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对高校档案管理工作的认识
作者：刘煜妍
来源：《职业·下旬》2012年第08期
高校档案的管理水平是衡量高校综合能力的重要标志之一。尤其是在当前改革开放不断深入的新形势下，高校档案作为一种重要的信息资源，在高校建设和发展中的作用将会越来越突显。
一、高校档案的基本特点
1.原始性
高校档案是反映高校各项工作历史面貌的真实记录，是唯一的原始性资料，是反映一个学校综合实力和发展程度的历史见证。
2.多样性
由于学校活动的多样性，记录活动的形式也是多样的。档案原始资料只有多样，才能真实确切地反映多样性历史活动的面貌，才更具有档案的作用和价值。
3.系统性
高校各项活动都是按照系统科学要求展开的系列化完整的统一体，是一个有工作者、工作对象、工作数量和质量、时空概念、科学知识，有计划、有组织的自觉活动。因此，高校档案是高校活动的完整记载和系统展现，具有系统性。
二、高校档案在高校建设发展中的作用
1.高校档案是高校发展的真实记录
档案具有资政、育人、存史和凭证等功能。在资政方面，学校制定各项改革方案、规划学校未来的发展，都要寻找以前的记忆，借鉴前人的做法，从这个意义上看，如果没有档案作以资政、提供咨询，学校发展是寸步难行的。在育人方面，很多学校通过档案编写校史、新生入学参观校史展览来教育人、感染人。一些学校还不断拓展服务功能，依托档案举办科技、学术、历史等展览，成为大中小学学生的爱国主义教育基地。此外，从存史和凭证功能来看，高校档案的作用更为直接和明显。
2.高校档案是校园文化传播的载体
高校作为先进文化的缔造者和传播者，其社会价值的核心在于其文化内涵。而传播文化首先要依靠档案管理工作。
3.高校档案可为领导科学决策提供参考
高校档案是一个集党政管理、教学、学生、科研、基建、产品、出版、仪器设备、财务、外事等众多门类为一体的综合性的档案体系，是学校完成各项工作的真实记录，它不仅起到凭证作用，还为学校以后的工作提供了可靠的参考依据。齐全、准确的档案可以为领导决策提供可靠的信息，可以帮助领导了解过去，认清现状，开拓视野，预见前程，做出可行的决策，推动学校教育教学事业的发展。
4.高校档案记录的知识成果可促进教育事业的科学发展
在教学活动巾，教师必须博览群书，充分利用他人已有的知识成果，注意国内外有关科学的新知识，把学科的最新成就及时吸收到教材、讲义中，以不断适应时代发展的需要。在科研活动中，由于科学研究的继承性和积累性，科研人员在所研究的课题范围内，对档案的利用具有连续性，因此，科研人员必然要考虑如何通过档案文献资料，充分掌握前人的成就、及时了解当前世界科学技术发展的新动态。著名科学家牛顿有句名言，“如果说我比别人看得更远些，那是因为我站在了巨人的肩上。”这个巨人就是过去积累下来的大量档案资料，其中包括科学家做出的大量研究成果。
三、做好高校档案管理工作的措施
1.从思想上加强对档案工作的重视
档案工作作为高校建设的重要基础性工作，学校各级领导和全体教职员工要高度重视，注重在细节上关心和支持档案管理工作。档案工作部门应积极向有关领导和广大师生反复宣传档案工作的政策法规，宣传档案的重要性，在资金和设备设施投入上满足档案工作的需要。
2.坚持与时俱进的工作思路
发展的观点要求我们做任何事情都要与时俱进，档案管理工作更是如此。就档案工作而言，一是在日常工作中认真贯彻科学发展观，及时拓展档案收集的领域和范围。二是善于运用现代科技手段，不断拓宽档案管理的渠道。 三是以开放的姿态做好新时期的档案管理工作，真正使档案管理工作成为校园文化建设的核心和主阵地。
3.规范和完善档案管理制度
档案管理工作作为一种动态的存在方式，要考虑到它与其他工作的相互作用，结合高校教育实践的有关特性和思想理念，制定、完善档案管理工作的各项规章制度，确定档案管理人员的职责范围，使档案管理工作步入制度化、正规化的轨道，并逐渐形成良好的运行机制。
4.加强档案人员的业务培训
由于档案管理工作专业性较强，高校档案管理信息又复杂多样，档案人员需要具有较强的业务能力和管理技术。因而，高校应加强对档案人员的业务培训，努力提高他们的业务素质，主动为广大师生做好档案信息服务。
