第一章 办公室主任工作标准概述
■ 办公室主任工作的特点
1、政治性 [要体现党的路线、方针和政策。]
2、辅助性 [只能根据领导的指示和决定行事，绝不可越俎代庖。]
3、全面性 [其他职能部门不管的杂事，也要主动加以关心、协调。]
4、事务性 [事无巨细，几乎都要办公室主任关心、检查。]
5、保密性
■ 内部和外部工作条件要求
1、干部队伍素质良好
2、组织合理和程序科学
3、信息渠道灵敏畅通
4、办公条件和服务手段不断改善
■ 办公室主任的职责
1、承办职责 ［主办、会办、转办、催办］
经上级部门、同级领导个人、下级部门，承办一些事务。
2、参谋职责
⑴协助领导安排工作
⑵协助领导做出决策
⑶为领导收集信息时，把好文件筛选关和质量关
“顺向”参谋——“辅助性参谋” “逆向”参谋——“劝阻性参谋” “侧向”参谋——“提示性参谋”
3、管理职责
⑴文书管理 ｛建立、健全各项有关制度；指导、督促各文书处理部门的工作｝
⑵信息管理 ｛包括党政机关的信息工作｝
4、协调职责
纵向协调
上令下行
下情上达
以点带面做好推广工作
横向协调
统一修改文件、规定
平衡、安排一些部署、会议、临时检查
维护规定、平息矛盾
统一各方意见，协助领导作出裁决
内部协调
协调一致员工的意见
让每个员工发挥所长
5、指挥职责
⑴调度性指挥
⑵应变性指挥
第二章 日常工作管理标准
■ “上情”与“下情”互相结合
所谓“上情”，就是通常说的“上头精神”，也包含领导精神；“下情”，是指本地区、本部门、本单位的客观实际情况和人员素质、群众情绪等具体问题。
■ 抓典型树形象要防止不良倾向 ■ 处理日常工作的技巧
一、当好“领头雁”
一个单位领导，若想让下级赞美自己，还必须做到能够让下级体验有意义的生活。
当前，许多人尤其是一些年轻的下属和职员，过惯了自由自在的生活，喜欢随心所欲地行动，组织性、纪律性都较差。身为领导，如果听任他们所为，让他们牵着鼻子走，你就胜任不了领导的职务，反而很容易被下级视为无能和平庸。
因此，作为领导，必须有坚定的原则和目标，不能因下属的影响就轻而易举地改变初衷。
二、处理公文的技巧
面对着堆积如山的公文，主任的出路何在？
问题的解决，在于“少、精、简”。
提倡领导亲自动笔行文写材料。[重要的行文，领导要亲口讲、亲笔写，这样做，除了能有效地压缩“文山”外，对提高领导素质、促进领导工作，都是有益的。
三、检查工作的技巧
1、听汇报
2、看现场
3、查资料
4、和群众座谈、个别交谈
在此基础上，领导者对下属的工作要进行客观评价和有效指导。
四、总结工作的技巧
1、不要面面俱到
办公室主任的工作五花八门、千头万绪，总结时要分清大小、主次。
2、要做到一分为二
不要讲成绩时夸夸其谈，讲问题时一笔带过。
3、推广经验，纠正缺点
总结工作经验的目的，是为了更好地推动工作。总结出的经验教训，一方面要确定责任人、落实纠正措施；另一方面也要召开干部会议，具体剖析教训的前因后果，提出整改的措施，让各单位都来抓好整改。
只有这样，总结工作才有意义
五、管理态度明朗，坚信自己
当你在领导一个团体时，如果态度暧昧模糊，毫无信念，群众就不会跟你走；反过来说，如果你态度明朗，坚信自己，群众就会拥戴你。 ■ 日常工作的管理方法
一、抓住“中心环节”
二、“十指弹钢琴”
三、“以点带面”
四、“反弹琵琶”
五、抓“薄弱环节”
■ 实施目标管理的一般步骤
1、精心制定单位的总目标和各项分解目标。
2、全力以赴地实施各项目标。
3、如期讲评各项目标完成情况、兑现奖惩措施。
第五章 督促检查工作标准
■ 督查工作的程序
⒈领导交办事项的督查程序
交办→立项→登记→转办→承办→催办→检查→办结→办结回告→审核→立卷→归档
⒉中心工作督查程序
分解→立项→送审→批办→转交办→督办催办→检查→综合分析→专题回告→审核→再批办→再督办催办
→再办结回告→再审核→立卷→归档
■ 督查工作的公文文体种类
督查工作专用文件，目前多系借用各级党政领导机关办公厅（室）的文件头字，文件编号署上“督”字。如“××办公厅文件”，下面为“××厅督字[××××] ××号”。这类文件即为督查工作专用文件。其文件内容一般为关于加强督查工作决定、指示、通知，督查工作计划与工作要点、工作总结、工作报告、请求等。此外，还有督查工作简报、督查工作制度、督查工作规划，督办通知单、督查工作条例等等。
⒈督查工作简报
格式同其他工作简报一样。内容包括督查工作的开展情况、工作经验的推广与交流，决策指令的执行、实施、办理的进展状况和结果（实际效果）的综合分析等等。督查工作简报的文头名称，目前各地方单位不尽统一，有“××省督查工作”，“××市督查工作简报”，“××县督查情况通报”，“××督查”。
⒉督查工作专报
督查工作专报，总体上也属于督查工作简报的范畴，是督查工作回告中重要的一种文字方式回告。适用于那些重大决策、重要会议、重要文件的督查落实，以及重要的单项督查事项的执行、办理落实的情况与结果。
■ 督查工作情况通报
督查情况通报总体范畴上属于督查工作简报之列。一般只发给领导层人员或报上级主管领导机关。当然，向下级分发的情况也有。实际内容多系刊载以下四个方面——
一、通报督查工作中的好人好事、先进事迹等；
二、刊载主要领导关于督查工作的重要讲话、谈话、指示精神；
三、通报某些执行、实施、办理的部门/单位/承办人，贯彻执行不力，或顶着拖着不办的典型情况；
四、刊载通报在贯彻执行过程中出现的重大情况，包括出现的重大的新情况、新问题，以及重大的突发时间、重要的急情要事等。
■ 督查工作回告
督查工作回告，是专门用于向领导人和上级机关回报“执行情况”及“实施结果（效果）”。督查工作回告的特点主要是侧重于——
１、领导人批示交办或口头交办的、具体事项的办理落实结果。
２、领导交办的大量的单项、单
一、具体事项、问题的办结、处理解决结果。督查工作对于领导交办事项，要事事有回音，件件有结果。其“回音”、“结果”绝大多数是采用督查工作回告的方式。
３、只对领导或上级领导机关回告领导决策执行结果的，属于上行文。
４、印发份数有严格限制，往往份数很少，常常只是两三份，有时只是一份，一般只向具体批示交办的领导人回告结果即可。
５、回告的文稿制作有两种方式：打印、人工书写。应在印有“督查工作回告”的公文刊头下方的空白稿纸上开头。
６、督查工作回告文稿的制作格式一般系事先设计印制好，需用时，将正式文稿内容首页打印在其下方空白的材料纸上，其他页码可用一般常用的公文材料纸。
■ 督查报告的写作“三要”
1.要突出反映问题
2.要突出反映新鲜经验
3.要突出本地特色
■ 督查登记制度
1.所有督查事项，首先都必须在督查登记簿上逐一登记立项。
2.督查事项登记可根据督查事项的内容分簿登记。
3.“文件内容”和“会议内容”的督查事项、“领导交办”事项的登记，原则上指定一人具体承担。
4.在进行“文件内容”和“会议内容”的督办事项登记时，要每一张页码只登记一个具体子事项。
5.《督查事项登记簿》中页码表格及内容，可自行设计。但是必须要有交办机关/单位/领导人，交办/来文的时间，督查事项主要内容、领导批办、交办意见、转交办的时间、承办单位/人、办结时限、办理过程（包括催办）及结果等基本内容。
6.要经常或定期对《登记簿》上登记的督查事项进行检查和清帐。
7.应定期对所登记的督查事项办结情况进行“统计”和“小结通报”。各承办单位在一定的时限内（一季度，或半年、一年内）办结的回告情况，一般在印发通报时以“%”的形式表述其办结率的高低。
■ 登记转办要求
2.凡转办的督查事项，一律填写正式的《督办通知单》，督办通知单一般为一式两份（拟用复印纸复写），其中一份送发给承办单位，一份作为存查。
3.《转办通知单》填写完毕之后，应将转办的督查事项内容标题填写在《督办通知单》上，并将有关事项内容的全部资料复印一份，包括领导人的《批示意见》在内。
4.确立承办单位的办结时限要求，并填写在《督办通知单》。
5.将《督办通知单》、《督办事项》内容的复印件，以及领导《批示意见》的复印件，一并装入信封封好，并在信封上注明编号，送“机要公文交换站”发出。
6.对领导人口头交办的事项，如须转办的，除在《转办登记簿》上登记外，一般不填发《督办通知单》，通常采用电话的方式或直接到承办单位转交，然后在转办登记簿上注明转交日期及受理人单位、姓名即可。
第六章 收文处理标准
■ 文件呈阅的方法
一、注传法和存注法
◇注传法，即“注发”与“传阅”。此法适宜处理上级来文，上级来文一般固定份数，要固定发某些单位或个人。这种文件的分发，除固定的范围外，要留一份传阅（传后存档），并在该份文件上签署“注发意见”。《注发表》可与《传阅单》连在一起，即《注发传阅单》。注发人同时签“传阅范围”（单位或个人），一式两份。此表附在最前面，与文件订在一起即可。
◇存注法，是把“存档”和“注发”。这种方法适宜于处理下级送的情况、资料。下级报来的情况、资料一般不予传阅，只分发给有关领导和部门并留一份存档。然后交办公室主任注发，此份自行留存。
二、阅注法
这是处理下级请示、报告的一种方法。收发员收文登记后，填写《阅办单》，请办公室主任拿出“拟办意见”，然后连同《请示（报告）》一起送有关领导批示。
三、拟办批示
将请示、报告送领导批示以前，办公室主任对《请示（报告）》中提出的问题，需要拿出初步意见供领导参考。形成“拟办意见”。
四、摘要注办
所谓“注办”，就是把文件的“处理结果”在文尾或《公文处理单》上，作简短的注明。
■ 请办
一、批抄
包含“请批”和“抄发”两层意见。批抄就是要解决来文请谁批、送谁阅的问题。批抄包含在拟办中，就是给收文安排一个合理的批阅对象。
二、加抄
加抄亦称加发。指来文经过批抄以后，还要增发某些单位和个人。
三、请办
指经授权的文书工作人员，将需要办理的文件直接注明送请主管业务部门经理。请办是拟办意见的一种，可在文件左上角注明“请××部门办”或“请××部门商××部门办”。并加盖公文处理章。
三、请批
请批是文书部门将收文送领导同志批办。一般要附上“公文处理单”，由领导同志批示具体意见。
请批是拟办的重要环节，也可以看作是拟办意见的主要内容。
请批一般有三种情形、三种写法：
1.经过深思熟虑，对上级来文如何贯彻、下级问题如何解决有一个具体的处理意见时，应该用简单、明确的语言，尽可能将处理方案写明；如果有两种以上的处理方案，也可一并提出，同时表明自己的倾向性意见，供领导决策参考。这种情形可以在“公文处理单”上写上“请××同志批示”，下边写上具体方案。
2.提不出具体方案，但可以提出由哪个部门去办。这种情形可以在“公文处理单”上写上“请××同志批示，拟请××部门办理”或者“请××同志批示，拟请××部门主办，会同××部门处理”。
3.对重大问题不便发表意见，或者不能确定应该由哪个部门承办的，则只在公文处理单上注明“请××同志批示”即可。
四、批办
需要贯彻落实的文件，通常有两种批办方法：一是先批请单位领导人阅示；二是同时批送有关部门提出具体贯彻落实意见。需要办理和答复的文件，要批明承办部门、承办人、承办期限及处理要求和方法等。需由两个以上部门承办时，要明确指定牵头的部门，即主办单位。对紧急重大和有疑难问题的文件，应首先请机关领导人阅示，然后再按领导指示办理。阅知性文件，批明需阅知的领导同志、部门和范围即可。
批办意见没有固定不变的格式。一般来说，，用“请××办理”、“请××批示”、“请××申视”等，承办部门或承办人必须提出答复意见，不能办理的，要说明原因。
另有些来文在结尾写有“如有不妥，请批示”、“不妥之处，请予指示”等，就属于无问题便无需答复的范围。批办这类文件可使用“请××审阅”、“请××阅”、“请××阅酌”、“请××研究”等。这类批办意见，常用于阅知性工作。
■ 传阅
一、传阅的范围
1.上级机关的指导性文件或重要会议文件。
2.需要几位领导共同批办的文件。包括下级机关的请示，上级机关有关部门专项业务文件，以及本机关制发的需要会签的文件等。
3.机关领导在文件上有重要批示，需要其他领导同志和部门阅知、阅办的文件。 4.重要的刊物、资料以及具有供领导参阅价值的材料和信函。
二、传阅的要求
应由文书部门在文件首页附上“文件传阅单”。文件阅毕后，阅看文件的人员要在“文件传阅单”上签注姓名和日期。
三、传阅的方法 1.分送传阅法
先送第一应阅人，第一应阅人退回后，再送第二应阅人，依次传阅。 2.集中传阅法
利用单位领导集中学习或开会的机会，在会前或会后，将紧急而又简短的传阅件集中传阅。 3.设立阅文室法
大中型机关设有“阅文室”，有关应阅人员应尽量到阅文室阅读文件。阅文后也应在传阅单上签名，便于管理谁看了、谁还没有看，防止漏阅。 4.横传法
即文件从主任部门送出后，第一应阅人阅后传至第二应阅人，直至由最后一位阅文人将文件退回办公室。横传交接，阅文双方必须在办公室“挂号”和“销号”，让办公室及时掌握文件的去向。 5.回传法
后边阅批人的批示意见需要向前边已经作过批示的领导同志通报，这个倒流传阅的过程称作回传。 6.专传法
由专人将文件送给有关领导同志，坐等领导同志阅完后，马上送其他领导，直到传完为止。这种方式只在两种特殊情况下采用：一是特急件，二是绝密件。
■ 催办
一、催办的具体范围
1.上级机关主送本机关，并需要具体实施、贯彻执行的文件。 2.所属部门及下级机关主送本机关的请示及其他需要办理的文件。 3.平行或不相隶属机关发来商洽、征询事务，需办理或答复的函件。
办公室催办工作的重点应放在对内催办上。对外催办一般可由机关主管业务部门负责。
二、催办的方法 1.电话催办 2.发函催办 3.登门催办
4.请承办部门来人汇报
三、催办的具体要求
◇重视催办工作
◇健全催办制度
◇催办文件要有登记——也可以利用“收文登记簿”兼作“催办登记簿”（在“收文登记簿”上留出一部分帐页专门登记催办性文件）。
■ 承办
一、承办工作的要求
◇按照领导批示，及时提出具体处理意见（有前案材料的应将前案材料附在后面），报本部门领导审批后立即处理，并将处理结果及时报告领导。
◇凡领导“批办意见”中明确提出由某部门牵头承办的，牵头部门就要先准备好处理意见，邀请协办部门协商会签，将意见归纳整理，报领导审批。如有分歧，应报送领导裁决，或按照领导意见再次会商。
◇承办人要将“处理结果”填写在“文件承办单上”，或另写一份材料附在承办文件上（注明承办部门和承办人），然后将承办文件转回主管部门拟复。
◇对已经办理结案的文件，要向交办机关报送结案报告，并做好注办工作。
■ 办复
一、办复的含义
办复是指需要办理的文件在办理完毕后，对来文机关所作的答复。它体现了收文处理过程的最终结果。办复通常由主管部门承担，但有些承办文件，承办部门也可依据领导同志的指示或经主管部门同意后直接办复。
二、办复的形式与做法 1.函复
即用行文的形式答复。一般情况是，由承办人代拟文稿，然后经部门负责人审查签署后，连同“交办文件”及“领导批示”一并退回交办机关的办公室审核送领导签发。 2.口头答复
传达处理意见后都要作记录。记录要包括时间、方式、受话人、处理意见四个方面，以备查考。 3.复印领导批示
有些下级来文，领导批示了具体的处理意见，就可以将其直接复印后发送来文机关。 4.就地处理
有些比较复杂的问题，需要承办人出面，带着审定的处理方案前往来文机关，就地研究解决问题。必要时，要形成“会谈纪要”，作为结案的依据。如无纪要，也要有“处理记录”以备查用。 5.统筹安排
在年终或年初经过研究确定方案，一次通知各地。
