公司档案管理规定
为加强公司档案及文件管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，依照国家有关法律法规和公司基本管理制度，特制定本规定。
第一条 档案文件的定义
本标准所称档案是指过去和现在公司各部门在经营管理活动中所形成的有保存价值的各种文书、合同、协议、人事资料、账册、凭证、报表、技术资料、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录（包括电子资料记录）。
第二条 档案文件管理职责
（一）公司档案工作由公司总经理统一领导，实行专业对口分级保管、分级查阅的原则；
（二）公司办公室办理机要文书、合同、计划书、发展方案和人事资料等公司级档案的接收、收集、整理、立卷、保管、查阅、销毁，并在公司行政经理的具体指导下监督各部门的档案管理工作；
（三）公司财务部负责公司财务账册、凭证及其报表资料的档案管理工作；
（四）市场部负责公司宣传资料、宣传策划方案、技术资料等档案管理工作；
（五）客服部负责客户档案、客户资料的档案管理工作；
（六）售后部负责车辆维修和备件的技术资料、技术标准的档案管理工作；
（七）行政部分别负责上级下发的和本级文书和人事、资产登记册等基础资料的档案管理工作。
第三条 档案的分类及编号标准
（一）公司办公室档案分类：
A类为合同、协议类档案
B类为人事资料档案
C类为下发文件
D类为综合文书类档案
E类为公司证件
以此类推分类：
（二）编号：各类档案的编号用年份加阿拉伯数字按时间先后顺序进行编辑；
（三）公司其它部门的档案必须参照上述原则，按档案性质进行分类和编号；公司财务档案的管理按财务相关规定执行。
第四条 收集整理步骤
（一）档案整理的原则是按类别收集筛选，按时间顺序整理；
（二）对整理的文书材料进行分类编号、编写档案目录，按类别进行立卷。
第五条 建档的标准
（一）档案目录应标明类别、序号、编号、文件名（以文件标题关键词注明，以便按编号查找原文）、件数、生效时间、所存档文件柜；
（二）档案分为绝密级、机密级和普通级。绝密级的档案应在档案号前加上“绝密”字，机密级的档案应在档案号前加上“密”字；
绝密档案是指涉及到公司战略、财务、人事、商业秘密，泄露后足以引起公司经营安全和利益遭受重大损失的文件、文档、报表等资料。
机密档案是指只为专门部门或岗位人员查阅，泄露后会削减公司竞争力、造成不良影响的文件、文档、报表等资料。
普通档案是指具有历史参考价值、可为未来经营管理活动提供参考依据的文件、文档、报表等资料。
（三）人事档案在建档时须有个人履历表、相片两张、身份证复印件（或驾驶证复印件）、劳动合同、商业秘密保护协议及其它相关资料等方可入档；
（四）所有档案的目录应有电子存档目录；经批准颁发的文书、通知等综合类文稿、计划书、发展方案、技术资料等应同时按分类标准建立电子档案，各部门应尽量采用电脑管理，便于业务资料的数字化处理及方便查阅。对存入电脑的保密档案资料应设立安全密码，密码由相关负责人掌握。
第六条 查阅与借阅
（一）因工作需要查阅文档的，需按权限实行分级查阅。查阅绝密级档案必须公司董事长书面批准、不得复印、不得带出档案室；机密档案须总经理批准，可在授权情况下进行复印，使用完毕后立即返还档案室；普通级档案可在档案室进行查阅，也可在品牌总经理、行政总监批准下办理外借登记手续；
（二）阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放；归还时，管理部门应认真验收档案后归档。
第七条 档案保存期规定
档案的保管具有时效性，绝密档案保存期为十年、机密档案保存期为五年、普通档案保存期为三年。档案保存期届满，需要行政经理、总经理领导批准后，方可解密或销毁。销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。
以上档案的电子版文本有效保存期不受此限制，可一直予以保存、备案待查。
第八条 监督办法
（一）公司行政经理监督检查办公室的档案管理工作；
（二）公司财务经理监督检查财务部的档案管理工作；
（三）各部门每年1月10日前将上年度立卷档案目录，按管理职责分别上报办公室和财务部备案；
（四）办公室和财务部根据各部门上报的档案目录，分别进行定期或不定期的检查，监督各部门档案管理工作，并定期向总经理汇报。
第九条 档案保密制度
（一）档案管理人员和借阅者，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容，非档案管理人员不准私自翻阅档案材料；
（二）借阅者只能查阅与本单位或与本人工作有关的内容，其他档案内容不得随意翻阅、摘抄；
（三）查阅复制有关普通档案时，须经上一级领导批准；查阅复制有关机密档案材料时，须经公司总经理批准；
（四）借阅档案资料必须登记，收回时核对无误后及时归档；
（五）不准将所借档案随便转借他人，不准将档案带到家里或公共场所；
（六）档案柜随时加锁,并有专人管理。
第十一条 违纪处理
有下列行为之一，据情节轻重，给予50-300元罚款处理，造成损失的还需承担赔偿责任,若构成犯罪依法追究刑事责任：
（一）查阅与借阅人毁损或丢失档案；
（二）擅自向外界提供、摘抄企业档案；
（三）涂改、伪造档案。
第十二条 本规定经2011年12月12日交公司总经理办公会议讨论通过，自2011年1月1日施行。
