公文处理培训材料
2012.11.13
一、公文概述
（一）公文种类（15种）
决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。
（二）公文格式
份号、密级、紧急程度、发文机关标志、发文文号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。
（三）公文拟制 起草、审核、签发。
（四）公文办理
签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。
二、公文印制版式说明
（一）用纸、开本、版心与页边；
（二）字体与字号：公文格式各要素一般用3号仿宋GB2312字体；
（三）行数与字数：一般每页22行，每行28个字；
（四）标点：采用规范全角标点，符合中文排版规范；
（五）装订：公文应左侧装订，两钉外订眼距版面上下
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边缘各7cm。
（六）公文格式各要素编排规则 1．版头：
（1）份号、密级和保密期限、紧急程度； （2）发文机关：小标宋简体
（3）发文字号：在发文机关下空两行，居中；年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份用全称，用六角括号“ „‟ ”括入；发文顺序号不加“第”字，在阿拉伯数字后加“号”字。（如：临高教卫发„2012‟12号）
2．主体部分：
（1）标题：一般用2号小标宋体，排在红色分割线下空2行位置，分一行或多行居中排布；回行时，做到词义完整，排列对称；
（2）主送机关：标题下空一行，居左顶格排列； （3）正文：一般用3号仿宋GB2312字体，结构层次可以为“
一、”“
（一） ”“ 1． ”“ (1) ”。一般第一层次用黑体字，第二层次用楷体字，其他用仿宋字体；
（4）附件说明：如有附件，在正文下空一行左空两格编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称；
（5）发文机关署名、成文日期和印章
发文机关署名应在正文下2行，名称必须和公章一致，以成文日期为准，印章端正、居中下压发文机关和成文日期；
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（6）成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全；
（7）特殊说明：当公文排版后所剩空白处，不能容下落款、印章时，可以采取调整行距、字距的方式解决
（8）附件：公文附件应当另面编排，并与正文一起装订。注意“附件”二字及顺序号用黑体字顶格编排在左上角第一行。附件顺序号及标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
3．版记部分：
不加主题词，分割线内包括发文机关、印发日期，用4号仿宋字体编排，左右各空一字。
4．页码：
一般用4号半角宋体阿拉伯数字，排在文档外侧。
三、请示的写法
请示，适用于向上级机关请求指示、批准。
（一） 请示的特点：
1．请求性：带有迫切性、并需要上级批示、批准的事项。
2．单一性：一般一文一事。
3．预先性：请示必须事前行文，不允许“先斩后奏”。 4．定向性：请示只能向上行文。
（二） 请示的写作格式：
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1．请示标题由“发文机关+事由+文种”构成，如《XXX学校关于购买XX的请示》。
2．主送机关：
3．请示的正文：开头+主体+结语+请示单位、时间落款 （最后：以上请示当否，请批示。）
（三） 写作请示的注意事项： 1．标题不能写成“请示报告”； 2．必须事前请示； 3．必须坚持一事一请示；
4．要向主管部门请示，严禁越级请示； 5．请示在未获批准前，不得公开发布；
6．请示语言要简明扼要，还要注意行文语气，选用语句要谦虚恭敬，把握分寸。
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