同济大学电子公文处理管理办法（试行）
一、总则
（一）为了适应多校区办学的新形势，提高工作效率，建设节约型校园，全面推进同济大学电子公文系统，规范电子公文流转，特制定本管理办法。
（二）电子公文是指以计算机电子文档为载体，以计算机为处理和存贮工具，以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的新的公文及公文处理形式。
（三）电子公文的文种、格式，依据《国家行政机关公文处理办法》（国发
[2000]23号），行文规则须遵守现行的《同济大学关于公文处理的若干规定》。
（四）电子公文系统基于我校校园网进行，系统与学校统一身份认证系统对接，电子公文处理软件由江苏金智教育信息技术有限公司开发。
（五）流转的公文包括非涉密的全校各类公文，秘密以上含秘密级公文不允许通过本系统流转。
二、组织管理与职责
（一）党委办公室、校长办公室是学校电子公文处理的主管部门。
（二）教育管理信息中心负责电子公文系统的技术支持和系统维护。
（三）电子公文系统的系统管理员由校长办公室任命。系统管理员负责系统的日常维护，并配合档案馆进行电子公文归档。
（四）档案馆负责对归档的电子公文按照档案管理的有关规定进行文件管理和查询利用等工作。
（五）各单位要明确本单位电子公文系统应用的分管领导、电子公文部门秘书，电子公文秘书负责本单位电子公文的流转、系统培训。
三、帐户管理与安全保密
（一）各单位党政领导、办公室工作人员以及其他与公文处理相关人员（统称用户）均在系统中分配唯一实名制帐户。用户名与密码与学校统一身份认证系统相同。上述人员调离工作岗位，应办理销户手续。
（二）新增人员的开户和调离岗位人员的销户由各单位提出申请，经校办审核后，由校级系统管理员办理。
（三）系统中用户拥有的公文处理权限由校长办公室根据该用户的岗位职责分配，并根据岗位和分工的调整作相应调整。
（四）各用户应妥善保护帐户、密码等，严禁提供给无关人员，用户密码应经常更换，登录系统后因故离开要退出系统，以确保帐户安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知学校统一身份认证系统管理员，进行相应的操作。
（五）各单位用户应定期查杀病毒，以最大限度保障系统正常运转。
（六）涉密公文严禁通过电子办公系统办理，仍沿用以前的处理办法。
四、电子公文的办理
（一）实施电子化办公后，除涉密公文外，校党政收文办理和发文办理均使用电子化办公系统完成。
（二）党政公文的收文办理和发文办理流程，根据《同济大学关于公文处理的若干规定》由党办、校办依照各部门的职能和校领导的分工对系统进行设定。
（三）上级和非隶属单位普通来文，由校办秘书进行数字化处理，进入电子化办公系统并由校办秘书启动该文办理流程。
（四）学校以党、政名义向外和向下级行文，由发文主办单位在系统中创建新文稿后即启动一个发文办理流程。主办单位应跟踪催办。
（五）公文办理每一环节的办理人可以使用系统提供的功能完成各自应该处理的工作，并在系统的工作单上留下痕迹，办理人处理完自己应处理事务后，应将工作单发送给流程规定的下一人。如下一人有多人可供选择，则根据公文的内容和学校的有关规定确定正确的发送对象发送，系统会以一定的方式通知接收方，接受方收到通知信息后，应及时办理，如根据公文内容判断不属于自己的职权范围，应及时退还流程中的上一人。
五、联机要求
（一）为保证公文处理的快捷性，相关人员在工作时段应尽量保持与系统的联机状态，查看有无需要处理的事宜。
（二）若工作人员因出差、假期等原因无法联机，应事先将相关权限授权给其他人员，以保证公文流转正常进行。
六、公文归档与销毁
（一）学校党政公文存档须将纸质载体文件和相应电子文件均需归档，电子公文与纸质公文互为镜像。
（二）来文原件由收文部门扫描、上传。来文办理过程的资料（包括来文的原件）应由主办部门转换成纸质形式（要求激光打印）并附加鉴别信息后，与办
理过程中形成的其他纸质或实物材料一并由主办部门归档。
（三）发文、呈文由主办部门归档。文件正文（包括办理过程中各办理人签批的意见）、附件等应由主办部门转换成纸质形式（要求激光打印）附加鉴别信息后归档。若主办部门需要部分纸质原件归档，由主办部门向呈文部门提出。若该文需执行，则执行过程的资料也须转换成纸质形式（要求激光打印）并附加鉴别信息后，与办理过程中形成的其他纸质或实物材料一并由主办部门归档。
（四）与电子公文有关的电子文档由电子公文部门秘书按档案管理有关规定进行网上归档。
（五）电子化办公系统产生的电子文档归档范围暂定为：来文、发文、呈文。
（六）电子档案中应包含同一内容的纸质档案材料的著录信息，纸质档案中也应包含电子档案中同一内容的档案材料的检索信息。
（七）电子公文系统中数据在该系统中自产生年度起保留期限为五年。
七、电子公文的效力
（一）学校党政对校外发文（上行文、平行文）的报送采用纸质形式，办理过程仍通过电子办公系统完成。
（二）校内电子办公系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。
（三）对外发文和用于存档的纸质公文由校办文印室统一印制，党办、校办签印。
（四）各单位可以从电子办公系统中复制公开发布的公文为纸质形式，注明复制单位、日期、份数并加盖复制单位的公章后，在该单位内与被复制的电子公文具有同等效力。
（五）非公开发布的校党政电子公文，各部门和个人不准复制成纸质形式作正式文件使用。
八、其它
（一）在校内逐步停止使用纸质形式办理和传递无密级公文。
（二）各单位机关工作人员，应充分认识公文处理工作的重要性，认真履行自己的职责，积极配合学校的电子公文处理工作的进行，积极参加学校组织的电子公文系统操作培训，努力适应电子化办公对机关工作人员提出的要求。
（三）电子公文系统的使用能力作为机关工作人员的基本素质要求纳入能力考核范围。
（四）本管理办法的解释权在党委办公室、校长办公室。
二○○九年六月十九日
