第九章
办公室日常事务
第一节
办公室日常事务概述
一、办公室日常事务的含义
秘书实务大致可以分为两类：一类是为领导的决策及其实施而提供直接服务的事务，如撰写文书、办理公文、组织会议、安排活动、处理信访、督促检查等等，这类工作仅仅围绕领导机关的职能展开，工作内容随领导工作重心的确转移而变化，因此称为政务服务；另一类工作则与领导及其实施联系较为间接，如平时的书信收发、临时来访接待、电话接打、值班安排、印章与介绍信管理、大事记编写、办公室环境及用品管理等等。与前一类事务相比，这类事务更具有经常性和程序性，因而称之为办公室日常事务。在秘书工作中，政务服务和日常事务组成办理事务职能的两翼，彼此联系，相互协调。政务服务具有主导性，日常事务管理具有从属性。离开了政务服务，日常事务管理就失去了方向，变得毫无意义；反之，忽视日常事务管理，会影响政务服务功能的发挥，进而影响领导和领导机关职能的实现。
二、办公室日常事务的作用和特点
（一）办公室日常事务的作用
1、信息枢纽作用。值班工作、来信处理、来访接待和电话接打等日常事务，是领导和领导机关了解群众的要求和愿望、掌握社会动向、联系上下机关以及接洽业务和重要信息渠道。保证这些渠道的畅通，有利于及时获得领导决策所需要的信息，并为处理各种矛盾和接洽各项业务赢得有利时机。
2、精力补偿作用。办公室日常事务归根到底是为领导工作服务的，是领导事务的延伸和领导事务的有机组成部分。做好办公室日常事务工作，实际上就是使领导从繁琐的日常事务中解脱出来，集中精力进行宏观决策，抓好大事。
3、后勤保障作用。领导以及整个领导机关职能的发挥，离不开后勤物质上的保障和支持。秘书部门作为领导和领导机关的综合办事部门，应当通过提供及时有效的后勤服务以及物质支持，确保领导工作和整个机关日常工作的顺利开展。
4、树立形象作用。办公室日常事务工作的内容和性质决定了一个单位和办公室实际上就是一个单位的窗口。单位的领导通过这一窗口与群众、与社会进行沟通联系，而群众和社会也是通过这一窗口了解党政机关和企事业单位的责任意识、服务态度、工作效率和诚信度。因此，办公室日常事务工作的好坏，关系党政机关或企事业单位的形象。
（二）办公室日常事务的特点
办公室日常事务属于秘书实务的一部分，因此具有秘书实务的一般特征，此外还具有自身的一些特点：
1、出现频率高。办公室日常事务之所以冠以“日常”二字，是因为与一般的秘书实务相比，它出现的频率更高，秘书几乎每天要同它对打交道。在许多单位，为了能够及时处理这些日常事务，还设置了解专门的岗位，如前台秘书或文员，负责接转电话、收发传真、接待来访、打印文档、通知传达、完成临时交办事项等工作。较大的机关则设置专门的值班室，处理部分日常工作。
2、事务头绪多。办公室日常事务头绪多、内容杂，大事小事、难事易事、内事外事、公事私事（指领导人因工作原因发生的私事），涉及方方面面。秘书事务的繁杂性就体现在办公室日常事务上。不仅如此，撰写文书、办理公文、组织会议、处理信访、督促检查等秘书实务中也存在大量的办公室日常事务，比如平时的文书收发工作，就包括正式公文、群众来信、客户投诉、商业信函、会议通知等，与文书、会务、信访、督查等工作联系。从这一点来说，办公室日常事务的范围不是绝对的，它与其它秘书事务具有一定的交叉性。
3、工作规范严。秘书实务讲究规范，但办公室日常事务更讲究规范性，如保密工作、值班工作、印章管理等，都需要严格按照法律、法规和规章来办事，不得随心所欲。
4、技能要求高。办公室日常事务管理工作需要多项技能的支持，如计算机文字速录、计算机软件运用、办公设备的使用和维护等，因此，要求秘书人员做到一专多能，甚至“多专多能”。在规模较大的机关中，还要在物业管理、设备维护、汽车驾驶等后勤方面配备相应的专业技术人员。
第二节
保密工作
一、保密工作的含义和内容
（一）保密工作的含义
秘密是指在一定的时间内只限一定范围的人员知悉的事项。将秘密控制在一定的时间和范围内称为保密。保密工作是指特定组织及其成员为达到保守组织秘密的目的所采取的一切手段和措施。
（二）保密工作的内容
保密工作是一项系统工程，从宏观角度来讲，其内容包括制定保密法律、法规以及组织内部相应的保密规章，建立保密机构，开展保密宣传教育，研制开发和应用保密技术，进行保密检查督促，查处泄密事件，开展保密理论研究等方面。
二、秘密的种类
（一）按秘密的性质分
1、国家秘密。国家秘密是关系到国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人知悉的事项。这类秘密关系国家的政治安全、经济安全、信息安全了，必须严格保守。
2、商业秘密。商业秘密是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息经济信息。有些商业秘密同时也是国家秘密。
3、组织内部秘密。组织内部秘密是指特定组织内部在一定时间内只限一定范围的人知悉、不对外公开的事项。如正在酝酿而尚未确定的干部任免事项、招聘信息、高薪方案、领导人之间的意见分歧等。这类秘密一旦泄露，轻则使领导工作被动，重则损害领导班子内部团结，破坏干部和群众关系，危害组织的内部氛围，干扰领导的工作部署，甚至败坏组织在社会上的形象，导致不可挽回的政治济损失。
（二）按秘密等级分
1、绝密级，即国家核心机密，一旦泄露会给国家的安全和利益造成特别严重的损害。
2、机密级，即国家的重要秘密，一旦泄露会给国家的安全和利益造成严重的损害。
3、秘密级，即国家一般机密，一旦泄露会给国家的安全和利益造成一定的损害。 以上三类属于国家法宝的秘密等级。
4、内部级，包括商业秘密和组织内部秘密，密级和保密期限由特定组织自行确定。
（三）按秘密存在的方式分
1、有形秘密。所谓有形秘密，是指那些看得见、摸得着、具有秘密特征的实物。有形秘密主要有以下几种：
（1）文献类秘密，即运用纸质文书记载的秘密信息，如记载秘密信息的文件、资料、电报、信函、数据、图表、档案、报刊、书籍等。
（2）物体类秘密，即含有秘密信息的物体。比如，使用关键性的技术，通过观察或者测试、分析手段能够获得其中秘密信息的设备或者产品，统称密品。
（3）声像类秘密，即运用录音录像和多媒体保存的秘密信息，如用于存储秘密信息的录音磁带、录像带、照片、影片。
（4）电子类秘密，即通过计算机系统和网络传递、接收、处理、存储的秘密。这类秘密包括存储秘密信息的计算机（包括软盘、硬盘、光盘）、内部局域网等。
2、无形秘密。所谓无形秘密，是指不具有一定的物体形态的、存在于人脑的、具有秘密特征的意识、思维、技能等。无形无形秘密主要有以下几种：
（1）口头类秘密。 口头类秘密看不见、摸不着，却普遍存在，如会议上口头传达的、需要保密的精神，领导人口头交待给秘书的工作意图，领导班子内部的不同意见等。
（2）技术类秘密。技术类秘密即以技术、技能方式存在的秘密。如产品设计和制造过程中的关键性技术；再如，技术诀窍、传统工艺、设计方法等。
有形秘密和无形秘密在一定条件下是可以相互转换的，如秘书将领导的内部指示和讲话记录下来，形成文件、资料，无形秘密就转化为有形秘密，秘书在处理秘密文件时，有形的秘密就会被大脑摄取并储存，转化为无形秘密。
三、保密工作的要求
（一）加强领导，健全机构
保密工作关系到国家的安全和利益，关系到经济建设和社会稳定的大局，关系到一个企业的生死存亡，意义极其重大。因此，各级领导要在思想上高度重视，把保密工作列入经常性议事日程，作为一项长期任务认真抓好。具体要求是：
1、实行保密工作责任制。主要领导作为保密工作第一责任人要切实履行职责，关心、支持保密工作。
2、在主要领导之下明确一名分管领导，负责领对本单位的保密工作进行具体规划、指导、检查、督促和协调。
3、重要单位应成立保密工作委员会或保密工作领导小组，由党委一把手挂帅，下设保密委员会办公室，负责处理日常性工作。一般情况下，保密委员会办公室和党委办公室合署办公。
4、一般性单位的日常保密工作由秘书部门负责。
（二）依法管理，完善制度
做好保密工作需要法律和制度保证。我国的宪法和保密法对保守国家秘密有明确的法律规定，此外还制定了一系列行政法规和规章，为做好保密工作假造了良好的法律环境，提供了有力的制度保障。各单位必须将保密工作纳入法制化轨道，做到有法必依、执法必严；同时以法律为依归，从本单位的实际出发，建立并且不断完善、加强本单位内部保密工作的规章制度。其主要内容有：
1、专项保密制度。如，文件保密制度、会议保密制度、新闻报道保密制度、通讯保密制度、办公设备使用制度、计算机使用保密制度等。
2、员工保密培训制度。要定期对员工进行保密培训，使他们牢固树立保密意识，掌握保密技术和技巧，养成保密的习惯。对新上岗的员工，特别是涉密的重点岗位人员，要进行重点培训。
3、保密工作定期检查制度。对各项保密制度的执行情况要进行定期检查，以便及时发现保密工作中的漏洞和隐患，及时采取有效措施，将问题解决在萌芽状态，避免造成更大的损失。
4、泄密责任追究制度。对违反保密规定，造成泄密的事故，要严肃追究有关人员的责任，给予其相应的处罚，绝不能姑息纵容。对违法犯罪的，要追究法律责任，同时举一反三，吸取教训，亡羊补牢，改进工作。
5、保密工作总结表彰制度。对于在保密工作中有突出贡献的单位和人员，要总结他们的先进事迹，进行表彰和奖励；对工作中的先进经验，要及时加以宣传和推广。
（三）积极防范，突出重点
积极防范是保密工作的着眼点和立足点。积极防范首先要提高警惕，要从思想上高度重视保密工作，强化保密意识，要以防为主，未雨绸缪，以积极的姿态把工作做在前头，而不是消极预防。
保密工作还要区别情况，突出重点。这些重点是：
1、从秘密的等级上来说，重点是绝密级；
2、从秘密的分布来说，重点是秘密相对集中、秘密等级高的部门和部位；
3、从掌握秘密的人员来说，重点是接触秘密较多的领导人员、秘密所在的要害部门（单位）的工作人员以及经营秘密的专职人员。
（四）既确保秘密，又便利工作
保密工作既要确保国家秘密、商业秘密和组织秘密的安全，又要有利于各项业务工作的正常进行，二者要相互兼顾，辨证统一。为此要做到：
1、确保秘密范围要准确。定密过窄，该确定为秘密的事项而未定密，会造成泄密事件的发生。定密过宽，不该确定为秘密的事项而确定为秘密，就会给业务工作带来许多不便。
2、确定秘密等级要合适。秘密等级合适，不仅能确保各项秘密，而且也有利于秘密信息和合理利用。秘密等级定的过高，虽然秘密无恙，但会对信息的利用造成不必要的麻烦。确定国家秘密的等级，要综合考察此秘密一旦泄露，对国家的安全和利益所造成损害的时间的长短、损害面的大小、经济损失量的多少等因素，损害告别严重的事项，应当确定为绝密；损害严重的事项，应当确定为机密；损害一般的事项，应当确定为秘密。
商业秘密可由商业秘密的权利人确定相应的秘级。
3、确定保密期限要合理。任何一种秘密都是在一定时间只限一定范围的人员知悉的事项，这里的“一定时间”就是保密期限。保密期限届满后，自行解密。根据国家保密局发布的《国家秘密保密期限的规定》：除有特殊规定者外，绝密级事项不得超过30年，机密级事项不得超过20年，秘密级事项不得超过10年。保密期限在一年及一年以上的，以年计；保密期限在一年以内的，以月计。
4、变更密级用保密期限要及时。秘密事项泄露后的损害程度已明显变化，或因工作需要，原接触范围需做很大变动的，应由确定密级和保密期限的机关或单位及时变更密级和保密期限。
文件中所涉及的秘密事项公开后不会再造成损害，或从全局衡量公开后更为有利的，应及时解密，并通过法宝程序公开。
（五）应用技术，严防窃官密
当前，利用高新技术窃取秘密的事件屡有发生。技术越是落后，秘密就越容易被窃取。因此，要确保国家、商业或组织的秘密的安全，就要不断开发和使用新的保密技术，提高反窃密的技术能力。
四、秘书部门的保密工作
（一）文件保密
文件保密要严格把好以下环节：
1、定密。需列入保密范围的文件，应在其产生的同时，由制文机关或单位确定密级和保密期限。涉及商业秘密和组织内部秘密的公文，其密级和保密期限由产生该公文的企业或组织确定。
2、审核与签批。审核、签发、审批公文时，如发现不符合保密范围，或者密级和保密期限规定不当的，应当予以纠正。
3、标志。密级和保密期限应在文件首页的右上角（地图、图纸、图表在其标题之后或者下文）做出明显并易于识别的标志。书面形式的密件，其国家秘密的标志为“★”，“★”前标密级，“★”标保密期限，如“秘密★五年”。商业秘密的标志由商家自行标志，但不得出现“★”。
文件、资料汇编中有密级的，应当对各独立的保密件的密级和保密期限做出标志，并在封面或者首页以其中的最高密级和最长保密期限做出标志。摘录、引用密件中属于秘密的内容，应当以其中最高密级和最长保密期限做出标志。文件中只有少量内容属于秘密的，除在文件首页标注相应的密级外，还可以直接在应保密的段落之前标明密级，或者以文字指明哪些内容属于秘密事项。
密级和保密期限确定后，应当在原标注位置的附近做出标志，原标志以明显方式废除。在保密期限内解密的密件，应当以能够明显识别的方式标明“解密”字样。
4、缮校。密件缮印应指定专人，批量印制应指定专门的印刷厂，并由专人监印，印刷密件时产生的废纸、校样等应彻底销毁，密件校对时，不得高声朗读，也不得私自找他人代校。印刷和校对密件的场所不能让人随便出入。
5、传递。
