毕业了，请关注你的学生档案
——致2013届毕业生的一封信
亲爱的同学：
你好！
首先，恭喜你顺利毕业，在成都理工大学的学习生活即将成为你人生路上一段难忘的旅程。你在校园里挥洒的汗水、泪水或已干涸，留在校园里的足迹也将慢慢淡去，唯有档案将这段经历浓缩成沉甸甸的精华，伴随你踏上新的征程，下一个驿站，档案与你，不见不散。
关于档案，或许你有诸多疑惑，我们对相关内容进行了整理，希望能答疑解惑，并能对你顺利毕业以及以后的生活有所帮助。
一、毕业了，应如何对待自己的档案?
学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材料，是学校考察、录取、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是用人单位选拔录用人才的重要参考依据。当你从学校毕业，持就业报到证到单位或人才中心起，学生档案就成为真正意义的人事档案。
人事档案是组织考察个人的最具价值的依据，与个人利益息息相关，不可轻怠。当你毕业时，你可能会考研、考博、出国、考公务员或准备进入国有企事业单位工作，会面临需要政审、出具证明等情况；当你参加工作后，还会面对转正定级、职称申报、社保办理、人事调动、工龄计算、婚育证明等情况，这些情况都要用到档案。而且档案中的各类材料都是原始材料，不可复制。
因此，当你毕业就业时，除关注签约事项，亦应高度关注个人档案的去向。根据我国相关法律法规要求，人事档案应当做到“人档一体”、“档随人走”。近年来屡有校友在毕业数年后，因为工龄认定、职称确认、薪资调整、工作调动及婚育证明等需要，不远万里返校办理查档、转档等事宜，如果对档案重要性有足够认识，这些事情完全可以在毕业时就得到妥当处理。
二、你的档案包括那些内容？
高中阶段：高中毕业生登记表、奖惩材料等；高考材料（高考报名登记表、体检表、志愿卡、高考成绩、评优评先材料等）。
本专科阶段：入学登记表、思想品德评定表、评优评先材料或受处分的文件材料、
毕业生登记表、学籍卡、体检表、授位决议（学士）、就业通知书等。
研究生阶段：攻读硕（博）士报考材料（含复试材料）、学年鉴定、评优评先材料或受处分的文件材料、毕业研究生登记表、学籍卡、成绩表、授位决议、就业通知书等。
另外，在校期间还可能形成如下材料：党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书及其他考察材料等，入团志愿书、入团申请书等；其他材料：如在读期间获得的技术资格登记表等。
三、你的档案是如何转递的？
根据中组部和国家档案局的有关规定，档案馆会在每年七月中旬按学校招就处就业指导中心和研究生院招就办的毕业生就业派遣数据打印邮寄信封，通过机要局以保密通信的方式或由专人送取的方式将学生档案转递到各用人单位的档案接收部门，不能通过其他渠道邮寄，也不得由学生自带。
因此，正确填写就业协议中“档案去向”（即档案转递地址和档案接收单位）一栏就非常重要，一旦你填写档案转递详细地址不清楚或填写错误等，就将导致毕业生档案转递过程中投递和接收的困难，如滞留、退回、重寄等。
为保证档案安全、准确、及时地转递，当你与用人单位签订就业协议时，请务必与用人单位咨询好档案去向的问题，要询问清楚用人单位是否有人事管理权限和机要投递关系。
（1）若你的签约单位可以接收档案，且能通过机要通信的方式投递到达，你在填写“档案去向”时，请填写准确的单位名称，及单位所在省市县。
若档案由签约单位的上级或主管单位接收，则要填写用人单位的上级或主管单位的名称及详细地址。
（2）若你的签约单位不具备保管人事档案的条件或不接收档案的，你在与用人单位签协议书时，应咨询用人单位人事档案代理问题，即人事档案是以单位名义托管存放在人才交流中心，还是自己联系人才交流中心托管。以上情况确认并办理相应手续后，你在填写“档案转递地址”时，就填写该人才交流中心的名称及其详细地址。
（3）若你已经考取非本校研究生，请持考研调档通知单前往招生就业处备案，然后到档案馆办理登记手续。
档案转递工作完成之后，你可通过我校档案馆主页中的“毕业生档案转递信息在线查询系统”查询档案转递时间、档案去向、机要号码等内容。并在毕业当年九月份左右，到报到单位或托管档案的人才服务中心查询档案是否顺利到位。
若档案未到达，请及时联系我馆，我们将协同学校机要部门联系机要局，确认档案去向。特别要强调的是，机要局对机要交寄底单只保存一年，一年后将无法查询，所以请你一定要重视，并及时查询确认。
四、你的学生档案能保留在学校吗？
除西部计划志愿者的档案按相关规定可暂由学校保管至其服务期满外，学校不保管其他毕业生的档案。
毕业生因特殊情况要求暂缓投寄个人档案的，可按有关规定到档案馆办理暂缓投寄手续。对逾期未到档案馆办理改派手续的，档案馆将按照原就业报到地址转递其个人档案。
五、你的档案能改派吗？
如果档案尚未离校，学生凭改派后的就业通知书到档案馆办理改投寄手续。
如果档案已经转递出去，学生凭新的报到证一式两联，去原就业单位或人才中心办理档案改投寄的手续。
六、毕业后，你还能在档案馆获取哪些资源？
当你毕业离校后，档案馆内依然保存着你的招考录取名册、学籍卡、毕业与授位材料等学籍档案可供查阅，同时可为申请出国的学生提供相关证明的翻译服务，需要以上服务时可联系我馆办理。
以上是我们在工作中总结的一些毕业生可能会遇到的问题，希望对大家有所帮助。如有其他问题可拨打电话02884079985或直接到档案馆学生档案室（档案馆20
4、206室）进行咨询。
亲爱的同学，衷心祝愿你前程似锦。无论你走多远，成都理工大学都是你永远的家，欢迎常回家看看。
成都理工大学档案馆党支部
2013年6月6日
