备、正式施工、竣工验收到交付使用，是一个长周期的复杂的质量、进度管理过程，为了让工程建设更加规范有序，也为了施工企业在市场竞争中证实自身质量的适用性和有效性，在不断总结经验的基础上，按中国目前的质量管理和质量保证系列标准的要求，施工企业应提供质量保证的证明文件，因此必须加强施工资料管理。 在工程资料管理中主要存在工程资料不完整、资料填写不规范、闭门造车做资料、代签现象严重以及装订问题，分析原因是资料管理意识淡薄、资料管理机制不健全、责任落实不到位、人员素质不高过程控制不到位等，为此，提出了提高意识、完善管理制度、加强签字严肃性、加强过程控制等对策，从而保证资料的完整、准确和真实。 关键字：资料管理，问题，对策
一、工程资料管理的重要性及现状
在现有的施工过程中，工程技术资料发挥着重要的作用。它是建筑实物质量的真实写照。在施工中，无论是建筑原材料质量、构配件质量，还是分项工程质量都可以通过工程资料客观地反映实际施工状况。同时，工程技术资料是核定工程质量等级的重要依据，要达到验收标准，工程技术保证资料必须基本齐全。因此，应采用合适的方法对工程技术资料进行整理和编制，使其发挥在工程施工中的重要作用。
然而，目前工程项目施工技术资料管理水平还比较薄弱，管理水平相对低下。因此，为适应建筑行业发展的新形势，我们应在工程施工技术资料管理方面不断探索新的方法，着力解决目前存在已久的工程施工技术资料管理水平低的难题，改变传统的工程施工技术资料管理存在的数据处理繁琐、工作量大、手工操作效率低、质量差、信息反馈不及时等问题，拓展工程施工技术资料管理的范围，适应建筑行业迅速发展的需要。
二、目前工程资料管理存在问题
1、工程资料不完整
工程技术资料不完整，片面性太大，导致以偏概全。比如采用高分子防水卷材的地下防水工程，不仅要做防水卷材的试验与隐检，还要做基层隐检；与此同时，隐检的内容也要全面。但是在实际工程施工中，可能会因某种原因造成局部没有及时施工，有些单位为保持资料在时间、部位上的延续与资料的整洁，就不进行资料编制，或将此部分资料抽出，这也会造成资料漏项，致使无法全面反映工程的质量和技术状况。
2、工程资料填写不规范、不完整 (1)工序质量评定表，表中的检查项目及外观、实测项目及允许偏差、质量等级、工程数量等均有遭漏现象；
(2)施工表格填写中会签栏签名不全，各级审查意见填写不全，或空白的；
(3)工程名称有漏填的，或各个表格填写不统一的现象；
(4)在竣工图中存在标注不清晰，或有的关键尺寸未标注的现象，竣工图中出现“设计”等字样的；
3、装订问题
(1)原件、复印件出现混装现象； (2)分类不清晰，装订顺序混乱； (3)无页码的、无编号的；
(4)单册厚度超过城建档案馆要求25m的；
(5)工程施工技术资料中无合同原件，预算书、中标通知书等装订入册的现象。
4、取样缺乏代表性，闭门造车“做资料”
真实性是工程技术资料的最基本的要求，是工程技术资料的灵魂。不科学、虚假的工程技术资料，不仅没有任何价值，还会带来很大的麻烦。虽然在我国对建筑原材料的试验的取样方法、取样代表数量、取样频率等均有明确、科学、严格的规定。但是我国建筑工程的试验人员很多是缺乏专业培训，水平参差不齐，造成取样缺乏全面性和科学性。甚至有的是完全闭门造车做资料，在迎检前或者交工前完全复制、编造，没有真实性，完全失去对工程质量控制的作用和作为工程技术资料的意义，对将来的工程扩建、补修造成极大的隐患。
5、代签名现象十分普及
相当一些施工单位的技术资料签字不严肃，应当分别签字的，全由一人代笔签字。如隐蔽工程质量验收记录表的施工员、班组长、专业质量检查员全由一人代笔签名，甚至有的施工单位还依照笔迹代建设单位、监理单位人员签名。使工程技术资料失去真实性，一旦工程出现问题要追查相关人员的责任时，就分不清责任，从而加大处理事故的难度。因此，监理单位、质监站对技术资料核查时发现有代签现象要及时提出批评。
三、产生问题的原因分析
1、资料管理意识淡薄
档案管理意识淡薄主要体现在两个方面，一方面是对档案价值的轻视，二是对数据真实性追求的丧失。许多人的观念里，工程数据的作用仅仅是记录，随着工程的完工，工程数据便完成其使命。因此，在许多情况下，许多工程文档只记录了工程中主要的内容，如工程图纸、施工进度、用料等等，而遗漏了其他大量有用的信息。许多工程在后续的追查中，往往找不到真正有用的工程信息，无法追踪到具体的来源。
2、资料管理机制不健全
由于各施工单位水平良莠不齐，多数施工单位没有完善的档案管理机制，因此档案管理机制不健全，是建筑工程资料收集与整理过程中面临的突出问题，这就使得建筑工程资料的收集与整理难以保证与工程施工建设同步进行，并可能造成有关建筑档案资料的严重缺失，也在一定程度上影响制约了建筑施工档案资料管理工作的深入有序推进，更为严重的是也必然影响到建筑工程的施工建设及日后的维护使用。
3、责任落实不到位
一是建设单位与施工单位签订的合同中对竣工资料的整编责任、内容、深度等要求不明确、不具体；二是施工单位缺乏完善的管理网络，相关人员档案管理知识匮乏，业务素质低；三是缺乏有效的监督考核机制。
4、人员素质不高
一是施工单位技术力量薄弱，管理水平差，造成施工过程中产生的竣工原始文件不规范或质量不高；二是监理单位人员有专业技术但施工管理水平较差，档案管理知识不足，导致对现场签证资料把关不严；三是现场缺乏既懂档案又懂技术的人员，从事档案管理的人员只懂档案不懂技术，而工程技术人员又只懂技术而不懂档案，两者不能很好地结合起来，从而影响了工程资料质量。
5、过程控制不到位
资料编制与施工进度不相符，反映了资料员在资料编制过程中“闭门造车”现象。有的资料员在资料编制过程中，一方面由于对工程进度不了解，资料的内容不能与实际的施工进度情况相符；另一方面，不熟悉施工工艺操作过程，在资料表格编制的过程中，出现该有的项目内容没有填，不该有的项目内容却填了。
四、提高工程竣工资料质量的措施与对策
1、加大宣传，提高意识
要向工程项目管理人员大力宣传《中华人民共和国档案法》，熟悉和掌握《建设工程档案管理条例》、《城市建设档案管理规定》等法规文件，使工程项目管理人员增强档案管理意识和法律意识，明确档案管理的职责，制定好档案管理制度和各项工作标准，认真贯彻工程档案管理工作的“三纳入”和工程项目竣工文件的收集、整理、归档及移交的“三同步”，保证项目施工过程中文件的形成、积累、整理、归档有法可依，有章可循，职责明晰。
2、加强法制建设，完善工程管理制度
加强工程档案资料在形成、收集、整理和移交归档工作过程中的监督和检查，制定工程档案资料管理制度标准。各单位应根据上级要求，将档案工作纳入本单位总体发展规划和年度计划，设立专门的职能部门，强化档案管理工作的力度，将其与年底评奖机制挂钩。并根据工程档案资料管理有关法规制度，制定本单位工程档案资料管理的实施细则，认真落实档案归档要求。同时可与参建单位签署《责任书》，明确对工程档案归档的具体要求，并实行奖励与处罚机制，使参建单位领导和技术人员充分重视工程档案的归档工作。
3、加强监督，强化签字严肃性
业主、监理单位及质量监督单位要切实加强对工程项目的监督检查，不仅要检查质量、安全，同时要加大对工程技术资料管理的力度，按照有关标准在工程竣工前进行工程技术资料的预验收。在进行归档验收时，要实行代签否决制，已经发现有代签的发生，直接拒绝接受，重新整理，确保资料的真实性和严谨性。
4、加强过程控制
从工程建设筹划开始，档案人员就应要求工程部门的专职档案人员从依据性文件开始就参与其中，按照文件的顺序、图纸的编号进行登记，建立借阅制度。建设单位和施工单位在制订工程进度计划时，应将每个分部分项工程竣工文件质量检查工作列入到该项工程单位工程进度计划中，并将其作为重要的网络节点来完成。对在整编资料中发现的“原件不齐全”、“签证资料不齐全”、“不规范”、“不统一”等问题，要及时研究给予解决。要严格实行竣工资料编制工作“三同步”管理制度。档案工作人员要始终参与整个工程的建设和竣工工作验收全过程，对不符合标准的文件要拒收，从源头保证整编资料的质量。
五、结束语
工程技术资料是建筑工程的重要组成部分，具有重要的使用价值。我国建筑企业中对工程技术资料的管理的认识还不够，管理水平还不佳。因此，必须采取多项措施，逐步提升建筑工程技术资料的科学性、真实性、严谨性、规范性和科学性。
参考资料
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