To:各部门From:办公室 办公室（2008）003号Date:2008/2/28
关于下发执行物资采购管理办法（暂行）的通知
为加强对物资采购的管理，进一步规范公司采购工作程序，提高采购工作效率，特制定本管理办法。
一 总则
为了规范公司采购行为，降低公司经营成本，特制定本办法。
公司所有办公用品、耗材、物资设备的采购，均应符合本办法的原则精神和采购工作规程。
二 管理体制
1 办公室负责组织实施公司办公用品、耗材、物资设备的采购，并负责建立健
全公司采购台帐和固定资产台帐。
2 财务部负责应付账款和应付票据的管理。
三 采购计划与审批
1 采购计划必须依据年度采购预算。
2 公司年度采购计划须经总经理批准实施。
3 月度、季度采购按财务审批权限由总经理或副总经理批准实施。
四日常消耗性办公用品
1 各部门根据预算额度及业务需要，提交办公用品需求计划，报办公室。 2 办公室根据额度标准核定部门办公用品采购计划，汇总形成公司采购清单，
并填报《采购预算表》提交总经理或副总经理审批后实施采购。
3 日常消耗性办公用品每季度采购一次。
五 其他设备采购
1 申购部门提交采购报告，详细说明采购设备名称、规格、型号、用途等具体情况，并填报《采购申请表》报总经理审批。
2 办公室依据《采购申请表》批复意见进行招标或询价，提交采购分析报告并填报《采购预算表》报总经理审批。
3 办公室依据《采购预算表》批复意见实施设备采购。
4 办公室负责将使用年限在1年以上或单项价值超过2000元的资产记录《固定资产台帐》。
六 采购实施
1 办公室收到批复后的《采购申请表》后，立刻开展多方询价、比价、议价，
按照货比三家的原则，行政助理负责将三家以上候选供应商的品种、性能指标、报价、批量、运输和付款条件等分析报告提交办公室经理审核并填报《采购预算表》共同上报总经理审批。
注：专业物品的采购，由申购部门协助办公室完成，包括供应商的选择、比
价分析报告及后期验收等环节。
2 对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标等方式进行采购。尽量
提高每次采购批量，获得批量折扣，降低采购成本。
3 根据比价、议价结果选定合适的供方,行政助理负责留存供方提供的税务登
记证、营业执照、机构代码证等复印件，便于合格供应商的评定。
4 采购询价获准后，行政助理即与供应商洽谈买卖合同及合同条款。买卖合同
采用国家标准合同和本公司拟订合同格式。合同文本须经办公室经理审核，并提交总经理签准使用公司“合同专用章”。
5 重大采购合同须经公司律师审核和工商部门鉴证。
6 采购合同经双方签章生效后，行政助理负责按合同文本对采购物品进行跟踪
直到采购物到达,并落实质检单及发票情况。
7 行政助理负责将单价2000元（含）以上物资记录固定资产台帐。
七 付款
1 财务部负责在办理付款业务时，对采购合同约定的付款条件以及采购发票、
结算凭证等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。2 财务部负责应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期管理应
付款项。
3 公司原则上不接受预付款采购项目，遇有必须预付款采购项目时，由办公室
提交需求报告，提交总经理审批，同意后交由财务部处理。
4 财务部负责预付账款和定金的管理，并对大额预付账款进行监控，定期对款
项进行追踪核查。
5 财务部负责对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综
合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。
6 财务部负责定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。
如有不符，应当查明原因，及时处理。
八 合格供应商的评定
1 办公室对首次合作的供方进行评定一般是该供方保质保量供货三次以上，所
以这也要求办公室在合作过程中时时考核供方是否具备评为合格供方的要求
2评定程序
2.1 办公室提供预评定供方的税务登记证、营业执照、机构代码证等相关考核
供方经营能力、诚信度的文件复印件。
2.2 办公室填报“合格供应商评定表”， 汇签使用部门及财务部综合评价结果，
最终交由总经理审批。合格供方评定表中包括：供方名称、地址、联系人、供应产品；
2.3办公室根据评定表，将审批合格的供应商添加到“合格供方目录”中。
2.4 “合格供方目录”每年年终调整一次。
本规定内容自下发之日起执行，特此通知。
附件一：《采购申请表》
附件二：《采购预算表》
拟稿人：何鑫部门经理：
