黑龙江大学青年志愿者协会办公室管理制度
为加强黑龙江大学青年志愿者协会（以下简称黑大青协）对办公室的管理，维持正常的工作秩序，创造良好的工作环境，树立黑大青协良好形象，加强各部之间的协调与合作，确保黑大青协工作、活动的顺利进行，特制定本制度。
一、基本制度
第一条 黑大青协办公室由办公室负责管理，督查人员监督并执行值班制度。
第二条 爱护办公室的一切公物，保持办公室的清洁，各部门或个人使用后必须做好清洁和整理工作。
第三条
保持办公室安静，禁止大声喧哗，不干扰他人办公，不在办公室内吸烟，喝酒，不在办公室表现不文明举止。不得进行其他一切影响黑大青协形象、秩序和安全的行为。 第四条
节约用电，注意安全，最后离开的人员要关灯，关风扇，关窗（窗要锁上），锁门。
第五条
节约办公室资源（包括打印纸、水杯、文具、宣传纸张、颜料等），一切要本着勤俭节约的原则。
第六条 宣传部的干部使用完毛笔、颜料等之后，必须马上清理干净。
第七条
非相关人员（非黑大青协成员）未经值班人员允许，不得随意进入办公室内。 第八条 黑大青协办公室用于黑大青协日常工作，任何个人都不得将其挪为私用，各部门及其它社团有事要使用办公室，其负责人应向办公室主任提出申请，办公室主任根据实际情况进行调配。
第九条 办公室内的物品不得随意移动，使用完毕，各种物品应放回原处，并保持整洁。
第十条 若有在本制度之外的其他情况发生，由主席团、办公室负责解释，人事行政部负责审核，公证。
二、值班制度
第一条 办公室应于开学初定出值班表并通知各部门，各部门应严格按照办公室值班制度安排本部门成员做好办公室值班工作。
第二条 值班人员按值班表值班，督查人员将不定期抽查。（因事而请假者按照请假制度执行相关程序） 第三条 办公室值班督查人员由人事行政部负责。
第四条 各部门应确保每一个规定的值班时间段都有人在岗。 第五条 值班人员须遵守以下制度：
1) 值班人员须着装大方整洁得体（佩戴工作证）； 2) 值班人员须在办公室值班签到表上签到确认； 3) 值班开始值班人员须整理、打扫办公室； 4) 每周三下午两点到四点各部门轮流进行办公室大扫除（有督查人员监督）；
5) 值班时应保持室内安静，禁止大声喧哗、打闹等；
6) 值班人员应及时认真填写值班日志，如实记录值班情况（如完成老师安排的任务、突发事件、来访人员等）；
7) 值班人员应妥善保管办公室物品，不让无关人员动用办公室物品。若借出物品，须要求对方填写物品借用表，并及时收回，物品若有损坏或遗失须及时向办公室主任汇报；
8) 若有人员来访，须礼貌待人；若有需要帮助，应积极给予帮助，同时做好来访人员以及来访电话记录；
9) 值班结束后，应整理摆放好办公室物品，打扫好卫生，锁好门窗，确保财物安全；
（注：违反以上任何一条规定，经查实，将对当天的值班人员第一次给予警告，第二次黑大青协内部通报并公布于信息栏上，严重违反者将由人事行政部进行人事审核，最终结果上报主席团，由主席团下达裁退令，人事行政部贯彻监督执行，同时根据黑大青协人事考核制度追究部长的责任;）
第六条 督查人员随机检查每日值班情况，发现迟到、早退、缺勤、卫生不整洁等情况应做好记录并及时向人事行政部人事考核组组长汇报。
第七条 人事考核组于每周五晚整理、汇总每周的值班情况，并上报人事行政部，然后由人事部上交办公室进行归档。
三、物品管理制度
第一条 针对办公室所辖物品进行分类整理，入柜保存，列出物品清单并打印物品实时借出、归还记录表，并由“办公室”定期做物品检查、核实，保证办公室物品不丢失。 第二条 各部门需借用办公室物品时，应首先支会办公室负责人，经批准后由值班人员为其取出相应物品并做好物品借出记录（具体填入物品借出记录表内），如到期未归还相应物品由办公室主任直接追究第一责任人（借物品者）、第二责任人（物品借出者），（若第一责任人为黑大青协成员，办公室主任通知人事行政部对其进行相关人事考核工作。） 第三条 所有办公室物品未经允许概不许私自借出或带出办公室，对物品在借出期间如有损坏要作相应或全额赔付。否则，办公室有权拒绝该部门再次借用任何物品。
四、资料积累制度
第一条 黑大青协所有资料由办公室负责整理保存。 第二条 各部门纳新结束后将纳新表格交至办公室材料组。 第三条 各部门在人员正式确定之后做好成员档案并送交办公室保存。
第四条 办公室于开学初应做好各部门部长及各学院志愿团队主席通讯录。 第五条 各部门于每周五中午十二点之前及时将本部门的活动资料、工作总结（包括活动图片）、会议记录以电子文档的形式发送至办公室电子邮箱，办公室于每周日负责发送一封邮件给黑大青协秘书长和黑大青协主席报告黑大青协日常工作情况，平时若有重要活动以电话或短信的形式向秘书长和主席汇报情况。
第六条 办公室负责黑大青协大事记的编写、整理及存档。 第七条 办公室负责收集黑大青协发文，并将它们整理存档。 第八条 办公室负责记录部长例会的会议记录，并整理归档。
五、活动制度
第一条
黑大青协的各项活动，各部成员务必参加，各成员按照活动部相关活动负责人规定的时间准时参加，不得无故迟到、早退或缺勤，有特殊情况必须向办公室副主任或办公室主任事先说明，缺勤、迟到、早退者，经人事行政部督察组人员抽查发现，将按照人事行政部人事考核相关条例进行思想性教育及行政处罚。
第二条
在黑大青协的各项工作与活动中，成员必须自觉佩带工作证。
第三条
每次活动5分钟之前黑大青协各部负责人需进行活动签到并将签到表交由活动部部长，由活动部部长整理，归档，上交办公室存档。 第四条 活动收场完后进行活动签离，以确保活动顺利进行，若未签到者将予以缺勤处理。
六、请假制度
第一条
由办公室材料组制作请假条并发给各部长。 第二条
事前请假并填写请假条，事后不补假。
第三条
部长请假需支会主席，经主席同意，由人事行政部负责人审批，并将请假条于每周一的例会时上交给办公室归档。
七、奖惩制度
第一条 每学期期末，黑大青协将进行“优秀黑大青协干部”的评比，评比将结合各种考核情况进行。
第二条 黑大青协成员如受校级处分者，将作开除处理。
第三条 每月根据办公室值班考核情况、活动考核情况等评出优秀部门一个及若干名工作积极分子，获“优秀部门”称号的部门在期末“优秀黑大青协干部”评比时将多一个名额。
黑龙江大学青年志愿者协会（宣）
2011年12月9日
