关于改进文风会风的几点尝试
北京市政协办公厅
长期以来，文风会风问题一直受到社会各界的广泛关注，改进文风会风的呼声由来已久。不良的文风会风不仅影响机关的工作效率、提高行政成本，而且助长官僚主义、形式主义，影响党和政府在群众心中的形象，是一个难解决但又非解决不可的问题。
近年来，从中央到地方都三令五申，要求切实改变文风会风，相继出台了有关制度和规定，进行了诸多改革和尝试，取得了一定的成效。
自2008年以来，在新一届市政协领导的关心、指导下，北京市政协办公厅在改进文风会风，降低行政成本、提高工作效率方面进行了一些有益的尝试，收到了一定的效果。
一、减少纸质文件
目前，市政协向委员发放大量文件和材料，再加上报纸、杂志以及市委市政府有关部门发放的相关资料，每天委员收到的文件、资料很多。许多委员反映，这些文件资料大部分都是很好的，对于自己了解政协工作、了解市委市政府的工作，更好地履行职责很有帮助。但同时，由于本职工作忙，经常出差，往往来不及阅读，保存起来又不方便，久而久之，难免会造成
1 浪费。近年，随着委员队伍的知识化、专业化、年轻化，很多委员都能自如地使用电脑，所以，委员们提出能否通过电子邮件的方式发送文件资料，既可以使阅读文件资料不受时间、地点的限制，方便存储，又可以大大降低印刷、邮寄费用。
2008年下半年，我们以调查问卷的形式，在全体委员中就文件的接收方式等事项进行了广泛调查。结果显示，有80%的委员表示愿意以电子邮件的形式接受文件资料。在此基础上，我们首先从发放数量最大的《政协信息》和《政协通报》入手，率先进行了电子文件的传送。仅此一项，每年就可减少纸质文件10余万份，节约印刷、邮寄费用近30万元，与此同时，由于减掉了邮寄环节，还大大提高了委员阅读文件的时效性。
二、合并相关会议
作为综合协调和服务保障部门，办公厅每年年初都要召开几次专业性的会议，主要内容就是总结上年度的工作、安排和部署本年度的工作，与会的都是机关各处室的负责同志及有关人员。以前，这些会议都是分别召开。
自2008年起，办公厅率先改革沿袭多年的传统模式，将每年分别召开的机关文秘工作会、财务工作会、信息化工作会三会合一，合并为“机关文秘财务信息化工作会议”。今年，在“三会合一”的基础上，又将一年一度的年鉴工作会并入，形成“四会合一”。同时，我们还在会议安排上动脑筋、想办法，一是压缩会期、力求紧凑。目前的“四会合一”会期是三
2 个半天，比原来的四个会议分别召开时间压缩了近2/3；二是增加座谈时间。把会议作为办公厅与其他部门沟通交流的平台，除了总结和部署工作外，尽量多安排座谈时间，促进各部门之间的相互理解、合作共事；三是控制参会人数。要求各处室参会人数不超过2人，司机一律不驻会；四是参会人员轮换。由于会议内容针对不同的人员，我们根据实际情况，合理安排参会人员的进出驻地时间，大大节约了会议经费。此项改革，仅经费一项就节约10余万元。
三、改革全会文件发放办法
每年市政协全会期间，经由秘书组向委员发放的文件资料有很多，除了《简报》、《通知》以及各种需要审议的文件外，更多的是市委市政府有关部门发放的参阅材料，也就是我们常说的“搭车文件资料”。经过我们几年来的观察，发现许多委员在会议期间根本来不及阅读或不感兴趣，会后，有些委员随身带走，而许多委员就将其丢弃在会议驻地，造成很大的浪费。但同时却给各位小组秘书增加了很大负担，无论书籍有多厚、资料有多重，都要按份数领走，逐一发到委员手中。还有，由于大部分资料都是按委员人数配发的，一些有实际需要的工作人员和新闻记者往往又拿不到，到处找。
根据这种情况，我们在市政协十一届三次会议期间，对文件资料发放工作进行了改革和尝试，即：在委员驻地的一楼大厅，也就是委员每天出入的必经之地，设臵了“参阅文件领取
3 处”，将一些参阅性文件资料分门别类地进行摆放，以自助的形式供委员和工作人员领取。此举即满足了委员和与会人员的需要，节约了经费，也大大减轻了小组秘书的工作量，受到与会者的一致好评。
四、创新会议形式
每年两次的议政会是多党合作、广泛听取各方面有识之士意见建议、促进党和政府改进工作的重要平台，是市政协的一种重要会议形式。以前，我们通常的做法是，确定议政会议题后，在开会前一个星期，向各民主党派市委、市工商联和无党派人士发出通知，请与会人员参会并做好发言准备。但由于时间短，加之与会人员自身专业领域的不同，往往有的发言内容针对性不强，影响了会议的质量和效果。
自去年开始，我们对会议形式做了一些改革。一是在会前一个月召开情况通报会，邀请市委市政府及有关部门领导通报与议政会议题相关的工作情况。在此基础上，各民主党派围绕议题做进一步调研，使与会各方对议题有了更全面和深入的了解，发言质量更高，提出的意见建议更有针对性；二是改变以往与会人员人人发言、个个表态的形式，各民主党派和工商联可以根据议题，结合自身的专业特点和优势，有选择地发言。既提高了发言的质量，也为其他与会人员提供了更多的发言机会。新的举措得到了政协领导和与会各民主党派的一致肯定。
以上是我们在改进文风会风、降低行政成本、提高工作效
4 率方面的一些初步尝试，许多还只是在探索当中，不妥之处，请大家批评指正。
5 完善制度 增强能力 不断提高服务水平
上海市政协办公厅
胡锦涛总书记在庆祝人民政协成立60周年大会的讲话中，对政协机关建设提出要求：“要加强政协机关建设，着力提高全局观念、服务意识，增强政务性服务能力和统筹协调能力，为人民政协有效履行职能、顺利开展工作提供有力保障。”全局观念，与政协工作政治性强、统战性强的特点，与人民政协“围绕中心、服务大局”的任务，与政协工作突出“综合性、全局性、前瞻性”的要求密切相关。服务是政协办公厅的首要职能，是机关工作的基本属性，提高服务意识、能力和水平，始终是政协机关建设的主轴。政务性服务能力就是参谋助手能力，需要不断研究新情况适应新要求，既在理论上提出意见建议，也在行动上给予支持和支撑，提供具体、可操作性的方法和对策。统筹协调能力是事务性服务的核心，必须坚持以科学理论为指导，不断提高人民政协工作科学化水平；汇聚各方力量，不断夯实人民政协工作的基础，做好经常性工作。长期以来我们在这方面下了不少功夫，成效是值得肯定的，但改进的空间依然不小，需要落实在每一项制度、每一个程序、每一点细节之中。政协机关的工作能力、水平和效率，直接影响着人民政协的履职成效。秘书处工作，更要突显这“两大能力”。
一、加强规范意识，提高制度执行力
加强制度建设是新时期做好政协工作的基础要求。胡锦涛总书记强调：“制度更带有根本性、全面性、稳定性和长期性”。建设好制度，就能更好地把握工作的规律性，增强主动性，减少盲目性，克服片面性。本届市政协领导对政协工作的“三化”建设（制度化、规范化、程序化）提出了更高的要求。根据政协工作的新形势、新要求，充分发挥制度在促进工作、规范程序、激励创新、提高效率和增强服务等方面的重要作用，积极探索和推进机关制度建设。在总结实践基础上，认真查找机关工作中存在的薄弱环节与突出问题，由秘书处汇总，制定和修订了有关工作流程、工作机制、管理规范、目标职责的制度性文件共29项，重新修订印刷了《上海市政协机关工作制度汇编》。
秘书处作为办公厅中枢部门，在规范公文处理、会务组织、重大活动举办等方面，也相应制定了多项工作规程。如《市政协机关公文运转规程》（暂行）、《市政协机关督查工作规程》、《市政协机关档案管理规定》等。今年，秘书处又牵头制定了市政协全会期间相关工作规程，如《全会期间开、闭幕会议会务工作规程》、《全会期间大会发言工作规程》、《全会期间大会选举工作规程》等，即将汇编成册。同时，为使机关各处室工作更加科学规范、高效有序，秘书处还做了大量服务细化、服务延伸的工作。如规范会议通知格式、会议席卡格式、文件排
7 牌格式、各类简报格式等，提供相应样张样本。
尽管秘书处在机关制度建设和工作规范性方面作了一些改进，但也存在一些问题与不足，与市政协领导的要求还有差距；制度、规程等的科学性、操作性也有待在实践中检验，进一步改进和完善；制度、规程的执行力还需进一步推进和落实。针对领导希望进一步改进或指出的日常工作中的一些问题和缺陷，我们即时在处室内认真学习讨论，举一反三查找不足，探讨改进方法，并有针对性地采取整改措施。如对文件流转岗位分工作出整合，变分类管理为分层管理，实现专人专送；对个别处室未按流转规范要求，跳过秘书处直送领导现象，加强与各处室沟通协调，通过强化服务、细化流程，达到规范管理，力争使文件进出都能纳入秘书处流程，做到机关日常文件运转规范有序。
二、强化全局观念，提高政务性服务能力
强化全局观念是做好政协工作的出发点。温家宝总理说过：“事情有大道理，有小道理，小道理都归大道理管着。服从和服务于现代化建设这个中心，就是大道理。各条战线都要以现代化建设为大局，根据自己工作的性质和特点为大局服务。” 秘书处虽然是以事务服务为特色的处室，但作为机关运行的中枢、平台，要发挥好上传下达的作用，在工作中必须树立全局观念，要讲政治，懂政策，有责任心，力求站得更高一些，想得更深一些，看得更远一些；要善于把局部工作提到全
8 局中来考虑、来把握、来推进，争取局部与全局的最佳效应；要有创新理念和思路，不断提高工作质量与效率，强化统筹技巧与技能，工作中坚持坚韧性、操作性的有机结合。切忌事不关己，高高挂起；隔窗闻香，无动于衷。
秘书处事情多、头绪多，特别是有些活动时间紧、变化大，加大了工作难度和工作量。在实际工作中，处室同志有时会因为忙于事务，忽略思考，思想淹没于事务之中，认识高度不够，工作亮点不多，服务质量不高。为此，秘书处结合市政协学习型处室建设，加强学习，加强工作研究。努力做到站在新的高度，进一步强化基本理论特别是政治理论的学习；立足新的起点，进一步强化对政协理论研究和运用的意识；针对新的特点，紧密联系政协机关的实际，积极研究适合创建学习型机关的方法和途径。利用政协学习资源丰富、平台共享等特点，强调“团队学习”、“集体学习”、“全程学习”、“全面学习”、“结合本职学习”、“终身学习”、“持续学习”，变学习为大家的内在要求和自主动力。在学习中、在工作实践中提高政务能力，夯实工作基础，切实围绕政协工作的中心和重点，贯彻政协领导对政协工作的新思路、新方法；主动思考，主动服务，确保各项会议活动等工作的组织落实，为政协委员履职、为政协机关工作有序推进，提供保障。
三、树立合作理念，增强统筹协调能力
本届市政协对秘书处工作作出了调整，使秘书处的功能定
9 位有所变化，强化了秘书处统筹工作要求，扩大了服务范围。重组后的秘书处承担了原专委会综合办的综合协调职能，工作领域有所拓展。除原先秘书处办文、办会、办活动等功能外，还牵头负责市政协视察、办公厅提案办理、领导批示件督查等工作以及汇总、协调专委会相关工作。
随着政协在社会发展中的地位日趋显现，政协工作空间和内容的不断扩大，社会各界和政协领导对政协机关的要求也越来越高，各项活动的规模和影响也越来越大，许多工作需要多部门协同来完成。由于涉及部门多，有些活动会出现牵头协调难，组织落实忙乱等问题。为此，秘书处工作需要进一步增强围绕中心、服务大局的意识，树立合作共赢得理念。在牵头涉及多部门工作，特别是组织筹办重大活动时，要敢于担当，勇于负责，提前介入，跨前一步思考，兼顾左邻右舍；在日常工作中，要及时沟通信息，对出现的问题，能弥补的马上补位，能解决的当场解决，提高整体意识，提高工作效率；争取主动，发现情况及时向领导汇报，定期召开会议或交流情况、总结经验、加强协作，共同做好领导的服务工作。通过优化服务来提升统筹能力；通过细化流程来完善工作规范；通过真诚合作来形成整体合力。切实发挥好统筹协调职能，加强各方力量整合，把政协各项工作做好、做实。
本届政协以来，秘书处按照市政协领导的要求和秘书处的职责功能定位，把“做好服务”作为核心功能和根本任务，以
10 服务规范、服务准确、服务高效为目标，紧扣政协工作重点，围绕机关日常运行，强化服务意识，提高政务能力，规范工作流程，积极统筹协调，努力做好为领导、为委员、为政协工作、为机关各处室服务，确保机关工作规范有序运行。秘书处工作在领导的关心指导下，在大家的努力下，在工作方式方法上作了新的尝试，新的探索，取得了一些的效果，但离我们党和领导对政协工作的要求仍有一定距离。新时期政协工作为政协机关工作尤其是秘书处工作提出了更高的要求，秘书处工作要求围绕大局，坚持科学原则、坚持质量导向、坚持协调配合、坚持创新提高。在工作上要切实做到坚定方向、把握全局；汇集信息、掌握政策；钻研业务、勇于探索；严守纪律、无私奉献。要将工作的挑战性和吸引力与自己的追求紧密结合起来，有感情地开展工作，促进工作不断进步，推动工作达到新境界。
11 发挥综合协调作用 全面提高服务水平
重庆市政协办公厅
秘书处是政协机关工作的运转枢纽和工作窗口，承担着综合协调、会务服务、政务值班等多项职能，在机关内部发挥着承上启下、联系左右的作用。履行“综合协调”职责，需要我们做好综合统揽和统筹协调两方面工作。
一、发挥综合统揽作用, 切实为政协全局服务
发挥综合统揽作用，需要掌握政协全局的工作动态,收集汇总与政协工作相关的各方面信息，为领导工作和决策提供有价值的参考信息；或总结提炼政协工作的亮点，通过信息报送扩大政协影响。秘书处的工作点多面广线长，涉及方方面面，有效发挥综合统揽作用，才能有序推进工作。
（一）做到超前谋划，服务工作大局。秘书处要紧紧围绕政协的工作部署，站在全局的高度，把握大势，统揽全局，统筹兼顾，超前谋划。秘书处要在准确了解掌握党和国家及地方党政中心工作的基础上，把握好政协的工作重点和关键环节，协助领导抓好年度、季度、每月工作部署。具体说，就是每年年底在掌握分析各方信息的基础上，搞好超前谋划，提交本年度工作总结，制定下一年度工作要点及政治协商、专题调研等重大活动预安排。
（二）汇总各方信息，服务领导工作。政协工作量多面广，涉及协商议政、民主监督、提案、社情民意、助推地方发展、关注服务民生等各方面。为了让政协领导尽可能早、尽可能多地了解政协相关工作，我们在人手较少的情况下，安排专人负责收集整理领导活动、各专委会、党派和区县政协工作信息，坚持每周汇编一期《政协周况》，及时送呈领导参阅。每月底尽早收集各专委会和处室的下月工作计划，及时编印每月工作预安排。每月主席会、秘书长会前及时收集领导意见，拟制会议议题。通过这些措施，及时让政协领导了解情况，统揽全局，科学决策。
（三）加强信息报送，宣传政协亮点。秘书处是政协对外的窗口，承载了大量工作信息报送和对外宣传的职责。在政协重要工作动态方面，我们注意及时了解、跟踪工作开展情况，认真总结提炼，精编信息，向市委《每日要情》和全国政协秘书局《值班日报》呈报信息。政务值班、保密工作、档案管理等方面的工作情况，也能按上级要求及时向相关部门报送工作总结或经验交流材料。
二、创新协调方式，努力形成政协工作合力
秘书处的统筹协调作用，主要体现在秘书处人员协助有关领导,在其职责范围内或在领导授权下,通过沟通信息,平等协商,平衡各方意见,消除分歧或矛盾,统一思想认识，统一工作步调，调动各方面积极性共同完成任务。加强统筹协调是秘书
13 处工作的主旋律，是秘书处为政协领导、为机关、为委员和群众提供深层次服务的切入点，是秘书处的主要职责。统筹协调工作要讲方法、讲原则、讲艺术。就内容而言，有公文、会议、事务、日常管理协调；就对象而言，有内部、外部，横向和纵向协调；就方式而言，有指令性、协商性、渐进式和应急式协调。结合我们的工作实际，我们主要是强化四种意识，做好四个方面的统筹协调工作。
（一）强化团结意识，切实做好秘书处内部的协调。秘书处是机关具体办理实事的机构，尤其是人员少，事物繁杂，工作涉及办文、办会、办事以及信访、机要、保密等各个方面，很多业务在秘书处内部密切关联，因此要切实抓好秘书处同志之间的协调配合，做到“用最少的人，干最多的事”，使各项工作快节奏、高效率的运转。一是建立工作AB角机制，搞好内部的工作协调。在明确人员分工，确定工作目标，落实岗位责任制的基础上，每两个人之间实行工作AB角机制。当其中一人因故暂离岗位时，另一个即能立即接手并熟练投入工作，确保工作不断档脱节。二是坚持秘书处周例会制度，相互通报工作安排。我们每周一坚持召开工作例会，处内同志在会上互相通报近期手头的重要工作及进展情况，处领导对本周或近期重要工作及时进行安排和责任分解。大家通过每周例会对处内各项工作都能“心知肚明”、“耳熟能详”，各项工作推进也就井然有序。三是坚持每天报送《工作动态表》，准确掌握工作
14 动态。由专人负责收集整理市政协领导及秘书处的重要活动信息，每天报送《工作动态表》。表格设计简明扼要、一目了然，包含时间、活动内容、责任单位、地点、参加人员等栏目，让主席、秘书长、分管副秘书长及秘书处相关人员能及时准确地掌握工作动态，方便有关工作人员更好地协调领导活动。四是组织开展联谊活动，加强思想感情协调。秘书处每年适时组织
三、五次对外联谊活动及若干次支部活动，让大家在活动中加强接触，加深了解，增强互信，增强团结，从而营造一个团结、融洽的工作氛围。
（二）强化协作意识，切实做好机关内部各处室之间的协调。政协机关级别高、盘子大、层级多，秘书处与各专委办在办文、办会上存在经常联系，与办公厅不少处室在职责、职能上存在交叉，在接待、会务、保密等工作方面习习相关。为了共同推进政协机关工作，秘书处与相关处室共同树立协作意识，妥善处理相关工作关系，尽可能创造宽容和谐氛围。比如，政协工作要点和每月工作预安排，都是阶段性的总体部署，具有全局性和指导意义，各专委会和相关处室的年度工作计划和每月工作安排，必须与政协工作布局相一致。因此，在制定年度工作要点和汇编每月工作计划时，秘书处加强统筹协调，使总体与部分之间，不同部分之间做到相互衔接、相互配套，从而形成一个重点突出、兼顾其他方方面面工作的统一整体。又如，在政协重大活动中，秘书处与相关处室加强勾通协调，切
15 实按分级管理的原则和处室职责分工去落实，份内之事，不搪塞、不推诿；非份内的事积极协助、支持；做到分工明确，权责合理，共同推进。
（三）强化服务意识，切实做好政协领导之间的协调。秘书处工作的职责决定了协调工作必须从属于、服务于领导工作。协调领导工作要摆正位臵，既要从属服务又要积极主动，各项工作任务的实施、承办、落实，都须按照领导的指示或授意去进行，不得自作主张，不得越级、越权办事。比如，以协调领导出席会议、活动为例，协调领导出席会议和重要活动是秘书处工作人员经常性的也是较棘手的工作。很多部门在召开会议或举办重要活动时，根据工作需要，要邀请政协分管联系领导出席，特别是在党委、政府、人大三家领导缺席时，务必请求秘书处一定要协调一位政协领导参加。但是作为领导，一般应酬较多，工作较忙，有时一位领导同时面对2-3个会议或应酬。当直接分管联系的领导不能出席时，就必须协调其他领导出席。这时协调就要讲方法、讲技巧，要委婉地讲明出席任务的重要性、当前情况的特殊性、领导参加的必要性，即使领导有三分不情愿，也要想方设法让某领导“被乐意”参加，并确保优质搞好有关后勤服务。在协调领导服务工作中，秘书处的工作人员切忌分亲疏、传小话，否则易引发或加深误解和矛盾。
（四）强化互信意识，切实做好与工作联系部门之间的协调。全国政协相关部门、市委、市府、市人大办公厅以及统战部门、各党派、团体和区县政协是市政协办公厅经常在工作上“打交道”、“有往来”的单位。秘书处对外协调工作的好坏，直接关系和影响着政协的工作和形象。对这些部门，平时要多加强联系，主动联络，争取支持，以建立良好的互信机制和沟通渠道，保证在关键时刻能充分发挥其作用。比如，每月的四大家办公厅（秘书处）不定时召开联席会议，相互通报领导活动预安排情况，协商妥善安排全市每月工作计划，在会上提出协调商请党委、政府领导出席政协会议活动。政协秘书长联席会上，向党派、团体通报政协工作安排，商请对有关工作给予支持。又如，今年4月初，重庆市政协在成功主办极具影响的“西部大开发与新的增长极”开放论坛后，拟于4月中旬接着主办国际性的中欧圆桌会议第七次会议。二十余个部门投入大量人力、物力、财力，增添设施、改善环境，在万事具备、会议即将召开的前几天，因欧洲航班受冰岛火山灰影响停航而迫使会议推迟于7月召开。秘书处迅速草拟了致相关部门的情况说明函，对与政协一同承办开放论坛和筹备中欧圆桌会议的单位表示感谢，并请各有关单位继续给予大力支持。在大家的共同努力下，中欧圆桌会议于7月18-21日在重庆顺利召开并取得圆满成功。
17 总之,综合协调是秘书部门的一项基本职责和经常性工作。要优质高效地完成工作任务，就必须立足全局想事情、抓综合、搞协调，增强工作预见性、超前性。秘书部门的同志务必要加强学习，具备良好的综合素质和较强的协调能力，学会妥善处理各方面的复杂关系。秘书部门的同志在工作中要做到坚持原则性与灵活性相结合，以履行好职责为出发点和落脚点，不纠缠细微末节，促进工作落实；要牢固树立服务思想，对有关工作信息进行汇总、分析、筛选，及时为领导提供第一手信息资料，并将领导意见及时反馈给相关部门；要坚持原则，秉公办事，按制度办事、按职能办事、平等协商，科学地进行各单位之间的协调；要注意自身形象，维护领导权威，坚持做到既不缺位、又不越位，还要善于补位；要从总体目标出发，顾全大局，坚持局部利益服从全局利益，积极稳妥地搞好统筹协调，调动各方面积极性，齐心协力共同完成好领导交办的各项工作任务。
18 对政协秘书工作的几点认识
沈阳市政协办公厅
政协秘书工作是集很强的政治性、政策性、事务性于一体的工作，承担着沟通上下、联系内外、协调左右的职责，其服务工作的能力和水平关系到政协工作的全局，关系到政协履行职能的成效。
一、做好秘书工作必须讲政治，树立大局意识
秘书工作接触的是领导，处理的事务很大一部分是政务，就政协工作整体而言，秘书工作具有牵一发而动全身的作用，责任重大。无论是政务活动的安排，还是会议通知的收发，稍一疏忽，都有可能对全局工作造成不可挽回的影响。秘书工作应始终贯穿一个观点：秘书工作无小事，小事里面有大局，服务当中有政策。
政协领导政务活动层次多，既有常委会议、党组会议、主席会议和各专委会组织的各种会议、视察、调研，又有全国政协和省、市组织的各种重要会议、活动，领导参与的会议、活动难免会遇到“撞车”的现象。我们牢固树立大局意识，从讲政治的高度观察、思考和处理问题，及时提出解决方案，我们制定了《关于协调市政协领导参加相关会议和活动的办法》，并经主席办公会议研究通过执行。安排领导参加会议、活动，
19 我们注重体现“三优先”原则，即：全国政协、省政协、市委等与市政协组织的会议、活动，全国政协、省政协、市委等优先；市政协与非党政系统，如社团、民间组织的会议、活动，市政协优先；重要的工作、会议与一般的剪彩、奠基、庆典活动，重要的会议和活动优先。因为有了《关于协调市政协领导 参加相关会议和活动的办法》，领导参加活动做到了有章可循。
二、做好秘书工作必须树立超前意识，加强制度化、规范化、程序化建设
秘书工作具有服务性、从属性和被动性的特点。在工作中必须树立超前意识，不能被动应付，要充分发挥主观能动性，要学会站在领导的角度判断、分析和思考问题，注意从全局的高度当好参谋助手，想领导之所想，谋领导之未谋，努力向着“参在关节点，谋在关键处”目标迈进。
加强制度化、规范化、程序化建设是做好政协工作的良好保证，也是做好秘书工作的重要保证。我们在安排领导参加政务活动时，树立规范意识，对安排领导参加的会议和活动，严格把关、统筹安排，并形成制度。以全国政协、省政协、市委、市人大、市政府名义召开和举办的会议和活动，严格按照主办单位要求安排领导参加；由市各民主党派、有关人民团体召开或举办的重要会议、活动，按市政协主席党组成员分工联系安排领导参加；由市各区县（市）政协举行的重要会议、活动，则按市政协领导分工联系安排领导参加。对由各专委会组织的
20 视察、调研等活动，通常安排分管领导参加；对于一般性的业务部门会议、活动，除特殊情况，原则上不安排领导参加。每到年初，全市性的会议和活动多，特别是各区县（市）政协全会以及民主党派活动比较频繁，都邀请市政协领导参加，我们根据领导同志分工，事先周密计划，并根据领导日程安排及时调整，做到了领导和邀请单位都满意。
三、做好秘书工作必须树立协调意识，不断提高工作的整合程度
协调是秘书工作的重要内容，也是促进各项工作顺利开展的重要手段。政协机关由各个不同的业务部门组成，政协工作涉及到各个方面，要在工作中树立协调意识，多商量沟通，互相补台，从而达到理顺关系，提高效率，完成任务。同时，也要正确处理好原则性与灵活性的关系，不仅要搞好政策协调和工作协调，还要搞好上下左右以及各级领导之间人际关系的协调，各业务部门之间的协调，做好衔接工作。在协调工作中应注意把握吃透情况、服从全面、协商处理、逐级负责的原则。
安排领导参加会议和活动要有很强的责任意识，如果在一些细枝末节上出了问题，都有可能对全局造成不良影响。日常工作中，我们反复强调树立责任意识，要求每一位秘书工作人员立足本职岗位，严谨求实，突出重点，急事急办，稳中求快。对安排领导的会议和活动，明确由办公厅综合协调，秘书处具体落实。对会议、活动内容已有明确分工的，秘书处按邀请单
21 位要求直接呈领导审定；对邀请领导参加的会议和活动内容没有明确分工的，或分管领导因故不能参加的，由秘书处提出安排意见，按规定呈批后抓落实。对于一般性的会议和活动，报秘书长审批；特别重要的会议和活动，报分管机关副主席或主席审批。为做好会议和活动的跟踪落实，我们还密切与秘书们的沟通和联系，第一时间掌握领导出席会议和活动情况或请假原因，并及时上报主席和秘书长。
四、做好秘书工作必须强化服务意识
政协秘书工作归纳起来就是“三服务”，即为委员服务、为领导服务、为机关各处室服务。服务是秘书工作的宗旨和职责。
秘书工作的服务特点突出表现在三个方面：一是服务对象层次高，既有党政领导，也有各界的代表人士；二是服务层次多，对内是服务中枢，对外是服务窗口；三是服务内容多、范围广，既要在参与政务方面发挥参谋助手作用，又要在办理事务方面进行组织、联络和协调。秘书工作人员要牢记服务宗旨，强化服务意识，与时俱进的做好服务工作。
政协的秘书工作是一项集政治性、政策性、事务性于一体的工作。其全部要义体现于“服务”二字上，而科学合理安排领导参加会议和活动，则是服务领导的重点所在。日常工作中，我们坚持主动而有针对性的了解领导近期活动安排，并汇报全市统筹的工作安排；坚持重大会议活动早安排、早准备、早报
22 告，及时了解市委、市政府的工作安排；坚持编印月计划、周计划等机关工作安排表，使领导对机关工作预先全面掌握。虽然在实际工作中，情况变化突然，时间要求急，但我们本着主动沟通、耐心协调、统筹兼顾、及时调整，确保各项工作有条不紊地开展。
五、做好秘书工作必须增强学习意识，永葆思想先进 搞好学习是政协组织的优良传统，也是做好秘书工作的基础。秘书工作人员要自觉养成学习的习惯，树立终身学习的意识。一是要学习政协章程，学习人民政协的理论和先进性教育读本等，坚定信念，把握前进的方向；同时，加强专业知识学习，练就过硬的“看家”本领。二是向单位领导和同事学。领导阅历丰富，理论素养高，捕捉他们的思想火花，领悟他们的工作思路，琢磨他们的工作理念，会让我们获取到意外的收获。身边的同志是很好的知识资源和人才资源，虚心的请教，真诚的交流，会使我们在愉快的合作共事中共同进步。三是向社会学。要时时刻刻用眼睛看，用心去想，全面搜集信息，认真研究问题，不断学习好经验、好方法。
六、做好秘书工作应树立“细节决定成败”的意识 细节决定成败，细节也反映水平。注意细节是做好秘书处工作的基本要求。秘书处工作应在领会领导意图、把握工作总体方向的基础上，从细微处入手，精益求精地做好具体的组织实施工作。要从大处着眼，小处着手，在为委员、为领导、为
23 机关提供优势高效的政务服务和周密的事务服务时，正确处理好大与小的关系，做到兢兢业业，服务到位，事无巨细，见微知著。
七、做好秘书工作要努力增强创新意识
创新是经济社会发展源源不断的动力，政协工作也要体现时代性，与时俱进。秘书工作的创新，要从实际出发，研究新时期政协工作的特点和规律，积极探索秘书工作的新途径、新方法，注重可操作性、实践性。一是观念创新。积极创造和大胆吸取新经验，对重要会议和重大活动，要提前介入，做好预案；二是工作创新。秘书工作涉及面广，时效性强，突发事件多，做好秘书工作要分清轻重缓急，快事快办，急事急办。三是制度创新。要破旧立新，取其精华，多以创造性思维去思考问题，提高秘书工作的规范化、制度化、程序化建设。
八、做好秘书工作要强化奉献意识，打造团队精神 爱岗敬业、无私奉献是做好政协工作的重要前提。与其他党政机关秘书工作相比，政协秘书工作条件虽较原来有所提高，但仍然较差，而工作任务又比较繁重，且要求很高。由于政协秘书工作的特殊性，就使从事秘书工作的同志更需要强化奉献意识、奉献精神，这也是政协秘书工作人员应该具备的基本素质。秘书工作意昧着奉献，没有奉献精神，就搞不好秘书工作；没有奉献精神，秘书工作就没有主动性和创造性。同时，做好秘书工作必须讲求团队精神，形成众人拾柴的局面，要发
24 挥集体优势，目标上同向，行动上同步，事业上同干。
近几年，我们沈阳市政协秘书工作方面进行了一些探索和实践。与各市政协相比，一定还会存在一些不足和差距，希望通过这次会议的交流和研讨，能够取长补短，学到大家更多的好经验和好做法，使我市政协的秘书工作能够百尺竿头，更进一步。
25 探察成果 探究规律 探寻思路 在新起点上推动政协秘书工作新发展
——关于推进市政协秘书工作制度化、规范化、程序化建设的调查与思考
南京市政协办公厅
政协秘书工作是政协机关为政协履行职能服务的各项工作的总称，包括：参谋助手、综合协调、组织联络和机关日常运行中纷繁复杂的事务。推进政协秘书工作制度化、规范化、程序化建设（以下简称“三化”建设），是适应政协事业发展的客观要求，是加强机关自身建设的重要内容，是提高为政协履行职能服务的质量和水平的重要保证。近年来，我市政协机关在推进秘书工作“三化”建设方面进行了积极的探索和尝试，做了大量富有成效的工作，取得了较为明显的效果。
一、探察成果——几年来的探索和实践，让我们深刻体会到了秘书工作“三化”建设在提升机关整体服务水平，乃至政协履行职能成效方面发挥的重要作用，欣然感受到了机关工作正在发生的可喜变化，这种变化，顺应了“少而精、专而深”、“准而实、活而新”的思路，体现了“准确、及时、到位”的要求，把握了机关自身建设的发展方向，激发了机关工作的内在活力。
1、工作制度得到进一步健全，促进秘书工作向规范化程
26 序化发展。制度建设是秘书工作“三化”建设的关键，对于有效规范政协和机关工作，提高秘书工作的运转效率具有重要作用。近年来，机关按照“三化”建设的要求，制定了一系列的制度。一是履行政协职能的制度，如《全体会议出席制度》、《关于进一步提高常务委员会会议质量的意见》、《关于加强常务委员会会议纪律的暂行规定》、《关于加强和改进委员视察工作的意见》、《提案审查工作细则》、《关于加强和改进反映社情民意信息工作的意见》等。二是保持机关工作正常运转的制度，如《关于外出学习、考察工作的规定》、《机关关于厉行节约和加强财务管理的实施办法》、《关于专项包干经费使用管理试行办法》、《机关签订保密承诺书工作管理规定》等。三是加强机关自身建设的制度，如《关于进一步加强市政协机关建设的实施意见》、《市政协机关公务员奖励实施细则》、《市政协机关理论和业务学习意见》等，这些制度，为提高秘书工作“三化”建设水平，促进“四位一体”的政协自身建设奠定了坚实基础。
2、工作规范得到进一步确立，把秘书工作的制度化程序化引向深入。政协秘书工作任务繁重、头绪很多，建立一套科学完备的工作规范，可以使机关各项工作有章可循、有序可依，促进秘书服务工作有效性的提升。我们感到，近年来机关工作更加注重规范。一是确立了办文规范，如制定了《机关收文处理暂行办法》、《机关公文办理落实和督促检查工作暂行规定》、“网上传文规范”等。二是确立了办会规范，如制定了《市政
27 协承办重要会议、活动内部运作办法》，就建立健全机关组织承办重要会议和活动工作机制作出规定，提出机关在组织筹备重要会议和活动时，一个处室能办的事项由责任处室独立完成，需要多个处室配合的，由责任处室制定方案并做好具体筹划、协调工作，进一步简化了工作程序、促进工作合力的形成。三是确立了办事规范，如在《机关首问负责制暂行办法》中明确了首问负责人的责任、接待标准、礼貌用语等；在《市政协办公厅、有关专门委员会联系界别小组（界别联组）分工》中，明确了办公厅和各专委会联系和协助界别小组（界别联组）开展活动的工作职责和任务划分等，服务政协履行职能各项活动的良好工作机制已基本形成。
3、工作程序得到进一步完善，推动秘书工作的制度化规范化落到实处。流程化、标准化是秘书工作“三化”建设的重要内容。运作流程是否规范、工作标准是否明确，体现了机关自身建设的水平，也直接关系到服务政协工作的质量和效率。我们从实践中感觉到，在机关团体同志的共同努力下，机关工作的程序越来越严谨。一是在任务分解上注重流程衔接。近年来，机关在组织服务政协履行职能的各项工作中，重视加强事前策划，控制好关键流程、把握好重点环节、衔接好各个节点，提高了服务的细致化程度。如：每年全会前，机关都要编印大会秘书处工作任务分解表，明确各组的工作任务、责任人和完成时限等；各组按照分解表，制定本组的工作计划，为把各项
28 任务落实到位提供保证。二是在时间把握上注重步步衔接。如：在组织筹备常委会议时，一般提前2个月发放会议预备通知，提前半个月发放正式通知，会前一周进行电话通知，会前一天还要通过手机短信群发系统再次提醒与会人员，有效提高了会议出席率。三是在工作落实上注重首尾衔接。如：加强机关工作的促督办，明确秘书处为机关促督办工作的扎口处室，负责促督办事项的分办催办、协调沟通、综合反馈和材料归档，机关各处室根据促督办事项的具体内容和涉及范围，分别承担促督办任务，确保各项任务事事有结果、件件有回音。
二、探究规律——几年来的探索和实践，吸引着我们对秘书工作“三化”建设内在规律的探究，这种探究，有助于进一步加深对秘书工作“三化”建设的认识，有利于更加全面地把握秘书工作发展的潮流和趋势，有益于更好地指导政协秘书工作“三化”建设的实践。
1、体现全局性是秘书工作“三化”建设的基本定位。政协机关的秘书工作是集很强的政治性、政策性、事务性于一体的工作，贯穿于政协工作的每一个环节，其质量和水平直接关系到政协工作的全局，关系到政协履行职能的成效。尽管政协秘书工作“三化”建设只是用来规范机关各项事务性工作的；相对于政协工作“三化”建设这个“大三化”来讲，仅仅是“小三化”，是“大三化”的组成部分，要受到“大三化”的宏观影响和制约。但由于秘书工作在政协工作中所处的重要位臵和
29 发挥的重要作用，“小三化”同样能对“大三化”起到促进、辅助和推动作用，在一定程度上可以弥补“大三化”的空缺和不足，为政协工作的开展营造有利的环境。比如：我们在考虑起草政协机关自身建设的有关制度性文件的时候，就不能把眼光和思路局限于机关本身，而是要善于跳出机关工作看机关工作，着眼大局、服务大局，做到“身在兵位、谋在帅位”，站在促进南京经济社会又好又快发展、保证政协履行职能的重要工作和重大活动正常开展上，从宏观与微观的结合上通盘考虑、统筹推进，真正体现政协秘书工作“三化”建设全局性的基本定位。
2、体现主动性是秘书工作“三化”建设的努力方向。政协工作的性质、地位决定了政协秘书工作“三化”建设不仅需要从机关内部不懈努力，更需要发挥主观能动性，推动外部积极呼应。比如：政协建议案的办理落实是市政协关注的一项重要工作。但是很长时间以来，市委、市政府没有就政协建议案的办理出台过专门文件，建议案的办理工作也不够规范。为了进一步完善建议案的办理程序，推动建议案中意见、建议的转化落实，市政协机关代拟了《关于办理政协建议案的工作程序》，对建议案的办理、答复、督办等工作程序予以规范，并积极与有关方面协调，促成市委办公厅、市政府办公厅以“两办”文件名义印发，为提高政协建议案的办理成效发挥了积极的作用。近期，市委召开全市政协会议，对进一步加强政协提
30 案、建议案、社情民意信息等协商议政材料的办理工作提出了要求。我们将加强与党政部门的沟通协调，主动衔接，推动制定和完善相关的配套制度和实施细则确保各项举措落在实处。
3、体现针对性是秘书工作“三化”建设的推进目标。政协秘书工作涵盖面广、任务繁杂，如何让日常工作程序设臵更加简明清晰，尽量减少不需要的中间环节，促使机关运转更加高效、快捷；如何让规范性的工作更加严谨、到位，保证各项工作在科学合理、灵敏稳健的制度轨道上运行；如何让细致的作风贯穿于服务工作的各个环节，杜绝不必要的疏漏和失误，这些都是秘书工作“三化”建设推进当中需要解决的重点问题。只有抓住秘书工作中这些急需解决的突出问题和薄弱环节，搞清问题症结所在，有针对性地集中攻关、加以突破，秘书工作“三化”建设才能不流于形式，取得实实在在的效果。机关在这方面作了很大努力，比如：机关公文格式和行文规则，是秘书工作者必须掌握的一项基本业务知识和技能。政协机关公文与党政机关公文相比，既有相同的属性，也有其自身的特点，多年来，文种混淆、格式错误、行文混乱成为各地政协机关工作的“常见病”。针对这一问题，我市政协秘书长陈五一责成机关在广泛调查研究，学习借鉴全国政协、有关省市政协机关公文处理做法和经验的基础上，结合政协机关公文特点和我市政协机关工作实际，制定了《南京市政协机关常用公文种类、格式和行文规则的暂行规定》，并在实践中不断地进行修订和
31 补充完善，较好地解决了市政协机关公文处理中存在的问题，机关“办文”的规范化水平得到了有效提高。
4、体现可行性是秘书工作“三化”建设的实践标准。秘书工作“三化”建设的目的，是为了更好地规范机关服务工作行为，按照科学的程序处理政务和事务，改变因人而异、随性发挥的运作，使各项工作始终保持在一种有章可循、有章必循、循章必果的科学状态之中，它与政协工作“三化”建设的一个本质区别就是更具可操作性，“可行不可行”、“管用不管用”应当是检验秘书工作“三化”建设水平的一个重要标尺。通过调研我们感到，秘书工作“三化”建设要从大处着眼、实处着手、细处着落，把定性要求通过定量来加以界定，把实体性规定和程序性规定有机结合，把工作的环节、步骤、方法、规程、时限和范围予以确定，做到“五个明确”：明确执行目标和任务，实现可度量、可考核、可检查；明确执行指令和要求，提出具体标准；明确执行分工和责任，落实责任人；明确执行进程和实践，有步骤、有进度地安排；明确执行重点和关键环节，分清轻重缓急，分类推进。例如：为进一步做好市政协机关为主席会议服务的各项工作，机关根据《政协南京市委员会主席会议工作规则》，制定了《市政协主席会议服务工作规则》，对会议服务的组织领导及责任部门、会议议题的拟定、会议方案的拟定、会议通知的拟定及与会人员的落实、领导和委员的邀请及落实、会议材料的准备和发放、会前视察的组织、会议主
32 持稿及有关情况说明的起草、会场准备及服务、会议的宣传报道、会议纪要的起草等方面工作予以细化分解，提出具体的操作性要求，使得各项服务工作有章可循、有范可依，促进了会议组织程度的提高。
三、探寻思路——几年来的探索和实践，引发了我们对推进秘书工作“三化”建设新思路的探寻，这种探寻，可以帮助我们破解“三化”建设进程中的难题，推动秘书工作“三化”建设既富有理论性、又富有实践性，既富有针对性、又富有创造性，既富有原则性、又富有操作性，充分体现秘书工作“三化”建设的时代性，不断提高秘书工作“三化”建设的有效性。
1、全面和重点兼顾——没有重点就没有全面，两者紧密联系、互为前提、相辅相成。政协秘书工作“三化”建设，只有突出重点环节，抓住主要矛盾，兼顾方方面面，才能取得整体性、全面性的突破，一般性、具体性的工作才能被带动起来。“纲举”才能“目张”，全面推进市政协秘书工作“三化”建设，必须要抓好几个重点环节：一是制订与政协履行职能服务工作有直接关系的制度、规定。比如：关于组织委员视察的有关规定，市政协全会、常委会议服务工作规则，社会各界人士参与政协工作的有关办法等，进一步提高机关服务政协重大活动、重要工作的水平和质量。二是健全机关工作运作机制。比如：岗位责任管理机制，修订机关各处室岗位职责，制定详细
33 的“岗位操作手册”，包括工作职责、工作目标、业务流程等要素，提高机关工作精细化程度；协同工作机制，明确机关各项日常工作的牵头处室、协作处室以及各自担负的职责，形成密切配合、互相支持的机关工作氛围。三是完善机关考核体系。合理确定机关考核标准，对程序性、易于量化的工作，尽可能设计量化指标；对非程序性、主观因素较强的工作，设计必要的定性评价的指标，提高机关内部考核的科学性、合理性。
2、当前和长远结合——政协秘书工作“三化”建设是一项复杂的系统性工程，需要坚持不懈地长期推进，不可能毕其功于一役。只有正确处理好当前和长远的关系，既解决好当前迫切需要解决的问题，又考虑未来工作推进的思路和方向，才能使秘书工作“三化”建设不断适应政协事业和机关工作发展的需要。今年，市委将召开全市政协工作会议，并制定出台了《中共南京市委关于加强和改进人民政协政治协商工作的意见》。为了确保市委文件下发后，机关能够及时跟进，做好文件精神的贯彻落实工作，建议在为市委代拟文件时，对市政协和机关需要与之配套制定或修订的制度、规定超前进行一揽子考虑，以便在文件下发后能够立即启动相关工作。我们感到，推进机关自身建设和秘书工作“三化”建设，仅仅依靠政协和机关自身是不够的，还需要有市委的重视和市政府的支持。接下来，我们将在全面总结近年来市政协和机关自身建设经验的基础上，归纳和梳理一些需要市委、市政府帮助解决的重要问
34 题，如：党政部门如何落实有关市委关于政协工作的有关规定、如何进一步加强政协机关干部与党政机关干部的双向交流等，并积极与有关部门进行协调，争取提请市委、市政府领导研究，拿出切实举措予以解决。
3、继承和创新并举——坚持继承传统与与时俱进，是人民政协事业取得不断发展的源泉，也是政协秘书工作“三化”建设不断推进的动力。秘书工作“三化”建设要在继承中创新、在创新中发展，就必须对条条框框的“自我约束”要敢于破除；对效率低下的“机制”要坚决打破；对抱残守缺的“规范”要认真纠正；对只重形式的“细致”要坚决摒弃。近年来，市政协和机关制订了一系列制度性文件，随着政协事业的发展，有些已经不能适应政协和机关工作的需要。我们将对市政协和机关已有的制度进行系统梳理，对一些已经“落伍”的规章制度，要坚决摒弃和废止；对一些需要修订的规章制度，要根据形势的变化及时进行修订。同时，要坚持解放思想，大力弘扬求真务实、开拓创新的精神，不断研究政协和机关工作中的新情况、新问题，对一些被实践证明是成熟有效的经验和做法，要及时进行总结，在理论上的进行提炼和概括，力争上升为制度规范。比如：制定关于组织开展“无陪同”视察的有关制度、关于向市民征集提案线索的有关制度、市领导领办政协重要提案办法等，提高政协和机关工作制度化水平。
4、运筹和执行互动——运筹是执行的基础，“凡事预则立，
35 不预则废”，运筹帷幄，才能决胜千里；执行是运筹的保证，“纸上谈兵”只能使运筹成为“空中楼阁”，唯有忠实执行才能体现运筹的价值。政协秘书工作“三化”建设要不断推进，必须处理好运筹和执行的关系，使之成为良性互动体系，相互促进、相得益彰。近年来，市政协制定的一系列关于履行职能的制度性文件很多都是原则性的、宏观性的、方向性的，就好比是“树的主干”。要把这些制度真正落到实处，机关就要制定与之配套的、具有较强可操作性的运作程序、机制、细则，在“主干”上长出“枝干”。如，每年全会编印的《会议手册》，主要是与会人员掌握参会情况。而对于工作人员而言，这个手册就显得线条过粗，在筹备今年全会时，机关编印了“工作人员操作手册”，对每次会议、每场活动的服务任务、要求、责任人、流程、时间等作出明确规定。要定期对制度的贯彻落实情况进行回顾检查，我们将学习借鉴科学发展观学习实践活动中对整改项目落实情况进行检查的方法，适时对制度的执行进行检查回顾，进一步健全督促检查机制。同时，对执行过程中发现的工作制度、工作机制、工作程序自身存在的问题，要及时归纳、总结、分析，提出修改、完善的意见、建议，进一步提高秘书工作“三化”建设的科学化水平。
以上不当之处，请与会领导和同志批评指正。
36 加强“四型”秘书队伍建设
不断提高政协机关政务性服务的能力和水平
济南市政协办公厅
胡锦涛总书记在庆祝中国人民政治协商会议成立60周年大会上的讲话中指出：“要加强政协机关建设，着力提高全局观念、服务意识，增强政务性服务能力和统筹协调能力，为人民政协有效履行职能、顺利开展工作提供有力保障。”政协秘书部门是政协机关运转的中枢，对外联系的窗口。秘书工作水平的高低，直接影响着政协机关政务性服务能力和水平。近年来，济南市政协机关在推进“四型机关”建设的过程中，结合自身实际，以加强秘书队伍建设为重点，主动适应新形势，不断转变思维方式，努力提高机关政务性服务能力，取得了积极成效。我们的体会和主要做法是：
一、新形势新任务对政协秘书工作提出了新挑战 近些年来，特别是中央五号文件颁发以来，人民政协的地位和作用得到进一步强化，党委政府更加重视政协提出的意见建议，全社会关心支持政协工作的氛围更加浓厚。与此同时，形势变化也为我们从事秘书服务工作带来了新挑战，提出了新要求。主要体现在：
37 一是服务的领导同志的要求不断提高。政协的很多领导都曾在市委、政府的重要领导岗位任职，实务经验丰富，他们不仅学历高，见识广，而且观念新，思想解放，有的领导还曾长期负责秘书系统工作，他们对政协秘书工作有着更高更新的要求。如果秘书人员不具有足够的知识积累、办事能力和综合素质，是无法胜任领导参谋助手工作的。
二是服务的委员素质层次不断提高。政协委员普遍具有较高的知识层次和文化素质。委员的代表性也更趋广泛，年龄结构更加年轻化。很多委员的履职愿望十分迫切，来自各自界别的诉求更加多样化。委员构成的变化也在要求我们进一步研究，调整和改进服务工作方式，提升服务质量。
三是工作的难度和复杂程度不断增强。随着政协工作的不断发展，政协机关政务性服务能力特别是秘书工作的标准也在不断提高。比如，工作内容不断扩展：政协主席以下领导都不配秘书，领导同志事无巨细都会分派任务到秘书处，秘书人员承担的工作更为繁杂，需要我们统筹安排，科学、高效的办理；网络办公时代的到来，对机关信息化建设和网络安全工作提出了高要求，这些也需要秘书人员具备更多的专业技术水平和适应工作强度的能力。
二、加强“四型”秘书队伍建设，努力适应新形势下秘书工作需要
在济南市政协机关推进“四型”机关建设，着力增强政务性
38 服务能力的过程中，全体秘书工作人员以更好的为政协履行职能服务为宗旨，全力加强“四型秘书”队伍建设。主要做法是：
（一）建设学习型秘书队伍，提高团队整体素质
一是做到勤学善思，突出政治性，提高全局意识和参谋能力。政协秘书工作具有很强的政治性，要求从事人民政协秘书工作的同志具有高度的政治责任感、政治鉴别力和政治敏感性。我们在日常工作中，努力学习掌握人民政协理论，增强政协工作意识，学会在纷繁的事务中，在思维、观点上始终坚持坚定正确的政治方向。同时，不断积累，力求通晓全局，熟悉政策，注重协助领导研究剖析工作要点，解决工作难点，敢于和善于发表自己的见解，提出参考意见、建议。
二是做到勤学善用，突出业务性，增强办文办会办事的能力。业精于勤，提高业务能力是做好秘书工作的前提和基础。我们自觉树立“终身学习”的理念，不仅在干中学，边干边学，而且学会“忙里偷闲”，充分利用和把握好工作间隙的时间来学习，为自己不断“充电”。重点学习公文处理、网络信息化办公等知识技能；学习掌握协调联络的技巧，做到人人会组织会议、人人会安排活动、人人能搞好接待。成为“多面手”，尽量做“通才”。多方面的锻炼达到了既增强能力、又促进工作的效果。
（二）建设服务型秘书队伍，提升工作质量
服务性是秘书工作的基本属性。在实际工作中，我们提出了“三字”服务的工作原则，即服务必须到位，做到“勤、细、实”。
39 ——“勤字当头”，服务体现主动性。努力做到“四勤”：脑勤多想，提前谋划，把握正确工作方向；工作中遇到的问题如何应对，哪些工作方式、工作机制亟需改进完善，要勤加思考。口勤多问，事前请示事后汇报，领会领导意图，掌握工作动态；兄弟省市政协有哪些好的工作经验做法，多交流请教。手勤多记，事事有据可查，杜绝疏漏；多积累资料，需要牢记的注意事项，有用的工作信息、工具资料，及时存档。
——“细处着眼”，服务体现周全性。秘书工作无小事，大到筹备每一次会议，处理领导交办的事项，小到接听每一个电话，文件起草中的一个标点，都不能半点马虎，务须严细办文、细致办会、细心办事。一是为领导服务要细心周到。比如在协调领导活动时，我们以领导分工为依据，并根据领导的工作习惯，做好细节安排。二是为机关服务要耐心细致。在机关内部，主动及时交流信息，积极协助各专委会开展工作；主动与机关各部门沟通，促进全机关工作效率的提高。三是为政协委员服务要主动热情。热情接待每位委员的来信来访，对于委员提出的合理要求，我们都竭力办好。
——“落到实处”，服务体现实效性。秘书工作内容形式各异，事务繁杂。无论是领导交待的任务，还是常规办文、会务工作，或者是临时事务性任务，我们都详细列好工作计划，及时就办理情况做好反馈或者汇报，把每件工作落在实处，“掉不到地上，落不在空里”。对于长期性工作，倒排工作日程，
40 妥善做好安排。
（三）建设创新型秘书队伍，为机关建设注入新的活力 秘书工作的特点之一是具有严格的程序性。但这并不意味着不需要创新。面对不断变化的形势，要求我们必须能够思考新问题，开拓新思路，研究新对策，总结新经验，创造性地开展工作。
一是创新从工作实际出发，服务于秘书工作实务。创新以增强工作实效、提高服务质量为目的。例如在近年的全委会议上，我们认真总结以往办会经验和有效做法，同时，更加注重创新工作方式，不断完善会议服务。特别是针对出席会议的市领导人数多，头绪复杂的情况，我们为领导们分别编制了个性化活动安排表，极大地方便了领导按时出席有关会议和活动，受到有关领导的好评。
二是将成功的创新做法落实为制度。例如，为进一步规范公文办理流程，在已出台公文处理相关规定的基础上，针对办文、发文过程中遇到一些新问题和有待规范之处，我们先后出台了规范来文来电办理流程、发文校核职责与程序的规定，进一步明确办文的职责和程序。新措施的制度化推动了公文处理工作走向规范。政协报送党委政府的许多请示、建议案、调研报告等文件，由于文种使用准确，报送程序严谨，督办工作及时，大多在一个工作日内即得到了批复和办理，得到了党委政府有关部门的好评。市直有关部门曾专程到政协交流学习我们
41 的相关做法。
（四）建设和谐型秘书队伍，协调机关高效运转
和谐顺畅的工作环境，不仅可以提高工作效率，也是一个部门乃至整个机关高效运转的重要基础。为此，我们倡导树立“快乐工作”、“团结和谐”的理念，大家互帮互助，互相补台，齐心倾力完成各项工作任务；针对人手相对较少等情况，分管领导靠前指挥、悉心指导，积极“传帮带”，传授工作经验。在机关内部，我们主动与机关各部门搞好协调，互通情况，增进理解，达成共识，形成工作合力。
此外，我们还将“和谐”外延。主动做好与党委政府秘书部门的协调。政协工作是党的工作的重要组成部分，积极主动搞好与党委、政府相关部门的联系沟通，使工作重点、程序、节拍与党政系统互相对接，协调一致，确保政协履职实效。我们注意加强与上级和县（市）区政协的联系，及时汇报沟通工作情况，做好工作衔接，推进和巩固了全市政协工作“一盘棋”局面。
以上汇报，不足不当之处，请各位领导指正。
42
把握规律 开拓创新
不断提高政协秘书办公厅（室）
工作的水平和实效
昆明市政协办公厅
今年是“十一五”的最后一年，在这个承前启后的重要时刻，回顾历史，总结经验，对于我们更好地把握规律，提高政协工作水平与实效，具有重要的意义。下面，结合我们的工作实际，就新时期政协秘书办公厅（室）工作的认识与定位、实践与探索、创新与发展谈点体会，不妥之处，请大家批评指正。
一、提高认识，找准定位，增强做好秘书办公厅（室）工作的使命感和责任感
政协秘书办公厅（室）工作部门是政协的综合协调办事机构，是整个机关的“枢纽”和“窗口”，在机关内部发挥着承上启下、联系左右、协调内外的作用，承担着公文处理、综合协调、会议筹备、信息反馈、督促检查、内外接待、机要保密等多项任务，既是常委会、主席会的参谋部、服务部，又是政协领导的“左右手”，机关办文、办会和办事的“组织者”和“承办人”，其特殊地位和作用不可替代。秘书办公厅（室）工作部门工作质量如何，直接影响和体现着机关的运转效率和工作水平，关系到政协履行职能的成效。
43 搞好服务是秘书办公厅（室）工作部门的工作宗旨。秘书办公厅（室）工作必须坚持“三服务”指导思想，即：努力为政协领导服务（首要职责），为政协内设机构和机关职能部门服务（主要职责），为政协参加单位和全体委员服务（重要职责）。
形势的发展使秘书工作的重心和工作方式都发生了很大变化。秘书办公厅（室）工作要顺应新形势的要求，逐步实现了新的“三个转变”：第一，由习惯用手工操作，按部就班完成任务，向借助现代办公设备快速完成任务的转变。这就要求秘书办公厅（室）工作要力求做到（信息）反映快、（工作）节奏快、（落实）反馈快；第二，由习惯于过去偏重办文办事的事务性服务，向既办文办事又侧重于出谋献策的决策性服务的转变。这就要求秘书办公厅（室）工作部门要增强思维创新意识，敢于提出创造性的见解，善于提出超常的、超前的意见和建议，协助领导工作，力求做到思路新、办法新、点子新；第三，由习惯凭老经验完成工作任务，向勇于探索新途径转变。建立差错追究、量化考核、定期培训等制度，同时革新秘书办公厅（室）工作程序和工作制度。这就要求秘书办公厅（室）工作要力求做到早介入、早研究、早谋划。因此，要提高“三服务”的工作质量和水平，就必须以科学发展观为指导，不断转变思维方式，努力提供更加高效、科学、优质的服务，以新的“三个转变”来提高秘书工作的质量和效率。
44
二、勇于实践，大胆创新，力争秘书办公厅（室）工作取得新成效
市政协办公厅牢固树立“服务大局、讲究规范、注重效率、统筹兼顾、精益求精”的工作理念，不断提高秘书办公厅（室）工作规范化、制度化、程序化水平，在机关公文运转、会务安排、档案管理、机要保密、信息报送、联络协调、推进办公自动化等各个方面，都取得了较好成效，确保了秘书办公厅（室）工作规范、有序、高效、协调运转。
（一）规范公文办理程序，机关公文处理水平有新提高。公文办理是秘书办公厅（室）部门的一项重要工作，我们重点抓住几个关键环节，把好文稿的文字关、内容关、格式关、传送关、督办关，切实保证了公文质量，提高了运转效率。在发文办理方面，制定并适时修改了《机关公文处理实施细则》，实行层层把关，严格审核文稿草拟后的文字、内容和公文格式，在送审、印发等各环节规范了工作程序，细化了操作流程。在来文办理方面，实行严格的来文登记办理制度，形成了严密的收文登记、送阅批办、督办落实机制，做到按程序及时登记、及时交办、及时办理，并适时追踪办理结果。在公文流转方面，明确了文件办理的程序、运转要求及各个环节的责任，实现了文件在机关处室、办公厅领导、市政协领导之间的横向传递，重要批示和办理情况还采取了回传报告机制，提高了传送流转效率。同时，机关档案管理和服务进一步优化，机关保密和安
45 全工作进一步加强，信访接待得到了进一步落实。
（二）服务创新并举，会议质量和服务水平得到双提升。会议是政协履行职能的重要形式，会务组织工作是秘书办公厅（室）部门的一项重要的经常性的任务。我们坚持按照“早、精、细、实”的要求，从细节入手、精益求精，全面提高各种会务的组织水平。
我们严格按照会议计划编制、会前充分准备、会中组织召开、会后决定落实等环节，精益求精，切实做到“早、精、细、实”，提高了会议的水平和质量。①尽早，会议计划编制做到早筹划、早安排、早预告。对政协全年的重要会议和活动在每年年初及早提出安排计划，每月底提出下一个月重要会议的具体时间安排，并及时向相关单位及人员通报。②会前，准备工作做到精心策划、精心准备、精心服务。精心策划，就是做好会议方案，策划好会议发言；精心准备，就是细心印制、分装会议文件、设计制作会议证件，精心布臵会场、协调食宿事宜等；精心服务，就是按“文件通知、短信、电话”三种方式通知，落实参会人员，将会议的文件材料提前送达，并与他们沟通情况，了解需求，对参会人员给予“真情”服务。③会中，会务服务做到细心、细微、细致。从会议报到到引导入座，从音响准备到话筒传递，从迎送领导到安排休息，从宣传报道到会议纪录等，都要求从小处着眼，从细节入手，务求每一个环节都考虑细致周到。④会后，落实会议要求，做到务实、实干、
46 实效。对会议形成的意见建议及时进行整理，以适当形式向相关领导或部门反映，并协助领导做好督办工作，协调办理中的有关问题，促进会议要求得到切实落实。
（三）完善统筹协调机制，机关事务工作更加规范有序。我们在工作中积极探索和把握工作规律，努力完善各项工作机制，做到了统筹协调，合理安排，提高了事务性工作的质量。一是完善外部联系沟通机制，创造了利于工作的外部环境。在对外协调方面，加强与全国政协办公厅、省政协办公厅联系，有关工作得到了上级的指导和帮助；主动与市委、市人大、市政府办公厅加强联系，及时了解市委、市人大、市政府的工作动态，定期通报政协工作，提出需要市委、市人大、市政府帮助协调解决的事项，争取得到他们的帮助和支持；加强与党派团体的协调，主动向党派团体沟通情况，征求他们对政协工作的意见建议，形成政协工作的整体合力；加强与各县（市）区政协的工作协调，沟通信息，相互支持、相互配合，充分发挥政协组织的系统优势；加强同兄弟省、市政协的联系，相互交流，互通有无，促进了工作和友谊。二是建立机关内部的组织协调机制，形成了团结协作的良好氛围。注重加强办公厅和各专门委员会、研究室之间的协调，充分发挥各专门委员会、研究室和办公厅各处室在履行职能中的重要作用。大家在工作中相互配合，通力合作。三是建立重要工作预安排及督查机制，促进了工作的科学合理安排。我们坚持每月召开一次市政协秘
47 书长和专门委员会主任协调会议和每周办公厅厅务会例会制度。通过协调会和厅务会，检查总结一段时间工作落实情况，汇总、安排本周的工作，平时还做到随时督促检查，确保了各项工作按序推进和圆满完成。四是建立重大活动统筹安排机制，确保了各项工作有序开展。办公厅（室）是政协机关工作的重要综合协调部门，既要承办涉及政协工作全局的事，也要承办政协机关具体的事务，这就要求在日常工作中要注重工作的统筹协调，突出工作重点，保证政协各项工作有序开展。为此，办公厅（室）要树立全局工作一盘棋思想，分清事情的轻重缓急，重大活动及时召开协调会议，统筹兼顾，合理安排。
三、把握规律，总结经验，努力探索做好新形势下政协秘书办公厅（室）工作的思路和途径
（一）必须始终坚持围绕中心、服务大局，为政协履行职能提供优质服务——这是秘书办公厅（室）工作的核心任务。“三服务”是秘书办公厅（室）工作的核心内容和首要任务。政协秘书办公厅（室）工作的服务性，要求从事秘书办公厅（室）工作的部门和同志要有较高的政治素质，牢固树立全心全意为领导服务、为政协机关服务、为党派、参加单位和委员服务的意识。秘书办公厅（室）工作要不断增强中心意识、大局意识和服务意识。党委的中心工作就是政协履行职能的中心工作，政协工作要紧贴党委的中心工作，紧贴党委的工作思路，紧贴党委的工作部署，与党委工作同心、同向、同拍。为此，秘书
48 办公厅（室）工作部门要做到耳聪目明，实现“四个转变”：即由只满足于办好具体事务向善于抓大事、谋全局、当高参转变；由只注意做好当前工作向善于从实际出发搞好超前服务转变；由疲于被动地完成领导交办的任务向自觉开动脑筋、主动服务、创造性地工作转变；由只注意较好地对机关服务向兼顾为党派团体和委员服务转变。只有善于全方位、多角度地思考问题，从大局上、大事上、工作重点上为领导当参谋出主意，才能使秘书办公厅（室）工作适应新形势的要求，更好地围绕中心、服务大局，为政协履行职能提供优质服务。
（二）必须始终坚持把握规律，开拓创新，努力探索高效优质服务的新途径——这是做好秘书办公厅（室）工作的内在动力。创新是时代的灵魂。秘书办公厅（室）工作要创新，要提高服务水平，就必须坚持从实际出发，敢于突破陈规，大胆探索，勇于开拓。为此，秘书办公厅（室）工作必须把秘书办公厅（室）工作的“规律性”和“时代性”相结合，把“创造性”和“继承性”相结合，把“创新精神”和“工作实际”相结合，努力改进和创新工作方法。比如办文办会，改变简单的收文发文、会议的现场服务，要善于提出拟办意见，科学安排和组织会议；调研工作要改变先入为主，浅尝辄止的做法，围绕中心工作，贴近领导思路，想在前，谋在前，增强调研工作的针对性和实效性；信息工作要改变单纯报送信息的功能，变信息的“收集站”为信息“加工厂”，增强为领导决策服务的
49 实效。
（三）必须始终坚持推进“四化”建设，强化科学管理，努力推进秘书办公厅（室）工作规范高效运作——这是做好秘书办公厅（室）工作的强力助推器。推进秘书办公厅（室）工作“四化”，即不断推进秘书办公厅（室）工作的规范化、制度化、程序化和信息化。实现秘书工作“四化”，是一个实现科学管理的目标。推进规范化，就是撰写和处理机关公文，要严格按照《机关公文处理实施细则》及国家公文处理有关规定进行；会务组织工作、领导活动安排也要符合一定的操作规范，严格按规定实施。推进制度化，就是要善于总结并遵循秘书办公厅（室）工作的内在规律性要求，在遵循政协章程及有关政协工作制度的基础上，建立并严格执行各项秘书办公厅（室）工作规章制度，运用科学有效的工作方法促进自身的建设和发展，做到人有专职，事有专管。推进程序化，就是要按照既定的制度来规范秘书办公厅（室）工作的工作程序，严格按照有关制度和程序来办文、办会、办事，确保各项工作都符合要求，不出偏差。推进信息化，就是持续推进“办公室革命”，建立完备、成熟的网络办公系统，将日常办公事务，如文字处理、文件收发、电子文档管理、办公日程管理等工作纳入自动化、现代化的轨道，借助先进的技术与设备提高办公效率与质量。
（四）必须始终坚持创最优业绩，树最佳形象，努力打造机关最佳窗口——这是秘书办公厅（室）工作自身建设的基本
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