会议进行
一、会议报到和引导 1．迎接规格
迎接规格主要是指接待派出的迎接人员的级别。重要的迎接，还要考虑组织欢迎队伍。迎接规格的主要依据：
（1）来访者的身份、地位
对方身份、地位高，主方迎接人员的身份、地位也相应要高，但不一定要求对等。国内基层单位相互之间的一般来访接待，可委派秘书人员到机场、车站迎接客人，身份、地位相当的领导人可在本单位迎接。
（2）对方的来访意图和双方的关系
秘书人员在确定迎接规格前都应该依据对方来访意图是什么、跟本单位又是什么关系来做好安排。
2．迎接准备
迎接的准备工作主要有以下几方面：
（1）了解来访者抵达的时间
秘书人员在迎接前应了解来访者抵达的具体时间以及所乘的交通工具，以便通知迎接人员提前到达迎接现场。
（2）掌握内部接待人员的情况
要及时掌握迎接人员名单和身份、职务，以便准确向来访者介绍。
（3）准备迎接时的有关工具
迎接个别重要来访者的时候，事先要准备好有关物品和工具，以免出现不必要的差错。如接站牌、鲜花、便携式扩音机、摄像机、照相机以及交通工具。
（4）做好现场布置
若是迎接重要的来访者，秘书人员事先要布置安全保卫工作，并与新闻单位联系，准备采访和发布新闻消息。
3．迎接
客人到达时，迎接人员应迎上前去自我介绍，并主动同客人握手以示欢迎。 （1）介绍
如果双方是初次见面，可由秘书或翻译人员进行介绍。通常先向主宾介绍主方人员中身
1 份最高者，然后再介绍主宾。主客双方身份最高者相互介绍后，再按先主后宾的原则，依次介绍双方其他人员。这种介绍有时也可以由主方身份最高者出面。
一般应注意以下几点：
◆清楚准确。即被介绍人的姓名、职务、职称、学衔要介绍得十分准确、清楚； ◆顺序得体。即要按职务和身份的高低顺序进行介绍；
◆礼貌大方。即介绍每一个人时要有礼貌地用手示意，不能用手指指点点。 （2）握手
握手是国际、国内常见的礼节。主人主动、热情地握手会增加亲切感。 （3）献花
对重要的来宾可安排献花。献花一般安排在主客双方见面、介绍、握手之后。献花必须注意以下几点：
◆所献之花必须是鲜花，不能用绢花、纸花、塑料花。花束要整齐、鲜艳。
◆尊重对方的风俗习惯。花的品种和颜色应根据不同的对象来选择，一般忌用菊花、杜鹃花、石竹花以及以黄色为主的花。菊花在法国、意大利等一些国家是用于丧事的，黄色的花在许多国家和民族被视为不吉利而受到厌恶。
◆献花者应是少年儿童或女青年。如主宾夫妇同时来访，由女少年向男主宾献花，男少年向主宾夫人献花。
（4）陪车
陪车即陪同客人乘车前往住处或举行欢迎仪式的现场。陪车时要注意以下几点：
◆注意乘车的座位次序，如小轿车的座次通常为“右为上、左为下；后为上、前为下”，即小轿车的后排右位为上坐，安排座客人；后排左位为次座，安排坐主人。
◆翻译或秘书坐在司机旁的座位。如果是三排坐轿车，中间的座位座次居中。秘书受领导委托单独陪车时，坐在客人的左侧。
◆上车时，秘书应打开右侧车门，请客人从右门上车，自己从左侧门上车，避免从客人座前穿过。遇到客人上车后坐到了左侧，则不必请客人挪动座位。但如果是重要的外宾，车前挂有双方国旗时，则应严格做到主左客右。
二、会议记录
（一）会议记录的概念
会议记录，是随着会议的实际进程记录下来的原始情况和具体内容。
在日常工作中，会议记录应逢会必记，并妥善保存，以备查考。它也是会后研究工作、
2 总结经验或编写会议纪要的重要依据。会议记录一般不上报，不下发。
会议记录是会议情况和内容的实录，是会议记录员把会议的基本情况，研究和讨论的问题，会议报告、讲话、发言以及形成的决议和各方面的意见如实地记录下来的书面材料。它的真实性和完整性使其具有重要文献的性质。一般来说，无论是讨论会、座淡会、工作会议等，只要是比较重要的正式会议，都要求做会议记录。它一般不对外公布，是保密性、凭证性和查考性最强的文书材料之
会议记录一般有两方面作用：
1．素材作用。会议记录是整理会议纪要、讲话、简报的重要素材。同时，会议记录可以作为传达、贯彻会议精神和执行会议决议的依据，还是今后进一步分析、研究、总结工作的重要参考材料。
2．查证作用。会议记录是最真实、最详细地记录会议参加者发言内容的材料，它作为重要会务文书存档保留，是日后查考当时会议情况的原始凭证。
根据会议重要性的不同，对会议记录有不同的要求。
（二）会议记录的特点 1．客观原始
会议记录是会议实际过程的最客观、最直接的反映。记录者如实记录与会者的发言和现场情况，会后不加整理和归纳。
2．完整详尽
会议记录要完整地体现会议的有关情况，如名称、时间、地点、参会人员、主持者、记录者等等，尽量详细地记录发言内容和现场情况(如鼓掌、争吵等)。
（三）会议记录的种类 1．按时间划分
按时间分，有例会(定期会议)记录、非例会(非定期会议)记录等。
2．按内容划分
按内容分，有工作会议记录、现场办公会议记录、座谈会记录、表彰(批评)会记录等。
3．按记录方式划分
按记录方式，会议记录主要分为以下几类： （1）详细记录。
详细记录要求全面、具体地记录会议的组织情况、内容、决议以及到会人员的发言。主要用于重要会议，它要求有言必录，对于重要讲话(发言)，要尽可能记下原话，记下讲话者的语气、姿态，对关键问题、要害问题，有分歧、有争议的意见都应详细记录下来，以生动、
3 详细地反映会议原貌。
（2）摘要记录。
简要记录会议内容、发言重点、讨论问题的结论以及通过的决议等，主要用于一般会议。记录力求概括大意、突出重点、简洁明了。
（3）决议记录。
只记录会议组织情况、会议议题和决议，不记录报告、发言的具体内容。
（四）会议记录的结构与写法
会议记录一般由标题、正文和落款四个部分组成。 1．标题
即会议记录名称，一般由单位名称+会议名称+文种组成。如《x x厅19x x年度评优工作会议记录》。
2．正文
（1）会议基本情况。
在会议记录的开头部分，要分项完整记录会议的有关情况：
(1)会议时间。要写清楚某年某月某日某时。
(2)会议地点。召开会议的具体场所名称，如“x X会议室”“X X宾馆X号房间”。 (3)出席人。即按规定参加会议的人员。出席的人不多，可写清楚出席者的姓名、职务；出席的人多，可只写人数。大型会议则记录在主席台或前排就座的人员姓名、职务，或记录到会总人数。
(4)缺席人。缺席人比较少，应写清楚姓名，并注明缺席的原因；大型会议，缺席人较多，可只写缺席人数。
(5)列席人。不属于参加本次会议的正式成员，但因工作需要参加会议的有关人员。写明列席人员的姓名、职务。
(6)主持人。写清楚主持人的姓名、职务。
(7)记录人。要写明记录人的姓名、职务。大型会议可有多人记录。
如果是重要的工作会议记录，“会议记录七要素”必须完整准确，没有遗漏。在级别较高的机构，为记录者的查考方便，还可印制专用的会议记录纸，将以上各项制成表格备用。大型的重要会议还有两个或两个以上的会议记录员。
以上内容，均应在开会前完成。 （2）会议内容
这是会议的主体部分。记录内容包括：与会者的发言、会议议题、会议报告、会议讨论
4 发言、会议形成的决议。
首先写明会议议题。如有多个议题，也在开头一并写明。
与会者的发言，按发言先后顺序记录，记录姓名和发言的主要内容。发言包括主持人的引导语、领导的报告、与会者的发言、会议结语以及现场情况等。记录发言要尽可能详尽，特别是重要观点、分歧意见或表决情况等，不能有疏漏。简式记录要记下会议的主要精神和重点事项。
“决议”一项很重要，要详细记录，先写议案内容，后写表决结果，并注明表决实际情况。例如“全体通过”或“若干同意”、“若干反对”、“若干弃权”。对于重要讲话(发言)，要尽可能记下原话。会议内容详略、记录方法，以会议的性质、重要程度为依据。
（3）结尾。
会议内容记完，转行，空两格，写“散会”或“结束”。
另外，会议中间休息，可在记录中断的地方，转行，空两格，写上“休息”两字。 3．落款
最后主持人和记录入应分别在会议记录正文后的右下方签名，重要会议的记录要由记录入念给与会人听，经核对无误后，写下共x页，然后签名。
（五）会议记录的写作要求 1．力求准确。
记录人必须忠于职责，严肃认真，真实准确地反映会议情况。对会议的主要内容、重要发言和决议等，要尽量记录原话、原意，主要数据要准确。如果没来得及记录，可暂时空着，会后找当事人补上，绝不能凭自己主观想像任意添加，切忌用记录入的认识、语言代替或修改发言人的语言，更不允许有意增删发言内容。记录的真实性、准确性是做好会议记录的前提。
2．力求清晰。
会议记录不是简单的听写活动，它要求记录人训练有素，具有与会议内容相应的思想政治水平、业务知识和文字修养等条件。记录入必须专心致志，思维敏捷，抓住发言者的重点、要点，应根据与会议主旨和议题关系的紧密程度或详或略，关系紧密的详记，非紧密的略记，与议题无关的、离题的可不记。记录力求清晰、重点突出，鲜明地反映会议内容。
3．力求规范。
会议记录是整理有关文件的依据，是日后查考的凭证，是重要的历史档案，这就要求它真实准确，同时还要易于辨识，利于保存，因此要注意记录的规范性。首先，格式要规范、完整；其次，书写要规范，字体要求清晰易认，尽量不要使用不规范的简称和草书；再次，
5 为了加快记录，使用了速记符号、简写字等代码，会后要翻译、整理。
三、会议信息
简报的格式比较固定，一般由报头、报文、报尾三部分组成。
（一）报头
在首页上方，约占全页三分之一的篇幅，用红色细实线与正文隔开。包括： 1.简报名称
编发机关或系统标识＋简报的各种名称（简讯、动态、反映等）。 简报的名称要固定，不能随意改动。位置，居报头正中，大字套红。 2.期号
位于简报名称下一行，居中，标示“第×期”，并用括号括起。有时加上总期数，用括号括起。
3.编印单位
位于期号下行，左侧顶格。标示“××办公室（或××会议秘书处）编印”字样。 4.印发日期
位于编印单位同一行的右侧。标示“××××年×月×日”。 5.密级与编号
密级：标注在报头左上角。标示“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部参考，注意保存”等。 编号：标注在报头的右上角。
（二）报文
在首页，红色细实线之下。包括： 1.标题
编写简报十分注意标题的写作，要抓住最重要的事实加以突出，要“标”的醒目引人，“题”的贴切得体。常见的形式有单标题和双标题两种样式：
（1） 单标题
或直接概括行文的中心内容，《××学院为教师办实事》；
或就主要内容，通过提问，引起读者注意，《国产软件需要推倒重来吗》； 或从行文中提炼警句。
（2） 双标题
由正、副标题组成：正标题，揭示行文的中心内容；副标题，标示事件的范围。 《收集阳光化为电，照明清污养鱼养草——环保公园清纯露面》
6 2.正文
正文是简报的核心内容，包括： （1） 开头 常见的有三种形式：
叙述式：开门见山的把要反映的事件的时间、地点、人物、起因、结果在开头部分直接写出来，使读者一目了然。
结论式：先写出事件的结果，或因此得出的结论。；然后在主体部分再作具体说明。 提问式：开头用一个或数个问题，将主要事实提出来，引起读者的关注；然后再用回答的语气在主体部分作具体叙述。
（2） 主体
主体是简报最主要的部分，一定要写得充实、有力。要用有说服力的事实、数据、情况、问题等典型材料，支持简报的结论。具体写法有：
① 新闻报道式：
可用新闻消息的写法，概要陈述所报到事件的全过程，适合报道完整事件；
或用新闻通讯的写法，生动介绍先进人物、典型事件，适用于反映带有某种倾向的简报。 ② 逻辑分类式：
把报道的内容按性质归分为若干部分，每部分冠以小标题或标示顺序号，找出逻辑关系，或并列、或递进、或主从等，围绕题旨，依次排列。
适用于报到一个事件的多个场面；或围绕一个中心，综合报道几个方面的情况。 ③ 动态集锦式：
根据报道内容的题旨，选取典型事件、突出问题、最新情况，或工作进程中的一个断面，分别从不同的角度写若干个短小精悍的“动态”或“信息”，并冠以小标题，从不同的侧面，表现同一个主旨。
或将几篇互不相联的动态、集锦集于一“报”之内。 ④ 发言摘要式：
全部行文是摘要某个领导人的讲话，或选载讨论时的发言。 （3） 结尾 常见的有两种形式：
① 自然收束：把主体部分的情况、事实叙述完之后，干净利落的结束全文。 ② 用一句话、或一段话收束全文。
收束全文的句子，可总括全文的内容，也可提出今后的打算。
7 对于未完成的事件、或连续性的报道，常用“事件正在处理中”或“事件发展情况将随时给予通报”等结尾，加强后续性。
3.按语
按语是简报的编者针对简报的某些内容所写的说明性、或评论性文字。 位于横隔离线之下，标题之上。按语前要冠以“编者按”、“按”等字样。 转发性简报一般都要加上“编者按”，其他重要的简报也要加。
按语常常是根据领导人的意见起草的。但按语不是指示、命令，没有指令性的作用。其作用是把简报的内容和现实工作联系起来，表明领导的意见，帮助人们加强认识，正确把握工作方向，对下级的工作起到督促、指导的作用。
4.落款
在正文的下一行，标注作者、供稿者的姓名，供稿者姓名加上括号予以区别。
（三）报尾
在末页下方，两条横隔离线之内。包括： 1.发送范围
位于报尾左侧，空1格，有时分别标示“报”（给上级）、“送”（给平级）、“发”（给下级）字样。
2.编印份数
位于报尾的第二条横线之下，右侧，标示“共印××份”，并加括号。
四、会议旅游、娱乐和陪同服务
五、会议餐饮服务
（一）食宿安排 1.会议伙食
会议伙食安排的原则是：卫生第
一、保证营养、适合口味和方便节约。 为了出席跨地区的会议，人们经历了旅途的劳累，生物钟被打乱了，身体对细菌的抵抗力一时有所下降，此时，饮食卫生变得格外重要。在确保卫生的前提下，会议伙食应力求多花色、多品种，以适合来自不同地区客人的口味，使与会人员会议期间的营养能够得到保证。
会议伙食安排得丰富一些本无可厚非，但是千万不能由此走向浪费。会议饮食上的奢侈之风同样是不良会风的一种表现。此外，下面的意见也非常值得重视：
8 (1)不要上酒精饮料。会议进行期间的饮食不要配备酒精饮料。开会的目的之一就是要整 合各方的意见，为此会议需要在和谐的气氛中进行，酒精饮料则很容易导致和谐气氛的丧 失。
(2)最好采用分餐制。分餐不仅符合卫生要求，有利于控制疾病的传播，而且也有利于节 约用餐时间，遏制饮食的浪费。
2．会议住宿安排 会议住宿安排提倡的是：
·干干净净的房间比豪华的房间更有吸引力；
·如果需要与会者自己付费，一定要事先征求他们对房间等级的要求；
·尽可能地满足与会人员住宿上的特殊需要，为其多预留一点自由选择的空间。
（二）宴会
如果会议计划了宴请这一环节，最好是放在会议开始前，或者是在会议结束的当天进行。 1．主办宴会
主办者应该清楚：会议安排宴会的目的不单纯是为了满足会议代表的食欲。宴会是引导或者延伸会议精神的一个环节，是会议主办者作出的增进友谊、期待未来的一个姿态。
宴会的主办和承办者需要特别注意：
·先确定宴会的性质——究竟是要用美餐待客，还是要以餐为媒介与人交往。宴会的座 次要参照宴会的性质来安排；
·提前候席。总有人或者是出于礼貌，或者是因为看错了时间而早到了； ·应该安排专人依次引导宾客人坐；
·要安排一些冷静的“旁观者”，由他们去及时发现一些宾客的特殊需要，然后让他们得到满足。
2．出席宴会
在前往出席会议安排的宴会之前，与会者也应该问问自己：我能利用宴会的机会做点什么? 参加会议安排的宴会需要注意的事项如下：
·宴会厅是一个典型的交际场所，请注意你的衣着和精神面貌； ·准点入席，迟到或者早到都会给他人带来麻烦；
·进入宴会厅，应该和主办人打个招呼，良好的氛围需要大家一起营造； ·了解宴会的座位有没有统一的安排，如果有，请在指定的位置人坐； ·放好手中的物品；
9 ·在宴会桌前不仅需要忌烟，手机的铃声也不受人欢迎； ’
·避免长久地和一个人寒暄，可能还有许多熟人、朋友正期待着和你打个招呼； ·中途离场不宜一一和周围的人打招呼，但一定要悄悄地向主办者致歉。
六、会议交通服务 l.会议迎送的要求
承担会议宾客迎来送往职责的人员，都是会议主办地和主办单位的“形象大使”，迎送人员留给与会者的印象，将直接影响参加会议的代表对整个会议筹办水平的评价。如果你承担了会议迎送的工作，那么你就应该做到：
·只把你的阳光留给别人，别让人发现你的身体有点不舒服；
·也许你已经很累了，但是千万不要让客人发现，更不要让客人觉得你有点不耐烦；
·衣饰一定要整洁，如果是女士则应用点校妆；
·学会微笑和轻声说话；
·无论是迎客还是送客，你都应该提前10分钟到达；
·迎到客人之后，要先主动介绍自己；将客人引见给上司时，也要先向客人介绍自己的上司。
2．会议交通服务
提供完备的交通服务，会议代表高兴而来满意而去，是会议接待工作中的一项重要内容。
为与会人员登记预定返程票看似一件小事，做起来才会觉得非常琐碎，你必须有足够的忍耐和细心才行。
让秘书或会议工作人员单独驾车去迎送一位与会者似乎没有什么不妥。当然，如果有专业司机驾车，再有相应级别的人员随车迎送，礼遇要更高一些。但是，反过来让一位司机单独驾车前往迎送一位与会人虽，就不是那么妥当。
迎送会议来宾和代表的时候，要把安全、方便、舒适的座位留给客人。图3．1l提供了在三种不同的情况下，小车座位的安排方式。A式要求秘书人员首先打开右车门，先请客人人坐，然后从小车的后面绕至小车的左边，打开车门请领导(主人)人坐，再由小车的后面返回至小车的右边，在司机右边的座位入坐。B式要求主人代行秘书的职责。C式要求司机为客人打开车门，引导其在右后方的座位入坐后，再入自己的驾驶座。
