4個溝通技巧，出一張嘴搞定工作整理 / 郭子苓
堆在眼前的工作千頭萬緒，不知從何著手？突如其來的變化弄亂計畫，讓人七葷八素，進度直直落後？……這些職場工作者常見的煩惱，其實都來自於缺乏「安排工作」這項基本功，導致工作效率不彰。《一定做得到的效率工作法》指出，培養安排工作的能力，除了有助於預測和控制問題之外，還能針對實際狀況加以應變。
至於如何提升安排工作的能力，進而增進工作效率，方法之一便是學習調整在工作上與他人溝通的方式，不但節省時間，也能夠避免不必要的失敗。以下提供4個實用的溝通技巧，讓你動一張嘴就能讓工作的進行井然有序。
1.談話、聯絡、再報告，有問題立刻回報：一般的資訊共享原則是「報告、聯絡、再談話」，也就是在驚覺進度不如預期後，才向上稟報、聯絡相關部門，結果往往發現其他部門已經開始作業，要改變計畫必須耗費相當心力。
這種做法充其量只是「放馬後砲」，正確順序應該是「談話、聯絡、再報告。」一遇到問題就找人商量，避免一個人毫無頭緒地摸索。若能及早進行「談話」，自然能避免發生問題。
2.提供多個選項，加快決策流程：當老闆指派你尋找與客戶用餐的餐廳時，你通常如何回報成果？比較好的做法是提供多個選項和參考訊息，例如「居酒屋氣氛輕鬆，有獨立包廂」「中華料理店交通方便，價格實惠」等等。
這種先總結自己的建議，再探詢對方意見的做法，不僅可以加快老闆的決策流程，身為部屬的責任也會減輕許多。
3.學會事前交涉，增加提案成功率：進行新商品簡報或首次提案時，通常無法一次成功得到與會者的一致認可。會後參照各方意見做修正，固然是很好的做法，卻會耗費不少時間。因此，若能在會議前先篩選出案子的「利害關係人」（對於提案通過與否，具有決定性影響力的人），徵詢他們的意見以利事前修正，將可避免一來一往的時間浪費，同時建立起雙方間的信賴感，讓工作進行得更為順暢。
4.懂得拒絕，量力而為：很多人經常不自量力地將所有工作攬在自己身上，進而延誤本來應該做的事，導致一事無成。因此，面對同事的聚會邀約、上司臨時交派的工作，勇於說「NO」也是自我時間管理的重要一環。
不過，如果單純是為了減輕工作壓力，因而就連自己能力範圍內的事也拒絕去做，反而會限制個人的可能性，失去表現機會，所以「拒絕的分寸」也必須謹慎拿捏。
本文取材自《一定做得到的效率工作法》，商周出版
