公文管理办法
1.总则
1.1 为规范公文管理，特制定本办法。
1.2 本办法适用于百货集团和各项目百货公司的公文管理。
2.公文种类
2.1 公文主要包括发文和收文两大类。
2.1.1 收文：主要指外部组织或个人给公司的通知、批复、函等。
2.1.2 发文：主要指集团或集团各中心、各项目百货公司的请示、报告、函、通知、批复、通报、决定、会议纪要、规章制度等。
3.公文格式
3.1 公文格式除遵循不同文种的书写格式要求外，还应遵循以下规定：
3.1.1 纸张：公文一律采用A4打印纸，公文中图文的颜色为黑色。
3.1.2 字号：发文字号由发文部门代字、年份和序号组成，用4号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第” 字，以集团为例，如“名百集字〔2011〕1号”。 集团使用“集团名称”加“文件”两字的红头文件发文。
3.1.2.1 集团对外发文，用名百集字〔××××〕×号；
3.1.2.2 集团对内下发涉及行政管理中心的文件，用名百集行字〔××××〕×号；
3.1.2.3 集团对内下发涉及信息管理中心的文件，用名百集信字〔××××〕×号；
3.1.2.4 集团对内下发涉及人力资源管理中心的文件，用名百集人字〔××××〕×号；
3.1.2.5
3.1.2.6
×〕×号；
3.1.2.7
号；
3.1.2.8
号；
3.1.2.9
号；
3.1.2.10
3.1.2.11
×〕×号；
3.1.2.12
号；
3.1.2.13
号； 集团对内下发涉及财务管理中心的文件，用名百集财字〔××××〕×号； 集团对内下发涉及招商采购审核管理中心的文件，用名百集审字〔×××集团对内下发涉及营销策划管理中心的文件，用名百集策字〔××××〕×集团对内下发涉及工程物业管理中心的文件，用名百集物字〔××××〕×集团对内下发涉及招商采购管理中心的文件，用名百集招字〔××××〕×集团对内下发涉及生产管理中心的文件，用名百集产字〔××××〕×号； 集团对内下发涉及主力店、专门店管理中心的文件，用名百集专字〔×××集团对内下发涉及大卖场营运中心的文件，用名百集超字〔××××〕×集团对内下发涉及公务商场营运中心的文件，用名百集商字〔××××〕×
3.1.3 集团印发会议纪要，按印发顺序号编写序号，如：〔××××〕“第1号”。
3.1.4 标题：公文标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距适当。标题分行排列时注意不要把各行上下对齐排成等长。
3.1.5 主送：主送部门名称在标题下空一行，起于左侧顶格，用4号仿宋字。
3.1.6 正文：正文在主送部门名称下一行，每自然段左空两字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文采用4号仿宋体字，文中如有标题，可用4号宋体字加黑或黑体字。如按设计的字号和行距使落款页无正文，可适当调整字号和行距，前移或后延使落款页正文。
3.1.7 附件： 附件在正文下空一行左空两字，用4号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿位伯数字；附件名称后不加标点符号。
3.1.8 落款： 成文日期用汉字年、月、日标全，“零”写为“○”。单一公司或部门制发的公文在落款处不署发文部门名称，只标识成文日期。成文日期右空四字，加盖印章应距正文一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当联合行文需要加盖两个印章时，应将成文日期拉开；主办部门印章在前，两印章互不相交或相切。
3.1.9 主题词：主题词用4号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用4号宋体字；词目之间空一字。公司内部行文可以不标主题词，对外行文要有主题词。
3.1.10 抄送：抄送机关名称在主题词下一行，左右各空一个字，用4号宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送部门之间用逗号隔开，回行时与冒号后抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后面标句号。
3.1.11 印发：印发部门和印发日期位于抄送机关之下面（无抄送机关在主题词之下），占一行位置，用4号宋体。印发部门左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
3.1.12 装订：公文装订应在左侧居中，不掉页。
3.1.13 公文中的数字，除成文日期和在词、词组、惯用词、缩略语、修辞语必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
4.公文办理
4.1 文件实行归口管理，集团行政管理中心办公室和各项目百货公司总经理办公室为公文管理责任部门，并指定专人负责公文收发处理工作。
4.1.1 收文管理：
4.1.1.1 集团收文均由集团行政管理中心指定文员负责接收、登记、拆封、传递、跟踪、催办、反馈、建档。
4.1.1.2 各级领导阅批公文应仔细认真，阅毕要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的要明确具体。
4.1.1.3 集团各中心的外来文件由集团各中心的负责人指定专人负责接收、登记、拆封、传递、跟踪、催办、反馈、建档。
4.1.1.4 电子邮件由集团办公室和各项目百货公司总经办负责接收、登记并及时向相关部门转发。
4.1.1.5 相关部门接收文件应及时在《公文签收单》（见附件MB-XZ-003）上签名，接收电子邮件和传真，如有回执的，按回执要求回复发文单位。同时，检查文件是否有未
装订、缺页或手续不全等差错，发现问题及时向发文单位查询，予以弥补。
4.1.2 发文管理
4.1.2.1 集团公司发文均由集团行政管理中心负责起草、审核、送批、印发、建档。
4.1.2.2 集团各中心发文由各中心指定专人负责起草、审核，由行政管理中心审核、报批、印发、建档。
4.1.2.3 集团对外发文的文字均由集团行政管理中心负责人审核，财务数据由财务管理中心负责人（其他各百货公司由财务部经理）审核，必要时由集团法务人员审核，从适用文体、上报程序、公文格式、措辞用语、引用数字及资料内容上严格把关，做到准确无误。
4.1.2.4 集团各中心一般只在集团内行文，不对外发文。各项目百货公司因工作需要拟向当地政府及相关部门上报公文时，一律报送集团行政管理中心办公室，报经集团分管领导审核，董事长批准后方可盖章发文。
4.1.2.5 其他需要报决策层审阅的，应及时予以呈报。
4.1.2.6 文件资料下发至非集团所在地各公司或相关人员的，发文部门在发文当日应以传真或电子邮件形式送达，并由接收人及时将文件资料送至相关部门。
4.2 收文处理程序
4.2.1 集团收文处理程序
4.2.1.1 接收：集团行政管理中心在接收到集团外来文件时，由专人对文件进行登记，按流水顺序编号。
4.2.1.2 传递：文件登记、编号后，填写《来文处理单》（见附件MB-XZ-001），并将所接收的文件附在处理单后，及时送行政管理中心负责人拟办。
4.2.1.3 拟办：行政管理中心负责人对收文必须进行认真审阅，并做出初步处理意见。如果需要报决策层审批的，应及时交决策层秘书予以呈报。
4.2.1.4 承办：行政管理中心根据拟办意见由专人送相关部门或相关人员予以办理。承办部门或承办人应按照批示或处理意见予以办理，并将办理经过、结果在《来文处理单》（见附件MB-XZ-001）描述清楚，反馈给行政管理中心办公室，如果需要报决策层批准的，应及时交决策层秘书予以呈报。
4.2.1.5 催办：集团行政管理中心办公室按要求对没有反馈结果的承办部门及时催办，收到文件办理结果后，应及时向行文单位予以反馈，并做好反馈记录。
4.2.1.6 建档： 文件反馈后，集团行政管理中心办公室必须对收文进行分类建档，并按时向档案管理科移交。
4.2.2 各中心收文处理程序
4.2.2.1 接收：各管理中心指定专人负责来文的接收、登记、编号。
4.2.2.2 传递：文件登记、编号后，填写《来文处理单》（见附件MB-XZ-001），并将所接收的文件附在处理表后，及时送各管理中心负责人拟办。
4.2.2.3 拟办：需要下发至各中心、各项目百货公司的文件，直属业务中心负责人必须对来文进行认真审阅，并做出初步处理意见。如果集团外来文，需要报决策层审批的，应及时呈请批示。
4.2.2.4 承办：办公室根据拟办意见送相关部门或相关人员予以办理。承办部门或承办人应按照审批意见予以办理，并将办理经过、结果在《来文处理单》（见附件MB-XZ-001）描述清楚并反馈给办公室，如果需要报决策层审核批准的，应及时予以呈报。
4.2.2.5 催办：办公室按要求及时催办，收到文件办理结果后，应及时向行文部门予以反馈，并做好反馈记录。
4.2.2.6 建档：文件反馈后，办公室必须对收文进行分类建档，并按规定时间移交档案管理科存档。
4.3 发文处理程序
4.3.1 集团发文程序
4.3.1.1 起草：集团行政管理中心负责集团发文的拟稿。文件起草完毕后，应填写《发文会签单》（见附件：MB-XZ-002）。
4.3.1.2 核稿：行政管理中心负责人应对发文的文字部分进行审核，并根据发文内容提出会签意见；涉及财务数据的应交集团财务管理中心负责人审核。
4.3.1.3 会签：初稿经审核后，由办公室根据“会签意见”，传递并跟踪相关部门确认、签字。
4.3.1.4 签发：会签结束后，由集团决策层签署发布意见。
4.3.1.5 盖章： 文件经决策层签署发布意见后，由办公室按照《印章管理规定》办理文件盖章手续。
4.3.1.6 发布： 文件盖章后，由办公室按照文件内容印发到各相关部门并签收；使用邮箱系统发布的，须设置“回执”要求；实行OA系统发文的，按系统的具体要求办理。对外发文的要使用《对外发文会签单》（MB-XZ-026）。
4.3.1.7 建档： 文件发布后，必须按档案管理办法进行分类建档，按规定时间移交至行政管理中心档案室。
4.3.2 各职能部门和各公司发文程序
4.3.2.1 起草： 集团各职能部门和各公司发文按文件属性指定经办部门、指定专人起草。文件起草完毕后，应填写《发文会签单》（参照附件MB-XZ-002），由经办部门负责人、分管总经理审核。
4.3.2.2 核稿： 由行政管理中心负责人、财务中心负责人分别对文字和财务数据进行审核。
4.3.2.3 签发： 文件审核后，集团各职能部门发文由集团副总裁、常务副总裁、总裁或董事长签署发布意见，各公司发文由各公司负责人签署发布意见。
4.3.2.4 盖章： 文件经负责人签署发布意见后，由办公室按照《印章管理办法》办理文件盖章手续。
4.3.2.5 发布： 文件盖章后，由办公室按照文件内容要求发布到相关部门并签收。
4.3.2.6 建档： 文件发布后，必须进行分类建档，并及时交档案管理员存档。
5.公文的保密及紧急程度规定
5.1 保密等级规定
5.1.1 公文密级划分为绝密、机密、秘密三级。
5.1.1.1 绝密级：是最重要的秘密，泄露后会使企业经营安全和合法利益遭受特别严重的威胁和巨大的经济损失；
5.1.1.2 机密级：是重要的秘密，泄露后会使企业经营安全和合法利益遭到重大的威胁和经济损失；
5.1.1.3 秘密级：是指一般的商业秘密，泄露后会使企业经营竞争加剧，合法经济利益遭受一定损失或潜伏一定的损失。
5.1.2 保密文件分类
5.1.2.1 绝密：公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级，如尚未公布、立项、或付诸实施的项目意向性报告，融资、财务规划方案，总裁级以上高端人事安排等文件；
5.1.2.2 机密：公司的公布实施前的工作计划、重要会议记录、报政府机关的请示、报告等；
5.1.2.3 秘密：涉及公司人事、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类文件信息。
5.1.3 密级的确定
公文的密级由起草人拟定，由签发人签发文件时确定。
5.2 紧急等级规定
5.2.1 公文紧急程度分为特急、紧急、平急三级。
5.2.1.1 特急：是指内容特别重要、紧急，需要立即、优先、限时传递处理的文件；
5.2.1.2 紧急：是指内容比较重要、紧急，需要优先传递处理的文件；
5.2.1.3 平急：是指内容重要，需要优先于日常事务传递处理的文件。
5.2.2 处理规定
特急件按办文时限完成；紧急件当日完成；平急件三日内完成。
5.2.3 紧急等级的确定
公文的紧急等级由起草人拟定，由签发人签发文件时确定。
6.罚则
文件承办部门或经办人未按规定收发文及办复或因责任心不强造成文件损坏丢失的，集团行政管理中心应及时查明原因，并对责任人处以50—200元的罚款，造成损失的应赔偿损失；违反本办法其他规定的，按集团相关规定予以处理。
7.
7.1
7.2
附则 本办法之下发之日起实施。 本办法解释权归行政管理中心。
