湖南人文科技学院会议管理暂行规定
为加强对学院各类会议的管理，改变会风，提高会议质量和工作效率，特制定本规定。
一、会议的类型
（一）党委、行政会议：是我校最高级别的会议，研究决定有关学院建设、改革、发展、管理的重大问题，主要有党委会、书记办公会、院务会、院长办公会等。
（二）全校性大会：主要是指中层干部大会、党员大会、教职工大会等。
（三）相关中层单位主要负责人会议：主要是传达贯彻学校及上级决议、文件和会议精神，听取工作汇报，安排近期主要工作等。
（四）相关职能部门召开的会议：是指相关职能部门召开的有关本部门职责范围内的业务工作会议。
（五）各领导小组（委员会）会议：主要是研究学院某一个方面的专项工作会议。
（六）临时性会议：主要是指临时性的检查汇报会和各种座谈会及各种学会研究会在我院召开的年会等。
二、会议的报批和承办
（一）党委、行政会议的召开由书记、院长决定，院办公室负责报批并承办会务工作。
（二）全校性大会的召开由书记、院长决定，院办公室会同有关部门报批并承办会务工作。
（三）相关中层单位主要负责人会议，由书记、院长决定，院办公室负责报批并承办会务工作。
（四）相关职能部门召开会议，由部门填报会议申请表，交分管该部门的院领导批准后，再交办公室汇总安排，其会务工作由该部门承办。职能部门原则上不能召开各单位、各部门正职负责人会议，如确因工作需要召开的，须经院办公室报请书记或院长批准后，由院办公室安排召开，会务工作由院办公室会同职能部门承办。
（五）各领导小组（委员会）会议的召开由该领导小组组长（委员会主任）决定，由该领导小组（委员会）下设的办公室（职能部门）填写会议申报表交院办公室汇总和安排，会务工作由该领导小组（委员会）下设的办公室（职能部门）承办。
（六）临时性会议的报批及承办根据会议情况参照有关条文执行，具体由院办公室协调。
三、会议筹备和组织
（一）例行性工作会议要在年度工作计划中列出，并根据学院工作的规律和特点，逐步形成制度。
（二）重要会议要通过月、周会议安排表提前安排。
（三）各种会议都要有一个详尽的方案，重要会议的各项准备工作要在会前周密安排（如学习材料、背景材料、拟讨论文件稿、决议案草稿、场地、服务安排等），使会议组织者分工明确，各司其职，以保证会议程序、会议发言、会外安排无一疏漏，高效有序，同时，相关职能部门应做好充分准备。
（四）需学校党政会议研究的议题，各单位应提前一周以
2 书面方式将议题和解决问题的方案（含电子文档）报院办公室，经院办公室汇总后报请院主要领导审定后方可列入议程，会议召开前由院办公室发放会议通知单，议题提交单位再根据要求做好有关材料的准备工作。
（五）会议主持人和组织者对各类会议实施全程控制。严禁与会人员或非与会人员随意进出会场，保证会议按照会议程序、会议主题逐项进行，不偏航，不超时，讨论充分，议而有决。各单位在会议上向院领导汇报工作或汇报上级会议精神时，内容要言简意赅。
（六）各类会议都要本着“精简”的原则，要特别注意“会议九戒”，即不开没有明确议题的会；不开有许多议题的会；不开临时动议的会；不开可开可不开的会；不开议而不决的会；不要无关的人员陪会；不离题发言；不作重复性的发言，会中不使用通讯工具。
（七）各类会议都要本着“节约”的原则，力戒铺张浪费。除受上级组织或各种研究会委托承办的会议和党代会、教代会、团代会、学代会外，其他会议都不得会餐，不得发补助、不得发纪念品。
（八）会议记录由承办单位负责。会议记录者要详细记录会议的进程和重要发言，会议记录要经主持人签字审定。
（九）对重要会议应及时进行报道。要通过会议简报、纪要、决议等文字材料、图片及其他电子音像资料适时传达给相关单位和人员，必要时应通过新闻媒介予以宣传。各类报道在力求生动、及时、准确、简练的同时，还要防止泄密。
（十）会议通知由承办单位负责拟发，凡需中层主要负责人出席的会议或全校性会议的通知应由院办公室或由承办单位与院办公室联合下发通知，联合下发的通知由承办单位拟稿，院办公室负责审稿签发。我院通知发布的渠道主要有：校园网和校园广播，特殊情况使用电话。
（十一）各类会议应严格考勤纪律，会议承办部门应安排人员如实记录会议的出勤情况。参会人员因故不能参会或在会议中须退场应向会议主持人请假，未经请假而迟到、早退或旷会者，按人事部门有关劳动纪律处理。
四、附则
（一）本规定自印发之日起实行。
（二）本规定由学院办公室负责解释。
