学校干部人事档案管理的问题与建议
谭子文
学校干部人事档案管理是学校干部管理及人力资源管理工作的重要组成部分，是组织人事部门按照党的干部、人事政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容，并按照有关规定进行整理后组成的文字材料，是历史地、全面地了解识别干部和正确选用干部的基础。党的十七大提出，加强党的执政能力建设，贯彻落实科学发展观，构建社会主义和谐社会等重大战略任务，实现国民经济和社会发展的宏伟目标，关键是要切实加强领导班子和干部队伍建设。干部人事档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分，是为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤任能，知人善任，进行社会主义现代化建设服务的。干部人事档案记载了个人的职务任免、工资待遇、组织关系、社会劳动保障等紧密相连，反映着一个人的德、能、勤、绩、廉等情况，是个人入学、就业、公开招聘、政审、转正定级、职称申报、职务晋升、办理养老保险和退休手续等工作中的主要依据，如果没有档案，个人的权益就无法得到保障。在学校干部人事分配制度改革中，干部人事档案为干部人事工作进行科学决策和科学管理提供了重要的参考和依据。
因此，如何加强高校人事档案的管理，并充分发挥其利用价值，从而能更好地为上级人事部门及教职工本人服务。
一、新时期学校干部人事档案管理工作的作用
1.干部人事档案在学校管理中具有导向和联接作用
干部人事档案是学校档案的重要组成部分，是学校干部管理资料的核心内容，是各所学校推进干部人事制度改革、干部教师队伍建设等工作的重要参考材料。并可为上级部门对学校干部人事工作的宏观决策提供必要的资料和依据。这是干部人事档案的导向作用。另外，从组织和个人的关系来看，干部人事档案工作是“教工之家”的重要体现。因为，干部人事档案记载着一个人的成长轨迹，它与个人的职务任免、工资待遇、组织关系、社会劳动保障等紧密相连，反映着一个人的德、能、勤、绩、廉等情况，是个人入学、就业、公开招聘、政审、转正定级、职称申报、职务晋升、办理养老保险和退休手续等工作中的主要依据，如果没有档案，个人的权益就无法得到保障。更无从谈起教职工对组织人事部
门的归属感和信任感。如果有了干部人事档案管理，在无形中就会对干部、教职工形成一种约束力，促使他们更好地为学校的稳定和发展起到表率作用，从而有利于学校各项管理工作的顺利实施。这便是干部人事档案工作的联接作用。
2.干部人事档案在学校教师队伍管理工作中起着促进作用
学校的根本任务是培养适应我国经济建设需要的合格人才。学校教育教学改革涉及的内容极其广泛，但就整体而言，师资队伍的建设和管理是其中最为重要的。教师是教学过程中的主导因素，教师的素质和水平直接影响着教学质量乃至人才培养的质量。干部人事档案记录了全校每位教师的个人简历、专业结构、专业技术考核、进修提高、教学评估、科研授奖等情况，是一套完整地反映每位教师的业务能力、学术水平、工作业绩的历史真实凭证。有了这样一种可靠的凭证，就可以有目的、有计划的合理使用每一位教师，在选调优秀教学人员时可根据其人事档案了解情况，在评定职称时可把人事档案中记载的成绩作为依据之一。因此，干部人事档案管理工作有利于调动每位教师的积极性，从而，加快学校教育教学改革的步伐。
二、新时期学校干部人事档案管理工作中存在的问题
多年来，学校党委、行政部门高度重视干部人事档案工作，把人事档案工作列入重要议事日程，按照《档案法》和《干部档案工作条例》等文件规定及上级部门要求，在集中管理干部人事档案的部门开展了人事档案目标管理工作，取得了较好的成效，规范了干部人事档案管理工作。但结合干部、人事工作新形势及高校干部人事档案工作实际，还存在一些问题。
1.管理意识滞后
干部人事档案工作是干部工作的一项基础性工作，是做好干部工作的基础和前提，搞好干部人事档案管理，对全面了解干部、选拔干部和使用干部具有很重要的意义。从事干部人事档案管理工作的许多同志，干部档案意识是比较强的，对干部人事档案工作的认识是明确的。但也应清楚的看到，由于干部人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作，是一项并不引人注目的、默默无闻的工作，因此有的同志常常看不到它的重要性。有些同志认为，使用干部的重点在于现实表现，干部档案没有多大的作用；而有些同志认为干部人事档案工作是干部人事档案工作人员的事情，与己无关；虽然有些同志口头上讲，干部人事档案工作的重要性，但在实际工作中对人事档案管理工作重要性的认识还有欠缺，存在“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的现象。由于相关人员不够重视，对干部人事档案管理政策法规了解不深，导致在库房安排、材料收集整理、使用管理等方面出现了一些不符合规定
的现象，从而影响了干部人事档案工作的规范性。这足以说明，管档意识的滞后是制约干部人事档案工作的一个重要因素。
2.管理机制滞后
目前的干部人事档案管理还是沿用长期以来的“计划管理”为核心的各项制度，“计划”色彩浓厚，缺少应有的生机与活力。如今，学校干部人事档案有的隶属于组织部门，有的隶属于人事部门，有的隶属于办公室。就工作性质来说，干部档案应与文书档案、科技档案、财会档案一并归到档案室管理。但在许多学校，还没有理顺关系，存在各自为政、材料分散管理的现象。如反映教学情况、教学奖惩的材料，是作为教师业务档案存放在教务处或师资科。分散的管理格局，使干部档案材料不能全面的反映干部真实面貌。干部档案材料的收集是干部档案工作的重点和难点，目前主要仍是依赖于行政手段，材料收集的办法老化而单一，真正反映个人信息的材料少，档案材料缺乏科学的定性描述和定量考核，档案语言比较僵化抽象，信息资源往往不能准确的反映个人真实情况，也不能准确地评价一个人。
3.管理方法滞后
目前的干部人事档案管理方法，局限于“看堆式”的管理，轻服务，方法繁锁，记载的信息简单，载体形式单一，现代化速度较慢，使用价值低，不能实现科学存贮和信息资源共享。从而导致干部人事档案管理方法滞后于干部人事制度改革的进程。档案管理方法的繁琐很大程度上是由于档案工作本身的繁琐所造成的，这就是要求必须改进档案管理方法。如更新思想观念，强化档案规范化和信息化管理，进一步加强管理档案人员队伍的培训，为干部工作提供更好的服务。
三、新时期学校干部人事档案管理工作改革的建议
1.更新观念，加强对干部档案工作的领导
随着科学技术的不断发展，许多学校的干部档案管理工作水平有着不同程度的提高。但从目前状况看，仅仅做到索引目录和检索案卷目录是远远不够的，电子储存与检索、档案管理现代化已提上日程。因此，从领导干部到具体的工作人员要跟上时代步伐，更新管理观念，深化档案管理工作改革，适应时代发展需要。同时，各级领导干部应认真深刻理解上级的有关文件精神，进一步加强对干部工作的指导，冲破传统的干部人事档案材料的管理模式，立足于干部档案资源的开发利用，改变传统的干部人事档案管理工作中的陈旧观念，充分发挥干部人事档案工作的作用。
2.实施干部人事档案的规范化、科学化管理
首先要健全工作制度。制度建设是做好工作的前提和保证，干部人事档案工作是一项头绪众多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。我们必须进一步完善各项干部档案管理制度，并在狠抓落实上下功夫。要强化保密管理，杜绝泄密、失密、窃密现象。其次要加强干部人事档案硬件建设，实现档案管理的科学化和现代化。学校应该努力改善干部人事档案工作条件，添置必要的现代化技术设备，如计算机、温湿度器等，建立实用性较强的微机档案管理系统，逐步运用计算机贮存、传递、检
索档案信息，提高检索速度。再次要认真做好干部档案材料的收集和归档工作，实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。人事档案管理质量取决于收集和补充的档案材料的质量，对收集到的材料，要从手续是否齐全，表述是否准确精练等方面进行认真细致的鉴别，不符合要求的要及时退回纠正后再归档，不属于归档范围的要及时退还。
3.加强干部人事档案管理队伍的建设，提高干部档案管理人员素质
做好新形势下的干部人事档案管理工作，必须有一支在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面过得硬的干部人事档案工作队伍。首先要具备吃苦耐劳的精神。干部人事档案工作室纷繁复杂的，要做大量艰苦细致的工作，好多工作是不为人知的。因此，干部人事档案管理人员要淡泊名利，忠于职守，踏实工作，提高为档案事业建功的责任心。其次，要有较高的政治素质。作为学校干部人事档案工作管理人员，行为必须规范。干部人事档案管理人员要重视和加强理论学习，通过学习，提高自身的综合素质，严格遵守组织纪律，培养自身良好的职业道德。最后，要有较高的服务理念和业务能力。干部人事档案管理人员要想更好地完成本职工作，不仅要有深厚的专业知识，还要具备与时俱进的现代化管理方法和先进的科技操作技能，同时也要及时相关的科学知识。因此，要不断加大对干部人事档案管理人员的培训力度，满足干部人事工作的需要。在培训内容上，突出重点，已实用为主；在培训形式上，采取集中培训与以会议代训相结合，同时，可安排外出参观学习，拓宽视野，吸收其他更先进的科学方法。只有使他们不断丰富专业技术管理知识、完善现代化管理手段、增强创新意识，才能使学校干部人事档案管理工作迈上新台阶。
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