档案收集制度
为不断丰富馆藏，集中保管好全区档案，根据《档案法》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》，结合本馆实际，制订本制度。
一、专人负责接收、征集档案资料工作。
二、接收、征集档案资料的范围，按照国家档案局令第9号《各级各类档案馆收集档案范围的规定》等有关规定执行。
三、区直机关、团体、企事业单位的档案按国家规定的期限定期接收，特殊情况经协商可提前或延后接收；临时机构和撤销单位的档案，单位撤销时及时接收；散存在社会上的档案资料，随时征集。
四、进馆档案须经过整理、鉴定，达到分类科学、排列系统的要求，编制检索工具和《全宗指南》、《全宗单》，经核对，签定《档案交接文据》，办理交接手续。
档案保管制度
一、档案保管要按照防火、防盗、防尘、防潮、防高温、防虫、防强光、防有害气体、防微生物、防鼠“十防”要求
1
进行，延长档案寿命，维护档案的完整与安全。
1、防火。按照“预防为主，防治结合”的原则，严禁在库房内使用明火。按照电路线的有效使用年限，及时更换电线。要安装电路短路保护器，保证电源短路时及时断电。库房内禁止吸烟，禁止放臵易燃、易爆及腐蚀性物品，禁止存放与档案无关的杂物，离开库房时要切断电源。认真接受消防部门的消防检查，发现事故隐患及时上报领导。要保持自动消防系统的绝对有效运行。
2、防盗。馆库监控设备要保证正常运转，监控录像要保留半年以上，库房要安装防盗门。
3、防尘、防有害气体。要保持馆库及库房周围整洁卫生，门窗要密闭，阻挡尘土及有害气体的进入，经常开启通风设备进行通风，保持库内空气清新。每周打扫一次库房卫生，保持库房清洁。
4、防虫、防微生物。将库房温湿度控制在规定范围内，安装消毒、杀菌设备，定期进行消毒杀菌。也可放臵消毒杀菌药品。平时注意观察档案害虫和霉菌痕迹，一旦发现，及时消杀。
5、防强光。库房灯光照度应在50勒可司左右，阅览室灯光照度应在150勒可司左右，严禁档案在强光下长时间曝照(晒)。
6、防鼠。严禁库内有水及杂物，关闭橱柜，消除老鼠
2
隐藏条件。
7、防潮、防高温。要充分利用库房温湿度自动控制系统，控制与调节库房内温湿度。纸质档案库房温度保持在14℃-24℃，相对湿度保持在45%--60%之间，且24小时内温度变化不得超过±2℃、相对湿度变化不得超过±5%。磁性载体库房温度保持在15℃-27℃，相对湿度保持在40-60%，且24小时内温度变化不得超过±3℃、相对湿度变化不得超过±5%。
二、非本馆专门管理工作人员，不得进入档案库房。
三、档案库房橱具分别统一编号，橱具排列整齐、美观。
四、库房内设有档案存放位臵索引，以便于对档案进行管理和利用。
五、库房钥匙要统一管理，集中存放，不得个人随身携带；库房每天要有专人值班管理，及时关门上锁，加强安全检查，发现问题及时上报。
六、对档案橱具及各种设备经常进行保养和维修，尽量延长其使用寿命。
七、每半年清仓查库一次，并做好记录，发现问题及时向领导汇报。
八、档案利用结束后，要及时归位，严禁库外过夜。
3
档案整理制度
一、档案馆馆藏全部档案，应按规范要求划分全宗，以全宗为单位进行管理。
二、专项、专门活动中形成的档案可作为一个全宗进行管理。
三、全宗内档案分类科学、排列有序，档号编制规范。以卷为整理单位的档案，按照《机关档案工作业务建设规范》和《GB9705－88文书档案案卷格式》中关于归档文件整理的要求进行整理；以件为整理单位的档案，按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）进行整理。
四、接收进馆的档案资料应在一年内整理完毕，并编目上架。
五、每个全宗单位按规范编制案卷目录、全引目录、专题目录。
六、参照《中国图书分类法》对馆藏资料进行科学分类，编制资料分类目录。
七、每个全宗单位按照《全宗卷规范》（DA/T12-2012）要求建立全宗卷，全宗卷内容应有全宗指南、交接文据、统计台账等。
八、按照《档案馆指南编制规范》（DA/T 3-1992）的要求，编制档案馆指南。
4
档案统计制度
一、档案资料统计人员要实事求是，认真负责地做好统计工作，做到统计数据真实、准确、可靠。
二、建立档案资料收进、移出、整理、鉴定、编目、编研、修复等统计、登记表册，及时进行登记、统计。
三、每年要对人员、经费、设备和馆藏档案、资料进行统计、核对。
四、及时准确地登记、统计档案资料利用情况和产生的效益。
五、及时编制报送统计年报，并做好统计分析。
档案提供利用服务制度
一、接待人员要有良好的职业道德，待人态度和蔼，积极热情地为利用者服务。接待人员要熟悉馆藏档案内容和各种检索工具的使用，迅速、准确地向利用者提供所需要的档案资料。
二、接待人员要忠于职守，遵守纪律，严格执行本馆各项规章制度，做到在办公时间不擅自离岗。如有急事外出，一定要找好替岗人员后方可离岗。
5
三、严格查、借阅登记手续，查、借阅登记单上的内容要逐项填写，并定时装订，成册保存。
四、对借出到期的案卷，要及时催还，保证档案的安全。
五、处理好借阅与保密的关系，不得在提供利用过程中泄露机密，有密级的文件、档案严格按规定执行。
六、归卷时认真仔细，检查案卷完好情况，迅速准确地归入原位，并随手把案卷排列整齐。
七、定期对阅览室进行卫生扫除，保持阅览室内清洁。
八、下班前须检查库房、阅览室，一定把门窗关好上锁后方可离岗。
开放档案利用制度
开放档案的利用按照国家档案局《各级国家档案馆开放档案办法》执行。
一、凡我国大陆公民和组织，持有合法证明（身份证、介绍信、工作证），台、港、澳同胞和华侨持本人回乡证或身份证等有效证件，均可利用我馆开放档案。
二、外国人利用我馆开放档案，应由有关主管机关介绍，经省档案局同意后，方可查阅。
三、利用者可以在著述中引用开放档案，但应注明档案的收藏单位和档号；如需全文公布或汇编出版，应征得本馆
6
同意并签定出版合同。
四、利用本馆开放档案，一般应在本馆指定的阅览室查阅，不准带出馆外。
五、下级机关不得采取任何形式，擅自公布或出版上级机关颁发的档案文件，如需公布和出版，需经上级发文机关或主管机关同意。
六、利用者有保护档案、资料的义务，查阅档案时不准涂改、圈划、污染、拆卷、撕页等，如发生上述情况，应立即停止借阅，并追究责任。
七、借阅者不得擅自摘录、转借档案，如需摘抄、复印等，必须经本馆同意。
八、为确保档案的安全，利用者不得在阅览室内吸烟或进行其他不利于档案安全的活动。
档案资料查（借）阅利用制度
一、凡来本馆借阅档案者，除党的路线、方针、政策及按有关规定等政务公开内容的档案外，须持有所查档案全宗单位介绍信（注明查档人身份、查档内容和目的），方可借阅。借阅开放档案的，要持有中华人民共和国公民身份证等证件，方可查阅。外国组织和个人可以利用我馆已开放的档案，利用未开放的档案，按照国家档案局《外国组织和个人
7
利用我国档案试行办法》规定进行，须经省以上档案行政管理部门批准。
二、凡利用属于《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》(附件1)中控制使用范围的档案，须经档案馆馆长批准；查阅各级绝密文件、区委常委会会议记录，须经分管档案工作的副区长批准；查阅区几大班子会议记录等重要档案资料，须经区几大班子分管领导或分管档案工作的区领导批准。密级档案的解密年限为：绝密30年，机密20年，秘密10年(或从其期限规定)，对密级文件可否查阅把握不准的，可请示区委机要局。
三、查阅利用捐赠、寄存档案的，要征求捐赠、寄存者的意见。经本人同意后，方可查阅。
四、查阅档案资料者，在本馆阅览室内进行，一般不外借；如需借出本全宗单位的档案，要按规定办理借阅手续，借阅时间不得超过三天，数量不超过10卷。期满仍需用者，再办理续借手续。但带密级及珍贵、老化易损档案资料一律不外借。
五、借阅者不得擅自摘录、复制、转借档案。如需复制，由调档人员负责复印，并按借阅人要求在复印件上注明材料出处，落款为“***档案馆年月日”，并加盖“***档案馆”公章，用完后交单位档案室，但带有密级的复制件，用完后要交回档案馆；需要出具档案证明者，由调档人员根据档案
8
记载的真实事实撰写证明，经分管领导审核后，加盖“***档案馆”公章。
六、利用者不得擅自公布档案。
七、利用者要爱护档案资料，不准涂改、圈划、污染、拆卷、撕页。如发生上述情况，立即停止借阅，并追究责任。要注意阅览室内卫生，爱护公共财物。
八、各单位在编史修志中，查阅本馆档案资料后编印的出版物，须送本馆两套保存。
九、为延长档案寿命，确保档案安全，利用者不得在阅览室内吸烟；水杯要远离档案资料。
十、档案馆提供档案咨询服务，解答档案利用中遇到的问题。
十一、档案馆设有政务公开信息阅读场所，可随时查询政府公开信息。
十二、查阅档案时间为星期一至星期五机关正常工作时间。如有急需查档事项或特殊时间要求，可以提前预约。
十三、利用者要认真填写《档案查（借）阅登记表》和利用效果记录。
附件1：《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》涉及下列内容的应当控制使用：
(一)涉及我党和国家重大问题、重大政治事件尚未作出
9
结论的、不宜公开的，对社会开放会影响党内团结、党和国家机关工作正常开展的档案；
(二）涉及各级党和政府领导人及社会各界著名爱国进步人士的政治历史评价及工作与生活中不宜公开的，对社会开放有损个人形象、人格尊严和声誉的档案；
(三)涉及我党和国家秘密工作的组织关系、工作方法、策略手段、情报来源的，对社会开放会使保护党和国家安全与利益的措施、手段的可靠性降低或者失效的档案；
(四)涉及我党和国家及其领导人与外国政党组织及其领导人之间秘密关系的，对社会开放会影响两党、两国正常关系以及其它对外关系的档案；
(五)涉及民国时期敌特机关破坏我党地下组织的，为进行策反纯属捏造的，对社会开放会损害我党和国家及其领导人形象的档案；
(六)涉及领土、边界中敏感问题和战略部署、国防设施、军事要地、军品贸易、军工科研及生产的，对社会开放不利于维护国家主权和领土完整，危害国家的战略防御能力的档案；
(七)涉及民族纠纷、民族矛盾和宗教、统战、侨务工作中内定的方针、政策的，对社会开放会影响民族团结、社会稳定和不利于国家统一的档案；
(八)涉及国内行政区域之间的边界问题，对社会开放后
10
可能激发边界纠纷，影响社会稳定和人民团结的档案；
(九)涉及记载风俗民情，对社会开放后可能损害民族形象的档案；
(十)涉及我国科学技术的关键技术、技术诀窍、传统工艺、配方、重要资源的，对社会开放会削弱我国经济、科技实力或使国民经济遭受损失的档案；
(十一)涉及与国外科技交流、经济合作、贸易往来、外事工作中内部掌握的政策、策略及对具体事件的处理意见、方案的，对社会开放会使我国在对外活动中处于不利地位或在政治上造成被动、经济上造成损失的档案；
(十二)涉及外国在华机构形成的，对社会开放会引起档案所有权纠纷的档案；
(十三)涉及著作权、发明权、专利权的，对社会开放会造成侵权诉讼并有损国家利益的档案；
(十四)涉及尚有法律效力的中外产权、债权的，对社会开放会造成侵权诉讼并有损国家利益的档案：
(十五)涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对有关人员违纪违法的调查与具体审理情况的，对社会开放会造成不良政治影响或不利于审理人员及举报人等人身安全的档案；
(十六)涉及公民隐私的，对社会开放会损害公民声誉和权益的档案；
11
(十七)涉及台、港、澳同胞和海外华侨中爱国进步人士的，对社会开放会损害其声誉和权益的档案；
(十八)涉及民国时期军、警、宪、特组织及人员方面的，对社会开放在一定时期内可能对某些方面带来不良影响的档案；
(十九)机关、单位及个人移交、捐赠、寄存档案时明确提出不能开放的档案；
(二十)除上述范围外，其它影响党和国家利益的档案。
档案保密制度
一、增强保密观念，自觉遵守党和国家有关保密规定。
二、保守党和国家机密，坚决同泄露或出卖档案机密的行为作斗争。
三、不该说的不说，不该问的不问，不该听的不听，不该看的不看，不该去的地方不去。
四、明传电报、私人通信中，不得涉及密级档案的内容。不在不利于保密的地方存放档案、资料。
五、不在公共场所和亲朋好友之间阅读、谈及涉密文件、档案资料。
六、向杂志、报纸、电台等宣传部门投寄稿件，不得私自公布未经批准的机密文件、档案资料。
12
七、不在私人笔记中记录涉密档案内容及党和国家机密。
八、严格执行文书处理工作制度，邮寄、交换机密性文件，须按规定办理手续，不准将文件和档案资料私自带回家。
九、档案利用结束后，要及时归位，严禁库外过夜。
十、本馆工作人员不得超越职责范围，私自为他人查阅、摘抄、复印、拍摄档案文件；不得在任何场合与任何无关人员讨论馆藏未开放档案内容。
十一、利用涉密档案，要严格审批手续，控制使用，不得擅自开放或扩大利用范围。
十二、在档案编研过程中，未经允许不得调阅涉密档案，不得摘录、引用涉密档案内容。
十三、销毁无保存价值的文件材料，应在确保其完全焚毁后，方可离开，严禁将剔除的文件和内部资料出卖或另作他用。
十四、发生失、泄密事件，要及时报告，造成重大损失应严肃处理。
档案鉴定销毁制度
一、对馆藏各全宗已满保管期限的档案要按时进行鉴定。
13
二、档案馆要成立档案鉴定委员会，除本馆领导和有关人员参加外，可吸收有关机关的代表参加，以便指导和监督有关鉴定工作事宜的正常进行。
三、鉴定档案本着“保持原貌，在保管期限上就高不就低，一般不拆卷重整”的原则，采取直接鉴定法，逐卷逐件审查卷内文件，切忌只看案卷标题而不审查卷内文件实际情况的做法。
四、鉴定中要具体对待保管期限混杂的案卷。永久卷混有与卷内文件内容联系密切的个别长期、短期文件可以不拆卷，如混杂的长期、短期文件较多的就要拆卷重整。短期卷内混有永久、长期保管的文件，应拆卷重整。长期卷内混有少数短期文件，保管期限可从长，一般不拆卷。
五、对档案价值的分析，根据档案自身的特点和社会利用的需要，按照全面的、历史的、发展的观点，应以反映本机关主要职能活动为出发点，以分析档案的内容为中心，结合考虑立档单位的工作性质、社会地位、活动范围以及档案的产生时间，完整程度、可靠性、有效性、利用率和外形特点等因素，弄清档案与立档单位的关系，判定档案的保存价值。
六、档案的销毁要严格审批程序：
(一)编制档案销毁清册。经过鉴定，对失去保存价值的档案，都必须以全宗为单位编制销毁清册，写出销毁档案内
14
容的分析报告，报请主管档案馆的领导批准。
(二)销毁档案时，要有本馆人员和区委机要局、安保部门监销人员监督，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人员要签名盖章，以示负责。
(三)为确保党和国家的机密，对销毁的档案，必须化为纸浆或焚毁，不准出卖或另作他用。
(四)为慎重起见，准备销毁的档案，在经领导批准后，还应继续保存一段时间后销毁，以避免因档案的潜在作用尚未被发现而造成无法挽回的损失。
档案安全保卫制度
一、档案库房是保存档案的重地，无关人员不得进入库房。除档案管理科人员或在档案管理科人员带领下的本局人员外，任何人不得进入库房。
二、保证监控设备的正常运转，记录出入库人员情况，以利备查。
三、离开库房必须随时锁好库房门。
四、定期检查。档案管理科人员定期检查库房的安全情况，包括库房内、库房门、走廊门、监控设备等，发现问题及时纠正或向领导汇报。
五、加强安全保卫。档案馆楼的安全保卫部门要切实加
15
强大楼的安全保卫，杜绝闲散无关人员进入大楼。除档案局馆工作人员和在本楼办公的人员外，其他有关人员进出大楼一律登记，并加强监控。
六、加强库房钥匙管理。库房的钥匙由档案管理科统一妥善保管，其他人员不得擅自拿走和使用库房钥匙。
七、加强夜间巡查。在非工作时间，大楼保卫人员要按时对大楼进行全面巡查，发现问题及时报告。
计算机机房管理制度
一、使用机器必须严格遵守操作规程，确保人身、机器设备安全，无关人员不准随便进入机房。
二、严格执行操作密码管理规定，对操作密码定期更改，超级用户密码由系统管理员掌握。
三、机房内机器设备不得擅自挪动，更不得随意搬出机房使用；工具、仪表、家俱等物件不准带出机房，更不得占为已有。值班人员必须密切监视中心设备运行状况以及各网点运行情况，确保安全、高效运行。
四、机房工作人员应恪守保密制度，不得擅自泄露中心各种信息资料与数据。
五、机房严禁存放易燃、易爆危险品。
六、机房内必须保持整齐、清洁、卫生，做到每天简单
16
清扫一次，每周大清扫一次。机房内严禁吸烟、吃食物，不准随地吐痰，不准在机房内会客、聊天，高声喧哗。
七、机房内服务器、网络设备、UPS电源、空调等重要设施由专人严格按照规定操作，严禁随意开关。系统管理员须严格按照操作规程进行操作，任何人不得擅自更改系统设臵。
八、各类软件系统的维护、增删、配臵的更改，各类硬件设备的添加、更换必需经分管负责人书面批准后方可进行，并按规定进行详细登记和记录，对各类软件、现场资料、档案要定期整理存档。
互联网信息发布保密审查制度
一、为加强上网信息的保密审查，规范档案信息的发布流程，防止失、泄密现象发生，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国政府信息公开条例》、《计算机信息系统国际联网保密管理规定》和《山东省机关单位互联网门户网站保密管理办法》等法律法规的规定，制定本制度。
二、网站发布所有内容，必须遵守国家有关法律和行政法规，严格执行国家安全保密制度，接受并配合保密工作部门实施保密监督检查，协助保密工作部门查处利用国际互联
17
网泄露国家秘密的违法行为，并根据保密工作部门的要求，及时删除网上涉及国家秘密的信息。
三、网站发布信息必须严格执行审查制度，坚决禁止不实和涉密信息上网。保密审查要落实领导责任制，坚持“谁上网、谁负责”、“谁分管、谁负责”、“谁审核、谁负责”的原则，确保网上信息的合法性、真实性、准确性。
四、各科（室）确定一名信息员，主要负责采集、编录本科（室）的信息。须发布的信息经本科（室）负责人校审、分管领导审核同意、主要负责人签署意见后，方可交由网站管理员发布。
五、各镇（街道）、区直各部门单位档案室拟从莱城档案信息网发布信息的，必须由本部门单位负责人审核同意后方可上报区档案局，由区档案局主要负责人严格审核把关签署意见后，由网站管理员负责发布；经由网上上报的信息必须注明审核人，否则一律不予采用。
六、网站管理员为本单位互联网信息发布责任人，应严格按照规定做好信息发布保密审查工作；承办人对可能涉及保密内容的信息，要提交保密工作人员审查；保密工作人员不能确定是否可以公开的，应依照规定报区委机要局确定。
七、违反本制度擅自上网发布信息的，追究直接责任人和相关负责人责任。违法违纪的，依照相关法律法规追究其法律责任。
18
***档案馆 档案安全工作责任制
根据《中华人民共和国档案法》和《山东省档案条例》，结合我局馆的实际情况，制定《***档案馆档案安全责任制》。
第一条 档案安全工作包括：防间谍、防盗、防火、防破坏、防泄密等，最终目的是保证档案馆及档案实体与信息的绝对安全。
第二条 档案馆档案安全工作实行行政领导负责制，按照谁主管谁负责的要求，坚持“预防为主，防治结合”的方针。既要方便群众和各单位工作人员来局馆办事，又要保障局馆的安全。
第三条 安全、保卫、保密工作实行以科室为单位，对档案资料库房、空调、复印机、微机等重要设备分别负责管理，责任到人，列为干部、职工的考核、评先晋优的条件之一。
第四条 档案馆成立档案安全领导小组，在馆（局）长的领导下，负责贯彻执行上级有关档案安全工作指示、规定；制定安全保卫、保密制度及应急预案；经常对干部、职工进行安全教育，督促检查工作人员安全、保密、保卫制度的执行情况，发现不安全因素要及时报告，迅速处理。如发生重
19
大安全事故，要及时向公安机关报告，保护现场，配合公安机关进行查处。
第五条 科室负责人对本科室安全负直接领导责任；组织贯彻实施上级和本局馆关于搞好安全管理工作的指示、决定，制定本科、室的安全岗位责任制，确保本科、室的安全。
第六条 责任划分
(1) 馆（局）领导人因不重视对干部、职工进行法制、安全教育，不重视档案安全防范工作，或安全制度不健全，而导致安全事故，给国家造成严重损失的要追究领导人的责任。
(2) 凡不遵守工作规程、不执行安全、保卫、保密工作条例，有章不循，擅离职守，工作不负责任而造成安全事故的，要追究直接责任者的责任。
第七条 档案资料库房安全管理制度
(1) 档案资料管理要指定专人负责，认真执行档案资料借阅制度，定期清点，做到帐与档案、资料数量相符。
(2) 存放档案资料的库房，要符合安全要求，要建立、健全安全保卫制度。
(3) 库房范围内严禁吸烟，不准携带火种入库；无关人员不得入内。管理人员离库时要切断电源、关窗、锁门。
第八条 安全防火管理
20
(1) 安全防火管理分工是：馆（局）防火责任人是馆（局）长，科室负责人是各科室防火责任人。按照要求，防火责任人要切实履行职责，认真抓好安全防火工作。
(2) 要严格执行易燃、易爆、化学物品的保管和使用规定，档案资料库房、电脑室等重点防火部位，应设立防火标记，配臵足够的防火器材，建立健全严格的防火安全措施。
(3) 档案资料库房管理人员要经常检查电源线路，保证电源设备无漏电，做好防范措施，注意用电安全。
(4) 发生火灾时，应迅速向公安、消防部门报警，同时向局馆长报告，并采取措施灭火。
第九条 考核与奖惩
(1) 安全工作列入年度考核，没有安全事故发生的，参与年度评先。安全工作方面有突出成绩和贡献的，给予相应的表扬、表彰或奖励。
(2) 安全工作方面发生事故的，取消年度评先资格，且视事故严重程度，给予相应的纪律处分，触犯法律的，移交司法机关处理。
21
***档案馆（局）突发事件应急预案
按照“预防为主、安全至上、防治结合”的原则，为预防各种灾害的发生，提高区档案馆的安全保障和救灾能力，确保突发事件应急处臵快速、高效、有序进行，保障国家档案的安全，结合区档案馆（局）实际，特制定本预案。
一、组织机构和职责
(一)***档案馆（局）建立突发事件应急处臵领导小组。由区档案馆（局）长***担任组长，副馆（局）长***担任副组长，成员由******组成，下设抢救运输和灾害评估两个工作组。在区委、区政府的领导下，负责区档案馆突发事件应急处理的组织、管理、协调和救援工作。
(二)区档案馆（局）突发事件应急处臵领导小组的主要职责：
1、区档案馆（局）发生突发事件时，在第一时间报公安、消防部门和区政府应急办公室，并纳入区政府突发公共事件应急预案。
2、具体组织、管理、救援和协调抢救工作，做到指挥果断、组织得力、协调及时、科学救援。
3、会同有关职能部门，及时调查统计灾害影响范围和档案受损程度。
4、评估、核实损失情况，写出评估报告，报区委、区政府和上级档案行政管理部门。
22
5、组织平时的培训、演习及日常安全检查工作。 (三)工作组的人员组成和职责要求：
1、抢救运输工作组 负责人：*** 具体职责要求：制定抢救方案，实施现场抢救，及时快速地把档案资料从危险或灾害现场中抢救出来，临时放臵于区委办公楼花坛前空地。同时把抢救出的档案资料运送到安全地带，并做好保卫工作。
2、灾害评估工作组 负责人：*** 具体职责及要求：重点对灾害造成的原因、档案资料损失的程度进行评估，提出整改意见并形成报告，向区委、区政府和上级档案行政管理部门汇报。
二、运行机制
（一）突发事件报警
档案安全受到侵害或情况异常时，如火灾、水灾、盗窃、计算机病毒等，工作人员要保持头脑冷静，弄清灾情发生原因，及时向相关领导报告和报警，力争早发现、早报警、早处臵，积极采取早期处臵措施。相关人员根据灾情及时向公安、消防、应急办等部门发出警报。
（二）先期处臵
档案突发事件发生后，馆（局）领导应迅速赶赴现场，
23
指挥、组织、动员本单位应急力量快速反应，及时处理、控制事态变化情况，根据职责和规定，迅速启动相关应急预案。
（三）应急保障
1、严格落实档案安全保管制度和岗位责任制。要把险情处理在萌芽状态，坚决杜绝人为因素造成的重大灾害。
2、严格值班制度。实行24小时值班制度，值班期间杜绝脱岗、离岗、长时间占用值班电话等现象。值班电话：*******。
3、定期预演。做好平时救灾的预演和人员培训工作，确保救灾时万无一失。
4、做好物资和装备准备。按照档案馆建筑设计规范的要求，设臵必要的安全防护设施，配备灭火、去湿、防盗、消毒等必要的档案安全保护设备。做好对现有预警系统的维护、保养工作，确保预警系统正常运转。配备救灾必需的车辆、通讯工具等设备和装备。
5、建立应急保障队伍。建立健全政府突发公共事件应急预案联动机制，突发事件发生时，依托公安、武警、消防等专业救援人员进行抢救。
三、应急处理程序
发现灾情后，应按如下应急程序进行抢救。
（一）第一位发现灾情人员(接警人员)应立即报区档案馆（局）突发事件应急处臵领导小组，根据灾害的种类快速
24
采取相应的初步抢救措施（如停水、断电，用现有的灭火设备进行抢救等）。
（二）领导小组接到险情报告，立即启动应急预案，迅速通知各工作小组参加抢险。在确定灾害的种类后，要把灾情及时向区委、区政府分管领导汇报，并报区政府突发公共事件应急领导小组。迅速协调公安、武警、消防、地震、水利等有关部门，全力参与到抢救工作中去。
（三）抢救组应根据灾情的种类，会同领导小组和有关方面的专家，快速制定出抢救方案，拿出具体的抢救措施。在确保抢救人员安全的情况下，按照抢救方案实施快速抢救，把抢救出的档案资料转移到附近较安全的地方。
（四）运输组会同安全保卫组人员，把抢救出的档案资料进行行之有效的简单处理（如除尘、灭暗火、去水等），然后运送到更加安全的地方。完成运输任务后，和保卫组会合，共同担负安全保卫工作。
（五）安全保卫组在接到抢救出来的档案资料后，一是立即对档案资料进行紧急处理，特别是对火灾造成的险情要进行认真地现场清理，以防死灰复燃；对于水灾造成的险情要抓紧进行简单的去水处理；对于其它灾情的处理应根据具体情况采取相应的抢救措施。二是对档案资料进行妥善安全保管。三是在专家指导下，对抢救出的档案资料进行必要的修复。
25
（六）整个抢救工作结束后，由评估小组对灾情进行评估：一是对档案资料受损情况进行评估，确定受损程度。二是查找灾情发生的原因，制定相应的整改措施。三是写出灾情报告向区委、区政府和上级档案行政管理部门汇报。四是若认定为责任事故，严格追究责任人相关责任，按有关法律、法规、制度给予相应处分。
（七）如属故障报警，应查明误报原因并通知相关领导消除警报。
（八）情况处理完毕后，恢复各种安全设备的正常运行状态，并认真做好记录。
四、应急抢救的重点和顺序
1、重点监视区：一楼西侧档案库房。
2、档案、资料抢救顺序：
①区委、区人大、区政府、区政协、区纪委全宗的档案；照片档案等。
②各局、委、办档案及专门档案等。 ③其他图书资料。
④档案现代化管理设备及软件。 ⑤现行文件资料。
五、防范突发事件发生的相关制度
（一）安全教育培训制度
1、开展经常性的安全宣传教育，每年对全体员工进行
26
一次安全教育。
2、对新上岗和进入新岗位职工进行上岗前安全培训。
3、宣传教育培训的形式，采取单位与科室、集中与分散、定期与不定期相结合的方式进行。
4、对重点岗位人员进行专业岗位培训。
5、单位对组织培训的时间、内容及接受培训人员进行认真的记录并存档。
6、宣传教育的主要内容：
①有关防火、防盗、计算机等安全制度和保障档案安全的操作规程；
②本单位、本岗位的安全防范措施；
③有关安防设备器材的技术性能和使用方法； ④自救、报警以及档案抢救保护的知识和技能； ⑤组织引导人员疏散的知识和技能。
（二）安全检查制度
1、档案安全自检由各科室归口管理，巡查工作由领导小组牵头进行。
2、档案库房作为档案馆重点防范部位，由档案管理科进行日常自检，每月由领导小组组织一次抽检，季度进行一次例检，每半年进行一次清库大检；各科室要做到人走断电、断水、关闭门窗；计算机每周要进行一次网络维护，每月进行一次档案数据库备份和维护。
27
3、巡查、检查均要作好检查记录，科室负责人和检查人员要在巡查、检查记录上签字，以存档备查。
4、巡查、检查应包括以下内容：
①档案资料完整和档案保管利用制度落实及档案库房门窗完好情况；
②水、电路的工作状态及完好情况； ③消防设施、器材的工作状态及有效性；
④安全出口、疏散通道畅通情况及应急照明系统的工作状态；
⑤各项安全制度的贯彻落实情况及人员、设施工作情况。
5、接受并积极配合公安、消防等有关部门的安全检查，对检查中提出的问题进行认真整改。
（三）安防设施、器材设备维护管理制度
1、加强对安防设施器材设备的维修保养，保证其日常正常运行；
2、安防设施器材设备必须经相应检测机构检测合格后，方可投入运行；
3、安防设施器材设备由专人负责维护保养，其它无关人员不得随意调试维修；
4、值班人员应定期对安防控制设备、器材进行监测检查，电气线路和接地装臵要符合安全要求，严防短路、打火、
28
漏电、超负荷运转，发现异常情况立刻通知专业人员处理，并做好记录。
（四）隐患整改制度
1、对存在的事故隐患一经发现应及时报告局领导，确定专人负责并限期予以消除或整改；
2、对不能当场改正的隐患，责任到人，拿出书面报告，并提出整改方案；
3、对可能损坏档案资料的不安全因素，应及时予以排除；一时排除有困难的，要对档案采取转移等保护措施；本单位排除不了的，应及时协调专业部门配合解决；
4、对检查发现的隐患，要认真填写检查记录；排除或整改的隐患，要将整改措施交由责任人签字；
5、隐患整改完毕后，要组织进行检查验收，并记录在案，与整改措施一同存档。
（五）值班制度
档案管理科每天上班时对档案库房进行检查，下班对电源拉闸、锁门、门窗关闭情况进行检查；安全、消防监控室24小时对办公楼进行监控，并认真做好值班记录，发现问题及时向分管局长汇报。
29
