ERP项目管理模块应用指南
前言：公司ERP系统项目管理模块于2016年1月上线试运行，为了大家更好地理解和应用项目管理模块，现编写一份应用指南，对项目管理的框架和流程，以及部分注意事项做了简要的描述，更细节的操作方法请见《ERP项目管理操作手册》。
第一阶段：项目立项前的准备工作
1、项目调研
文档：项目调研报告及项目建议书
2、项目策划
文档：项目计划书（计划内容：项目成本、进度、成员、实施预期效果）
第二阶段：项目立项及核准
1、ERP系统新建一个项目（基础信息）
项目基础信息至少包括：项目名称、项目编号、客户信息、域、项目经理
2、项目WBS分解
WBS分解的结构层次为“项目—子项目—活动”，其中子项目可以为多级，活动是最小单元。活动页签内可添加任务。
WBS分解的基本结构为三个阶段：项目准备、项目实施、项目验收及总结。
项目立项阶段应上传提供的文档：项目调研报告及项目建议书、项目计划书。
WBS分解时，应明确各活动的计划开始和计划完成时间。
3、选择项目组成员
项目经理在立项阶段应考虑本项目的参与人员，以及对本项目由有管理职责的人员，并赋予他们相应范围的访问权限。
子项目经理和活动的访问人员可以由上级子项目经理来指定。
4、项目预测，生成预算
对项目成本进行预测，经审批后生成项目的预算。
项目成本预测应符合公司经营目标及全面预算目标。
项目预测可以在项目实施过程中，根据调整需要生成新的版本，经审批后，设置为最新的活动预算，替代原有的版本。
项目预算从采购申请环节开始，控制整个采购阶段（包括采购订单）的费用不超过预算。
项目预测分材料费、人工费、固定资产等成本元素。
项目预算控制规则：按成本元素分别控制各类成本，总和受总预算控制；如需控制项目内某活动的成本，则其预测成本应分解到该活动或者该活动的上一级子项目。
5、项目核准
上述步骤均完成后，由项目的负责人将其在ERP系统新建的项目提报给公司项目管理组，由项目管理组对项目进行核准。
三、第三阶段：项目实施
1、项目活动下达
项目核准后，项目经理负责对项目内各活动点击下达。
2、提报采购申请
根据项目需要，提报物资采购申请和非零件采购申请。
所有采购申请行均需关联到对应的项目活动。
一份采购申请单可以有若干个申请行，但应同属一个采购类型，以及同属一个项目。
对没有初始价格的采购申请行，应由采购申请提报人给予估价（提示：注意含税价和不含税价的区别；注意选择税率）
采购申请的审批人员可以修改或删除申请行的内容。
3、采购阶段
采购申请单批准后，即进入采购阶段。
物资采购类，由商务部采购员按照既定流程进行。
非零件采购类，分两种情况：一种由公司经营部负责招投标或询比价（原则上费用在5万元及以上的合同）；一种由各部门计划专工负责询比价和采购（原则上含费用在5万元以下的生产零星项目，如外委加工）
由经营部负责招投标的项目：采购申请人由采购申请行生成项目合同启动申请，填写项目合同启动申请的相关内容，及推荐供应商（如有需要），完成审批流程；之后的招投标（询比价）和合同签订由公司合同管理专工完成；合同签订完成后，由采购申请人所在部门计划专工将采购申请行生成采购订单（提示：采购订单的金额应于合同内容相符）。
生产零星项目，可不走公司合同管理的，由各部门计划专工负责询比价和采购，操作步骤是：采购申请→询比价→采购订单。
4、物资领料和非零件采购接收
物资领料有两种方式：一种是为工单的领料（WO物料申请）；一种是非工单的领料（物料申请）。物料申请行应关联到项目活动，工单因为已经关联到项目，则不需在行上再进行关联。
物资领料应先查询是否有库存（包括标准库存和项目库存，项目库存是指为项目采购入库的物资）。如为标准库存，在领料行选择为“库存订单”
（领料行关联到项目活动后，默认是“项目库存”）。
非零件采购接收：必须由有采购权限的人来接收（各部门计划专工）；如不是一次接收完成的采购项目，如外委维护项目的月度付款、分阶段验收付款的项目，注意接收时的数量要填写正确；非零件采购订单接收后，由该业务负责人在订单接收页面，填写接收的具体内容（如月度付款的明细），确认签名后，由其部门经理和财务会计再确认签名，最后由计划专工对此单进行确认。
供应商发票登记和匹配采购订单。对于分次接收的非零件采购订单，要注意发票匹配的接收号。
5、项目事件记录
主要会议纪要、项目阶段汇报文档、项目变更记录、党建班建活动记事等。
项目的质量和安全事件记录。
6、项目角色关注点
项目经理应经常关注项目实施过程中的成本、进度、质量和安全等目标情况，发现与目标有偏差时应及时采取措施。各子项目经理和活动负责人对自己所负责的部分给予关注。
职能管理部门按公司规章制度对项目履行监督、指导、检查和考核的权力。
四、第四阶段：项目验收及总结
1、项目验收
文档：《项目验收报告》
2、项目总结 文档：《项目总结报告》
3、项目评价
分为项目自评和项目管理组评审。 项目评价依据：成本、进度、质量、安全、效益（有效的试验报告、评估报告等）、文档、团队建设等方面。
ERP项目管理组 2016年3月
