浅谈秘书工作与企业发展之间的关系
摘要：现代的秘书工作与企业的发展之间的关系逐渐走向以调查研究为方法为企业提供相关资讯，同时以信息工作为基础，以参谋咨询为方式，以辅助管理为根本内容为企业的发展发挥其最大职能。本文目的在于探究现代秘书工作与企业发展的关系，及秘书工作的存在问题及前景，并提出秘书工作与企业发展是提供智能型服务的关系，以及企业发展对秘书的培养关系，进而提出辅助管理企业发展的观点，希望对秘书工作在企业发展中的应用有实质性帮助。
关键词：秘书；现代秘书；企业发展；智能型服务；辅助管理
一、秘书工作在企业发展的演变
在现代企业改革进一步深化和市场经济的刺激下，目前几乎每天都有大大小小的公司企业出现，作为企业内部一项复杂的系统工程，秘书工作也在这个过程中得到了进一步的完善与改进。在二十世纪八十年代之前，我国传统的秘书工作中文书工作占据相当大部分的比重，处于绝对主体的地位。但是，文书工作具体包括的是对各类文件的审查、登记、撰写、立卷和归档等工作，而作为主体的撰写可以称得上是秘书的专利了。而文书的撰写又是与文字、文章、写作密切关联的，传统秘书特别强调秘书的文学修养和写作的能力，因此衍生出了诸如“笔杆子”之类的称谓。而另外由于传统秘书缺乏正规系统的职业教育，文化层次整体偏低，再加之改革开放前及初期我国各项事业的落后局面等历史原因，传统的秘书工作除文书撰拟算是比较高级的服务外，其它的服务总体呈现为低级、繁杂琐碎，事务性服务的特点，亦即跑腿、办事、打杂这样一个层面。因此，秘书在以往被大众当做是没有思想或重复别人思想的工具和处理机器。到了八十年代初，为适应新的市场环境和企业环境，摆脱传统秘书的窠臼，适应现代企业发展的新形势，更好地促进现代企业的发展，秘书工作在工作方式和工作方法上出现了四个转变。第一个转变是，从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋献策；第二个转变是，从收发传递信息转变为综合处理信息；第三个转变是，从单凭老经验办事转变为实行科学管理；第四个转变是，从被动服务转变为主动服务。这四个转变的实质其实就是秘书工作在企业的发展中开始了智能型的服务职能。这四个转变开启了秘书工作在企业发展中的新方向，同时也揭开了现代秘书工作发挥新职能的序章，从此，智能型服务职能作为一项新的重要职能出现在历史的舞台上。
二、秘书工作在企业发展的辅助管理作用
从现代秘书理论我们也可以明确了解到，现代秘书工作的范畴是在传统的基础服务职能之上，进一步加强秘书的智能型服务。智能型的服务职能是以调查研究为方法为企业提供相关资讯，同时以信息工作为基础，以参谋咨询为方式，以辅助管理为根本内容为企业的发展发挥其最大职能效果。其中辅助管理是现代秘书为企业发展提供智能型服务的根本内容，这是因为秘书工作对企业发展中进行辅助管理具有客观现实性、可能性和得天独厚的条件。
首先，秘书工作对企业发展中进行辅助管理是具有客观现实性的。随着我国各项事业逐步走上正规，我国的现代管理理念开始确立并不断走向成熟，管理已成为现代社会各项事业发展不可或缺的手段，这就赋予了现代秘书对企业的发展进行辅助管理提供了一个社会大环境。其次，随着现代社会竞争日趋激烈，组织管理活动中的决策风险日益增加，组织管理活动也日益复杂化，企业的领导个体的智慧是有限的，现代领导工作不仅需要秘书时间、精力、体力上的事务性辅助，更需要智力上的智能辅助，需要秘书在方案的决策、计划、组织、控制、协调、创新等管理职能方面参谋咨询，出谋划策，做领导的参谋和智囊，以实现管理的科学化和民主化。由此我们也可以看到，辅助管理是作为上级工作开展乃至现代企业发展的客观实际需要赋予现代秘书工作的更高层次的职能要求，是具有客观现实性的。
其次，秘书工作对企业发展中进行辅助管理是具有可能性的。随着我国的秘书专业人才教育从无到有开始进入大学教育体系并且得到迅速发展，秘书经过系统的本专科专业教育，素养在不断提高，秘书专业人才已具备了管理学科方面的专业知识，秘书已成为不可多得的智力资源、管理资源，从而为秘书发挥他的辅助管理智能服务提供了前提条件。而且，随着科学技术的发展以及在秘书工作中的广泛应用，秘书工作中所应用的办公自动化程度越来越高，工作效率大大提高，秘书可以从繁杂的事务性工作中得到一定解脱，从而使秘书有更多的时间，更好地为公司高层的决策等管理活动出谋划策提供智力服务。这样就使得秘书工作对企业发展中进行辅助管理已成为可能。
最重要的是，秘书工作对企业发展中进行辅助管理占据着得天独厚的条件。秘书工作的辅助性是在企业的发展过程中提供全局性的综合辅助。其工作特点具有很强的综合性，它不同于其它独立的职能部门去从事单一的业务或者技术辅助。可以这样说，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就延伸到哪里。秘书可以从领导角度出发，站在领导的高度，运用领导者的思维，站得高，看得远，从而可以为领导提供全局性的辅助管理智能服务。同时，秘书在领导近身工作，秘书最清楚领导工作动态，是领导常备的智能资源，从而使得秘书的辅助管理具有随机性。更重要的是，秘书的工作是贯彻一个组织的信息枢纽，是沟通上下、联系左右、协调内外。这样就使得秘书在工作中能够掌握的全面的信息，相比其它职能部门和普
通员工便具有了很强的信息优势，这也从而使得秘书人员可以为领导提供更好的辅助管理服务。这些都为秘书工作对企业发展中进行辅助管理提供了得天独厚的条件。
三、秘书工作与企业发展的相互作用关系
从上述我们也可以看到，现代化的秘书工作在企业发展中发挥的辅助管理作用成为了大势所趋。而同时，秘书工作与企业发展关系的改进与完善也深刻地反映出了两者之间的相互作用关系。
（一）秘书工作对企业发展的作用关系。企业想要发展，就其自身来说，只有参加市场竞争，才能生存，才能得到发展壮大；如果不参加竞争，那只有被淘汰。而企业参加市场竞争的内容，从表面上看，无非是产品的品种、式样、质量、价格、营销方式、服务态度、市场领地等方面，看似简单，但实际上要做好这些方面并非容易，这需要花很大的功夫。比如在企业生产经营之中如何做好降低成本、减少消耗、节约能源、技术创新、科学管理、信息公关、经营谋略等一系列工作，保证在市场竞争中赢得优势。而这许多工作，离不开秘书部门的帮助决策、组织协调、检查督促、落实措施、化解难题。因此，可以说，秘书工作在一定程度上对企业在市场中的竞争力和发展的空间有着较大的影响。
举个例子来说，某公司总裁在召集各分公司负责人开营销大会时，该公司销售总监给总裁的秘书打来电话，说有某证券公司的陈总想要拜访总裁，希望能和总裁一起吃个饭。总裁的秘书立即在电话中通过详细了解，问清楚了该证券公司的背景还有来访意图，并做了详细记录。散会后，总裁的秘书又通过互联网将该证券公司的相关信息和有用资料记录下来，然后再将财务总监的话转达给了总裁。总裁想了一会后反问秘书有必要见证券公司的陈总。总裁秘书立刻将所收集的资料提供给该总裁，并就里面的重要信息发表了自己的一点看法，最后该总裁非常满意秘书的表现，并且很快做出了选择。这件事为我们可以看到，因为该总裁对证券公司的陈总并不是熟悉，因此在做见于不见这个罗总的决策前必然缺乏相应的依据。所以，作为现代的精英秘书，在每次汇报之前都非常有必要去收集相应的信息以提供领导参考。所以说，无论是内部员工向领导反映情况或请示裁决，还是外单位来宾找领导联系工作上的事务，一般都会先经由秘书部门来安排。而秘书的工作则是向上级请示之前尽可能地收集并整理相关有用的信息以供领导决策。现代企业需要作出快速应变市场的决策，而提供重要资讯的便是秘书的信息收集工作了。
当然，企业的发展也标志着企业规模壮大，品牌做强，经济实力雄厚，同时所需要的秘书人才也就多了起来。企业的发展在企业内外沟通、纵横联系、信息汇集、强化管理、具体指挥等诸多方面都需要秘书的辅助管理。从企业的数量和质量来看，企业规模越大，品牌越
强，所需要聘用的秘书也越多，可以说，秘书行业的高速发展也是势在必然。因此，秘书工作与企业发展的关系，就某种意义说，也可以说是秘书工作使企业发展的各项工作有条不紊进行，在很大程度上促进企业的高速发展。
（二）企业发展对秘书工作的作用关系。企业秘书工作的发展，也促使部分企业从家族式的管理、传统式的管理，迈向了现代企业管理的道路。从深层次看，意味着民营企业经济实力的壮大和雄厚，是国民经济的强大和发展。企业的发展也提供了培养企业管理人才的平台，锻炼出许多出类拔萃的企业家、秘书人才。作为秘书在企业发展中为上级出谋划策，鞍前马后，文武兼备，都发挥着十分重要的作用，同时作为其自身实力也得到了很大提高。在实际工作中学习很多知识，学会处理实务的本领，而这些知识、技能、本领在书本上课堂里是得不到的，只有从实践中去领悟、体验、观察，细细回味，不断总结，才能够掌握。许多著名企业的秘书人员，经过几年的锻炼，大有长进，常有被提升到办公室主任、部门经理、总裁助理、副总裁等高层管理岗位上的，最后成为企业的重要骨干。因此，企业发展与秘书工作的关系，就某种意义说，也可以说是企业在培养高管人才，培养未来的企业家。
四、秘书工作在企业发展的存在问题与前景
秘书工作在企业中真正应用新的辅助管理作用的时间并不是很长，仍属于较新的秘书工作服务种类，在发展过程中，尽管不断自我完善，但是仍有不少急待解决的问题。
第一，企业缺少统一规范，执行没有章法可循。在每个企业的发展中，秘书发挥辅助管理作用的工作程序各不相同，自行其是，规范性较差。由于缺少统一的规范，暂时也没有明确性的章法可以遵循，所以导致了部分企业的秘书工作执行紊乱，无章可循。
第二，辅助管理创新精神不够，模式程序照搬硬套较多。企业要发展，必须走创新之路，这样才能有属于自己的特色，才能适应现代企业发展的需要。可是，目前仍有些企业的秘书对企业内部工作的辅助管理创新精神不够，所有的一套方法、制度照搬。有的是套用大型国营企业的，还有的是套用国外企业的，自己独创的却很少。其他企业的内部辅助管理经验是可以学习借鉴，结合民营企的特点，进行融化吸收的，这样比较适用，而不是生硬地照搬硬套。因此秘书在辅助管理工作上，既要结合实际，借鉴吸收多方面的好经验，又要有所创新，形成自己特色。
第三，行业管理缺乏完善，工作成效难以提高。秘书已是一个职业性的群体，从业人数众多，但目前仍未有较完善的行业组织，许多工作是“摸着石头过河”，自发性盲目性较多。所以，在很多目前管理、执行上都存在不少的问题，有些甚至在工作上得过且过，这在发挥秘书的智能型作用是相当不够的。
综上所述的问题必须引起企业领导和有关方面重视，采取积极的措施，不断完善和解决，使企业秘书工作得到更好的发展。当然，我们必须看到，秘书工作在企业发展中所发挥的重要作用，只要企业需要发展，它就存在，企业在发展，它也必然在发展，这是一条亘古不变的道理。在当前，我国经济正在持续稳定地增长，企业发展达到一个高速发展的水平，在这种形势下，秘书为求生存，为了顺利进行各项工作，，在思想观念上也得到很大的进步，不断地更新工作方法，更新知识和技能，不断地将会自我提高、自我完善，慢慢地适应这种新形势。与此同时，企业各方面也开始着重培养辅助管理型的专业人才，相信目前存在的问题在不就的将来也必将解决，各个方面将会步入正轨，从完善趋向完美，进而出现企业秘书工作的“黄金时代”
五、结语
在现实生活中，根据收集资讯得到的秘书专业毕业生的反馈信息来看，现代秘书的辅助管理工作在企业的整个发展过程中开始得到了充分而完整的体现，现在秘书的工作不再停留在传统的抄抄写写、跑腿办事、打杂这样一个层面，秘书也不再是从事的传统秘书的单调色彩。相信随着现代企业的发展，企业对秘书工作也将提出了更多、更新、更高的职能要求，秘书工作在企业发展中已不再是定位于传统的“笔杆子”和“综合的服务人员”而是提高到专业的辅助管理上来。我们可以这样认为，企业的进步从某种意义上讲是观念的改变与进步，秘书的工作亦应是如此。我们必须转变观念，让秘书的工作在企业的发展中得到最有效的辅助和管理作用。
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