xx公司办公耗材管理 专项效能监察报告
公司领导：
为认真贯彻落实xx公司二届三次职代会总经理的行政工作报告精神，统一规范公司办公耗材管理，堵塞漏洞。根据公司2015年效能监察工作计划，结合工作实际，公司纪委监察科于2014年3月27日—9月30日对公司及三产单位办公耗材管理进行了专项效能监察。此次效能监察的重点内容：xx公司办公耗材统一管理制度的制定情况；各二级单位(分公司、厂、项目部)及相关部门执行办公耗材统一管理制度情况，执行是否到位、程序是否规范、措施是否得力以及实际管理成效情况；办公耗材支出项目、金额，开支是否符合制度，使用是否合理，手续是否完备等。对存在的问题环节以及整改落实情况进行监督。在监察查证前，我们与负责办公耗材管理的相关人员进行了专门沟通、了解基本情况、制作并发送有关表格和收集相关制度。在监察查证过程中，我们查阅制度规范，查看采购记录，对有关部门提供的数据整理，采用了调查、询问、实地观察、检查、分析性复合等方法。现将监察情况汇报如下:
一、基本情况
（一）xx公司的办公用品管理主要分为两个部门，一个是办公室，一个是生活后勤分公司，分别负责公司信息
1 化设备采购和公司日常用品采购。从2015年1月至2015年9月底，办公室一共购进电脑、鼠标、打印机等信息化设备7件，共计支出7650元，设备日常维修、加墨、打印纸张等，共计支出3965元，其中打印纸和墨盒支出3052元。后勤分公司在购买办公用品中支出3138.7元。零散采购，导致价格偏高，办公耗材在使用方面存在严重浪费现象，申领手续不够完善。
（二）xx公司独立采购办公耗材的三产单位只有xx分公司和xx房地产两个。xx分公司由于工作性质的原因，需要大量构图、设计等工作，办公用品需求量较大，从2015年1月至2015年9月底，在办公耗材方面共计支出2379.8元。xx房地产从2015年1月至2015年9月底，在办公耗材方面共计支出685.3元。两个单位均在没有采购比价、申领手续不完善等方面存在问题。
二、监督主要内容
1．xx公司及办公耗材统一管理制度的制定情况； 2．各二级单位(分公司、厂、项目部)及相关部门执行 办公耗材统一管理制度情况，执行是否到位、程序是否规范、措施是否得力以及实际管理成效情况；
3．办公耗材支出项目、金额，开支是否符合制度，使用是否合理，手续是否完备等。
4．对存在的问题环节以及整改落实情况进行监督。
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三、监察结果
xx公司办公室制定了《 》，但与现实工作存在一定差异。采购方式一般是有两种，一种是由相关负责人去市场购买，一种是指定相关单位供应商进行购买。一般是缺什么买什么，没有一定的统筹规划，对程序及时间内没有统一性，对供货商业没有一定的监控体系和约束力，往往会送货不及时，影响工作进程。购买好的办公耗材虽有专人看管，但没有一定的管理制度，对耗材的流向和使用情况没有作书面登记，没有完善的监控体系。
四、发现存在的问题及监察建议
（一）公司方面 1.办公耗材采购方面：
主要问题：按照公司现行的采购管理体系，办公耗材由公司办公室和后勤分公司分别采购，这就造成了采购量小，竞价不占优势。在购买办公用品时，没有进行市场比价，可能导致某个商品价格过高。
监察建议：公司应将办公用品采购统一归于一个部门管理，并指定一到两名人员负责采购。在采购过程中，要进行市场比价，填写比价单，由主管领导签字确认，纪委进行监督。本着“节约开支、合理使用”的原则，公司应根据各部门上报的计划进行统一采购，特殊办公用品可已经行政领导同意授权后各部门自行采购。
2.办公耗材使用方面：
3 主要问题：监察发现，个别干部职工在办公用品使用方面存在浪费现象。例如：打印纸单面打印、打印与工作无关的个人资料、碳素笔油只用了一半就更换新笔等等。在一些可以重复使用的办公器材上，没有专人检查、维护，存在不爱惜公物，随意丢弃、拍打，造成办公器材使用寿命缩短。这些看似小举动，在无形中就造成了浪费。
监察建议：公司应制度、出台关于节约办公耗材的相关制度，“谁使用、谁管理、谁负责”的原则，把节支降耗工作落实到每个部门、每个岗位。可长期使用的办公用品如计算器、订书机、剪刀等应由使用人妥善保管。节约耗材，充分发挥办公自动化设备的作用，要求尽量在电脑上修改材料，减少重复打印的次数。
倡导广大职工正确使用并爱惜办公设备、设施，电脑、复印机、打印机等，尽量延长其使用寿命，办公室或后勤分公司应派人专门负责日常保养、定期检修维护，保证设备使用正常。
3.办公耗材申领方面
主要问题：在申请领用时，手续繁琐，需要多个部门审批，耗时时间长。在申领时间上，大家比较分散，造成零星采购，增加了成本。申领手续不完善，造成短时间内重复申领的人很多。
监察建议：简化申领程序，办公耗材统一领用要建立一套完整的流程和制度。制定统一的“办公用品申领单”
4 为一式两份，负责部门和使用部门各一份，领取办公耗材时必须凭领用单上的领用人和使用部门相关负责人签字，方可领取办公耗材。规定每月26日前，为申领办公用品申报时间，采取统一采购、统一发放的原则。
（二）三产单位方面 主要问题：
1.没有建立办公耗材相关制度； 2.没有采取采购询比价； 3.办公用品使用存在浪费现象。
4.办公用品申领分散，没有规范流程，随意领用。 监察建议：
1.制定《办公用品管理办法》；
2.指定专人负责办公用品的采购，并进行询比价，由纪委监督，主管领导签字
3.在职工中大力宣传节支降耗，制定相关奖罚措施。 4.制定办公用品申领流程，采取集中申领，并要填写《申领单》。
五、监察结论及希望
办公耗材的种类繁多，品种业很复杂，给管理上带来了一些难度，但办公耗材的使用和管理是办公管理中的重要环节，加强对办公耗材的管理也直接影响到公司的经济效益。同时，办公耗材的管理过程中要无完善的机制、制度，很可能造成浪费。因此，加强办公耗材的管理刻不容
5 缓。为了公司的集体利益，我们衷心希望公司领导高度重视我们的建议，收到报告之后，认真讨论研究，集思广益，制定和完善一系列管理制度，动员广大干部职工节支降耗，从我做起，全面加强办公耗材的管理。
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