院办公室工作制度
一、总值班制度
⒈院总值班是代表医院负责处理非办公时间内的医疗、行政等有关公务，及时传达、汇报、执行上级指示和紧急任务。
⒉负责解决非办公时间需院值班协助解决的问题（当班工作人员职责范围内的问题总值班不负责解决）。
⒊做好值班记录。凡需解决的问题，要做书面交班，第二天交院办，由院办负责转交有关科室处理。
⒋遵守值班时间，严格交接班制度。值班人员必须坚守岗位，如处理问题需离开值班室时，要携带通讯工具，以便保持联系。
⒌若遇重大问题应及时向有关领导请示，并与有关科室联系。 ⒍值班人员应注意保持值班室的清洁卫生。
二、公文收发制度 ⒈公文的收文处理：
⑴外来文件、函、电由文秘人员签收、拆封、登记。
⑵收文登记后，属一般行政事务性公文，直接送有关部门办理；属较重要的公文由院办主任签批，呈送院领导阅批或直接签批业务部门承办。需要两个以上部门协同办理的，应明确主办单位。
⑶传阅公文时必须做到及时、准确、安全，传递机密文件时应严格按保密条例要求执行。
⑷文秘人员要负责检查、催办，切实防止漏办或延误。
1 ⒉公文的发文处理：
⑴以院办名义发出的公文、综合性报告、全院性工作规划和工作总结等，由院办公室组织有关部门拟稿、核稿；各部门业务范围内的文稿，由主管业务部门拟稿，经此部门负责人核签后，送院办公室进行内容、文字的审核，再呈送院领导审签，领导签批后方可生效。
⑵拟稿一律使用统一公布的简化字，书写和签发公文要用钢笔或毛笔，公文中的数字，除公文编号、统计表、序号、专业术语、阿拉伯数码外，一般用汉字书写。
⑶要求文稿观点明确、情况属实、文字精炼、条理清楚、用词恰当标点符号正确。对于不符合要求的文稿，院办可退回拟稿单位进行修改；文稿一经签发，即成定稿，有关部门或承办人如对原文中修改部分有疑议，可向签发人申述意见，不得自行添改。
⑷以医院名义发出的公文，由经办文秘人员登记、编号、印制，并按有关手续发出。
⑸要按规定格式缮印公文，做到清晰、整洁、注意保护原稿，校对要准确无误。
三、医院档案管理制度 ⒈综合档案室管理制度
⑴档案是党和国家的宝贵财富、档案工作人员必须提高警惕，加强保密、保卫工作，严防破坏、严防丢失、泄密事件发生。
⑵档案资料要按科学方法整理，按各类档案的性质、价值分类排列。存放分盒、柜存放。做到安全保管、利用方便。
2 ⑶档案管理人员要热爱本职工作，熟悉档案材料，缩短调卷时间，提高工作效率。档案员调动工作时，须得将保管的档案进行清点、造册、办理移交手续。
⑷档案管理人员应做好“八防”工作，保持室内清洁卫生，注意通风干燥，避免阳光直射。
⑸建立检查制度，定期清库查库，对新增加和借出的档案进行必要的加工整理和清点核对，及时存档。
⑹档案资料要经常进行检查，破损和字迹模糊不清的文件要及时补充和复制。
⒉档案安全保密制度
⑴严格遵守和执行国家关于档案管理的有关规定，提高警惕，确保党和国家机密的绝对安全。
⑵档案人员要模范遵守党和国家的保密制度，自觉保守党的机密，不该说的机密绝对不说，不该问的秘密绝不问，不该看的机密绝对不看，不利用档案资料谋取私利。
⑶综合档案室内严禁存放易燃、易炸物品及食物；严禁吸烟，做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防污染等“八防”工作。
⑷不得携带机密文件，如因工作需要，需经领导批准认可。 ⑸对密级文件和保密的档案材料，未经领导同意不得擅自翻印、复制、抄录。上级机关机密文件等一律不准对外泄漏。
⑹综合档案室内配备消防器材，要经常检查保养，使其趋于良好状态。
3 ⑺综合档案室外人莫入，工作人员下班前要检查门窗是否关好及电源是否切断等。
⑻综合档案室钥匙有专人保管，不得转借或丢失，如意外丢失钥匙，应及时向领导汇报并采取有力措施加以防范。
⒊档案的收集整理制度
⑴档案管理人员，应督促、检查各部门兼职档案员做好平时收集，定期收集，年终收集等工作。
⑵各部门兼职档案员，应熟悉本类档案材料的归档范围，对所属的文件材料一旦处理完毕，按归档范围内及时收集。
⑶各级领导及办事员外出开会，产生的文件应及时交给所属的档案员存档。
⑷科研成果，基建项目和专题性，或成套性档案，要做到及时收集，在项目完成通过鉴定验收后两个月内存档。
⑸设备档案材料应做到购买后，立即通知档案人员，到现场开箱验收收集。
⑹部门兼职档案员收集文件材料应齐全，原件、打印本一起收集；报告、批复一起收集。在收集过程中，如发现铅笔、圆珠笔、签发手续不全等等问题应及时处理解决。
⒋档案借阅制度
⑴档案管理人员要熟悉所藏档案情况，积极主动做好档案借阅利用工作，开展调阅、借阅、复制等档案利用工作。
⑵凡外单位来院查阅档案，必须携带介绍信办理审批手续。查阅、4 抄录、复印档案须经分管领导审批后方可进行。
⑶查阅档案只限在综合档案室内进行，抄录档案要原文抄录，不得修改、圈点、划线、涂改档案原件。抄好核实无误后加盖印章方可有效。
⑷本室档案原则上不借出，确实需要借出，须经分管领导批准、办理借出登记。借出使用时间限于三天。利用者对借出的档案不得遗失、转借。归还时要认真核对。严格注销手续。
⑸档案管理人员要做到调卷及时准确，借出的档案建立效果登记，定期做好档案的利用分析，以发挥医院档案的社会效益、经济效益。
⒌档案保管统计制度
⑴档案统计是了解和掌握档案形式、管理、利用和发展的重要手段，档案工作人员必须准确、及时、科学地做好档案统计工作。
⑵对存档的档案应对照目录认真核对、分类摆放、规定管理。 ⑶档案统计工作内容，主要对档案工作管理的基本情况进行统计。对各类档案的收进、移出、销毁、复制、实存等，必须统计清楚。
⑷对档案的利用效果、借阅人次等做详细记录。 ⑸按时向上级有关档案管理机关报送档案工作统计年报。 ⒍档案归档制度
⑴本机关实行部门定期归档，集中保管的工作形式，各科室兼职档案员负责部门形成的文件的积累、归档工作。
⑵兼职档案员在本部门领导下，收集相关的文件材料。将办理完 5 毕，具有查考利用价值的单份的文件材料按照一定的原则和方法归档。
⑶文件整理过程，必须遵循文件材料形成的客观规律，保持文件材料之间的历史联系。
⑷文件整理过程，应区分不同价值，按照档案整理要求进行编号排列。
⑸党政、各职能科室按年度为档案的部门在次年三月底以前归档；科研成果、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。
⑹盒内目录和归档文件目录打印二份，一份自存，一份上交院档案室存档。
⒎综合档案库房管理制度
⑴档案库房属机密重地，非档案室工作人员未经领导批准，不得擅自入内。
⑵严禁在库房内吸烟和存放易燃物品，切实做好防盗、防火、防潮、防电、防尘、防高温、防虫、防鼠工作。配备防火设备，做好库房温、湿度测试记录。
⑶保持库房整洁美观，档案柜、橱、案卷等摆放科学、系统、规范，便于查找利用。
⑷必须经常对档案库房安全和保密情况进行检查，发现问题及时汇报和处理，每年年底对库内档案进行检查核对时，对破损和变质档案及时修补、复制或其它技术处理。
6 ⑸档案工作人员变动时，将所管理的档案数量和状况交代清楚，严格办理交接手续。
⒏档案鉴定销毁制度
⑴档案管理人员应根据各类保管期限的规定，定期对各类档案进行认真鉴定，对超过保管期限的档案，按照有关规定办理报批后，才能予以销毁。
⑵对超过保管期限的档案，必须成立鉴定销毁档案领导小组，并会同有关部门对档案进行认真鉴定，并登记、造册，经分管领导审查后方可销毁。
⑶严格执行销毁程序，指定专人监督，应有两人在场，鉴销人在销毁清册上签字，销毁清册和鉴定报告应归档长期保管。
⑷明确鉴定标准，制定本机关保管期限表，作为划分档案价值、鉴定档案的依据。
⒐人事档案管理制度
⑴人事科集中统一管理职工档案，任何人不得保存他人的人事证明材料。
⑵及时做好档案的传递催要，做到人员调动及时传递档案。 ⑶严格执行《中华人民共和国档案法》和保密规定，认真做好借阅、归还、登记手续。非工作需要，任何人不得查阅档案。
⑷对政审外调人员查阅档案按程序办理，院内职工查阅档案须经院长同意签字可查阅有关部分，不得翻阅全部档案。不准代他人查阅档案。
7 ⑸尊重个人隐私，做好档案的保密工作，取送档案，不准带入公共场所，不准带回家。
⑹认真做好档案的安全工作，非档案人员未经批准不得进入。 ⑺对已清理、需要装订销毁的档案材料，要认真组织复核、鉴别、清理工作，以防有误。
⑻做好档案室内卫生，保持室内整洁，做到室内防盗、防火、防潮、防虫等工作。
四、印章、介绍信管理使用制度
印章、介绍信具有履行医疗权力的职能，为避免因管理不善而造成工作上的失误，特制定如下规定：
⒈凡经院领导签批的各种文件或以医院名义发出的请示、报告、计划、总结、决定、纪要、报表等可盖院章。
⒉各职能科室需以医院名义使用院章时，须经院办主任审定后方可盖印。
⒊对各种需盖医院印章或需使用介绍信的提货单，须在院办登记后方可盖印。如委托他人提货，须经科主任（科长）签字后方可盖印。
⒋进修人员的汇款单，经医务科盖印后方可盖院印。
⒌凡外出进修、学习、开会、参观人员，须持有关职能科室的通知单，经主管院长签字后，方可开介绍信，但不得开空白介绍信。
⒍凡因工作需要至本市外单位联系工作或参观学习的，须经科主任（科长）签字后方可开介绍信。
⒎个人需要医院证明须经本科主任或职能科（室）的科长签字后， 8 可开证明信，但不予开介绍信。
⒏凡以医院名义签订购货合同的，须由主管院长签字和财务科审核，将合同手续交院办登记后，方可盖合同章。
⒐凡以医院名义向上级部门申请经费的，须经主管院长审批签字后，打印成文加盖院章。
五、文印室工作制度
⒈在院办直接领导下，负责全院各种文件及材料的打印工作。 ⒉凡需打印的材料，须经院长办公室主任签字后方能安排。未经领导批准，不准私自打印文件。
⒊对各种打印件应做到安排合理，准确及时，保证质量，格式符合国家规定。
⒋严守保密制度，对打印完毕的有关文件，应对版面及时进行保密处理，防止泄密。
⒌爱护国家财产，定期对设备进行维修保养，尽量节约油墨及纸张。
⒍文印重地，闲人免进。不准在文印室内吸烟、会客。做好安全防火工作。
六、医院办公室主任职责
⒈在院长领导下，负责全院的文秘、行政管理工作。 ⒉负责领导和宏观控制下属各科（室）的工作。
⒊安排各种行政会议，做好会议记录，负责综合医院的工作计划、总结，草拟有关文件，并负责督促其贯彻执行。
9 ⒋负责领导行政文件的收发登记、转递传阅、归档、保管和利用及医院报刊订阅等工作。
⒌负责领导有关人员做好印鉴、打印、外勤、通讯联络、调查研究、信息综合、信访、督查、保密和对参观者及外宾的接待等工作。
⒍负责院长临时交办的其它工作，负责处理解决不属于其它部门分管的事项，负责与职能部门、科室之间的联系与协调。
⒎拟订办公室发展规划、阶段目标任务和人员培训工作计划。负责对所属工作人员的培养、训练、考核工作。 注：办公室副主任协助主任负责相应工作。
七、办公室文秘与办事人员职责
⒈在院办主任领导下，认真完成本职工作。
⒉负责文件、信函、申报的收发、登记、传递工作，保证文件材料及时下发，负责机关报刊、信函的转送和公用报刊的征订。
⒊做好会议准备、会议通知及会务工作。参加一般行政会议并记录。
⒋起草各种文件与文字材料，认真做好校对工作。 ⒌收集、整理信息资料，整理、保管文书档案。
⒍做好内部事务与外勤工作，坚守岗位，做好电话联络及要事登记工作。
⒎保管好有关公物并及时供给。 ⒏完成领导交办的其它工作任务。
八、打字员职责
10 ⒈在院办主任、副主任的领导下，负责党、政及其它部门的文件的打印工作。
⒉熟练掌握打印技术，按时保质完成各项打印任务，紧急文件须加班完成。打印稿件后应认真登记。
⒊严格执行保密制度，及时销毁文件资料底稿。
⒋不接受私人委托的稿件；未经院办主任同意，不接受任何形式的加班打印工作；不准私自为别人打印文件。
⒌待人热情礼貌，遇到特殊情况要耐心解释。 ⒍爱护设备，注意设备的保养。
九、收发室工作人员职责
⒈在院主任领导下负责全院职工、科室的报刊征订及分发工作。 ⒉每天按时分发当天的报刊、邮件。有电报、汇款单、包裹单时，应及时通知本人或科室领取；订阅的杂志则写明订阅者姓名（科室）并通知本人或科室领取。
⒊负责各部门对上联络、交流信函的寄发。 ⒋遵守作息制度，不迟到、不早退、不脱岗。 ⒌保持室内外的整洁。
十、驾驶班工作制度
⒈驾驶班120实行24小时值班制，确保市区紧急救护、全院的医疗教学、科研、行政后勤和紧急情况下用车。
⒉车辆外出一律凭“派车单”特殊情况按分管范围或主管负责人口头通知，即可出车（院领导外出随到随乘），小车类院办派，救护 11 车由120安排，夜间出车院总值班口头通知。本院职工私人用车一般不派，特殊情况经分管范围的主管负责人同意，长途出车须经分管院长批准。
⒊遵守交通规则，做到安全驾驶，严禁酒后开车，并做到“三证”不全不开，车况不好不开（但不得无故不开），保证行车安全，杜绝交通事故。
⒋合理定单车耗测量，实行按公里供油，各种费用年终公布。 ⒌车辆要停放在库内，定期进行检查、清洁保养和必要的消毒工作，使其处于良好状态之中。长途出车前要全面检查车况，做到不开带病车外出。回归后进行及时保养。冬季做好防冻工作。
⒍各类车型，应到指定厂家修理，填写检修车辆申请单，注名修理项目，经鉴定同意后方可修理。未办手续者不予报销。
十一、驾驶班班长职责
⒈在院办领导下，负责全班的行政管理、工作安排以及思想政治工作和业务技术学习。
⒉根据院办公室的通知，合理调度车辆，确保医院医教研及外事活动等正常用车。
⒊负责安排车辆的维修、保养；勤练兵，不断提高全班的业务技术水平。
⒋合理安排驾驶人员的工作量。勤检查、勤督促，保证车况良好，杜绝恶性事故。
⒌组织班内的政治学习，团结全班同志，勤俭持家，文明服务， 12 奉献奋进。
十二、驾驶员职责
⒈要严格遵守交通规则，遵守《中华人民共和国道路交通管理法》。
⒉在班长领导下，服从分配，积极完成各项任务。
⒊热爱本职工作，爱护车辆及设备，保持车辆、设备的清洁、完好。
⒋刻苦钻研业务，常检查、勤保养，不带故障出车，确保安全行车。
⒌遵守劳动纪律，值班在岗在位，有任务时说明去向，保证紧急任务用车。
⒍严格遵守操作规程，杜绝恶性事故，降低油耗，节约开支。 ⒎文明行车，团结同志。不开赌气车，不酒后开车，不开私车，不开人情车。
