驻外办事处档案管理规定（暂行）
一、目的
为加强驻外销售部档案管理，做好收集、建档、保管、借阅、统计等工作，特制定本规定。
二、适用范围
适用于所有驻外销售部。
三、档案管理
驻外销售部经理是档案管理的第一责任人。
四、档案范围
1、公司总部下达的各种文件（含制度、规定、通知、通报等）
2、驻外销售部向总部提报的各种文件
3、驻外销售部财务文件及帐簿
4、驻外销售部销售资料（含销售单据）
5、影像资料（商超促销照片、产品照片等属于办事处保存的影像资料）
6、其他属于驻外销售部保存的档案资料
五、档案立卷归档管理
1、凡是具有查找、利用、保存价值的上述文件资料，驻外销售部的相关负责人必须收集齐全立卷归档。
2、归档的资料、文件，不得随意更改。
3、对各类文件由相关负责人按时间顺序进行分类归档。如下：
3.1.1产品档案类别：产品价格类、新产品上市方案类、老产品调整类、标签类（新标签印刷及旧标更换），以上要求分类别、分年度存档。
3.2.1促销档案类别：促销申请类、促销评估类、月度促销规划类，以上要求分类别、分月、分销售部进行归档，每月对以上文件进行装订、存档；
六、档案收发传阅
凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查找利用价值的各类文件，都要齐全完整地收集，建立文件收发传阅制度，具体包括以下各项：
1、驻外销售部草拟的文件由驻外销售部经理提报，分管大区审核，营销副总签批后，对签批文件进行执行、存档，存档的同时将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚。
2、公司总部签发的文件，由驻外销售部相关责任人进行接收、传阅并归档。
3、保密文件，提报人应注明“保密”字样，确定报送范围，并由专人复印、报送。保密文件的传阅必须办理登记、签收手续。
七、档案利用借阅
1、借阅驻外销售部档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。
2、归还档案时，由管理人当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。
八、档案保存期限
办事处档案保存期限为三年。特殊情况需要延长保存期的，由总部相关部门临时通知，确定具体保存期限。
九、档案销毁
到期档案需要销毁的，必须由销售部经理指定2人以上负责销毁，销售部经理必须同时在场监督销毁工作，并做好销毁登记记录，以备总部检查。
十、附则
本规定自2010年7月7日制订，于2010年7月14日发布实施，不明之处由行政中心负责解释。
