山西闻喜银光镁业（集团）有限责任公司
物资管理制度
为了加强物资管理，合理组织物资流通，减少资金占用，管好，用好各类物资，特制定本制度。
第一章 总则
第一条：为能购进物优价廉的物资有效压缩成本，统一储备﹑堆放标准﹑出入库手续，使集团公司物资管理工作规范化、制度化，特制定如下条款。
第二条：本制度所指物资包括：
1、由总公司集中采购的物资
2、由总公司、分公司分别采购的物资
3、废旧物资
4、其他
第三条：各级管理部门职责分工
1、生产管理部门负责采购计划的编制，督促物资的按期购回。
2、采供部门负责组织考察供应商，确定长期供应客户，实施采购计划的完成，保障购回物优价廉物资，合理储备。
3、总公司技术中心负责制定原材料标准、检验规则、抽检品名、项目，对科技园区所用材料进行抽检，对分公司使用材料实行定期抽查,并对报出结果负责.
4、分公司质检科负责本公司使用的各种原材料抽检,对报出结果负责，并监督不合格材料的存放、处置。
5、财务部门负责资金拨付，保障并监督、检查各类材料的库存资金占用情况。
6、库管人员要严格按规定办理出入库手续，保证库存实物数量与账面数量相符合，对保存货物的缺失、损坏承担部分或全部赔偿责任。
第二章正常流转物资
第一条：客户选择
1、信誉供货客户的选定：此项工作先由供应客户送样，技术中心检测合格后，再由
采供部门组织质量管理部门、企管部门参加，对供应客户进行质量、技术、生产规模、信誉度、价格等方面调研、考察和综合评价，评价结果符合要求后采用小批、中批、大批供货的程序，进行跟踪。如能符合质量要求，供货及时，价格稳定合理时，采供部门可确定为信誉供货客户。如若连续两次供货不合格，则要重新进行综合评价，评价不合格或供货仍不合格时取消信誉供货资格，停止购货。信誉供应客户每年进行一次评审。
2、大宗材料或生产中使用的主要原材料，信誉供应客户一般不少于两家，备选客户不少于一家，利用价格、质量情况进行数量调配，备选客户价格低于3%左右时可晋升为信誉供货客户，客户选定后要保持相对稳定。
3,年使用价值较少的材料由采购部门自行选择客户,但购回物资必须符合质量要求.
第二条:物资采购:
1、物资购进时由生产管理部门、使用单位填报计划表，内容包括：技术要求、数量、时间，建议厂家（批量大的要提供3家以上，批量较小的可提供2家以上，选择已正在供货的客户时可选择一家，专用备件要确定生产厂家）或品牌，最好提供参考价格。除数量、时间以外，未提其它内容时按上次进货要求办理。
2、采购部门接到计划单后，要严格按照计划单提出的技术要求、数量和建议厂家及价格信息，组织货源，按时间要求购进。若采购的材料高于同类产品市场价格时，要与使用单位协商或由技术中心（分公司提交技术科）进行质量、价格综合评价并做出处理结论。在选择单价较高的供货方时，如果数量较大或价格较高形成的采购费用比较大时由技术中心（技术科）负责，向总经理（分公司经理）汇报质量、价格综合评价的全部内容，由总经理（分公司经理）决定后执行，以上过程不得影响正常生产。
3、符合招标条件的物资采购时,由企管部报招标领导组实施.
第三条：物资的验收与检验
1、物资验收时，要对名称、型号、规格、包装、数量、物品的质量、产品合格等逐一核对，确保无误、无损。标有重量的大包装物资还要抽检数量，列入抽检化验的产品还需经质监部门抽样检验。库房管理员必须见实物后办理相关手续。
2、检测部门在接到采供部门原材料检测的通知后，要及时抽样检测，同时向采供部门告知报出检验报告的大约时间，如果采供部门预计此时间会影响正常生产时，检测部门要采取措施，按实际需要提前报告。检测报告主报采供部门和使用单位库房管理员。
3、检测结果不合格时，要加报生产管理部门、技术质量管理部门、库房管理员（各分公司质检科用来汇总后要报总公司企管部），收到报告的单位，要对该材料跟踪监控。库房管理员对不合格材料要进行隔离存放，并督促采供部门尽快处理。
对于检测不合格的材料，若生产需要使用时，必须由采供部门向技术部门提出代用申请，技术部门根据实际情况，提出工艺补充措施，并在对产品质量影响不大的情况下，可以批准代用。采供部门要及时向供应商反馈所供材料情况，协商解决。如果对检测结果有异议时，由技术中心抽样、复检、仲裁。
4、成品入库时需有产品检验合格单。
第四条：物资的入库与记账
1、库房管理员验货收料后，要开具收料单，收料单一式三联：仓库记账、财务记账、送货人凭证。财务记账联由库管员交移。如果客户直接送货，则送货人凭证直接交客户保存，否则由采购员代保存。收料单涂改无效。
2、属于列入质量管理抽检的物资，库管员收料后，开具代保管单，该单一式两份，一份存根由库管员保存，另一份交送货人，待抽检结果报告合格后，凭代保管单更换收料单。
3、采购人员负责填写入库单，并附收料单中送货人凭证，如是质量抽检项目还应附检测报告合格单或代用单，连同购货发票交财务记账。
4、暂时未收到购货发票的物资，财务凭收料单记入应收发票科目的贷方，待收到发票，按上述办法办理入库手续，并记入应收发票的借方，同时记入相关科目。
5、库房管理员凭收料单库房记账联，在次日内前记账。
第五条：物资的储备与保管
1、物资的储备量由采供部部长负责。基本原则是，在不影响正常生产的前提下,依据采购计划，结合路途时间、气候、运输、市场价格等情况合理储备，尽量减少存
货成本和采购成本。根据市场价格趋向采供部门有责任调整储备量,但要向总经理汇报以后按总经理决策意见执行。
2、库房管理员应隶属物资管理部门主管。库房管理员对库房防火、防盗、卫生、以及物资的清洁、堆放整齐、数量、完好无损承担责任。
3、物资的保管。物资保管应参照产品说明书要求进行保管，存放时应按名称、型号、规格等合理分类。堆放整齐，袋装材料（如溶剂、萤石粉、铝粉等）每垛一般不超过10袋（若需超出时同等增加便于计数），每堆不超当月实际用量的1／4，煤炭、硅铁堆放，每堆一般不超过月需用量的1／2，（如有场地存放困难时一般不超过月需求量）。各种物资存放时要有明确标识，内容包括供货单位、入库时间、规格型号,该堆存货数量。对于长时间不周转使用的备品备件，要定期做防腐、防锈处理。对工艺改进等因素造成不使用备品备件和材料,及时上报,及时处理.
第六条：物资的发放
1、物资发放时，应采用先进先出的办法，以防存放时间过久，造成材料变质或质量下降。不合格材料，不得发放，投入生产。已批准代用的材料，按视同合格处理。
2、物资出库采用一批终结制:即同批、同价购进的材料按数量和购进全部出完后再依次按顺序按批次用上述办法出库.
3、领料人要对所领材料的质量进行检查，对残缺有损的物资有权拒绝领取。不得领用检测不合格或没有代用单的原材料。对标有重量的物品有权称量，缺失部分由库管员出具证明，并及时向采供部门通报，经主管领导研究后处理。
第七条：物资的出库与记账
1、领料员要出示由主管领导签字的材料领用单，库管员根据领料单所登内容,一一出库,领料员签字确认。领料单一式三份：库房记账、财务记账、领料单位回执。领料单位要以回执为依据做好使用记录，备查。
2、成品出库时由营销部门填写出库清单，出库清单一式四份：营销存根、库房记账、财务记账、出门证、财务盖章后库房发货，门卫核对出门证内容与实物及数量相符时方可允许出门。
3、发货同时开具发票时，财务记入相应科目。暂时不开票时，财务记入发出商品科
目，待开出发票后记入相应科目。
第八条：物资管理的检查
1、月末由财务部负责库存物资盘点。物管部门、企管部门协助.
2、物管部门、企管部每季度要进行一次全面检查,不定期抽查.
第三章 积压物资
第一条：积压物资的范畴
1、积压物资是指购进时间一年以上未使用的通用物资和本单位购进后因某些原因不再使用的物资，专用设备的备件不属于此范畴
2、通用物资指本公司内部各个分公司都使用的专用设备的零部件和其它材料，也包括专用设备整机。
第二条：积压物资的信息传递
积压物资的信息每月报公司物管部门，汇总后向公司内部发布。
第三条：积压物资的流转
1、其他分公司可以使用的物资,由相关部门调拨并办理手续.
2、集团各分公司均不使用的物资，由采购部牵头，财务、物管配合与供货商或退、或换，确保公司库存无积压。
第四章 废旧物资
第一条：废旧物资的范畴
废旧物资标准难以界定，原则指没有利用价值的物资。
第二条：处理废旧物资的程序
可以出售的废旧物资，经分公司经理界定需要处置时，向公司物管部门提出申请，内容包括：名称、大约数量、价格、处置理由。固定资产处置时还需填写固定资产报废申请表,(内容包括;原值、净值、使用年限等)和技术中心出具固定资产报废鉴定意见书.。处置数量较大和固定资产时需经总经理批准，物管、企管部门 现场监督，分公司相关部门实施。
第三条：处置废旧物资的全部款项应交财务入账。
第五章附 则
1、本制度附件两件。
（1）、技术中心确定的检测材料名称、项目、方法。
（2）、财务部确定的收料单,代保管单、入库单、领料单、固定资产报废申请表。
以上附件修改权归提供单位。
2、本制度从2009年2月1日起执行，试行期三个月，各单位、部门在运行过程中发现问题，请向企管部门提出修改建议。
3、试行期满后正式执行，主管部门按制度检查、考核。
