推荐第1篇：公文管理办法
公司系统各单位：
为进一步做好国家电力公司本部及系统各单位的公文处理工作，现将修订后的《国家电力公司公文处理办法》印发给你们，请依照执行。
国家电力公司总经理工作部
二000年六月六日
国家电力公司公文处理办法
第一章 总则
第一条 为使国家电力公司的公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，并逐步与国际惯例接轨，参照《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》（GB／T9704－1999），结合公司的实际情况，特制定本办法。
第二条 公司公文是管理过程中所形成的具有法定效力的规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布规章和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具。
第三条 办理公文，应实事求是、认真负责，克服形式主义和文牍主义，提高公文处理工作的效率和质量，行文要少而精、注重效用。
第四条 公司总经理工作部及所属单位的相应部门是公文处理管理机构，主管本单位负责指导所属单位的公文处理工作。各单位应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应忠于职守，转变作风，更新观念，勤奋好学，并具备有关专业知识。
第五条 公文处理必须做到准确、及时、安全。公文由文秘部门统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。推广采用办公自动化系统处理公文。
第六条 公文处理工作应贯彻党政分开和政企分开的原则。在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和有关规定，确保国家秘密安全。机密文电要有专人保管和处理，按规定范围传阅、使用。
第二章 公文种类
第七条 公司常用的公文种类主要有：
（一）决定
适用于对重要事项或重大行动作出安排。
（二）规定、办法
“规定”适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理措施。
“办法”适用于对某项工作或活动制定具体作法和要求。
（三）通知
适用于发布规章；批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。
（四）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（五）报告
适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。
（六）请示
适用于向上级单位请求指示、批准。
（七）批复
适用于答复所属单位请示事项。
（八）函
适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。办理例行公事与应急公务等，用“便函”。
（九）会议纪要
适用于记载和传达会议情况和议定事项。
（十）意见
适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求对某项工作的意见。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程序、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位等部分组成。
（一）发文单位应写单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。
（二）有保密要求的公文，应根据保密程度，在公文首页右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”。
（三）紧急公文，应根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”，紧急电报应当分别标明“特急”、“加急”“平急”。
（四）发文字号一般包括：代字、年号、序号；联合行文只标明主办单位发文字号。公司部门的发文代字不得与公司发文代字相混同（公司发文代字详见附录）。
公文的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧。
（五）上报的公文，应在横线上方左侧标注字号，右侧注明签发人，如有会签单位，应注明会签人姓名。
（六）公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中一般不用标点符号。
转发文件的标题，除转发的文种为“通知”时省略外，其它文种可保留一级。如“转发××批复的通知”；转发的文种是通知时，为“转发××的通知”。
（七）公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。
（八）公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头的）外，一律加盖印章。联合发文，联合单位都应当加盖印章。联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。
（九）成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。电报以发出日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标准之下、正文之前注明会议名称和通过日期。
（十）文件应当标注主题词；上报的文件，应按照上级单位的要求标注主题词；下发的文件，应标注主题词表中规定的词，一般不超过五个词汇。
第九条 文字从左至右横写、横排；用纸应按国际标准为A4型，左侧装订。
标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字。
第四章 行文规则
第十条 行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定：
（一）公司在职权范围内，可以对所属单位行文；可以同各部委，各省、自治区、直辖市人民政府互相行文，可以根据业务需要同合作伙伴互相行文。
（二）公司各部门，就具体业务工作，可对公司所属单位行文。
（三）各专业会议通知、会议纪要、转发文件、经验介绍等，应以部门名义行文；公司领导讲话，应发《内部情况通报》；总经理会议及办公会议应发专题纪要。
第十一条 一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的单位。向下级单位的重要行文，应同时抄送直接上级单位。
第十二条 公司内部门之间对有关问题未经协商一致，不得行文。
第十三条 同级单位、合作伙伴可以联合行文。公司和分公司不得联合行文。
第十四条 请示的公文应一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位；对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的公文，在报请上级或业务主管部门审批的同时，可抄送有关单位。
第十五条 报告中不得夹带请示事项。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。第十六条 公司内部规章制度，以“国电内规”字号印发，由法律事务部审核编号。公司内部门之间一般不行文。
第五章 公文办理
第十七条 收文处理
收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。
（一）分办
1、公司收文、凡需办理的，由总经理工作部文秘部门提出拟办意见，重要的经总经理工作部领导审核，其中党中央、国务院的文件及领导批示送总经理阅批；国务院办公厅、各综合部门、各省政府及各所属单位的重要文件，按分工送总经理或副总经理阅批；各所属单位及其他部门的一般业务文件，按分工送各部门阅办。
涉及几个部门共同办理的文件，分文时应确定主办部门，由主办部门商有关部门会办。
2、对不属于本单位职权范围或者不适宜由本部门办理的，应迅速退回交办的文秘部门并说明理由。
3、各部门收到重要的或领导批示的文电，都要先经部门领导阅批，再交承办人办理或传阅。凡涉及其他部门或地方的问题，主办部门应当主动与有关部门或地方协商办理。
4、文件除绝密和有特殊要求的传阅后收回，其他均由各单位保管；凡需要办理的，由主办部门办后归档。
5、凡属公司领导和各部门传阅的文件，由总经理工作部文秘部门组织传阅，有关部门均不得积压，也不得横传。
（二）催办
1、对重要的和有时限要求的文电，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
2、除文秘部门负责催办外，承办单位的领导、秘书都要及时催办，并将办理情况向有关方面反馈。第十八条 发文处理
发文一般包括拟稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
（一）拟稿
发公司文或部门文，用“发文稿纸”通过办公自动化系统拟稿。拟稿人应按发文稿纸上的栏目要求填写清楚，并签署日期。草拟公文应做到：
1、要符合国家的法律、法规和方针、政策、符合电力工业的实际情况，符合公司的有关规定。
2、情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
3、人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号。使用简称时，一般先用全称，并注明简称。使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。
4、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“
（二）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
5、必须使用国家法定计量单位。
6、公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。
（二）会签
1、公司发文凡涉及其他部门业务的应事先会签；公司发文应由有关部门领导会签；部门发文，应由有关处室会签；如涉及总师协调事项，应先送总师核。
2、规范性文件需经法律部会签。为加速文件运转，应在发文稿纸中注明会签时间和退文时间。
（三）核稿
各级领导要对文电稿进行全面审核，严格把关。公司发文在送领导签发之前，必须经总经理工作部核稿；各部门的综合处长要负责对本单位草拟的文件（公司发文及部门发文）进行初核，起到审核把关作用，对不符合要求的文件应及时退经办人修改或重办。
核稿的重点是：
1、是否需要行文；
2、有关部门、单位是否已协商、会签；
3、提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；
4、公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。
（四）签发
1、重要的请示、报告先送主管副总经理审核，再送总经理签发。
2、一般发文按分工送副总经理签发。发文内容如涉及两位以上领导，应送其他领导核签。
3、授权签发：
（1）公司便函、贺电、唁电等授权总经理工作部主任代签；
（2）公司管理的干部离退休、参加工作时间和待遇变更以及人事、劳动统计报表、工商登记注册等，授权人事部或人资部主任代签；
（3）进口设备免关税、进出境免检、接待外宾、出国及赴港、澳、台的请示件等授权国际部主任代签；
（4）财政请款、银行印鉴变更及资产评估确认、土地评估确认等，授权财务部主任代签；
（5）审计通知书和复议受理通知书，授权审计部主任代签。
4、审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人圈阅，应当视为同意。
5、草拟、修改和签批公文，用笔用墨必须符合归档要求。不得在文稿装订线外书写。
第十九条 翻印
上级单位标有密级的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经本单位负责人或者办公室主任批准，可以翻印，翻印件同正式文件一样管理。翻印时，要注明翻印机关、时间、份数和印发范围。
第二十条 电报收发和处理
（一）明码、密码电报由总经理工作部机要室、值班室签收，集中分办、管理，注明“亲收”的“绝密”、指人译电报，必须由收电人或收电人指定的人亲自启封；发电由公司领导（或部门领导）签发后，统一登记发出。
（二）属于需要办复的电报，应及时送公司领导或主办部门阅办，急电随到随办，不得积压。
（三）草拟发电稿，坚持一事一电、密来密复、明来明复、不得明密混用的原则，做到简明扼要，文字清楚，说明问题。
（四）密码电报是经密码隐蔽过的公文。凡属秘密和紧急、重要的事项，应按规定采用密码加密译发。
（五）密码电报要严格管理，不准擅自抄录、翻印、复制、不得在不利保密的场合存放、交接密码电报。不得携带密码电报到公共场所或作为出差、办事的证明。
第二十一条 签报办理
（一）公司本部各部门向总经理、副总经理、总经理助理和总师请示、报告重要事项用签报。
（二）总经理工作部为签报的管理部门。除人事任免、案件查处等内容的签报按有关规定办理外，其余签报均应通过办公自动化程序呈报，总经理工作部原则上不再受理纸质签报。经公司有关领导阅批的签报，由总经理工作部返回报送部门或送交有关的承办部门。
（三）对于涉及两个及以上部门的事项，应由主办部门会签协办部门。部门间如有分歧意见应在签报中注明。
第六章 公文立卷，销毁
第二十二条 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》、《国家电力公司机关档案立卷归档制度》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料（包括音像）整理好，送本部门秘书立卷。
（一）公文归档要根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证归档文件材料的齐全、完整，能准确反映本部门主要工作情况，以便于保管和利用。
（二）联合办理的公文，定稿由主办单位立卷。
（三）具有长期或永久保存价值的电子文件，如没有纸质等拷贝件的，必须制成纸质文件。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件一并归档。
（四）整理好的案卷，应当按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保管应归档的公文。
（五）没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，要进行登记，由两人监销，保证不丢失，不漏销。
第七章 附则
第二十三条 外事等有特殊要求的公文处理，可按照有关部门的规定办理。
第二十四条 本办法适用于公司本部各部门，各分公司、子公司、控股公司、科研、设计等单位可结合实际情况，参照执行。
第二十五条 本办法由国家电力公司总经理工作部负责解释，自发布之日起执行。
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公文管理办法
为进一步推进基金会公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》以及中共山东省委办公厅印发的《山东省实施办法（试行）》等有关文件精神，结合基金会实际，特制订本办法。
公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等一系列工作。
公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
1、公文种类
本基金会公文种类有决议、决定、通知、报告、请示、函、接待计划、简报、谈话参考、电报、记录、纪要。
（1）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（2）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（3）通知。传达需有关单位周知或者执行的事项。
（4）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（5）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（6）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函的格式同通知格式。
（7）接待计划。适用于对来访团组各项接待事务进行合理安排。
（8）简报。适用于对组织的公益活动有关情况进行不同种类、不同重要程度、不同发放范围的文字汇报。
（9）谈话参考。适用于领导人会见重要人士、举行会谈时的谈话参考资料。
（10）电报。分明电和密电。适用于向有关单位快速通报有关情况、征求意见。
（11）记录。适用于会议、会谈、会见，如实详尽反映会议情况。
（12）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
2、公文格式
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。根据省委保密委和省国家保密局有关定密规定来确定公文的秘密等级和保密的期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注 “特急”、“加急”，电报应当分别标注 “特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（四）发文机关标志。由基金会全称加“文件”二字组成。
（五）发文字号。由党委、基金会代字、年份、发文顺序号组成。发文字号由基金会秘书处统一管理。签发人签发后，由基金会秘书处进行编号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由基金会、事由和文种组成。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者基金会、行政主要负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文、翻印的公文、纪要和电报可以不加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围、联系人姓名和联系方式等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。 （十八）页码。公文页数顺序号。
一、公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
1、公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练，语言庄重，用词规范。
（四）人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。
（五）引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明准确、规范的中文含义。
（六）公文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者其规范缩写形式，应当在第一次出现时注明经国家语言文字工作部门或者其他有关部门审定的中文译名。
（七）文种正确，格式规范。
（八）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（九）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。
（十）公文的信息公开属性、涉密公文密级和保密期限的确定，起草单位应当提出初步意见。
（十一）公文起草部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
第二十条 部门以基金会秘书处名义行文，应当由主要负责人审签，并注明背景情况、行文依据等。
2、公文文稿签发前，应当由基金会秘书处审核，部门领导审签。
3、基金会秘书处审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议。
（五）主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否正确、内容是否完整、结构是否严谨、语言是否庄重、用词是否规范。
（六）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（七）公文的信息公开属性、涉密公文的密级和保密期限是否恰当。
（八）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
4、未经基金会秘书处审核的公文文稿，不得直送各部门主要负责人；不按照程序报送的，各部门负责人不予受理，退有关部门按照程序办理。
5、经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的以及公文文稿格式未按本办法编辑的，由起草单位修改后重新报送。
6、公文应当经基金会秘书处、行政主要负责人审批签发。重要公文和上行文由基金会秘书处、行政主要负责人签发；基金会秘书处根据基金会授权制发的公文，由党委（学校）办公室主任签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。
7、签发原则。以基金会名义发文，由理事长或执行副理事长签发；根据基金会领导授权，基金会秘书处可以签发一般文件。
8、审签和修改公文要使用钢笔、毛笔和碳素、蓝黑墨水，不得使用铅笔、圆珠笔和纯蓝、红色墨水等。签批、修改时应当在公文纸左侧留出装订位置。
9、有关机关代字规定：
（一）以基金会名义发文，用“山东省明日之星教育基金会”字头，机关代字编为“鲁明会”。
（二）以基金会办公室名义发文，用“山东省明日之星教育基金会办公室文件”字头，机关代字编为“鲁明会办”。
（三）同学校以外不相隶属的有关部门联系商洽一般事项发文时，用“山东省明日之星教育基金会”字头，机关代字编为“鲁明会函”。
二、公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
1、收文办理主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。签字、盖章应当使用全名，做到清晰工整，签收时间应当注明年、月、日，紧急公文应当注明签收的具体时间。签收时如发现问题，必须及时向来文单位查询，并采取相应的处理措施。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。登记内容包括收文日期、发文字号、公文标题、密级和保密期限、紧急程度、公文份数、主送机关、成文日期、分送范围、经办人等。
（三）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。对上级机关的公文，凡标注印发传达范围的，按照规定的范围分送；未标注印发传达范围的，根据收文内容及有关要求合理确定分送范围。有明确时限要求的，按照时限要求分送。
批办性公文一般由基金会秘书处按照有关规定，结合工作实际，提出准确规范、简明扼要的拟办意见，报执行副理事长批示后转有关部门办理。转办时应当提出明确的办理要求。需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的，应当在规定时限内办理完毕。
（四）传阅。根据领导批示和工作需要，将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当严格履行登记和交接手续，随时掌握公文去向，不得漏传、误传、横传、延误。
（五）催办。公文转办后主动掌握公文办理的进展情况，督促办理部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由基金会秘书处专人负责催办。
2、发文办理主要程序是：
（一）复核。已经基金会、行政负责人签发的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数，并对公文标题、密级和保密期限、成文日期等详细记载。
（三）印制。严格履行校对、制版、印刷、装订等程序，确保公文印制质量和时效。印制涉密公文应当使用符合保密要求的设备，并在符合保密要求的场所进行。
（四）核发。公文印制完毕，应当对成品公文的文字、格式等再作校核，并对用纸、墨色、裁切、装订等进行检查，核实无误后准确及时分发。
3、需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。
三、严格落实涉密公文保密管理有关规定
（一）涉密公文应当在借阅、传达的当日返还给基金会秘书处，不得私自复制、下载、摘抄。
（二）组织阅读、传达、审议或者以其他方式使用涉密公文，应当在符合安全保密要求的场所进行，严格限定知悉范围，并提出明确保密要求。
（三）任何部门、单位、个人不得向无直接业务关系或者无隶属关系的机关、单位发送、索要涉密公文。对违反规定发送或者索要的，应当退回或者拒绝。
（四）涉密公文未经批准，不得携带外出。确需携带外出的，必须经执行副理事长同意。
四、公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
五、不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文由基金会秘书处统一组织实施。
六、基金会秘书处对上级机关和基金会下发公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。
明日之星教育基金会秘书处
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公文管理制度
一、上级来文管理制度
1、管理。凡上级下发的文件，由办公室文书人员负责签收、登记、传阅和保管，并按发文机关的要求进行定期清点，按期清退。部内人员出席会议带回的文件，要及时送交办公室进行文书处理。各科室要指定专人兼管文件工作。
2、传阅。文件登记后，文书人员要立即根据文件的密级、急缓程度进行分类整理，由办公室主任批办后，按照批办意见进行传阅。传阅急件应立即阅批，缓件一般不超过三天。
3、借文。因工作需要借阅文件者，要严格履行借阅手续，时间一般不超过一周，用完后及时送还，严防丢失。
4、保密。文件要严格按照传阅范围进行传阅，在传阅过程中，不得从阅夹中抽留文件，不得带回家中。
对国家秘密文件复印要注意以下保密事项：
（1）复印国家秘密文件，必须建立严格的审批、登记制度，并指定专人负责；
（2）“绝密”文件和中央领导同志的内部讲话记录，发文部门规定不准翻印的文件，未经原发文机关批准不得自行复印；
（3）严禁复印中央各种文稿和中央领导同志的内部讲话稿；
（4）严禁将国家秘密文件拿到社会上营业性的复印场所复印；
（5）对复印的国家秘密文件要与原文件一样进行严格管理。
二、本部行文管理
1、制发各类公文，坚持“从严、从实、从少”的原则，精简文件、简报，文件字数一般不超2500字。
2、文件种类。“朔组报”主要用于向上级的请示、报告；“朔组发”主要用于下发有关政策性、指导性的工作意见；“朔组通”用于发布党内法规，传达上级机关的批示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项；“朔组干字”主要用于公布干部事宜的专门文件；“朔组内干字”主要用于部内公布科级以下干部事宜的专门文件；“朔组复”主要用于批复下级部门和有关单位的请示。一些时间要求较紧迫的文件，可发传真电报。根据工作需要，可增发会议纪要和通报两种文件。
3、审核、签发。“朔组发”文件，须经部务会讨论研究，由分管部长把关，部长签发。其他文件，须经部务会或部长办公会讨论研究，由有关科室和分管部长把关，部长签发。
4、文件编号。“朔组发”、“朔组通”、“朔组报”、“朔组复”文号由办公室统一编号；“朔组干字”、“朔组内干字”文号由干部一科编号。
5、文件印制。文件打印按《文件打印制度》办理。所有文件和材料的校版、装订、发放由撰文科室负责。
三、文件存档制度
1、立档范围。本部的文件、请示、报告、计划、总结、统计资料、领导讲话和有保留价值的文稿，中组部、省组部的来文来电，同级和下级机关送本部的文件、资料等。
2、立档要求。“朔组干字”、“朔组内干字”文件由干部一科立卷归档，其他文件的立卷归档工作由办公室负责，各科室应积极予以配合。
四、文件打印制度
1、材料印刷。文件材料数量大，需在外面印刷的，先向办公室提出申请并填写印刷通知单，
经分管财务的副部长审批后，到指定印刷厂按审定份数印刷。
2、打印、复印的文稿，必须严格控制份数，杜绝浪费。
3、在打印、复印秘密级以上文件时，严禁无关人员在场，打印、复印完毕，废件要立即销毁。
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公文管理办法
根据国家行政机关及铝业公司公文处理办法，为确保我厂公文收发工作能准确、及时、安全、规范地进行，促进我厂各项工作顺利开展，提高工作效率，特制定本制度。 1职责
1.1厂公文的撰写、校印、用印、收发、立卷、归档等工作，按行政系统和政工系统归类管理，分别由综合工作部和党群工作部负责办理。
1.2对厂影响较大，涉及两个以上分管领导分管范围的文件，须经厂长和党总支书记批准签发。
1.3对厂影响重大的事项，可采取党、政联合行文的办法发布安排。
1.4厂各单位都必须严格执行厂的公文处理程序，做好职权范围内的公文管理工作。2原则
2.1公文是厂在管理过程中形成的具有约束力、教育功能、交流效用、行业规范体式的公务文书。
2.2行文前要深入调查研究，行文要少而精，注重效用，做到及时、准确、安全。
2.3公文管理要达到规范化、制度化、科学化。
3公文种类
3.1.正式文件包括：
3.1.1决定、决议
对厂重要事项做出安排用“决定”。
经厂会议讨论通过要求贯彻执行的重要决策事项用“决议”。
3.1.2公告、通告
厂决定的重要事项，需向外宣布用“公告”。
厂决定在一定范围内公布应遵守或周知的事项用“通告”。
3.1.3通知、通报
要求各车间（部室）办理和需要周知或共同执行的事项用“通知”。
表扬先进、批评错误，传达重要精神、交流重要情况用“通报”。
3.1.4报告、请示
向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议、答复上级单位的询问用“报告”。 向上级单位请求指示、批准，并需要批复的用“请示”。
3.1.5批复、函
下级单位提出请示后，答复请示事项用“批复”。
各单位或与不相隶属外单位之间联系业务、商洽工作、询问或答复问题用“函”。
3.1.6纪要、简报
传达重要会议事项和精神，要求各单位共同遵守执行的用“纪要”。
就某项工作或某一事项向外反映的用“简报”。
3.1.7安排、规定
就某一阶段或某项工作，要求下级执行的用“安排”。
就某一系统或某项工作，要求各单位或员工共同遵守执行的用“规定”。
3.1.8意见、议案
对重要问题提出意见和处理办法用“意见”。
厂行政向厂职工代表大会或主席团提请审议事项用“议案”。
3.2一般文件：即非红头文件
3.2.1机关事物公文，包括计划、总结、调查报告、研究方案和可行性研究报告等。
3.2.2经济工作公文，包括调查报告、审计报告、招投标书、合同、协议、广告、说明书等。
3.2.3技术工作公文，包括作业规程、技术措施、产品试验报告等。
3.2.4礼仪类公文，包括贺电、贺信、表扬信、感谢信、请柬、祝词等。
3.3简报类公文，主要是传递信息、报道新闻、交流经验、摘编资料等。
4公文格式
4.1公文一般由文件头、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文时间、印章、主题词、抄报单位、抄送单位、打印份数、公文管理机关或主办单位、印发时间、校对和打印人等。
4.2公文标题：一般包括发文单位、事由和文种三要素。发文单位，正式文件可以省略，一般文件不能省略。标题中除法规、规章制度和加书名号外，一般不用标点符号。
4.3发文字号应包括厂代字、年份、顺序号
党总支文件：兆丰铝业电厂党发[XXXX]XX号。
行政文件：兆丰铝业电厂发[XXXX]XX号。
工会文件：兆丰铝业电厂工发[XXXX]XX号。
团总支文件：兆丰铝业电厂团发[XXXX]XX号。
综治文件：兆丰铝业电厂综治[XXXX]XX号。
4.4秘密文件还应标明“秘密、机密、绝密”字样保密等级。
4.5签发以厂领导的签发日期为准。
4.6主送单位：主送单位一般顶格写在正文之前。上行文为被请示、报告的上级单位，一般只标明一个单位，如需其它单位周知的可采用抄报和抄送的形式。下行文为执行文件的下级单位，主要有决定、指示、公告、通知、通报、安排、意见、批复、会议纪要等。平行文为有工作联系的不相隶属的单位，主要有议案、函。
4.7正文是文件的主体，要表明文件的具体目的、内容和所要落实的事项，如有附件，在正文后标明附件名称和顺序。
4.8发文单位，也称落款，应写单位全称或规范的简称。
4.9盖印表明文件生效，盖印时要用力均匀，做到“骑年盖月”。会议通过的文件，还应在标题后注明会议名称和通过日期。
4.10在发文日期下方还应标明主题词、抄报、抄送单位、印刷份数、存档份数、校对和打印者等。
4.11公文用纸、用字、序号
4.11.1公文用纸
公文用纸一般统一采用GB/T148中规定的A4型纸（如有表格需要可采用A3纸）。
4.11.2公文用字
文件标题一般用黑体二号，正文标题用黑体小二号，正文副标题用黑体三号，正文用仿宋三号，正文小标题用仿宋三号、加粗，公文行距为1.5倍行距，主题词用黑体小二号。
4.11.3公文序号
公文一般除制度、办法的结构层次序号用章、条、码外，其他结构层次序号第一层用“一”，第二层用“
（一）”，第三层用“1”，第四层用“（1）”。
页码统一用阿拉伯数码，放在页面中下方。
5厂发文主要内容
5.1公布重要规章制度。
5.2转发上级文件或根据上级文件精神制定的本单位文件。
5.3公布本单位体制机构变动或干部任免（聘免）事项。
5.4公布、安排本单位的重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等决定。
5.5发布有关奖惩决定和通报。
5.6其它有关本单位的重大事项。
5.7对上级机关呈报工作计划、请示、报告、处理决定。
5.8对兄弟单位联系有关厂重大生产、技术、人力资源、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。
5.9除上述发文内容外。其它一般的日常生产、工作安排等事项应按有关制度办理，经厂分管领导批准后，由业务主管部门书面或口头通知执行，一般不用文件发布。
6发文程序
6.1各部室需要发文，应依据党的方针、政策和国家法令、上级指示和我厂工作实际需要草拟文件初稿。
6.2草拟文稿必须从本单位角度出发，做到实事求是、观点鲜明、条理清楚、层次分明、语言精炼、标点准确、篇幅力求简短,积极推行用电子版。如果是书写，要求工整干净，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。
6.3文稿拟定后，部室拟稿人在发文流程里需填写发文卡，详细写明文件标题、发送范围、印发份数、审稿人，标定日期和密级。递交部门领导审核文稿（对文稿内容、质量负责）。
6.4部门领导审核后的文稿，按批准权限和分管部门由撰稿部室分别呈送党政领导审定批准签发。
6.5需经会签的文稿，应在单位领导签发前送有关会签部室进行会签。文稿会签后，按批准权限和分管部门由撰稿部室分别呈送党政领导审定批准签发。需要会议研究的文稿，由撰稿部室征求分管领导意见提前以邮件形式发给副总以上领导和相关部室负责人，经厂会议集体研究后，按照会议研究的结果有撰稿部室修改文件，经厂主要领导审定批准签发。会议研究的文稿，不再走会签程序。
6.6经单位领导批准签发后的文稿递交综合工作部机要员，机要员应根据有关文件规定对文稿的字体、格式、错漏等进行修改审核，修改无误后以厂OA形式对文件进行打印下发至厂属各单位。
7文件的接收及传阅
7.1凡外来本单位的一般性文件（除厂领导亲启的外）均分系统由厂机要员登记签收拆封，机要文件和机密邮件只能签收不能拆封，需交部门领导妥善处理。在签收和拆封时，收发员需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁的函件要查明原因，如是机要文件、密件开口和国外信函邮票被撕等情况，收发秘书应拒绝签收。
7.2对上级机要部门发来的文件，要对信封、文件、文号、机要编号进行“四对口”核定。如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
7.3综合工作部机要员对上级来文拆封后要及时进行登记，并扫描传阅。单位领导亲启的公函文件启封后，也应分别交综合工作部办理正常登记、传阅等其它手续。
7.4厂外出人员开会带回文件及资料应及时交综合工作部机要员登记编号归档或传阅等，不得个人保存。
7.5为加速文件运转，避免文件积压误事，一般应在当天或第二天阅签完毕，紧急文件必须即阅即办。如关系到两个以上业务部门，应按批示次序传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
7.6传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带往公共场所或家中，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
7.7机要员应催促有关领导等人员抓紧时间阅读文件，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签字以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”等指示，应责成有关部门部室和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
7.8文件阅完后，综合工作部机要员应及时进行归档保存。
7.9综合工作部机要员对文件负有催办督办责任，承办部门接到文件函电应立即指定专人办理。不得将文件积压，如需查阅，应按照有关保密规定，并征得综合工作部部长同意后，予以复印或摘抄，原件及时归档。
8文件的借阅和清退
8.1各部室因工作需要借阅一般性文件，需经本部门负责人签写借条后，到综合工作部或党群工作部进行借阅，对有密级的文件须经综合工作部（党群工作部）负责人同意后方可借阅。
8.2借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。任何人不允许拆卷和在文件上批注。
8.3综合工作部机要员对承办的公文应抓紧催办，并定期对己经办妥的文件和上级要求限期清退的文件进行收缴清退工作，一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。
9文件的保密
9.1文件的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级
9.1.1绝密是最重要的秘密，泄露会使本单位的权力和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的秘密，泄露会使本单位权益和利益遭到严重的损害；秘密是一般性秘密，泄露会使本单位的权力和利益遭受损害。
9.2保密措施
9.2.1各单位要指定一名责任心强的同志负责本部门文件的保管和保密等工作。
9.2.2严守秘密，不得以任何方式向本单位内外无关人员散布、泄漏本单位机密或涉及本单位机密。
9.2.3严格遵守文件（包括传真、计算机盘片）登记和保密制度。秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令。不准带秘密文件到与工作无关的场所，不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。
9.2.4 严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度。如需借用秘密文件、资料、档案，须经厂领导批准，并按规定办理秘密文件借用登记手续。
9.2.5 秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时，应按有关规定经厂领导批准后办理。复制秘密文件应按照文件、资料的密级规定管理。不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料。
9.2.6 工作人员离开办公室时，必须将秘密文件放入抽屉和文件柜中，严禁在办公桌上摆放。
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公文管理办法
1.总则
1.1 为规范公文管理，特制定本办法。
1.2 本办法适用于百货集团和各项目百货公司的公文管理。
2.公文种类
2.1 公文主要包括发文和收文两大类。
2.1.1 收文：主要指外部组织或个人给公司的通知、批复、函等。
2.1.2 发文：主要指集团或集团各中心、各项目百货公司的请示、报告、函、通知、批复、通报、决定、会议纪要、规章制度等。
3.公文格式
3.1 公文格式除遵循不同文种的书写格式要求外，还应遵循以下规定：
3.1.1 纸张：公文一律采用A4打印纸，公文中图文的颜色为黑色。
3.1.2 字号：发文字号由发文部门代字、年份和序号组成，用4号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第” 字，以集团为例，如“名百集字〔2011〕1号”。 集团使用“集团名称”加“文件”两字的红头文件发文。
3.1.2.1 集团对外发文，用名百集字〔××××〕×号；
3.1.2.2 集团对内下发涉及行政管理中心的文件，用名百集行字〔××××〕×号；
3.1.2.3 集团对内下发涉及信息管理中心的文件，用名百集信字〔××××〕×号；
3.1.2.4 集团对内下发涉及人力资源管理中心的文件，用名百集人字〔××××〕×号；
3.1.2.5
3.1.2.6
×〕×号；
3.1.2.7
号；
3.1.2.8
号；
3.1.2.9
号；
3.1.2.10
3.1.2.11
×〕×号；
3.1.2.12
号；
3.1.2.13
号； 集团对内下发涉及财务管理中心的文件，用名百集财字〔××××〕×号； 集团对内下发涉及招商采购审核管理中心的文件，用名百集审字〔×××集团对内下发涉及营销策划管理中心的文件，用名百集策字〔××××〕×集团对内下发涉及工程物业管理中心的文件，用名百集物字〔××××〕×集团对内下发涉及招商采购管理中心的文件，用名百集招字〔××××〕×集团对内下发涉及生产管理中心的文件，用名百集产字〔××××〕×号； 集团对内下发涉及主力店、专门店管理中心的文件，用名百集专字〔×××集团对内下发涉及大卖场营运中心的文件，用名百集超字〔××××〕×集团对内下发涉及公务商场营运中心的文件，用名百集商字〔××××〕×
3.1.3 集团印发会议纪要，按印发顺序号编写序号，如：〔××××〕“第1号”。
3.1.4 标题：公文标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距适当。标题分行排列时注意不要把各行上下对齐排成等长。
3.1.5 主送：主送部门名称在标题下空一行，起于左侧顶格，用4号仿宋字。
3.1.6 正文：正文在主送部门名称下一行，每自然段左空两字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文采用4号仿宋体字，文中如有标题，可用4号宋体字加黑或黑体字。如按设计的字号和行距使落款页无正文，可适当调整字号和行距，前移或后延使落款页正文。
3.1.7 附件： 附件在正文下空一行左空两字，用4号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿位伯数字；附件名称后不加标点符号。
3.1.8 落款： 成文日期用汉字年、月、日标全，“零”写为“○”。单一公司或部门制发的公文在落款处不署发文部门名称，只标识成文日期。成文日期右空四字，加盖印章应距正文一行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当联合行文需要加盖两个印章时，应将成文日期拉开；主办部门印章在前，两印章互不相交或相切。
3.1.9 主题词：主题词用4号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用4号宋体字；词目之间空一字。公司内部行文可以不标主题词，对外行文要有主题词。
3.1.10 抄送：抄送机关名称在主题词下一行，左右各空一个字，用4号宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送部门之间用逗号隔开，回行时与冒号后抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后面标句号。
3.1.11 印发：印发部门和印发日期位于抄送机关之下面（无抄送机关在主题词之下），占一行位置，用4号宋体。印发部门左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
3.1.12 装订：公文装订应在左侧居中，不掉页。
3.1.13 公文中的数字，除成文日期和在词、词组、惯用词、缩略语、修辞语必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
4.公文办理
4.1 文件实行归口管理，集团行政管理中心办公室和各项目百货公司总经理办公室为公文管理责任部门，并指定专人负责公文收发处理工作。
4.1.1 收文管理：
4.1.1.1 集团收文均由集团行政管理中心指定文员负责接收、登记、拆封、传递、跟踪、催办、反馈、建档。
4.1.1.2 各级领导阅批公文应仔细认真，阅毕要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的要明确具体。
4.1.1.3 集团各中心的外来文件由集团各中心的负责人指定专人负责接收、登记、拆封、传递、跟踪、催办、反馈、建档。
4.1.1.4 电子邮件由集团办公室和各项目百货公司总经办负责接收、登记并及时向相关部门转发。
4.1.1.5 相关部门接收文件应及时在《公文签收单》（见附件MB-XZ-003）上签名，接收电子邮件和传真，如有回执的，按回执要求回复发文单位。同时，检查文件是否有未
装订、缺页或手续不全等差错，发现问题及时向发文单位查询，予以弥补。
4.1.2 发文管理
4.1.2.1 集团公司发文均由集团行政管理中心负责起草、审核、送批、印发、建档。
4.1.2.2 集团各中心发文由各中心指定专人负责起草、审核，由行政管理中心审核、报批、印发、建档。
4.1.2.3 集团对外发文的文字均由集团行政管理中心负责人审核，财务数据由财务管理中心负责人（其他各百货公司由财务部经理）审核，必要时由集团法务人员审核，从适用文体、上报程序、公文格式、措辞用语、引用数字及资料内容上严格把关，做到准确无误。
4.1.2.4 集团各中心一般只在集团内行文，不对外发文。各项目百货公司因工作需要拟向当地政府及相关部门上报公文时，一律报送集团行政管理中心办公室，报经集团分管领导审核，董事长批准后方可盖章发文。
4.1.2.5 其他需要报决策层审阅的，应及时予以呈报。
4.1.2.6 文件资料下发至非集团所在地各公司或相关人员的，发文部门在发文当日应以传真或电子邮件形式送达，并由接收人及时将文件资料送至相关部门。
4.2 收文处理程序
4.2.1 集团收文处理程序
4.2.1.1 接收：集团行政管理中心在接收到集团外来文件时，由专人对文件进行登记，按流水顺序编号。
4.2.1.2 传递：文件登记、编号后，填写《来文处理单》（见附件MB-XZ-001），并将所接收的文件附在处理单后，及时送行政管理中心负责人拟办。
4.2.1.3 拟办：行政管理中心负责人对收文必须进行认真审阅，并做出初步处理意见。如果需要报决策层审批的，应及时交决策层秘书予以呈报。
4.2.1.4 承办：行政管理中心根据拟办意见由专人送相关部门或相关人员予以办理。承办部门或承办人应按照批示或处理意见予以办理，并将办理经过、结果在《来文处理单》（见附件MB-XZ-001）描述清楚，反馈给行政管理中心办公室，如果需要报决策层批准的，应及时交决策层秘书予以呈报。
4.2.1.5 催办：集团行政管理中心办公室按要求对没有反馈结果的承办部门及时催办，收到文件办理结果后，应及时向行文单位予以反馈，并做好反馈记录。
4.2.1.6 建档： 文件反馈后，集团行政管理中心办公室必须对收文进行分类建档，并按时向档案管理科移交。
4.2.2 各中心收文处理程序
4.2.2.1 接收：各管理中心指定专人负责来文的接收、登记、编号。
4.2.2.2 传递：文件登记、编号后，填写《来文处理单》（见附件MB-XZ-001），并将所接收的文件附在处理表后，及时送各管理中心负责人拟办。
4.2.2.3 拟办：需要下发至各中心、各项目百货公司的文件，直属业务中心负责人必须对来文进行认真审阅，并做出初步处理意见。如果集团外来文，需要报决策层审批的，应及时呈请批示。
4.2.2.4 承办：办公室根据拟办意见送相关部门或相关人员予以办理。承办部门或承办人应按照审批意见予以办理，并将办理经过、结果在《来文处理单》（见附件MB-XZ-001）描述清楚并反馈给办公室，如果需要报决策层审核批准的，应及时予以呈报。
4.2.2.5 催办：办公室按要求及时催办，收到文件办理结果后，应及时向行文部门予以反馈，并做好反馈记录。
4.2.2.6 建档：文件反馈后，办公室必须对收文进行分类建档，并按规定时间移交档案管理科存档。
4.3 发文处理程序
4.3.1 集团发文程序
4.3.1.1 起草：集团行政管理中心负责集团发文的拟稿。文件起草完毕后，应填写《发文会签单》（见附件：MB-XZ-002）。
4.3.1.2 核稿：行政管理中心负责人应对发文的文字部分进行审核，并根据发文内容提出会签意见；涉及财务数据的应交集团财务管理中心负责人审核。
4.3.1.3 会签：初稿经审核后，由办公室根据“会签意见”，传递并跟踪相关部门确认、签字。
4.3.1.4 签发：会签结束后，由集团决策层签署发布意见。
4.3.1.5 盖章： 文件经决策层签署发布意见后，由办公室按照《印章管理规定》办理文件盖章手续。
4.3.1.6 发布： 文件盖章后，由办公室按照文件内容印发到各相关部门并签收；使用邮箱系统发布的，须设置“回执”要求；实行OA系统发文的，按系统的具体要求办理。对外发文的要使用《对外发文会签单》（MB-XZ-026）。
4.3.1.7 建档： 文件发布后，必须按档案管理办法进行分类建档，按规定时间移交至行政管理中心档案室。
4.3.2 各职能部门和各公司发文程序
4.3.2.1 起草： 集团各职能部门和各公司发文按文件属性指定经办部门、指定专人起草。文件起草完毕后，应填写《发文会签单》（参照附件MB-XZ-002），由经办部门负责人、分管总经理审核。
4.3.2.2 核稿： 由行政管理中心负责人、财务中心负责人分别对文字和财务数据进行审核。
4.3.2.3 签发： 文件审核后，集团各职能部门发文由集团副总裁、常务副总裁、总裁或董事长签署发布意见，各公司发文由各公司负责人签署发布意见。
4.3.2.4 盖章： 文件经负责人签署发布意见后，由办公室按照《印章管理办法》办理文件盖章手续。
4.3.2.5 发布： 文件盖章后，由办公室按照文件内容要求发布到相关部门并签收。
4.3.2.6 建档： 文件发布后，必须进行分类建档，并及时交档案管理员存档。
5.公文的保密及紧急程度规定
5.1 保密等级规定
5.1.1 公文密级划分为绝密、机密、秘密三级。
5.1.1.1 绝密级：是最重要的秘密，泄露后会使企业经营安全和合法利益遭受特别严重的威胁和巨大的经济损失；
5.1.1.2 机密级：是重要的秘密，泄露后会使企业经营安全和合法利益遭到重大的威胁和经济损失；
5.1.1.3 秘密级：是指一般的商业秘密，泄露后会使企业经营竞争加剧，合法经济利益遭受一定损失或潜伏一定的损失。
5.1.2 保密文件分类
5.1.2.1 绝密：公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级，如尚未公布、立项、或付诸实施的项目意向性报告，融资、财务规划方案，总裁级以上高端人事安排等文件；
5.1.2.2 机密：公司的公布实施前的工作计划、重要会议记录、报政府机关的请示、报告等；
5.1.2.3 秘密：涉及公司人事、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类文件信息。
5.1.3 密级的确定
公文的密级由起草人拟定，由签发人签发文件时确定。
5.2 紧急等级规定
5.2.1 公文紧急程度分为特急、紧急、平急三级。
5.2.1.1 特急：是指内容特别重要、紧急，需要立即、优先、限时传递处理的文件；
5.2.1.2 紧急：是指内容比较重要、紧急，需要优先传递处理的文件；
5.2.1.3 平急：是指内容重要，需要优先于日常事务传递处理的文件。
5.2.2 处理规定
特急件按办文时限完成；紧急件当日完成；平急件三日内完成。
5.2.3 紧急等级的确定
公文的紧急等级由起草人拟定，由签发人签发文件时确定。
6.罚则
文件承办部门或经办人未按规定收发文及办复或因责任心不强造成文件损坏丢失的，集团行政管理中心应及时查明原因，并对责任人处以50—200元的罚款，造成损失的应赔偿损失；违反本办法其他规定的，按集团相关规定予以处理。
7.
7.1
7.2
附则 本办法之下发之日起实施。 本办法解释权归行政管理中心。
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公文管理办法
第一章总则
第一条为规范公司各项公文，发挥公文对公司业务经营的指导作用，提高公文速度和行文质量，特制定本办法。
第二条本办法适应于公司各部门。
第三条本规定所称公文，指公司及各部门与政府部门、集团公司及关联公司、关系企业之间来往文书，公司下发各部门的公司各类文书，公司及各部门间来往文书（包含呈文）；公文管理指自收(发)文至归档全部过程之办理与控制。
公司公文按使用功能划分为以下种类：
（一）公司文件：指由公司名义送交政府部门、集团公司及关联公司、关系企业和下发各部门的报告、指示、决定、决议、通报、重要通知、工作总结、领导发言和业务经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；
（二）函：指向政府有关主管部门、股东单位请示、询问和答复问题，关联公司、关系企业之间互相商洽业务、联系工作的文书（包括电报、电子邮件等）；
（三）规章制度：指由公司名义下发的各类管理制度、规定、操作指南（职位说明书、作业指导书、作业程序、流程表单）、暂行规定等；
（四）呈文：指各部门对总经理或董事长的请示、报告、询问问题等的文书；
（五）会议纪要：指由公司名义下发的各类会议纪要（总经理办公会、月科研生产调度例会、业务专题协调会）及每周动态（含周工作计划）等；
（六）部门文件：指由各部门名义送、发的行使其部门职能的通知、通报、工作总结和部门业务经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等。
第二章职责
第四条公司有关人员和部门职责
（一）总经理或董事长：负责公司文件的审批和签发，负责规章制度的审批和呈文的批复；
（二）各部门部长：负责提请公司名义发放的各类公文及呈文的审核，负责部门文件的审批和签发，负责相关公司文件、规章制度的会签；
（三）综合管理部部长：负责公司公文管理的制定和检查，负责公司公文的校对，负
责外来公文的处置，负责检查各部门文件的公文管理工作；
（四）综合管理部公文主管：负责公司文件、函的编号，负责公司文件、函、规章制度、会议纪要和外来公文的收、发工作,负责公司公文的归档、保管和日常查阅、影印管理工作；
（五）各部门公文主管：负责本部门公司公文的收、发工作，负责本部门的部门文件归档、保管和日常查阅、影印管理工作。
第三章公文格式
第五条公司公文纸统一采用A4纸，左侧装订，页面设置为上、下、右页边距为2厘米，左页边距为2.5厘米；
第六条公司文件、函的大标题字体为加粗方正姚体，小一号字；公文字号字体为仿宋体，小四号字；行文标题字体为黑体，小二号字；主送单位为加粗仿宋体，小四号字；正文字体为仿宋体，小四号字；其余公文的大标题为黑体，二号字，行文标题为黑体，小二号字，副标题为黑体，小三号字，正文为仿宋体，小四号字；主题词为加粗仿宋体，小四号字；页眉标号、页脚标码字体为宋体，五号字；
第七条公司公文的行间距为1.5倍行距，段落间距为0.5行；
第八条公司公文行文格式一般包括：大标题、公文字号、行文标题、主送单位、正文、附件、发文单位、发文单位印章、发文时间、主题词、抄送(抄报)单位、印刷份数、页眉标号、页脚注码等：
（一）公文的行文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，除批转性文件外，行文标题一般不加书名号和其他标点符号；
（二） 公文中用公文字号和页眉标号标明公文种类；
（三）公司公文外发时一般只标明一个主送单位；如果需要送、报另一个或几个单位时，可以用抄送、抄报的形式标明；
（四）发文时间以领导签发日期为准；联合行文以最后单位签发的日期为准；
（五）公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号；
（六） 公文如有附件应当在正文之后、发文单位名称之前，注明附件的名称和件数。
（七）收、发文单位应写单位全称或规范化简称；联合发文应将主发单位排列在前；
（八） 文字一律从左至右横写横排；
（九）公文按照行政管理原则，只发到各部门，不直接发到部门下属单位；
（十） 发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。
第九条公司公文行文时文字应注意以下方面
（一）情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短;引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间；
（二）草拟公文文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新拟稿；
（三）数字的写法：正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写；
（四） 章节序数的写法：公司公文（规章制度采用ISO标准除外）一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四为“(1)”；
（五）不要滥用简称：年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。
第四章公文编号
第十条公文编号以公文字号和页眉标号进行公文分类，标注方法如下：
（一）公文字号只用于公司文件、函的标注，分别标记如下：
公司文件字〔〕000号〔〕内为年度周期，000号为该公文年度流水号 函函〔〕000号
（二）公司及各部门发文字简称如下：
公司简称：司；综合管理部简称：司综管；计划财务部简称：司计财；生产部简称：司生管；市场部简称：司市场；审计监察室简称：司审监
（三）页眉标号用于规章制度、呈文、会议纪要、部门文件，左侧为公司全称，右侧为公文种类标号，采用汉字拼音简称，分别标记如下：
公文种类页眉标号说明
规章制度SYZD—ZG—001—2009(示例)
示例：SYZD（1）—ZG（2）—001（3）—2009（4）
（1）为公文分类：SY：公司简称；ZD：规章制度简称；CW：呈文简称；JY：会议纪要简称；BW：部门文件简称；
（2）为该文主发部门代码：ZG：综合管理部；JC：计划财务部；ZZ：生产部； SC：市场部；JZ：技术质量部；SJ：审计监察室；
（3）为该文发放流水号；
（4）为年度。
呈文CW—ZG—002—2009(示例)
会议纪要JY—ZG—005—2009(示例)
部门文件BW—ZG—001—2009(示例)
第五章发文程序
第十一条公司各部门拟好公文初稿后，拟发的公司文件、函、规章制度需要填写《文件签发单》，呈报总经理审批，经总经理签署签发意见（需要相关部门会签的由相关部门负责人会签）后，拟发稿部门将发文原稿、发文原稿电子文档、《文件签发单》交综合管理部进行发文；
第十二条综合管理部按公文编号原则进行公文编号和登记《公文编号登记表》，对文件打印、校对，按《文件签发单》意见印刷文件加盖公章后，将文件内容、发送日期、保密等级、办理等级、收件人等事项在《发文登记表》里登记清楚，由收件人签收，外发文件时可采用挂号信函的方式送达；
第十三条公文保密等级分为：绝密、机密、秘密、普通四种；绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘；绝密文件只能印制一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密、秘密文件按审阅人数印制份数，机密、秘密文件必须妥善保管；
第十四条公文办理等级分为：特急、急、普通三种；收件人根据其等级要求及时处理文件中的各项事宜；
第十五条综合管理部应在文件发文日期一日内发送主送单位，二日之内发放完全部文件，并将发文原稿、文件存档件、《文件签发单》、《发文登记表》归档保管；
第十六条呈文、部门文件由所在部门负责人签发，文件处理完毕后由该部门公文主管归档保管；
第十七条会议纪要、每周动态（含下周计划）由综合管理部发放的按公司文件进行归档保管，会议纪要由各部门发放的由各部门进行归档保管。
第六章收文程序
第十八条外来的文件原则上由综合管理部负责签收，并将文件内容、接收日期、送件人等事项在《收文登记表》里登记清楚，并将原件分类归档保管；对未提供原件的，要求发文单位提供该文件的原件；
第十九条外来文件由综合管理部负责人根据文件内容提出处理意见填写《收文处理
单》，呈报总经理或董事长阅示，或组织公司相关部门及个人传阅，或转相关部门按文件的要求处理，或转入档案管理；
第二十条呈报总经理或董事长阅示的，经总经理或董事长批示后，综合管理部及时组织传达和落实；
第二十一条传阅文件由综合管理部负责收回，文件传阅过程中阅读人应注意下列事项：
（一）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看；对尚未传达的文件不得向外泄露内容；
（二）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件送回综合管理部，切忌横传；阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责；
（三）阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件。
第二十二条相关部门接到文件处理要求后，及时组织相关人员研究解决方案，并在收到文件三日内将处理意见送交综合管理部，综合管理部将处理意见与原件合并归档保管。
第七章公文公章使用
第二十三条公司文件、函、规章制度、会议纪要及部门文件发放时，必须盖有公司印章或部门印章，呈文可不使用印章；
第二十四条公司文件、函、规章制度、会议纪要加盖公司印章，部门文件加盖部门印章；
第二十五条公司文件、函、规章制度、会议纪要加盖公章时，以外发份数和存档份数加盖红章，其余发文用复印件形式发放。
第二十六条公司公文存档后按档案管理规定进行管理，公司所有员工可按档案管理规定查阅文件原稿，不得外借使用，如有需要可向综合管理部公文主管申请复印件。
第八章附则
第二十七条本办法由综合管理部负责解释。
第二十八条本办法自下发之日起施行。
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〃北京银河来星科技有限公司
公文管理（暂行）办法
2011-06-13
一、原则要求
公文管理应做到及时、准确、安全、保密，手续简便清楚。行政部是公司的公文处理和管理机构，应做好公文收发、分办、流转、传递、打印、用印、立卷、归档、销毁等工作，其它部门按职责要求应积极做好公文拟制、流转和预归档等工作事宜。
二、公文种类
公司常用公文的种类主要包括请示、报告、决定、决议、通知、通报、批复、函、会议纪要、规章条例、意见等，适用范围如下：
(一)请示：向上级机关或主管部门请求指示、批准，用“请示”。
(二)报告：向上级机关或主管部门汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关或主管部门的询问等用“报告”。
(三)决定：对重要事项或重大问题作出安排，奖惩有关单位和人员，用“决定”。
(四)决议：经过会议讨论通过，并要求贯彻执行的事项用“决议”。
(五)通知：发布行政法规和规章，转发上级机关或主管部门的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理的需要周知或共同执行的事项，用“通知”。
(六)通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况，用“通报”。
(七)批复：答复下属单位的请示事项，用“批复”。
(八)函：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准等，用“函”。
(九)会议纪要：记载传达会议情况和议定事项，用“会议纪要”。
(十)规章、条例：是法规性文件，需要有关方面贯彻执行的事项。下发时用“印发……条例的通知”。
(十一)意见：对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。
二、公文格式
文件一般由秘密等级、保密期限、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、
主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄报（送）机关、打印人员、校对人员、印发份数、印发机关、印发日期等部分组成。
(一)涉及公司秘密的公文应当由承办单位标注秘密等级和保密期限。秘密等级分为“绝密”、“机密”和“秘密”，其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。标识密级等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字中间空一格；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
(二)发文机关标识应当使用发文机关全称；联合行文，主办机关应当排列在前。
(三)发文字号应当由发文机关代字、年份和序号构成。字号位置在发文机关标识下空两行处，用3号仿宋体字，居中排列（上行文除外）；年份、序号用阿拉伯数码标识；年代应用全称，用六角括号“[ ]”括入；序号不编虚位，例如，银河来星[2011]001号；联合发文，只标注主办机关发文字号。
1.总公司和总公司各部门编发的文件代字分别为：
⑴公司发文银河来星
⑵公司工会发文银河来星工
⑶行政部发文
⑷财务部发文银河来星行银河来星财
其他部门发文以此类推(下同)。
2.在直辖市、省成立的分公司分别以直辖市、省份的简称作为代字，具体格式为：
⑴上海分公司银河来星沪
⑵天津分公司银河来星津
3.设立在其他城市的分公司以该城市所在省份的简称加该城市名称的简称作为代字，具体格式为：
⑴深圳分公司银河来星粤深
⑵厦门分公司银河来星闽厦
(四)上行文应当注明签发人，发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标识签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名、电话。
(五)公文标题，应当完整、准确、简要，用2号宋体并加黑居中书写。
(六)公文的主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范化简称。书写位置在标题下空一行左侧顶格处，用3号字仿宋体，主送机关名称后标全角冒号。
(七)正文内容每一段落起始应居左空二字，用3号仿宋字体，段落间距用
1.5倍行距。结构层次序数应符合下列规范，第一层为“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次叙述和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。
（八）公文如有附件，应当在正文之下（间隔一行，空两格）、成文日期之上加附件说明，标明附件顺序和名称。附件应当在用印页之后另起页，并与正文装订在一起。
（九）成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发的日期为准。成文日期置于正文或附件说明末隔行处、居右空二字，用3号仿宋字体。
（十）公文除以“会议纪要”和以电子邮件形式下发的公文以外，应当加盖印章。单一机关制发的公文，盖印的位置一般应上距正文2mm-4mm，以端正、居中、下压成文时间为标准。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。当联合行文需要加盖两个以上印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主送机关印章在前；印章均压成文时间；印章之间互不相交或相切，但相距不超过3mm。
（十一）附注（如“此件发至**处”等）应当用3号仿宋体字，居左空两字加圆括号标识在成文时间下一行。
（十二）主题词置于公文末页抄送栏之上，词目之间应当有一字间隔。公文的主题词一般不超过5个。标引顺序是先标类别词，再标反映公文内容的类属词，最后标反映公文形式的文种词。（主题词表见附件一）。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号宋体字并加黑，词目之间空一字。
（十三）抄报、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称。公文如有抄报（送），在主题词下一行，左空一字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号。抄送机关间空一字间隔，回行时与冒号后的抄送机关对齐。
（十四）打印人员、校对人员及印发份数，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下），占1行位置，用3号仿宋字体。
（十五）印发机关和印发日期，位于打印、校对人员及印发份数之下，占1行位置，用3号仿宋体字。印发时间以公文印制的日期为准，用阿拉伯数码标识。（十六）文字从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。（十七）公文排版要求整篇内容为偶数页，即保证最后主题词等务必落在偶数页面上，若此页无正文内容，则在此页第一行左空二字加圆括号标明“此页无正文”。
（十八）印章务必落在成文日期处。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得落在标识“此页无正文”的页面。
（十九）页码，用4号半角阿拉伯数码居中标识。
三、行文规则
（一）以总公司及总公司各部门名义编发的文件，统一由总公司行政部办理，以各分支机构名义编发的文件，由各分支机构行政管理部门办理。
（二）公文材料除综合性报告外，执行一文一事原则。向上级请示，主送一个上级单位，如涉及两个以上的，用主送和抄报办法。一般不得越级请示，一切行文（包括信息简报类）不直接送交领导个人及有关部门，应经行政部登记后递送。
（三）公文用纸一般为国际标准A4型（210mm×297mm）。
（四）向公司外呈送的文件，应向主送单位报送3份，公司内部无论是文件还是简报，均报送1份。
四、公文办理
公文办理分为收文办理、发文办理、签报办理和内部工作联系单办理四类。
(一)收文办理。一般包括签收、审核、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、传阅等。
1.公司收文统一由行政部文秘人员收办，除写明亲启件外，均由行政部文秘人员拆封。
2.收到下级机关上报的公文，文秘人员应当进行审核。审核的重点是：是否应由该机关主办、是否符合行文规则、公文格式是否规范等。文件存在严重失误
或严重不规范应当退回修正后重报。
3.审核后的文件，应当于收文当日登记、编号，及时送行政部负责人阅批。事务性便函、通知、请柬等可直接分送有关人员办理。
4.根据行政部负责人的批注意见，由文秘人员分送给公司领导阅示或有关部门办理。有关领导或部门应于2个工作日内阅毕（出差等特殊情况除外）。
5.凡经领导批示，要求执行或落实的文件，由行政部统一登记、传递，由承办部门签收并落实。
6.已送领导阅批或交各部门办理的公文，行政部负责检查、催办，及时掌握公文的流转和处理情况，防止漏办、积压或延误。
7.根据批办要求需传阅和传达的文件，按照传阅和传达的范围由文秘人员组织分批或逐人传阅，阅后签字。
8.处理完毕的公文先分类归档，年底组卷存档。
(二)发文办理。一般包括拟稿、核稿、签发、登记编号、缮制、校对、封发、立卷、归档等。
1.草拟公文文稿，一般由经办部门执行，两个以上部门的联合发文，应由相关部门协商指定专人拟稿。
2.任何发文必须经承办部门负责人核稿并签字后交行政部审核合格后报公司领导签发。总公司发文，由公司主要负责人签发；职能部门发文，由公司分管领导签发；各分支机构发文，由主要负责人签发。
3.文稿经公司领导审改签发后，不得随意修改，如必须修改，须经原签发领导同意并复审。
4.各级发文由各级行政部门统一登记编发文号，统一安排打印。校对由拟稿部门负责，确认无误后，注明校对人的姓名。
5.文件的递送渠道分为电子邮件发送、传真发送和原件发送。
6.凡文种为通知（有关人事的通知除外）、通报、会议纪要以及转发文件类的公文，由行政部指定电子邮箱发送至收文单位或部门的指定电子邮箱，此类文件视同加盖公章发送的公文，不再另行下发纸制公文。各部门须指定专（兼）职文秘人员负责指定电子邮箱中的文件收发、流转和回复工作，保证信息畅通。
7.除上述文种以外的其他公文，以原件发送。但请示类公文，可以传真形式发送，不需邮寄原件。
8.发文原稿连同印制好的文件一并由行政部文秘人员留存，文秘人员应认真检查文件材料是否完整、齐全，手续是否完备，检查无缺后，收存归卷。
(三)签报办理。各职能部门呈报总经理办签批的报告，一律用公司统一的“北京银河来星科技有限公司内部工作签报”。
(四)内部工作联系单办理。公司各职能部门之间、各机构之间的日常业务联系，一律采用“北京银河来星科技有限公司内部工作联系单”统一办理。
不编排收发文号的公司内部的正式文字材料，此类材料包括领导讲话、报告、工作计划、规划、总结、调查报告、合同、协议。外出开会、活动中带回的文件材料，也应按常规交行政部文秘人员登记、编号，作收文处理。
五、公文督办
公司各级行政文秘人员是代表公司督促各部门对公司各项决策、重要工作等落实的督办人员。其主要职能是，按要求督办检查，了解和反馈各类决策的落实情况、落实过程中存在的问题和薄弱环节，有针对性的提出解决意见和建议，保证政令畅通。
附件：1．银河来星公文主题词汇总
2.北京银河来星科技有限公司收文登记簿
3.北京银河来星科技有限公司发文登记簿
4.北京银河来星科技有限公司拟文流转单(模版）
5.北京银河来星科技有限公司收文流转单(模版）
６.北京银河来星科技有限公司内部工作联系单
７.银河来星工作签报(模版）
8.北京银河来星科技有限公司红头（上行文模版）
9.北京银河来星科技有限公司红头（下行文模版）
10．北京银河来星科技有限公司便笺、便函（模版）
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为促进xx公文制发工作规范化、制度化、科学化，提高公文制发工作的效率和公文质量，特制定本办法。
一、党政办公室是公文制发的管理部门，负责本机关公文发文处理工作。由专人具体负责。
二、文种包括：社区党发、社区发、社区党办发、社区办发、会议纪要、函件以及白头、黑头、网上通知等。
三、公文制发坚持控制数量，提高质量，注重效用，提高效率的原则。年社区党发、社区发文件原则上不超过90个；办公室发文原则上不超过40个。公文正文字数原则上不超过3000字。简报由办公室统一管理。各类简报反映的情况力求及时、准确、简明、生动，篇幅不宜过长，原则上不超过3000字。
四、公文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、打字、校对、缮印、用印、分发、归档、立卷、销毁等程序。
五、拟稿人员拟出初稿后要对文稿进行初步检查。主要检查结构、层次是否合理，语句是否通顺，数字、词句是否准确、规范。由本人签字后送本部门主管领导审定签字后，送办公室核稿，办理发文手续。
六、办公室收到送审文稿后，按要求登记收文时间、拟稿处室、送稿人员、文稿标题。
七、办公室对送审文稿从以下几个方面进行审核：是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关的规定；是否需要行文；是否需与有关部门协商、会签；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合有关规定。文稿技术性问题，由核稿人员直接修改，非技术性问题可提出修改意见，发回拟稿部门，由拟稿部门负责修改。
八、送审文稿一律为微机打字稿。
九、办公室根据文稿字数和紧急程度限时核稿。XX字以内文稿在1天内核完；XX字以上的3天内核完；内容复杂、需与有关方面协商的，适当延长核稿时间，同时有两件以上文稿，急件先办；对社区领导有明确意见，需尽快下发的文稿或转出会签的文稿及其他需紧急处理的文稿，优先审核，防止压误。
十、文稿审核后，核稿人员要根据领导分工送分管领导审签后，由办公室主任负责审核签署呈签意见，送主要领导签发。
十二、文稿经主要领导签发后，不得再行修改，打字和校对后，编号、登记、印发。
十三、文件印完后办公室文书负责按印数加盖印章，按规定份数连同原稿存档。
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公文管理办法
第一节 总 则
第一条 为提高公司的公文质量和办结效率，实现公文管理工作的规范化、制度化及标准化，综合管理办公室结合公司实际，特制定《公文管理办法》（以下简称《办法》）。
第二条 本《办法》适用于000有限公司（以下简称公司）及下属各分子公司（以下简称各公司）。
第三条 公文是指公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻公司精神与政策，发布规章制度，实行管理措施，请示、答复问题，指导、布臵和商洽工作，报告情况及交流经验的重要工具。使用OA 等办公软件行文的，审批流程及办文要求等均遵循本《办法》规定。
第四条 公文管理包括公文的拟发、收文、办理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第六条 各级办公室（以下简称办公室）是公司公文处理的管理机构。公司综合管理办公室负责指导各部门、各公司的公文管理工作。 第七条 公文中公司对外、内的简称均按以下规范执行。
第八条 公文处理必须严格执行国家的保密法规及公司的有关规定，确保国家秘密安全和公司利益不受损害。
第二节 公文种类
第九条 公司的公文种类主要有：命令（令）；提案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要，简报；意见等。
一、命令（令）：适用于颁布重要规章、制度和管理办法；采取重大强制性行政措施；任免、奖惩有关人员；撤销各部门及各公司不适当的决定。
二、提案：又称议案，是有提案权的组织或个人提交会议讨论的方案、建议。适用于各级部门按照程序向同级办公会、专项委员会、专题会或者各公司向上一级办公会、专题会提请审议事项；适用于有提案权的人员按程序向同级董事会提请审议事项。
三、决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排；任免有关人员；奖惩有关单位及人员；变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
四、指示：适用于对公司各部门、各公司布臵工作，阐明经营管理活动的指导原则和要求的下行文。
五、公告：适用于向公司内外宣布重要事项。
六、通告：适用于在公司所辖范围内公布应当遵守或者周知的事项，通告主要用于有关单位开展业务工作需要。
七、通知：适用于转发政府机关及公司股东大会、董事会的公文，批转各部门、各公司的公文；发布规章；传达要求各部门、各公司办理和有关单位需要周知或共同执行的事项。
八、通报：适用于公司内部表彰先进，批评错误，传达重要精神或交流重要情况。
九、报告：适用于向上级组织机构汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级组织机构的询问。
十、请示：适用于向上级组织机构就有关事项请求指示、批准。十
一、批复：适用于答复下级单位或人员的请示事项。
十二、函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题。十
三、会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。十
四、简报：适用于上下级、平级之间互通情况、反映问题、交流经验、传递信息。
十五、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
第十条 发文机关根据工作实际确定公文文种，不确定的可向办公室咨询。
第三节 组成及格式
第十一条 公文一般由版头、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位及人员、正文、附注、附件、发文机关署名和日期、印章、抄送单位及人员等部分组成（参见附件一“公文模板”）。此处主要以红头文件为阐述对象，其他种类公文参照红头文件。
一、版头:由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，并用套红大字居中，印在公文首页上中部，字体为楷体55 号，行间距为60 磅；联合行文，主办单位应当排列在前，字体为楷体40 号，“文件”二字字体为50 号。可根据单位名称字数适当调整字体宽度和字间距。
二、秘密等级：公文须设秘密等级。秘密等级分为“机密”、“秘密”、“普通”，秘密等级标注在文件版头右上方顶格位臵。文件秘密等级，由发文单位根据文件内容确定。OA 行文，秘密等级须在系统送文单中标明。
（一）机密：指所涉内容只能由收文者本人知晓的公文。
（二）秘密：指所涉内容不能向无关人员透露的公文。
（三）普通：指所涉内容可在公司内传达的公文，但不可擅自对公司以外公布。
三、紧急程度：对公文送达和办理的时间要求。紧急文件应当分别标明“特急”、“加急”。 特急公文，是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和办理的公文。
加急公文，是指涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的公文。 常规公文，是指可以按正常速度形成、运转和办理的公文。但常规公文也要及时办结。
紧急程度标注在版头右侧秘密等级垂直下方位臵。收文部门收到特急文件后，须立即转呈收文人，不可延误。非特急、加急文件，此处标示可省略，收文部门按正常要求时限传递。OA 行文，紧急程度须在系统送文单中标明。
四、发文字号：包括单位代字、部门代字、年份、序号，标注于版头下方居中或者左下方；联合行文只需标明主办单位发文字号。发文字号排序原则上所属单位简称位于年份前，部门代字、文种依次位于年份后。部门代字原则上以第一个字作为简称，会议纪要以“会”字作为简称。
五、签发人：公司（或部门）下发带有版头的正式公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标注签发人姓名。
六、公文标题：由发文机关名称、公文主题和文种组成；应当准确简要地概括公文的主要内容；标题中除制度、规章名称加书名号外,一般不用标点符号；一律用“二号”、“黑体”、“加粗”，间距为“自动、固定值36 磅”。
构成标题的三个方面，视情形可省去发文机关名称。公告或某些内容十分简单的公文，视情形可省去事由。
七、主送单位：主要受理公文的机关。主送单位名称应当用全称或者规范化简称，位于正文上方，顶格排印；一律用“四号”、“仿宋_GB2312”、“加粗”，间距为“0 行、固定值25 磅”。
特别注意请示或报告类文件，须写明“主送单位及人员”，如关于缴纳税款的请示，直接写“财务管理部”，严禁出现“公司领导”字样。
八、正文：即公文的主体。用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方；应简明扼要，叙述明了；一律用“四号”、“仿宋_GB2312”间距为“0 行、固定值25 磅（可根据页面结构、空间适当调整）”。正文中其他规定为：
（一）时间形式按照“二〇一〇年五月一日”的形式，“零”写为“〇”。
（二）引用公文应先引标题，后注明文件字号；或引用文件字号，省略标题亦可。
（三）结构层次序数:第一层为“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，依次类推。
（四）使用计量单位的应当使用国家法定计量单位。
（五）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（六）公文中的数字，除印发日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（七）关于人员的任命、免职文件按以下规定，“任命”和“免去”为黑体四号、顶格书写；任命和免去的内容另起一行空两格书写，格式与正文一致。
九、附注：公文如有附注（需要说明的其它事项），应当加括号标注；标注内容用“小四号”、“宋体”。当正文中出现引用制度、规章名称时，出现“（试行）”字样均采用“小四”“宋体”。
十、附件：公文如有附件,应当在正文之后、落款之前注明附件名称和顺序。
附件是正文的补充说明部分，要与正文一起装订或发送；正文、附件页码分开设臵。电子版文件或涉及公司保密信息不宜随文件下发作为附件的，须标注说明；制度办法等作为附件的，以“第×节”居中来区分章节，以“第×条”作为开端章节里的内容；图表数字作为附件的，以方便阅览、节约纸张作为制作原则；以固有文件图片作为附件的，视使用用途和需要，或直接作为附件或缩印、扩印、扫描作为附件；其他作为附件的，行文格式须与正文格式相同。附件中带有公司标识的，应参照公司VI 识别系统执行。
十一、发文机关署名：应该使用全称位于正文的右下方，单位名称处加盖单位印章，如为个人则须其本人签字；联合行文主发单位在前、联合部门在后，并依次加盖印章。原则上单位名称在落款的第一行，部门名称在第二行，发文日期在第三行；行间距均为固定值15磅，第二行与第三行之间须另隔一空行。若无第三行，则第一行与第二行间隔一空行。
十二、成文日期：一般为会议通过或领导人签发日期；联合行文，为最后签发机关领导人的签发日期；印发文件时署印发日期。 十
三、印章：须盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。如正文末页无空档，可加上一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方顶格标明“（此页无正文）”，字体同正文。 十
四、“呈、抄送、发”单位及人员：指除主送机关以外其他需要告知公文内容的上级、平级、下级及无隶属关系的单位，一般形式有：呈、抄送、发。
（一）呈：公司级文件须呈报董事长；部门级文件须呈董事长、总经理，其他主管领导可根据行文内容、目的自行选择呈送。
（二）抄送：指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的平级。公司级文件抄送总经理、副总经理、总监等；部门文件可抄送同级别 的相关部门。
（三）发：指公文的发送对象。公司级文件发各部门、各公司等，部门级文件发各公司或各公司的相关部门等。
（四）呈、抄送领导的书写顺序按“级别高排列在前，级别相同先任命排列在前”的原则确定，同时任命的职务相等的领导，按年龄长幼排序；部门顺序按照部门成立的先后或惯例排序。部门级文件应抄送综合管理办公室存档备案。
第十二条 公文用纸为国际标准A4 型(长297 毫米、宽210 毫米)；靠左双钉侧装；张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
第四节 行文规则
第十三条 行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。
第十四条 公司各部门无权对政府机关直接行文，该类行文均应以公司的名义，按公司规定流程审批后印发。
第十五条 公司内行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定，职权范围外内容要有上级批准性文件或准予的依据。
一、公司可以对各部门、各公司行文。
二、各部门在其职权范围内，可以互相行文，可以向各公司、有关业务部门行文。各部门向各公司有关业务部门的行文，应当同时发业务部门所在公司。
三、各单位及人员一般不得越级请示；因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级单位或领导。
四、公司各部门可以联合行文。
五、公司各单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文；如擅自行文,公司有权责令纠正或撤销。
第十六条 “请示”应当一事一文，一般只写一个主送领导或单位，如需同时送其他领导或单位，应用抄送形式。
第五节 发文管理
第十七条 发文管理权责划分：
公司级文件：根据公司有关批复或出具的指导性意见，向各部门、各公司传达贯彻公司精神与政策，执行执委会等专门委员会及其他公司级会议审议通过的制度及决议、实施管理措施、指导、布臵和商洽工作等，将由相关业务部门拟稿，通过《文件制订、修订评审表》（参见附件二）经主管领导审核，进行逐级签批。副总经理或相关被授权人员有权在其业务范围内签批公文。文件下发引发的责任由最终签批人 承担。
部门级文件：用于部门间工作沟通、联系业务及向下级单位下达工作指令等，所发文件内容须与公司的有关要求及方向保持一致，并由最终签批人承担相关责任。
第十八条 发文管理指制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会签、签发、缮印（或编号、套红、清稿）、用印（用章）、发送等程序。
一、拟稿：非公司各部门业务范围的综合性重要文件，由办公室负责拟稿；凡内容属各部门业务范围内的文件，由各部门负责拟稿；两个及以上单位联合行文，由主办单位负责拟稿。
（一）文稿必须符合国家和地方政府的法律、法规、方针和政策；符合公司的章程及有关规定。
（二）文稿必须情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。
二、核稿：以公司名义发文，由公文发起部门的负责人及主管领导核稿；以部门名义发文，由部门负责人核稿；相关单位联合行文，由主办单位负责人核稿。核稿的重点是：内容是否符合有关政策、规定，与其它有关公文有无重复或矛盾；涉及其他单位的问题是否协商一致；文种使用是否妥当；文字表达是否准确，格式是否规范；是否符合行文规则和拟稿的其它要求。
三、会签：联合行文情况，由联合行文的部门负责人会签后，再报送有关领导签发。
四、签发：以公司名义行文，由董事长、总经理、副总经理或相关被授权人员签发；以董事长、总经理名义行文，由其本人签发；以公司各部门名义行文，由公司主管领导签发（无主管领导的由部门负责人签发）；相关单位联合行文，由主办单位的主管领导签发（主办单位无主管领导的由另一联合行文单位主管领导签发，均无主管领导的由主办单位负责人签发）。
（一）经董事长书面授权同意，专业事项文件可由被授权人签发。
（二）文稿经签发后即成定稿，原则上内容不得再做修改。若确需修改，需征得签发人同意。
（三）书面签批公文，应使用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用铅笔、彩色笔及圆珠笔等。
五、缮印：以公司名义行文，由办公室负责打印；以各部门名义行文，由各部门负责打印；相关单位联合行文，由主办单位负责打印。
六、用章：以公司名义行文，由办公室负责盖章；以董事长、总经理名义行文，由其本人或印章授权保管部门用章；以公司各部门名义行文，由各部门加盖本部门印章；联合下发的公文,联合发文单位均须加盖印章，印章顺序应与行文主办单位顺序相吻合，主办单位顺序由左向右依次排列。
七、发送：以公司名义书面行文，由办公室负责发送；OA 系统行文，由发起部门负责发送；以各部门名义行文，由各部门负责发送；相关单位联合行文，由主办单位负责发送。
（一）公文发送必须使用《发文登记表》（附件三）记录领取人姓名、份数及时间。
（二）书面文件装订时，按顺序双面打印，在文件左侧、距文件顶和底三分之一处各装订订书钉一枚，并确保不影响阅读。
第十九条 发文办理时限：一般文件根据工作需要、时效性完成拟稿、核稿；时效性较强的公文（如会议纪要）须在8 工作小时内完成拟稿、核稿。文件签发后应在1 小时内完成缮印、用印，1 小时内发送。 第二十条 为使发文有备可查、完善存档工作，所有以部门名义下发的正式公文须由签发部门保存一份纸质文件存档，公司级文件及OA 办公系统存档由办公室档案管理员负责。
第二十一条 公司OA 办公系统发文，以本《办法》为执行标准；发文流程按行文级别选择使用。
第六节 收文管理
第二十二条 收文管理指收到公文后的办理过程，包括审核、签收、登记、处理、催办、归档等程序。
一、审核：是指对文件格式、错别字等初审（仅限于内部文件），不符合要求的予以回退、记录处理。一般由公司或各部门公文收发员负责。
二、签收登记：签收是指收到文件后在发文单位的《发文登记表》上签字确认，登记是指将收到文件的时间、发送人等信息在《收文登记表》（附件四）记录；一般由公司或各部门公文收发员负责。
（一）按类别建立收文登记表，随时发生随时登记，每一年完成一次归档。
（二）类别可分为内部文件、外来文件，并根据各部门、各公司实际情况逐级细分。
三、处理：是指对来文的事项进行传阅（转发）、请示、处理、落实等。报送至公司的文件（包括外部文件）由办公室填写《文件处理单》（附件五）逐级审批处理；报送至各部门的文件由相关部门填写《文件处理单》逐级审批处理。
（一）对因内容表述不明确、资料不齐备或不具备批示条件的文件，收文部门在说明理由和依据后有权拒收、退回。
（二）所收公文均须及时送单位或部门负责人阅示。如遇紧急事件，单位或部门负责人出差无法阅办时，办公室应电话请示，并根据其批示转交具体责任人承办。
（三）遇承办人出差或其他情况，在没有授权的情况下，所属承办单位行政部门应在以上规定时间内电话说明情况，根据承办人口头指示予以转达，但事后须提请承办人追加签字确认。如有授权，则由被授权人履行职责。
四、催办：送领导批示或交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，承办人或阅件人应在限定时间内办理完毕并反馈办公室，以备案查阅。当办理事项工作进度与时间不匹配或已到期未完成的，应转入专项督查催办程序。
五、归档：是指事项办理完毕或文件传阅完毕，文件分门别类按年度立卷入柜、入库保管或制作媒体（如光盘、磁盘等）档案入柜保管。
（一）OA系统行文，除执行本《办法》第二十条相关规定外，其他归档资料可不必保存纸质文件，但须在OA系统上建立文档目录并有序归档，或以半年期为间隔，另行制作光盘或其他介质媒体文档；但公司级、部门级红头文件须由公司档案管理员、部门档案员分别归档纸质文件。
（二）归档文件资料包括目录（收文登记表）、公文、发文登记表、文件处理单等文档。
（三）目录臵于存档资料之前，公文按类别、时间顺序排列。
（四）每年1 月底前完成上一年度公文资料的整理、存档工作。 第二十三条 公司有明确规定办结时限要求的公文，按照有关规定办理；无具体办结时限及主送机关的，由办公室按以下规定办理：
一、一般公文，办公室应在签收时刻起4 个工作小时内转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后2 日内做出批复（对下级的书面请示等批注意见、答复）。
二、加急公文，办公室应在签收时刻起2 小时内转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后一日内做出批复或反馈。
三、特急公文，办公室应在签收后立刻转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后即时做出批复或反馈。
四、领导批复后，加急公文和特急公文需即刻反馈来文单位，一般公文应在批复后当日予以反馈。
五、对因报送内容不详或不符合报审要求的请示类文件，造成公司领导或主办部门无法决策、批复的，审批部门有权不予批复，但须在收文一日内与报送单位进行沟通，要求其对文件内容进行补充、完善，文件处理流程同时终止；被要求重新上报或补充完善的文件，视同文件流程重新发起，由此造成的工作延误等相关责任由文件呈报单位承担。
第二十四条 考虑到公司实际情况，公司范围内的往来行文包括但不仅限于该公文种类，对于公司专有文本如各种审批单、签阅表等涉及签批的文件，亦受有关转呈和办结时限的限制。
第七节 其他规定
第二十五条 公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。对被撤消和被废止的公文，发文单位应负责于一周内予以回收、销毁。OA 办公系统文件的撤消和废止受系统软件限制，一经撤回即视为文件撤消，并通过“协同”对已签收的单位、部门进行说明。
第二十六条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，全部公文应交于办公室管理。工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文移交、退还被调离部门。
第二十七条 因工作需要接触到“绝密”、“机密”级公文的人员，须严格履行保密责任和义务。
第二十八条 机密公文只能打印一份，发送“机密”级的公文，必须由起草人送有阅文资格的人员即时签收阅览、即时收回。秘密公文按审阅人数打印，发送“秘密”级的公文，原则上由收文者本人签收，本人不在时，可由其指定的专人代收，但必须由有阅文资格的人或其指定人员妥善保管。OA 行文，绝密、机密类文件需在《文件制定、修订评审表》中标注，并由公文收发员单线发送。
第二十九条 任何人都不得复印、摘抄“绝密”、“机密”级公文。 第三十条 各部门保存的没有归档和存查价值的公文，经过主管领导和办公室批准，以一年为期定期销毁。销毁公文应进行登记。
第八节 罚 则
第三十一条 各级办公室负责本《办法》的培训及公文的管理工作，未有效履行职责的，可由所在公司或上级办公室给予警告、通报、处罚。 第三十二条 培训后各部门仍未严格执行本《办法》的，视情节严重由办公室提请公司给予警告、通报、处罚。
第三十三条 发文部门所发文件未到办公室备案、也未及时提交归档的，由发文部门承担责任。
第三十四条 公文执行情况作为各部门、各公司的年度执行力检查、业绩责任书考核事项之一，由办公室评价统计执行情况。
第三十五条 办公室没有按规定时限转呈而延误批复时限的，或者因公文批复后办公室没有按规定时限下发的，公司将对责任人和办公室负责人进行处理；除有其他办结时限规定的公文或者不具备批复条件的公文外，对因批办者原因导致没有按规定时限进行批复，被请示事项将被默认为自动生效，由此所导致的一切后果由批办者负责。 第三十六条 对因报送内容不详或不符合报审要求的请示类文件，审批部门不予批复造成文件流程终止的，由文件上报部门承担相关责任。但审批部门未能在收文一日内要求对方补充、完善文件内容，导致文件修改滞后的，相关责任由审批部门承担。
第三十七条 针对公司下达的指令性文件或限期完成的工作任务，对因执行单位工作效率低下、前期工作开展滞后、上报请示不及时等原因造成工作延误、错过最佳办理时机的，公司将根据实际情况追究相关人员的责任。
第三十八条 本《办法》中“公文模板”以电子版形式发放。
第九节 附 则
第三十九条 各公司在不违背本《办法》的前提下，可根据本《办法》和有关规定，结合实际情况制定相关实施细则，但须向综合管理办公室备案。
第四十条 本《办法》自发布之日起生效，最终解释权归综合管理办公室。__
推荐第10篇：行政公文管理办法
行政公文管理办法V1.0
第一条 目的：为了加强内部信息传递，督促管理动作。以确保各相关单位及时并有效的
获得最新公文指导工作，特制定此管理办法。
第二条 适用范围：需跨部门从上到下多层传达到普通职员的分享类或执行类的行政公文，
需通过此管理办法进行公文处理。
第三条 职责：由公文发文单位负责公文拟定，总经理负责审批，各相关单位负责人负责
在单位内部执行公文的处理动作。人事行政部负责公文派发、回收以及传递过程的统一协调与管理，保证公文处理工作有效运行。
第四条 处理原则
1.所有公文需经总经理签字审批后方可发文。
2.相关单位需对公文处理要求开展管理动作，不允许走形式，以确保公文处理效果。
第五条 处理程序：
1.发文申请：由发文单位负责公文的起草和拟定，由发文单位负责人填写《发文申请单》，提交总经理签字审批，交由人事行政部进行公文编号并签收。
2.公文分发：由人事行政部根据收文单位复印相应份数的公文，每份公文附上《收文处理单》，向各收文单位进行分发。由收文单位负责人或指定人员签收。
3.公文处理：收文单位根据公文处理要求在单位内部执行相应的管理动作，并把处理结果在《收文处理单》上进行反馈，单位负责人审核签字后在规定时间内把《收文处理单》交回人事行政部。
4.收文管理：由人事行政部负责督促催办，并回收各收文单位的《收文处理单》，全部汇总后递交到发文单位负责人处。
5.归档：由人事行政部负责将公文原稿一份和《发文申请表》进行归档保存，以备查阅。
第六条 本管理办法自颁布之日起实行，最终解释权归人事行政部。
第11篇：公文处理管理办法
公文处理管理办法
第一条 为使公文处理工作规范化、制度化、科学化，制定本办法。
第二条 收到上级机关下发的公文，收发员必须及时转党政办公室主任，提出拟办意见，然后由收发员做好登记，转负责人批示，经负责人批示后，转发到具体承办人办理。每迟办、漏办、错办一项，则扣除办理人员年度执行力考核0.5分。
第三条 批示公文时，对有具体请示事项的，主管领导和分管领导应当明确签署意见，其他审批人签阅视为同意；没有请示事项的，签阅表示已阅知。如因迟批、漏批、错批造成严重后果的，则扣除年度执行力考核0.5分。
第四条机关干部、各单位负责人必须及时查收公文，并在两个工作日内办理，认真贯彻落实文件要求，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本人、本单位办理的，应当及时退回交办的单位并说明理由。每迟办、漏办、错办一项，则扣除单位负责人和具体承办人年度执行力考核各0.5分。
第五条 公文办理中遇有涉及其他单位职权的事项，承办单位应当主动与有关单位协商；如有分歧，承办单位主要负 — 1 —
责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请分管领导协调处理。
—2 —
第12篇：公文处理管理办法
附件
公文处理管理办法
第一章 总则
第一条
为促进公司（以下简称“公司”）公文处理工作流程化、标准化、常态化，不断提高公文处理工作的质量和效率，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条
本办法适用于公司及直属各单位（以下统称“各单位”）的公文处理工作。
第三条
本办法所称公文，是指各单位实施领导、履行职能、指挥生产和经营管理的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，贯彻落实上级部署，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况，依法经营和进行商务活动等的重要工具。
第四条
本办法所称公文处理工作，是指公文的发文办理、收文办理、整理归档、公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条
公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条
公司总经理办公室、党委工作部、纪委工作部、工会办公室分别负责公司行政、党委、纪委、工会的公文处理工
作，是公司相应公文处理的职能部门，并对各单位的相应公文处理工作进行指导和督促检查。各单位应设立文秘岗位，指定符合岗位要求的人员，按照本办法的要求开展相关工作。文书、文秘人员应当忠于职守、作风严谨、具备相关专业知识。单位内设临时机构一般不对外发文。
第七条
非涉密公文应当通过公司OA办公系统进行处理。特殊情况下，不宜使用OA办公系统的，可以采用书面形式。
第二章 公文种类
第八条
各单位的公文主要包括正式发文（文件式公文）、便函（信函式公文）、内部公文和专用文件等四种类型。
第九条
正式发文是以单位名义发布的、用于处理本单位职责范围内重要事务的公文，主要种类包括：
1.决定：适用于对重要事项做出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
2.通知：适用于任免干部，发布、传达要求下级单位和有关单位周知或者执行的重要事项，转发上级单位重要公文。
3.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者告知重要情况。
4.报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，回复上级单位的询问。
5.请示：适用于向上级单位请求指示、批准。
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问和答复问题。
2.通知：适用于发布、传达要求本单位内部机构、下级单位或部门周知或者执行的一般性事项，召开常规性或一般性会议，转发一般性工作文件。
3.答复/回复：适用于向下级单位答复一般性问题，但不得用于批复下级单位请示事项。
4.报告：回复上级单位的部门提出的一般性问题，提供一般性资料或工作报告等。
第十一条 内部公文是用于单位内部处理、协调和安排各种工作的公文，主要种类包括: 1.决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2.会议纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。 3.签报：适用于单位内设机构向本单位领导请示和汇报工作、反映情况、报告交办事项办理结果以及重要公文的起草过程、有关事项的背景、承办部门的意见和建议等事项。
4.工作联系单：适用于单位内各部门之间商洽工作，询问和答复问题。
5.外联记录单：适用于记录外单位以电话、传真、邮件等方式联系工作的有关内容，并报告单位领导或报送有关部门。
6.内部通知：适用于各部门发布需要本单位内部机构周知的一般性事项，是部门便函通知类公文的简化形式。
7.管理要情、党建要情、简报：适用于各单位或部门在一
- 4
3.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
4.除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，也不得以单位负责人名义向上级单位报送公文。
5.各单位内各部门不得直接向上级单位行文。除应上级单位要求外，下级单位一般不向上级单位内部机构正式发文。
6.受双重领导的单位向一个上级单位行文,必要时抄送另一个上级单位。行文时应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。
第十七条 向下级单位行文，应当遵循以下原则： 1.主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。
2.上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送下级单位的另一个上级单位。
3.上级单位原则上不得向下级单位内部机构行文。上级单位内各部门在职权范围内可向下级单位或部门行文，但不得发布指令性公文，不得批复下级单位请示事项。
第十八条 不相隶属单位之间一般以“函”商洽工作。对不相隶属单位发送的公文，不得有指令性要求。
第十九条 同级单位之间必要时可联合行文。联合行文按主办、协办单位次序依次签发，一般不使用复印件会签。
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3.发文字号包括发文单位代字、年份、发文顺序号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，按年份累计编号，序号后面加“号”字。发文字号编排在发文单位标志下空两行位置，下行文居中排布，上行文的发文字号居左空一字编排，与签发人姓名处在同一行。发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色分割线。
4.签发人是在上报的公文中批准签发的领导姓名，上报的公文需标识签发人姓名。平行排列于发文字号右侧，右空一格，由“签发人（3号仿宋体字）”三个字加全角冒号和签发人姓名（3号楷体字）组成。
5.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容(即事由)并标明公文种类，一般由发文单位名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章和转发文件名称加书名号外，一般不用标点符号。标题排列要美观，回行不能断开词意。标题用加粗的2号华文中宋体字，可分一行或多行居中排布在红色分割线下空两行的位置。
6.主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称。编排于标题下空一行位置，居左定格，回行时仍定格，最后一个机关名称后标全角冒号。
7.正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文的首页必须显示正文。正文从主送单位下一行开始，每自然段左空
2- 8
11.公文如有附注（公文印发传达范围等需要说明的事项），应当加圆括号标注，居左空二字编排在成文日期下一行。
12.附件是公文正文的说明、补充或者参考材料。附件应当另面编排，与公文正文一起装订。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件格式要求同正文。
13.抄送单位是除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。一般用4号仿宋体字，在印发部门和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。
14.印发机构和印发日期是指公文的印制机构和印制日期，印制机构一般为公文的职能部门。印发部门和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分割线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01），后加“印发”二字。
15.页码是公文页数顺序号，首页不标注页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，居中编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7MM。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
16.关于联合发文，同级单位或党政之间联合发文，应使用
主办方的发文标识和发文字号。联合发文的成文日期以最后签发单位负责人的签发日期为准。联合发文的所有发文单位都应在公文落款处加盖印章。如确有困难，可只由主办单位加盖印章，并标明“代章”字样。
17.公文应使用国际标准A4型（210mm*297mm）白纸打印，左侧装订，特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。正式发文左右页边距28MM,上下页边距37MM。
18.公文中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第二十三条 发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，正式发文的发文办理过程包括拟制、会签、审核、签发、复核、编号、登记、校对、印制、用印、分发等程序。具体为：主办部门拟稿—拟稿部门负责人审核—会签（根据需要由拟稿部门负责人确定）—文秘核稿—公文处理职能部门负责人核审—公司领导签发—文秘核稿套红—发起人校对—封发（盖章）—归档。
第二十四条 拟制公文应当做到：
1.符合国家的法律、法规及其他有关规定，切实可行。2.情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
3.文种正确，格式规范。公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送单位的行文关系确定。
4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
5.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
6.结构层次序数，第一层为“
一、”，小标题可使用黑体三号字，加粗；第二层为“
（一）”，小标题可使用楷体三号字，加粗；第三层为“1.”，第四层为“（1）”，小标题可使用仿宋体字。
7.应当使用国家法定计量单位。
8.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现注明准确的中文译名。
9.公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。数字和年份不能回行。
10.拟稿人根据实际需要，确定主送单位、抄送范围，标明印制份数。
11.对于收到的公文，可根据公文的要求和需要予以转发。转发文件，应当结合工作实际，提出具体贯彻要求，不得层层转发。
下列文件不得转发：各种绝密文件、资料；中央领导同志
未公开的内部讲话；规定限制阅读范围的文件；政策、法律、法规、重要措施的未定稿；其他不得转发的文件。
12.涉密公文，应当根据有关保密规定标注相应的密级。第二十五条 拟制公文中，对涉及其他部门职责的事项，主办部门应主动会签其他部门，取得一致意见后方可上报公司领导。如有分歧，主办部门应报请公司领导予以协调，仍不能取得一致意见的，不得自行行文。
第二十六条 公文审核应当做到：
1.除特别紧急事项外，公文送公司领导签发前，应当由公文处理职能部门进行审核，不得先签后核。
2.审核工作应指定专人负责。审核的重点是： （1）行文理由是否充分，行文依据是否准确； （2）是否符合行文规则和拟制公文的有关要求； （3）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过协商并达成一致意见；
（4）文种是否正确，格式是否规范。
3.在不改变原意的情况下，审核人可对文稿进行文字处理。需对文稿进行较大修改时，应提出修改意见商拟稿人修改，修改后的文稿须由拟文部门负责人确认，审核人应当进行复核。
4.审核合格的公文，由审核人送公文处理职能部门负责人核签。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由。
第二十七条 公文签发实行权责结合的原则。
1.公文主办部门、会签部门、审核部门的意见应由部门主要负责人签署。部门主要负责人无法签署时，应由部门主持工作的负责人签署。
2.公司发文一般由公司主要领导或分管领导签发，主要领导和分管领导不在，可由其他授权领导签发。
3.签批公文，签批人应有明确意见，并签署姓名和审批时间，圈阅则视为同意。公文签发人对签发的公文内容全面负责。
第二十八条 公文会签和签批程序根据需要可采用并行或串行方式，各单位可根据实际情况确定。
第二十九条 拟办、修改和签批公文，不能用圆珠笔或铅笔，不得在文稿装订线外书写。
第三十条 公文印制应当做到：
1.公文签发后，由公文处理职能部门进行复核，并统一负责编号、登记和印制。复核的重点是:审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统
一、规范等。经复核，如需对文稿进行实质性修改，应按程序复审。
2.公文印制时，排版的清样由拟稿人负责校对，校对人应签署姓名。公文校对以原稿为准，签发后的文件不得再做任何修改。若确需修改，必须由主办部门领导签字后交由公文处理职能部门重新审核，必要时需按程序重新签发。
3.改定的清样，由公文处理职能部门审定后进行印制，并
加盖印章。公文印制要美观大方，符合公文格式。公文应根据页面调整文件行距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
第三十一条 公文分发由公文处理职能部门负责，也可由公文主办部门自行办理。一般公文2天内发出，急文急办。通过OA系统分发的，按公司OA系统设定流程分发。
第三十二条 发送涉密公文必须由单位机要人员按照相关工作要求办理。
第五章 便函的公文格式和办理
第三十三条 便函一般由发文单位标识、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、抄送单位和页码等部分组成。
1.发文单位标识为公司全称或规范简称，不加“文件”字样。具体格式和字体要求参见附件3。
2.便函各组成部分的要求同正式发文，但一般不标签发人、印发机构和印发日期。
3.便函中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第三十四条 便函的发文办理过程包括拟制、会签、审核、签发、编号、登记、校对、印制、用印、分发等程序，相关程
序参照正式发文的要求办理。
第三十五条 单位便函（公司便函）应由本单位领导签发，加盖单位印章，由公文处理职能部门统一编号、登记和印制。分发由公文处理职能部门负责，也可由公文主办部门自行办理。对于一般性、常规性或已经有单位领导明确意见的便函，可由单位领导授权各部门负责人和公文处理职能部门负责人共同签署意见后生效。
第三十六条 部门便函由各部门负责人签发，加盖部门印章，由各部门自行编号、登记、印制和分发。
第六章 内部公文的公文格式和办理
第三十七条 决议的格式和办理要求：
1.决议一般由标识、秘密等级、保密期限、编号、签发人、标题、时间、地点、主持人、出席、列席、记录人、正文等部分组成，不需加盖印章。决议标识由发文单位全称或者规范简称后加“决议”组成。具体格式和字体要求由各单位参考附件4确定。决议中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。
2.决议主要用于记录重要会议的重大决策事项，一般适用于董事会会议、党委会、党政联席会、总经理办公会等会议。
3.决议的办理过程主要包括拟制、签发、编号、登记、印制、分发等程序。
4.决议由会议主办方负责拟定，在征求与会人员意见后，由会议主持人或会议主办方负责人签发。参会人员如对文稿的内容有不同意见，应通过协商达成共识。
5.决议由办公室或会议主办机构进行编号、登记、印制和分发。
6.有特定格式、签发人员和办理程序要求的决议，可按其特定要求办理。
第三十八条 会议纪要的格式和办理要求：
1.会议纪要一般由标识、秘密等级、保密期限、编号、签发人、标题、时间、地点、主持人、出席、列席、记录人、正文、发送范围等部分组成，不需加盖印章。会议纪要标识由发文单位全称或者规范简称后加“会议纪要”组成。具体格式和字体要求由各单位参考附件5确定。会议纪要中各组成部分的标识规则在本办法中未明确的，参照《党政机关公文格式》国家标准执行。
2.会议纪要的办理过程主要包括拟制、签发、编号、登记、印制、分发等程序。
3.会议纪要由会议主办方负责拟定，在征求与会人员意见后，由会议主持人或会议主办方负责人签发。参会人员如对文稿的内容有不同意见，应通过协商达成共识。
4.由单位领导签发的会议纪要由办公室统一编号、登记、印制。分发由办公室负责，也可由公文主办部门自行办理。
由部门负责人签发的会议纪要，由各部门自行编号、登记、印制和分发。
第三十九条 签报的格式和办理要求：
1.签报一般由签报标识、秘密等级、保密期限、紧急程度、编号、主办部门、经办人、主送领导、审核部门、会签部门、标题、正文、拟文日期等部分组成，不需加盖印章。签报标识由发文单位全称或者规范简称后加“签报”组成。具体格式和字体要求由各单位参考附件6确定。
2.签报的办理过程主要包括拟制、会签、审核、编号、签批等程序。
3.签报由主办部门负责人签署意见后，送交会签部门签署意见。
4.签报由办公室审核、统一编号登记后呈单位领导签批。5.主送领导的书写顺序按照领导排名由前往后顺序排列。签批顺序一般为：分管主办部门或该项业务的领导、相关领导、主要领导。一般性事务签报可由分管领导直接签批。有特定签批程序要求的签报，可按其特定要求办理。
6.签批过程中相关部门或单位领导应有明确意见，并签署姓名和审批时间，圈阅则视为同意。如对签报的内容有不同意见，应通过协商达成共识后再继续流转。
第四十条 工作联系单、内部通知、外联记录单和管理要情、党建要情等内部公文的格式和办理过程可由使用单位根据需要
自行制定（格式可参考附件
7、
8、
9、10）。
第七章 收文办理
第四十一条 公文的收文办理是指本单位收到上级、下级、不相隶属单位或部门公文后的处理过程，一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、答复等程序。收文办理由办公室统一归口负责。
第四十二条 接收公文时，公文处理职能部门文秘人员应认真核查来文单位、件数、时限要求和密封情况，确认无误后方可签收，并注明签收时间。
第四十三条 对于签收的公文，文秘部门应进行收文登记，主要包括:收文编号、收文日期、来文单位、文号、标题等。
第四十四条 收到下级单位上报的公文，文秘部门应进行审核。审核的重点是：是否由本单位受理；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否符合要求；涉及其他单位职权的事项是否已协商、会签。经审核不符合规定的公文，可以退回呈报单位并说明理由。
第四十五条 对于阅知性公文，由公文处理职能部门根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。各部门应根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
第四十六条 对于批办性公文，公文处理职能部门应当及
时提出拟办意见送单位负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。
承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回公文处理职能部门并说明理由。
第四十七条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第四十八条 送交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
第四十九条 公文的办理结果应当根据需要答复来文单位。
第八章 公文归档
第五十条 公文办理完毕后，需要归档的公文及有关材料应当根据国家有关档案法律法规、集团和公司有关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。
第五十一条 归档的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值分类整理。要保证归档公文的齐全、完整，并能正确反
映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。除正式发文、决议以外，重要的便函、会议纪要、签报等也应归档保存。
第五十二条 公文的归档工作由公文的起草人员或经办人员承办。承办人员应根据文书立卷的要求，将公文定稿、正本和有关材料(包括来文、签报、发文、领导批示等)整理后，送交单位档案部门统一管理。个人不得私自保存应归档的公文。
第五十三条 联合发文，由主办单位整理归档，其他单位保存复制件。
第九章
公文管理
第五十四条 各单位公文处理职能部门应当根据本办法有关要求，建立健全本单位公文处理的工作流程和管理制度，指导其他部门规范正确使用公文文种、公文格式和公文处理程序，提高公文质量和办理效率，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第五十五条 公文由各单位公文处理职能部门文秘人员或专职人员负责统一管理，包括收发、审核、用印、归档和销毁等。
第五十六条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行。需要变更的，应当经发文单位批准。
第五十七条 公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销，
视为自始无效；公文被废止，视为自废止之日起失效。
第五十八条 公文复制件作为正式文件使用时，应加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管。
第五十九条 不具备归档和保存价值的公文，经过鉴别并经文秘部门负责人批准，可以销毁。
第六十条 单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作时，文秘部门应当督促其将本人暂存、借用的公文按照有关要求移交、清退。
第六十一条 涉密公文（含密码电报）的使用、管理和销毁按集团和公司保密工作有关要求执行。
第十章 附 则
第六十二条 公司向上级单位报文时，如上级单位的公文处理办法另有要求，按照上级单位的有关要求执行。
第六十三条 本办法由公司公文处理职能部门负责解释。 第六十四条 本办法自下发之日起施行。
第13篇：公文及督办管理办法
公文及督办管理办法
第一章 总
则
第一条 为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，督促各项已决策工作高效、及时开展和完成，特制定本办法。
第二条 公司综合部是公文处理和事务督办的责任部门，负责公司的公文处理和事务督办工作。综合部对公司公文进行统一收发、编号、分办、传递、用印、立卷、存档和销毁。
第二章 公文处理
第三条 依照公司实际情况，公文分为三大类： (一) 收文类
1、各级政府部门及业务主管机关发布的对公司具有指示性、指导性、规定性的各类政策、法规文件。
2、
3、公司股东会、董事会、监事会、股东单位向公司发出的公文。被控股企业向公司及公司内部管理机构（如企业管理委员会、招投标领导小组等）报送的公文。
4、文。
(二) 发文类
1、公司向对公司具有业务指导关系的政府部门及其业务主管部门报送与公司具有法律、经济关系或相关业务联系的单位向公司发出的公的请示、报告等公文。
2、公司向股东会、董事会、监事会、股东单位发出的报告、议案、请示、通知等公文。
3、等公文。
4、公司内部发布的及向被控股公司发出制度、规定、办法、通知、决公司向与公司具有法律、经济关系的单位发出的通知、通告、公函定、通报、批复等具有规定性、指令性、指示性、知照性的公文。
5、公司内部部门之间、公司内部与外部相关机构之间印发、传递的商洽性、证明性、知照性的公函、证明信、说明、通知等公文。
(三) 专项类
1、
2、法定代表人授权委托书。办公例会及各种专题会会议纪要。
第四条 各公司级领导（包括董事长、总经理、副总经理、总师）的公文处理责任：
(一) 审定、签发以公司、部门名义印发的重要公文并承担其法律和行政责任。
(二) 阅处重要收文并指示处臵原则与方法。(三) 直接承办最重要的收文。 第五条 综合部部长的公文处理责任：
(一) 审核各类综合性公文，并承担其相应的行政责任。
(二) 阅处或经总经理明确授权代为阅处部分收文并指示处臵原则与方法。
(三) 拟办和承办重要的收文。
(四) 制定公司公文处理方面的规章制度和标准并督促检查实施情况，组织规划公文处理流程，建立公文处理质量与效率保障体系，确保公文处理的质量与效率。
(五) 协调公司内外行文关系，指导解决公司内部公文处理中的一般随机事件。
第六条 其他部门负责人的公文处理责任：
(一) 审核本部门分管业务范围内发出的公司公文，并承担相应的行政责任。
(二) 阅处由本部门直接办理的收文并确定具体处臵方案。(三) 拟办和承办重要收文。
(四) 督导本部门的公文处理工作，保证其质量，确保工作效率，向公司领导或综合部反映公文处理中的有关问题，解决本部门公文处理中的矛盾和问题等。
第七条 专职文秘人员的公文处理责任：
(一) 分类集中承担公文处理作业，特别是其中具有管理性质的作业，即收发、分办、启封、登记、编号、摘编、用印、归卷、清退、销毁、保管、提供借阅利用、组织传阅、催办、查办、印制、注发、对外传递以及审核公文等。
(二) 组织公文的具体运转过程，初步审核公司的各类公文。(三) 辅助设计、制定公文处理的制度、标准和规程等。 第八条 部门内勤人员的公文处理责任：
(一) 分类集中承担部门内部公文处理作业，特别是其中具有管理性质的作业，即收发、分办、启封、登记、编号、摘编、用印、归卷、清退、销毁、保管、提供借阅利用、组织传阅、催办、查办、印制、注发、对外传递等，并对报送公文进行初步审核。
(二) 组织部门内部公文的具体运转过程。第九条 一般业务人员的公文处理责任：
(一) 按规定时限阅读处理收文，提供办理意见。(二) 具体承接办理公文，解决其中涉及的问题。 (三) 起草和修改具体承办的公文
第十条 必须按工作关系行文。具体要求是：上级向下级发出指导性、质询性、规定性的下行文件；下级只能以自己的名义向上级呈送陈述性、呈请性的上行文件；有平行关系和不相隶属关系的部门和单位之间只能相互送发商洽性、知照性、证明性的平行文件。
第十一条 严格按照公司文件处理流程和公文规范格式行文。一般不得越级行文。公司内部各部门之间传递公文时，应按公司组织结构层次逐级上传下达文件。报海科建公司董事长、总经理、副总经理阅批的各类公文由海科建综合部统一处理。
第十二条 行文前要对有关问题协商一致。各部门行文，如内容涉及公司其他部门分管的业务和职权范围，必须对其中的有关问题协商一致，否则一律不得按自己的意见各自行文。
第十三条 收文处理流程为：（公文请示处理单样本见附件3） 签收---登记---拟办---阅批---分办---归档 第十四条 收文管理方式为： (一) 设臵详细的分类文件夹存放。
(二) 在领导审阅、批示后，如有对上级机关或其它主管单位的发文进行下发批示，一律复印下发。
(三) 各部门对接收到的文件，必须进行签收。
第十五条 对收文的归档管理按公司发布的档案管理的有关规定执行。 第十六条 公司发文处理流程为：
(一) 拟稿：由业务经办部门拟稿，稿件必需是规范的打印件，用纸规范，填写文件签发单(见附件2)，同时将文件电子版一并交综合部。
(二) 会签：如公文内容涉及其他有关部门的职权范围，需进行部门负责人间的会签(如没有会签内容可省此步骤)。
(三) 核稿：公司发文须经拟稿部门负责人、主管领导审核，部门发文须经部门负责人审核，综合部对文稿进行全面核查。
(四) 签发：公司发文由公司总经理或总经理授权的公司领导签发，公司内部管理机构发文由机构负责人签发，部门发文由部门主管领导签发。
(五) 修改、排版：综合部文秘人员或拟稿人依领导修改意见对文件电子版进行修改后，由综合部文秘人员依公文格式进行排版。
(六) 出清样、校对：综合部将文件编排后出一份清样，交拟稿部门进行校对、确认无误后，正式出红头文件。
(七) 出红头：综合部印制红头文件。(八) 用印：印毕的公文要加盖公司章，表明公文的正式性和法定效力。 (九) 发送：由综合部文秘人员或项目承办人将公文送达主送和抄送单位，并跟踪公文运转。
(十) 归档：公司发文由综合部文秘人员立卷归档,部门发文由发文部门归档。
第十七条 公司发文管理方式：设臵专门的文件夹保存、备查；必须严格执行发文规范流程；如违背发文规程，综合部有权不予办理、不予用印，以保障公司发文规程的严格执行。
第十八条 部门发文是以部门名义向公司（企业集团）内部其他部门(分支机构、被控股公司、相关公司)或公司（企业集团）外部相关机构发出的洽商事务、知照或交流情况、证明或证实、说明状况的一般性公文。
第十九条 综合部有权以综合部名义就法定节日休假及休假期间公司各项值班安排等特殊事务发出规定性公文，其他部门均无权以本部门名义发出规定性公文。
第二十条 办公例会、研讨会及各种专题会会议纪要（见附件6）处理流程及管理方式如下：
(一) 由会议召集人指定参会人员和会议记录人，会议记录人使用会议记录本或按会议记录格式（见附件7）做会议记录，重要会议参会人员应填写签到表。
(二) 由记录人根据会议记录，通过整理、归纳、综合，形成会议纪要初稿。
(三) 会议纪要初稿报会议召集人审阅、修改、签批后，打印成稿。(四) 会议纪要成稿按照会议召集人指定的范围发送。
(五) 会议纪要（含会议记录、会议备忘）原稿存档备查，并送综合部备案。
第二十一条 签报（见附件8）是公司各部门在日常工作中，根据需要或要求，向公司领导汇报工作、反映情况、回答质询、提出建议的报告。签报须一事一报，严禁多事一报或一事多报。处理流程和管理方式为：
(一) 上报部门将打印规范并经部门负责人审核、主管领导审定、相关部门会签（没有会签内容可省此步骤）的签报报送到综合部。
(二) 综合部登记、统一编号，综合部部长填写拟办意见。(三) 综合部将签报报送公司有关领导阅批。
(四) 综合部登记并依据领导有关批示进行分办处理。(五) 签报原件退承办部门存档，综合部留存复印件备查。
第三章 督办管理
第二十二条 督办工作职责
综合部是督办工作责任部门，公司各级管理人员、各部门要积极配合综合部，认真做好督查督办工作。
第二十三条 督办工作的范围和内容
(一) 公文督办：
1、
2、督促收回以公司名义外发文件的批复（或批示）、回函等文件；包含要求公司内部相关人员、部门办理有关事项内容的公司内部发文，督办部门负责督促事项发出部门；
3、公司领导在各类公文上所做的重要批示和交办落实的重要事项；
(二) 其他事项：
1、
2、要事项；
3、
4、公司各部门年度工作（计划）目标完成情况（每季度督办）；公司领导通过其他方式（包括通过非公文渠道报送的信息、信函、上级政府部门和上级领导的重要批示或交办事项；
公司重要会议上，公司领导的重要工作部署、决策中需要落实的重内部资料、报刊等文字材料上的批示和口头指示）决定或交办的重要事项；
第二十四条 立项
重要事项督办部门登记、立项办理。由两个以上部门共同落实的事项需明确 主办部门；一般事项无需立项，但要适时督办和记录。 第二十五条 交办
督办人及督办部门负责人对交办事项确认后，由督办人交由主办部门（人）办理，特殊情况也可电话或口头交办。
第二十六条 催办
督办部门要及时了解督办事项的办理情况，跟踪督查，根据事项的重要、紧急程度，适时向承办部门（人）发出文字或口头通知，加以催办。办理过程中如遇到矛盾和问题，承办部门（人）要及时向领导报告，以便协调解决。
第二十七条 承办
承办部门（人）指定的承办人负责按要求办理交办事项，据实填写办理情况，如未按要求完成，应说明原因并提出处理意见和措施，经承办部门（人）负责人确认后交督办人报领导阅示。
第二十八条 跟踪督办
如领导在督办单上另作批示，则由督办人继续跟踪督办，直至落实完毕。 第二十九条 办结归档
任务完成后，督办部门对督办记录进行整理，定期报公司领导审阅，并通报办理情况，阅后归档保存。
第四章 附则
第三十条 本办法由综合部负责解释。 第三十一条 本办法自公布之日起执行。
第14篇：电子公文管理办法(试行)
中国科学院地质与地球物理研究所
电子公文管理办法(试行)
第一章 总 则
第一条 为规范我所电子公文管理，维护电子公文的真实、完整、可用和安全，根据国家和中国科学院电子公文管理的有关规定，制定本办法。
第二条 本办法中的电子公文，是指所属各部门通过ARP公文系统制发的具有规范公文体例和版式的电子数据。
第三条 电子公文管理遵循电子环境下文件形成和产生效用的规律，坚持“集中统
一、全程管理、规范标准、安全可靠”的原则。
第四条 本所电子公文及其打印的正式文本具备公文效力。电子公文的制发和办理按照《中国科学院公文处理标准》(科发办字﹝2005﹞373号)执行。
第五条 ARP公文系统不得制发和办理涉密公文。
第二章 机构及职责
第六条 ARP公文系统由所综合办公室负责组织实施工作。具体职责是：
(一)督促指导所属各部门ARP公文系统的使用，组织开展培训工作，协调解决ARP公文系统使用中出现的问题；
(二)负责所级电子公文的审核，院及院属各单位电子公文的接收。
(三)电子印章管理。
(四)院级、所级电子公文的归档管理。
第七条 研究所信息网络管理部门负责ARP公文系统的技术支撑和运行维护。具体职责是：
(一)提供ARP公文系统软件平台的技术支持，负责ARP公文系统的日常运行维护和技术保障。
(二)系统进行维护、升级、迁移等操作时，应确保电子公文内容和元数据的一致性。
第三章 发文与收文办理
第八条 发文办理：
(一)通过ARP公文系统行文，行文规则及文件格式应符合《中国科学院公文处理标准》，并按ARP公文系统设定的规范进行操作。
(二) 电子公文办理流程各个环节相关人员应及时完成公文处理工作。完成电子公文流程后，公文管理员负责加盖发文机关电子印章，拟稿人审核无误后方可发送。
（三）电子公文发送后，拟稿人应在1个工作日内对所发公文的接收情况进行核查，对紧急公文应及时与接收部门联系，确保公文正常接收。
（四）联合发文在主办部门签发后，可以纸质件送其他单位会签。
（五）主送部门实施ARP公文系统的，以ARP公文系统发送；主送部门没有实施ARP公文系统的，以纸质件发送。
第九条 收文办理：
(一)公文管理员应及时登录ARP公文系统查收电子公文，每个工作日的上、下午至少查收1次。
(二)公文管理员接收电子公文后，应核查公文的完整性和有效性，检查无误后方可办理。
第十条 电子印章的使用：
(一)ARP公文系统中的电子印章仅用于电子公文处理。
(二)严格按照印章管理有关规定使用电子印章，严禁空打印、空发印章。
第五章 应急与安全
第十一条 应急与安全管理：
(一)当ARP公文系统出现故障，引起电子公文无法正常办理时，应及时与办公室或网络室联系，查明原因，排除故障。
（二）0.5个工作日内不能排除的故障，所ARP公文系统运维单位（信息网络部）必须及时报告办公厅。由办公厅视情况协调处理。
第十二条 各部门应加强对ARP公文系统的安全管理及使用人员的安全保密教育。
(一)使用人员首次登录系统时，应立即修改口令，并定期更换。因登录口令泄露造成的后果由本人自负。
(二)当使用人员调离或岗位发生变化时，应及时进行用户删除或权限调整，并办理相关手续。
第六章 归 档
第十三条 电子公文的归档管理按照《中国科学院档案管理工作标准》(科发办字﹝2005﹞373号)执行。
第十四条 电子公文归档范围和保管期限执行《中国科学院院属单位文件材料归档范围与文书档案保管期限表》及《中国科学院机关文件材料归档范围与文书档案保管期限表》。
第十五条 归档要求：
(一)办理完毕且具有保存价值的电子公文，必须适时打印纸质件。进行归档时，必须将电子公文与相应的纸质件同步归档。
(二)打印的纸质发文稿纸，在签发栏中应由签发人签名(或盖签名章)。
(三)电子公文应及时进行预归档，并参照纸质档案管理要求进行分类整理后，于次年6月底之前归档。
(四)电子公文归档时，应当进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测，并由相关责任人确认后，办理移交手续。
第十六条 电子公文档案的保管和利用执行国家及我院相关规定。
第七章 附 则
第十七条 本办法由综合办公室负责解释。
第十八条 本办法自2009年12月1日起施行。
第15篇：公文处理管理办法(改)
陕西延长地产建筑安装工程公司
公文处理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为了加强和规范陕西延长地产建筑安装工程公司（以下简称“建安公司”或“公司”）公文处理工作，使其更加科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》和地产公司《公文处理办法》，结合公司实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于公司及所属各部门、项目中心。 第三条 公文是实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。电子公文和纸质公文具有同等效力。
第四条
公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持“实事求是、准确规范、精简高效、安全保密”的原则。
第六条 公司行政人事部是公文处理的管理部门，主管本公司公文处理工作，并对各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
第二章 公文种类
第七条 适合公司使用的公文种类主要为《党政机关公文处理工作条例》中的决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、函及纪要等。
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销所属单位不适当的决定事项。
（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）通知。适用于发布、传达要求有关部门周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（七）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。
（八）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
（九）批复。适用于答复所属单位请示事项。
（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第八条
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）涉及国家秘密、公司商业秘密的公文，应当按照规定标明密级。紧急公文应当根据紧急程度标明“特急”或“急件”。
（二）发文单位标志使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文，可以并用联合发文单位名称（主办单位排列在前），也可以单独使用主办单位名称。
（三）发文字号包括单位代字、年份、序号。公司发文字号为“延长地产建字（发/函）[20XX]X号”，公司党总支发文字号为“延长地产建党（纪/工）字（发/函）[20XX]X号”，其中发文单位代字含“字”的为上行文、含“发”的为下行文、含“函”的为平行文或下行文。
（四）上行文应当注明签发人姓名。“请示”应当在“附注”处注明联系人的姓名和电话，并用括号括起。
（五）公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法律法规和公司规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。
（六）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。
（七）公文如有附件，应当注明附件的顺序号和名称。
（八）公文应当在落款处署发文单位全称或者规范化简称。
（九）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章，并与署名单位相符。联合行文时，所有联署单位均应当署名并加盖印章。
（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人签发的日期为准。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
（十二）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
第九条 公文的版式按照GB/T 9704-2012《党政机关公文格式》执行。
第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十一条 公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性，并从严控制数量。
第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。
第十四条 向上级单位行文，应当遵循以下规则：
（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。
（二）公司可直接向地产公司及其工作部门行文；公司所属各部门一般不得向地产公司及其工作部门行文；公司部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经公司主要领导同意或者授权。
（三）对所属各部门的请示事项，如需以公司名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。
（四）“请示”应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
（五）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以公司名义向上级单位负责人报送公文，不得以公司领导名义向上级单位报送公文。
第十五条 向所属部门行文，应当遵循以下规则：
（一）公司行政人事部根据公司授权，可以向公司所属部门行文；公司所属部门一般不得向公司以外的单位行文。确有需要，应当经公司领导批准。
（二）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致，一律不予行文。
第十六条 公司与公司党总支，公司与其他同级单位必要时可以联合行文。
第五章 发文办理
第十七条 发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、印制、用印、登记、分发等程序。
第十八条 草拟公文应当做到：
（一）符合国家的法律、法规和党的路线方针政策及有关规定；
（二）情况真实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；
（三）应当根据行文目的、发文单位的性质、职权和与主送单位的行文关系，正确使用公文文种及格式；
（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；
（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日；
（六）结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为 “
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”；
（七）应当使用国家法定计量单位；
（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；
（九）公文中除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第十九条 对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办单位可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关单位会签后报请上级负责人裁定。
第二十条 公文应当由行政人事部进行审核。行政人事部初审的重点是：行文理由是否充分，行文依据是否准确；内容是否符合国家法律规定和党的路线方针政策、是否完整准确体现发文机关意图、是否同现行公文相衔接、所提措施政策和办法是否切实可行；行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；公文格式是否符合本办法规定等。
经审核，不宜发文的公文文稿应当退回拟稿部门并说明理由，符合发文条件但内容需要进一步研究和修改的公文文稿由拟稿部门修改后重新报送，符合发文条件且内容确定的公文文稿由行政人事部经理审核。
第二十一条 通过初审的公文文稿应当由拟稿部门呈请公司领导审签。
（一）上行文，按常规或主送单位要求使用文件类别，重要事项用公司请示、报告类红头文件，由总经理签发；普通业务视情况可用公司函件，重要性一般且属专业层面的由分管相应业务的公司领导签发。
（二）平行文等其它文件原则上使用函件，由分管相应业务的公司领导签发，重要事项由主要领导签发；公司会议通知、印发领导讲话等一般使用办公室文件；属重要的、长期性、全局性工作安排的，由主要领导签发；专业层面工作安排的公司文件一般由分管相应业务的公司领导签发；会议纪要中已明确的事项不再另外行文，会议纪要由主持人签发。
（三）联合发文由所有联合发文部门的负责人会签。会签一般不得使用复印件。
（四）以公司名义发文，审签一般流程为：起草部门负责人核稿，行政人事部负责人审核（文秘初审），分管相应业务的公司领导审核，总经理审签；总经理授权签发的公文审签一般流程为：起草部门负责人核稿，行政人事部审核，被授权的公司领导审签。
公司党总支文件，由党总支书记签发。
（五）以行政人事部名义发文，属于行政人事部职权范围内的，由行政人事部经理签发；涉及全面工作的，由分管相应业务的公司领导核审，如有需要，报总经理批准。
以行政人事部名义发文，属于公司工作层面的，审签一般流程为：起草部门负责人核稿，行政人事部审核，分管相应业务的公司领导核审。需要报主要领导批准的重要公文，由分管相应业务的公司领导核审决定，报请主要领导批准后行文。
（六）领导在审签公文时，应当签署明确意见、姓名和完整日期，签名或圈阅视为同意。
（七）签发文件应当使用规范的公文首页纸，签批文字不得越过左侧装订线。
（八）公文应当“先核后签”。需核稿的公文应当审核完毕后再签发而不得先签发再核稿，以确保公文有效。
（九）公文文稿在签发后即生效，任何人不得随意更改。如遇特殊情况需作一般修改时，应当征得行政人事部同意，重要修改应当请示签发人批准。
第二十二条 公文文稿在印制前，由行政人事部文印人员负责排版，拟稿部门负责校对，行政人事部文秘进行复核，重点是审批、签发手续是否完备；文种是否正确；内容是否符合相关规定；格式是否规范等。未经签发人和核稿人的同意，不能进行内容增删和观点提法的改动；经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序重新签发。
第二十三条 行政人事部复核无误后，确定发文字号、分送范围和印制份数。公文应当确保质量和时效；涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
公文印成后，在用印之前应当进行再次复核，一般公文由文秘核对，重要公文由行政人事部负责人核对。经复核，需对文稿进行实质性修改的，应按程序重新签发。
公文用印应当端正、清晰，不得漏盖、错盖。装订应当整齐规范。
第二十四条
分发。公文的发出应当严格履行登记或签收手续。传送带有密级的公文，应当采取相应的保密措施。
第二十五条 公司发文以OA系统电子公文运行为主，如确需印制，按上述要求印制。
第六章 收文办理
第二十六条 收文办理指对收到公文的办理过程。 第二十七条
收文办理的一般程序为签收、登记、初审、拟办、签批、批办、承办、传阅、督办、答复等。
（一）签收、登记。行政人事部的公文，统一由行政人事部文秘接收并按照签收、登记、分办的程序做好办文前期处理工作，其他部门一般不得直接接收，特殊情况或值班时接收的来文均应当及时转交行政人事部按程序办理。
（二）初审。对收到的公文由文秘进行初审。初审的重点为是否应当由本公司办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来并说明理由。
（三）拟办。根据来文内容、要求，行政人事部负责人在公司文件处理单上拟定办理意见，一般性专业层面事务的请分管相应业务的公司领导阅示，重要的全局性事务的呈总经理阅示。属部门职权范围内事项的文件，直接批转有关部门办理。
主送公司党总支的公文，由党总支书记阅示。
对重要的需要公司办理或答复的公文，行政人事部应协商有关部门提出办理意见，报公司领导阅批。
（四）签批。公司领导阅批来文，应当提出明确具体的意见、指示。对不需提出具体意见的公文，应当表示“已阅知”、“同意”、“拟同意”。对一般报告性公文，圈阅、签名表示“已阅知”；对于有具体请示事项的公文，圈阅则表示“同意”请示的事项。
（五）批办。公司领导阅批后的文件返回行政人事部，由秘书按照公司领导批示，将文件转至相关部门处理。
（六）承办。承办部门按照文件办理要求，在规定期限内完成交办工作（急件视紧急程度具体对待），并将办理结果按要求及时反馈行政人事部和公司阅批领导；需向上级单位行文反馈结果的，应当在规定时限内按行文程序报出。
涉及多个部门联合办理的公文，主办部门应当主动与协办部门协商，取得一致意见；如有分歧，经主办部门主要负责的协调仍不能取得一致意见时，应当及时报请分管相应业务的公司领导协调或裁定。
（七）传阅。对于传阅性文件，在公司领导和各部门的阅办留存时间一般最多不超过2天，急件不超过1天，特急件应当即送即办；属于部门办理的文件，待公司领导批示后，由承办部门按照要求办理。部门需要留阅文件时，部门文件管理员在本部门负责人签署后，复印存留并将原件交回行政人事部。
文件在传阅和阅办过程中应当及时、准确。涉及几个分管领导或部门传阅、阅办的文件，分管领导和部门在阅后或提出拟办意见后，提交文件管理员处理部门传递。文件传递要确定范围，不得任意扩大范围，注意传阅顺序及保密。
（八）督办。行政人事部根据来文和领导批示，及时对承办部门进行督办。紧急公文或者重要公文应当由专人负责督办。
第二十八条 公文答复和查询。对公司受理的请示、报告，应当及时答复办理结果。凡已办结的公文，除正式行文批复或者转发外，由有关部门根据领导意见或者办文情况通过面谈、电话、便函等方式给予答复。任何人不得在公文上随便批注领导的批示、意见，不得随便向外透露公司领导批示的原文和公文的详细办理情况。对公司领导的批示，未经批准不得复印外传。
查询办理情况，一律由行政人事部接待。任何来文单位不得直接找领导同志催办公文，查询办理情况。个人查询，一律不予接待。
第七章 公文管理
第二十九条 公司及公司党总支公文由行政人事部统一收发、审核、用印、归档和销毁；公司所属各部门公文由各部门负责收发、审核、用印、归档和销毁。
第三十条 公文办理完毕后，应当根据公司档案工作有关规定及时整理（立卷）、归档。个人不得将应当归档的公文据为己有或者拒绝归档。
第三十一条 应当按照分工负责的原则，根据公文间相互联系、特征和保存价值等进行分类收集、整理、归档。保证归档公文的齐全、完整，并能正确反映本公司的主要工作情况。
（一）各种公文定稿、正本由公司行政人事部收集整理。
（二）各种例会的会议记录、纪要等，包括原始记录及有关资料，由承办机构或承办人收集、整理。纪要定稿应当交行政人事部归档。
（三）公司负责人外出参加会议收到的应当归档的公文，使用后交公司行政人事部整理归档。
（四）联合办理的公文，原件由主办部门整理（立卷）、归档，其他部门保存复制件或其它形式的公文副本。
第三十二条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案室移交。拟制、修改和签批公文，所用字迹材料应当耐久，应当使用碳素笔进行书写，纸张应当符合存档要求。
第三十三条 涉密文件按照公司保密制度规定执行。要求为：
（一）公文确定密级前，应当根据拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级单位决定。
（二）涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
（三）涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道由发文单位确定。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。
（四）复制、汇编涉密公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制，确有工作需要汇编的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
第三十四条 公文被撤销，自始不产生效力；公文被废止，自废止之日起不产生效力。
第三十五条
不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室批准，可以销毁。销毁秘密公文应当在指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密文件。
第三十六条 机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。
第三十七条 工作人员离岗离职时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章 附 则
第三十九条 本办法由公司行政人事部负责解释。 第四十条 本办法自颁布之日起施行。
第16篇：公司公文处理管理办法
公文处理办法
第一章总则
第一条 为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，特制定本办法。
第二条 公司的公文是公司实施有效管理的公务文书，是上呈下达，用以传达贯彻公司领导的意图和决策，发布规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
第三条 公司总经办是公司公文处理工作的管理机构，主管公司公文处理工作。
第四条 各部门需指定专人负责部门的公文处理工作。所指定人员应当忠于职守，具备有关专业知识。
第五条 在公文处理工作中，必须严格遵守《保密工作管理制度》，确保公司秘密的安全。
第二章公文种类
第六条 公司的公文种类主要包括。
（一）条例：由公司制定或批准，规定公司重大事项或某一方面工作等，带有规章制度性质；
（二）规定：对特定范围内的工作、业务及其他事务制定带有约束性的措施：
（三）制度：在一定时期，对一定范围的工作实行的惯例性做法；
（四）通知：发布规章制度，传达公司领导指示及要求各所属部门周知、办理或执行的事项，人事任免、调动及
其他事务性内容的传达；
（五）通报：表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况；
（六）请示：下级向上级就某一问题或事项请求指示与批准；
（七）报告：下级向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问；
（八）批复：对请示事项予以答复；
（九）会议纪要：记载和传达会议情况及主要议定事项；
（十）函：同级或与业务往来单位相互之间商洽工作，资询答复问题，向政府有关部门提出请示等。
第三章公文办理
第七条 公文一般由发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、主送部门、正文、附件、印章、发文时间、抄送部门等部分组成。
第八条 发文时间以领导签发的时间为准。
第九条 公文办理分为收文和发文。
第十条 收文办理一般包括签收登记、分发传阅、收回存档、销毁等程序。上级文件收文基本流程从“总经办前台登记、附收文”开始发起，然后到 “总经办负责人审核”环节，提出意见，并决定是否要公司领导批示，和相关部门承办，如果需要则指出要哪些公司领导批示，哪些部门承办，然后递交给前台。前台根据总经办负责人的意见递交到 “公司领导传阅批示”环节，或“相关部门审核承办”环节；如果到“公司领导传阅批示”环节，则由公司领导处理，然后再递交给前台，如果到“相关部门审核承办”环节，则由指定的部门处理，然后再递交给前台，全部处理完后最后由前台归档，至此收文流程结束。
第十一条 到部门的公司内部公文签收部门应指定专人负责。签收时须对来件严格检查，明确无误后方可签字。 第十二条 收文拆封后应对文件进行认真清点，按内部或公开文件分类登记，注明收文日期、标题（简要内容）、来文单位、密级等并编号。
第十三条 发文处理包括:拟稿、会签、核稿、签 发、编号、打印、校对、用印、登记、分发等环节。
第十四条 拟稿。就是草拟文件的初稿，经办人按公司规定格式草拟（具体格式见附件）。这是发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的基础工作，必须十分认真细致。
第十五条 会签。各职能部门需以公司名义发文时，部门负责人在公文稿纸\"审核\"栏签字；凡涉及到其他有关部门事宜，要事先与有关部门会签，审核或会签后送总经办。
第十六条 核稿。部门主管副总即对文件草稿进行审核。由总经办的负责人在草稿未送总经理审批之前，依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核。
第十七条 签发。签发是公司总经理对文稿的最后审批，文件草稿经总经理签发后，即成为最后定稿，文件据此生效。
第十八条 编号。文稿经总经理签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公文格式编排，一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成，如，中联嘉业（××××）第×号。
第十九条 打印。即对经总经理签发后的文稿进行印制，在印制过程中，必须做到：
1、必须以经总经理签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准。
2、注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目。
3、注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板、清祥、废页也要管理好，防止泄密。
第二十条 校对。校对是文件制发过程中的一个重要环节。要坚持三校制度。一校由起草者进行。二校由核稿人员进行，三校最好由总经办负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关。
第二十一条 用印。即在制成的公文上加盖机关印章，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当，即所谓\"上不压正文，下要骑年盖月\"。
第二十二 分发。发放文件时，必须建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错第二十三条 因业务需要查阅某文件须经总经办同意，必要时须报有关领导批准。涉及密级文件，按照《保密工作
管理制度》。
第二十四条 密级高的文件，应锁在保险柜内，不得锁在办公桌抽屉内过夜。
第二十五条 公司正式文件须经公司总经理签发。凡涉及资金转移、资金挪用等重要事宜且需急办的，由财务部经
理电话请示总经理经同意后，方可签发。
第二十六条 公司正式文件的撰写、制发由总经办负责。
第二十七条 各部门以公司名义上报或下发的业务性文件，需将打印稿送总经办审核后制文，按上条规定签发。第二十八条 各部门在本身职能和工作范围内下发的业务性通知，经分管领导同意，可以自己名义发出，但应送总
经办进行文字审核与归档。
第二十九条 会议通知、转发有关文件的通知、一般性或临时性工作安排等事宜的通知，经总经理批准同意，以总
经办名义发出。
第三十条 发文的密级按《保密工作管理制度》有关规定确定。
第四章公文归档和销毁
第三十一条 公文办理完毕，应及时将公文定稿（包括领导的修改或批示稿）、正本和有关材料立卷归档至总经办。第三十二条 调取、查阅存档公文须经总经理或总经办负责人批准。
第三十三条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和总经办负责人批准后，可以定期销毁。销毁秘密文件，应当
进行注销登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。
第五章附则
第三十四条公司其它有关公文处理的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。
第17篇：电子公文归档管理办法
国家档案局令
第6号令
《电子公文归档管理暂行办法》已于2003年7月22日经国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2003年9月1日起施行。
局长
毛福民
2003年7月28日
电子公文归档管理暂行办法
第一条
为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。
第二条
本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
第三条
电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。
机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。 第四条
副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。
电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。
第五条
电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。 第六条
电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。
第七条
电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。
第八条
需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。
第九条
电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。
1 第十条
电子公文的归档应在全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。
第十一条
电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。
第十二条
电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。
第十三条
电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。
第十四条
归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。
第十五条
通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。
第十六条
归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。
第十七条
归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。
第十八条
档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。
第十九条
超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。
第二十条
其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。
第二十一条
本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。 第二十二条
本办法由国家档案局负责解释。
第18篇：项目部公文处理工作管理办法
公文处理工作管理办法
根据项目部成立后的工作实际和职能管理对公文处理规范化、制度化、科学化的要求，为避免行文混乱，提高工作效率，使项目部文件成为完善项目管理和进行公务活动的重要工具，特对项目部公文处理有关事项通知如下：
一、公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作；
二、公文处理要有利于正常的行政管理工作，遵循公文处理及时、准确、安全的原则；
三、各部门应当指定一名专（兼）职人员负责本部门的公文处理工作；
四、公文格式：公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送单位等部分组成。
（一）发文单位应写单位全称或规范化简称；联合行文，主办单位应当排列在前。
（二）有保密要求的公文，应根据保密程序，在公文首页右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”。
（三）紧急公文，应根据紧急程度，在公文首页右上角标明“特急”、“急件”。紧急电报应当标明“特急”或“加急”。
（四）发文字号一般包括：代字、年号、序号；联合行文只标明主办单位发文字号。发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧。
（五）上报的公文，应在横线上方左侧标注字号，右侧注明签发人，如有会签单位，应注明会签人姓名。
（六）公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，
- 1 -
并准确标明公文种类；标题中一般不用标点符号。
（七）公文如有附件，应在正文后，成文时间之前注明附件的顺序和名称。
（八）公文除会议纪要外，一律加盖印章。联合行文，联合单位都应当加盖印章。联合行文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。
（九）成文日期。以项目部领导签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下，正文之前注明会议名称的通过日期。
（十）文件应当标注主题词。上报的文件应按照上级单位的要求标注主题词；主题词标引按上级机关要求和《国务院公文题词表》，依次以类别词、类属词和文种标注于文尾部分发送栏之上。顶格写。标注主题词一般不超过5个词汇。
（十一）文字从左至右横写、横排、左侧装订。
五、发文处理：发文一般按拟稿、会签、核稿、呈批、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等步骤进行。即：
（一）部门承办人草拟文件。发文一律用“发文稿纸”拟稿。拟稿应按发文稿纸上的栏目要求填写清楚，并签署日期，草拟公文应做到：
1、要符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定，符合公司实际情况。
2、情况确实，观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点准确、篇幅力求简短。文面杂乱、字迹不清、条理不明的文稿，文秘人员有权退回。
3、人名、地名、数字、引文准确，日期应写具体年月日。
引用公文应先引标题，后引发文字号。使用简称时，一般先用全称，并括号注明规范简称。
4、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“
（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
5、必须使用国家法定计量单位。
6、公文中的数字、除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（二）会签：各部门承办的项目部发文凡涉及其他部门业务的应事先会签；
（三）核稿的重点是：是否需要行文；有关部门、单位是否已协商、会签；提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行；公文内容、文字表达、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。
（四）项目部领导审核签发文件；
（五）签发后，由部门负责公文处理的人员进行登记，编写部门发文字号、成文日期、发授范围、文件印数等内容；
（六）将签发后的文件稿本交项目部综合办公室登记，按注发方式印制、发送；
（七）按批准的打印份数盖印、分发。用印按相关规定执行。
（八）按有关规定立卷、归档；
六、签发文件按以下原则办理：
（一）以项目部和项目部党总支名义发出的文件，分别由项目经理（行政文）和党总支书记或副书记（党总支文）签发；
（二）以部门名义发出的属于部门具体业务和事务性的文件，可由部门负责人核稿、签发；
（三）部门发文，但文件内容涉及问题比较重要的，为慎重起见，部门负责人核稿后，会签再送给主管领导签发；
（四）签发文件人要写全自己姓名，并注明签发日期；
六、计算机打印，文稿送到综合办时，第一页文稿应能套印发文机关标识（俗称红头）。
七、正确使用公文种类和格式，规范公文外观形式，维护项目部形象。
八、文件送审前要在首页附上“文件签发单”，在公文处理过程中按要求填写相关内容。
九、项目部各职能部门（单位）原则上不得越级请示和报告，不得对外正式行文。如确需对外正式行文，需使用项目部的发文机关标识，并加盖项目部印章。
十、为规范项目部机关行文编号，对项目部及各职能部门发文字号规定如下：
项字（项目部行政）项党（项目部党总支） 项工（项目部工会）项团（项目部团总支） 项综（项目部综合办）项技（项目部技术部）
项质（项目部质量保证部）项安（项目部安全环保监察部） 项财（项目部财务部）项计（项目部计划合同部） 项物（项目部物资设备部）项工管（项目部工程管理部）
十一、使用项目部印章登记后，业务性常规用印由综合办公室主任审批签字，重要的由项目部主管领导审批签字。使用项目部领导个人印章，业务性常规用印由职能部门负责人登记签字，综合办公室主任核签，重要的非常规用印，需经领导本人或授权主持工作的领导同意签字。
十二、收文处理：收文一般包括传递、签收、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档等程序。项目部综合办公室统一做好外来文件的签收、拆封点份、登记，送项目部有关领导阅批后，按批示做好文件的分送和催办工作，以及文件的立卷、归档工作。
十三、各部门负责人应当高度重视公文处理工作，按照本通知要求，必须建立收、发文登记本（附件
八、附件九），并做内部传阅（附件十）。
十四、电子文件
建立项目部电子文件档案。项目部各部室每季度最后一周将本部门重要文档归类、整理后交综合办制成光碟归档。
第19篇：公司外来文件公文管理办法
公司外来文件公文管理办法
第一章 总 则
第一条 为使外发文件和外来公文的管理规范化、制度化、科学化，提高公文管理的效率和质量，特制定本办法。
第二条
本办法适用于XX公司，各分（子）公司按照此办法执行。
第三条
办公室为XX公司公文处理部门，其中负责外发文件复核和外来公文收文办理工作。
本办法中所称的外发公文，指公司发送给政府以及其他社会组织的公告、通告、通知、批复、意见、函等。发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、核稿、审核、编号、缮印、用印、登记、存档、分发等程序。
本办法中所称的外来公文，指政府以及其他社会组织发送给公司的公告、通告、通知、通报、批复、意见、函等。收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第四条 公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第二章 外发公文管理
第五条
外发文件依据内容重要程度，分别采用公司红头文件纸（附件1）或带有公司标志的信纸（附件2）形式印发。
第六条 外发文件格式要求：
（一） 公文标题：字体使用二号方正小标宋简体，加粗；分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（二） 正文：使用三号仿宋体字；落款位置右缩进两格，日期为全角中文；排序层次依次为“
一、”“
（一）”“
1、”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注；左侧装订。
(三) 附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：
1、XXXXX”）。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（四） 成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
（五） 文内若使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
第七条 公司所发各类正式公文实行统一管理，使用统一格式、编号，行文要求规范准确。草拟公文应做到：
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，简明扼要。
（三）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
第八条 发文由发文部门按照规定格式要求草拟好文稿，填写《XX公司外发文件处理单》（附件3），送部门负责人、法务、业务负责人审批。
第九条 公文正式印制前，将《XX公司外发文件处理单》和外发文稿送至办公室行政文秘组进行复核，复核重点：审批手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统
一、规范等。经复核，如无需修改可直接登记、编号、盖章、归档；如需要对文稿进行实质性修改的，应按程序返回修改。
第四章 外来文件管理
第十条 外来文件办理主要包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第十一条
拟办
对于公司所有来文（包括部门及个人所收取的各类来文），由办公室行政事务组按文件内容和缓急程度填好《XX公司外来公文收文处理单》（附件4），办公室负责人提出拟办意见，上报相关领导阅批。具体程序如下：
（1）对于一般性文件，由办公室负责人提出拟办意见，报业务负责人阅批。
（2）对于重要性文件，由办公室负责人提出拟办意见，经业务负责人审阅后，报总经理阅批。
第十二条 批办时限
办公室负责专人根据文件要求的时限在收文处理单上标明缓急程度，并随时了解文件去向。
（一）一般文件应于文件送达之日起2个工作日内阅批。
（二）急件应于文件送达当日内阅批。
（三）特急件应随送随阅批。第十三条 承办
办公室行政事务组按相关领导的批示，将文件送达有关部门办理。承办部门应认真负责，及时办理不得延误。承办人办结后，在收文处理单上填写办结反馈情况。
第十四条 催办
办公室行政事务组按规定的时间提前向承办部门询问办理结果，以保证公文及时办理完毕。
第十五条 发给公司但未写明具体收件人姓名及部门的信件，统一由办公室商务中心登记后，交由办公室行政事务组负责处理。
第四章 附则
第十六条 本制度由公司办公室负责解释。 第十七条 本制度自颁布之日起执行。
附件：
1、XX公司外发文件红头模板
2、XX公司外发文件信纸模板
3、《XX公司外来公文收文处理单》
4、《XX公司外发文件处理单》
二〇一四年十一月三十一日
第20篇：天津市电子公文归档管理办法
天津市电子公文归档管理办法
第一条 为加强和规范机关政务活动中形成的电子公文归档管理工作，根据国家《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）以及天津市有关电子文件管理的规定，制定本办法。
第二条 本办法适用于本市各级机关、团体、事业单位从事政务及其相关活动产生的电子公文归档管理。企业单位及其它社会组织可参照本办法执行。
第三条 本办法所称电子公文，是指在电子政务活动中产生并依赖各办公自动化系统处理后形成的具有参考、利用价值和规范格式的电子数据。其它电子文件可参照本办法执行。
第四条 电子公文归档与管理工作，应遵循电子公文真实、完整、有效、安全的原则，做到电子政务活动中产生的有价值的电子公文必须归档和归档的电子公文必须规范，确保电子公文安全管理。
第五条 市、区县档案行政管理部门按统一领导、分级管理的原则，负责对本级国家机关、团体、事业单位产生的电子公文归档管理实行监督指导。
第六条 电子公文的归档管理工作应统筹纳入本单位电子政务和档案信息化建设规划。
第七条 电子公文的真实性、完整性、有效性和安全性，归档前由电子公文形成部门负责，归档后由档案管理部门负责。电子公文运行系统和档案管理系统均应有严格的技术保障措施，保存必要元数据，确保电子公文的真实、完整、有效和安全。
第八条 电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责电子公文归档工作，明确部门和人员职责，制定归档工作流程。单位档案部门应参与和指导电子公文形成、办理、收集和归档各工作环节。
第九条 基于电子公文管理系统形成、办理的电子公文，元数据要求和用法执行《天津市文书类电子文件元数据方案（试行）》（津档发〔2012〕15号）的有关规定；电子公文归档的数据组织结构执行《天津市文书类电子文件数据存储结构要求（试行）》（津档发〔2012〕15号）的有关规定。
第十条 非电子公文管理系统形成的电子公文，要使用档案管理系统进行归档管理，元数据补充完整，形成规范的电子目录，电子目录字段至少包含档号（含组织机构代码、全宗号、保管期限、年度、机构/问题、盒号、件号）、题名、责任者、文号、页数、日期、保管期限、密级等信息；电子公文保证与纸质文件内容一致，进行版式转换，纸质档案进行数字化处理后，对照目录进行挂接；向综合档案馆移交时数据库结构参照《天津市文书档案电子目录数据库结构与交换格式》（DB12/T 118—2005）执行。
第十一条 电子公文形成单位未应用现代化办公手段的，要对纸质文件及时收集、整理、归档，并进行数字化扫描处理，形成电子目录，同第十条要求，并指明档案原文存储位置。
第十二条 档案管理部门负责接收本单位形成的应归档电子公文，按照本单位的利用需求以及向同级档案馆移交的要求，对接收后的电子公文进行规范化整理、补录、鉴定、存储、备份等工作。
第十三条 各类电子公文的归档范围和保管期限按国家关于纸质文件归档的有关规定执行，电子公文的归档内容包括：
（一）符合规范的电子公文版式文件，原格式电子公文定稿（签发文）、附件、法律法规和规划及工作报告等重要文件的历次修改稿、文件在办理过程中的留痕信息及文件处理单均需转换成版式文件。
（二）系统形成的原格式电子公文原件，包括电子公文定稿（签发文）、附件、重要文件的历次修改稿及文件在办理过程中的留痕信息。
（三）文件处理单及领导审阅签署的重要意见。
（四）基于系统管理的电子公文元数据。
（五）基于系统管理的电子签名、电子印章等。
以上内容的保管期限应当一致。特殊格式的电子公文，应当将相应的查看软件一并归档。
第十四条 电子公文归档格式要求
电子公文在形成、收集过程中可采用通用格式，在归档或归档前要转换为版式文件，版式文件格式应与国家允许的格式一致，目前可采用PDF或PDF/A格式。
以文本、位图文件形成的电子公文，通用格式可采用RTF、WPS、DOC、JPEG、JPEG-2000、TIFF、PNG等。归档时除保留系统生成格式外需要进行版式文件转换，按电子公文及其组件顺序合并转换为一个版式文件；
专用软件产生的电子公文应转换成通用格式后按要求转为版式文件归档。
第十五条 基于系统管理的归档电子公文的真实性、完整性、有效性、安全性的保证要求：
（一） 真实性：要建立对归档电子公文操作者的身份识别与权限控制；设置符合安全要求的文件操作日志，随时自动记录对归档电子公文实施操作的人员、时间、内容等；有条件的可采用数字签名等技术对归档操作进行记录。
（二）完整性：要对电子公文处理过程中的各类操作者和责任者进行登记；对归档电子公文的必要元数据项和归档内容进行检查，应确保归档内容齐全完整。
（三）有效性：归档电子公文的文件格式除原系统生成的格式外，还应转换成符合国家和本市规定的版式格式，并保证可读。
（四）安全性：要对归档电子公文进行病毒检测，确保不携带病毒；若有存储载体应保持清洁、无划痕，确保载体可识别。
第十六条 电子公文的归档整理
（一）电子公文归档以件为单位整理。电子公文按照文件办结时间排序，一份电子公文作为一件；归档整理以年度为单位相对集中，具有联系的文件标注文件题名作为相互间的关联。档案管理软件或具有辅助归档整理功能的软件要具有元数据捕获、手工调整文件顺序等功能。
（二）电子公文归档时对相关项目和内容进行检查，基于系统形成、办理的电子公文要符合“四性”保证要求；非系统形成的电子公文要对照纸质公文核对内容、签章等信息，保证电子公文与相应的纸质公文在内容及表现形式上一致，处理过程无差错。
（三）电子公文在检查无误的情况下按照鉴定要求进行归档。归档时由系统生成归档章，归档章样式与纸质档案归档章一致，各项内容可由系统自动填写，归档章加盖在归档电子公文首页上端居右位置。
（四）电子公文整理归档后，以年度为单位填写《归档电子公文登记表》（首页）的各项内容，以件为单位形成《归档电子公文登记表》（续页）（见附件），并能以纸质形式输出。
（五）电子公文归档后应保持目录与电子公文的一一对应。
（六）对于加密电子公文，应解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应将其解密程序同时归档，并按保密要求进行管理。
（七）电子公文形成单位必须将具有永久和30年保管期限的电子公文制成纸质文件，采用电子签名或电子印章等技术的直接制成纸质文件，未采用的制成纸质文件后需由领导手工回签。所制成的纸质文件与电子公文一同归档。
第十七条 电子公文的归档时间与方式
（一）电子公文可实时归档，也可与纸质文件同步归档。
（二）归档可采用逻辑归档或物理归档的方式。
第十八条 归档电子公文的管理
（一）档案管理部门采用专用软件进行管理。
（二）涉密归档电子公文管理应符合国家保密相关要求。
（三）档案管理部门要进行定期备份，参照《天津市电子档案备份管理规定（试行）》执行。
（四）系统更新时应及时对归档电子公文进行迁移，并保持数据在迁移前后的一致性。
（五）超过保管期限规定的电子公文参照纸质文件要求进行鉴定和销毁，对确认销毁的电子公文可进行逻辑或物理删除，并生成销毁文件目录备查。
第十九条 归档电子公文的移交
归档电子公文按照《天津市文书类电子档案移交与接收办法（试行）》（津档发〔2012〕15号）向同级国家综合档案馆进行移交。
第二十条 本办法由天津市档案局负责解释。
第二十一条 本办法自公布之日起施行。《天津市电子公文归档管理暂行办法》（津档〔2006〕9号）同时废止。
附件：
归档电子公文登记表
