中小出版企业ERP系统实施新探
摘 要 出版行业转企改制的顺利完成和大数据的时代到来，中小出版企业面对日益激烈的竞争，实施一套行之有效的信息化管理系统势在必行。本文通过对中小出版社特点分析，从ERP的建设和实施，以及对未来的展望进行探索和研究。
关键词 中小出版企业；ERP；实施新探
中图分类号G2 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2015）145-0025-02
全国新闻出版行业转企改制的浪潮正渐渐消退，但出版企业作为真正的市场主体，其所参与的行业竞争却硝烟四起，日益激烈。中小出版企业要想在大社林立和出版巨头辈出的今天，分得一杯羹，势必需要通过提高企业管理水平和信息化建设来增强综合竞争力。在这种背景下，中小出版企业如何实施好与之相匹配的ERP系统，就成为出版研究新的探索领域。
何谓ERP？ERP（Enterprise Resource Planning），企业资源计划的简称，是20世纪90年代兴起的一种新型企业管理思想，是对企业所有资源进行计划、控制和管理的一种手段，也是将企业物资、人力、财务等信息集为一体化的综合管理平台。
1 实施ERP是中小出版企业创新管理和可持续发展的必由之路
与大社、强社相比，中小出版社在生产经营上存在规模小、资源缺短、特色不特、亮点不亮、品牌优势不明显；在管理模式上，存在人才匮乏、投资经费不足、信息化建设缓慢、缺乏创新管理等诸多瓶颈性因素。
为适应现代企业生存和发展的需要，笔者认为中小出版企业实施ERP是有其必然性和必要性的。一是管理革新的必然选择。随着信息化、数字化、网络化技术在出版领域的广泛应用，中小出版社顺应科技发展潮流，积极发展数字出版，借助一体化的企业管理软件来高效管理出版流程，辅助出版决策，形成办公效率、信息化合力，是企业实现走科学化、先进化管理之路必然选择。二是可持续发展的必要手段。近年来，面对新闻出版行业的深化改革、转型升级，中小出版社生存和发展形势更为严峻，尤如在大海中航行的一艘小船，想要重获新生，开辟新蓝海，就要有创新精神，实现创新管理。
2 实施ERP成功与否，关键在于专业选型、科学组织、精密布局
1）明确思路，充分调研，确保了目标选型的专业和准确。
首先，明确思路，设定目标，下定决心，重视选型。选择时，根据企业自身状况量力而行。其次，充分调研和多方比对，选择一个好的开发商，一套好的系统。一个好的开发商，要有好的口碑、先进的技术服务，较多客户和实施案例，价格公道合理，还需拥有一支技术过硬、熟悉出版企业项目的实施队伍。一套好的系统，要看它是否满足管理需求；是否具备灵活、可靠和稳定性，流程可定制和修改；界面是否友好、简洁、实用。最后，选型成功后还需进行内部需求调研、硬件配置选择、反复测试，才能量身打造出一套适合本企业使用的个性化系统。
2）科学组织，全面动员，确保系统实施推进力度和广度。
一是成立项目领导工作小组，自上而下强力推进系统建设。利用现代化手段管理企业，是“一把手工程”，由社长亲自抓，项目主管领导具体抓，负责项目总设计、总指挥，研究和部署系统建设工作。项目实施部门设在业务枢纽部门总编室，主要负责统筹协调和实施进度，分析企业现状，研究设计方案，制定相关制度、流程、办法等。管理员由既懂信息化技术，又熟悉出版流程的复合型人才担任。
二是培养和发挥骨干力量，以点带面快速推进系统建设。从各部门选拔一两名关键人物作为技术骨干，对他们先培训，使他们率先熟悉和掌握系统操作技能，指导本部门其他员工，并认真贯彻出版社意图和要求，对优化完善系统提出具体意见和措施。同时建立QQ群交流平台，有疑问即时在线交流。
三是全面培训系统用户，强制普及，加快推进系统建设。系统的实施是整个企业经营管理的再造，几乎涉及每位员工，需要每个岗位、每个员工的积极配合。系统从启动到全面上线，经过了基本操作培训、对口业务培训、分段分批培训等几番保质保量的强制性全员培训，确实提高了员工素质和操作技能，从领导到一般员工都能尽快达到上线要求。
3）坚持原则，精密布局，确保了系统实施的质量和进程。
第一，坚持科学性、先进性原则。打破传统管理模式，革新管理思想，创建现代企业的先进管理模式。决策层在处理传统管理和先进管理两者之间的关系时，将科学性和先进性视为灵魂，进行大量的流程再造、管理创新，让传统流程配合系统流程做调整，让原本由人管理转变为由系统管理。同时，由于系统实现了手机、IPAD等多种媒介终端的处理方式，真正实现了由传统管理、经验管理向制度化管理、科学化管理、先进化管理转变。
第二，坚持精细化、标准化原则。从图书出版实现多、高、好、省，即任务多、效率高、质量好、成本省的角度来考虑设计方案，统筹考虑它们之间的关系，为出版社内部建立一条高速信息的通道，搭建一个资源共享的大数据平台，勾画一条责、权、利更加清晰的界线。多套发行系统数据的导入导出，信息源的采集和权限的划分，以及审批流的不可逆转性等精准设计，实现了由粗放式管理向精细化管理、集约化管理转变。
第三，坚持分步实施、稳步推进的原则。从图书出版源头选题开始和企业的特殊性等因素考虑，分步实施、先易后难，先上编务、出版、发行及稿酬等部分财务子系统，待系统稳定、优化后，再上财务、OA办公等；稳步推进，保证整个工程的顺利推进和如期完成，有效防止因延误建设进程和过度的二次开发而造成的人力、物力、财力浪费。
3 实施有记录、管理有流程、过程有监督，是实施ERP取得的明显效果
出版社的ERP主要是围绕图书编辑、出版和销售流程，将系统分为三大模块，即编务、印制、发行（含储运），各模块中又涉及财务。系统对各环节全面监控，实现了现代化管理效果。
1）实施有记录，实现了资源共享和数据的有效
利用。
系统搭建了作者资源库、选题管理库等多个信息资源库作为内容支撑，将信息流、工作流、物资流等资源快速汇聚整合，充分实现了资源共享。同时建立综合查询、统计功能，为资源综合利用提供了强大的技术支持。
系统投入使用后先将本企业原有多套发行软件的数据作了无缝对接导入后，再将各部门、各环节数据集成和统一，保证了生产经营数据的唯一性、准确性、可靠性，编辑、发行和决策层可利用有效数据，实现绩效管理和对图书的动态效益、经营风险分析。
2）管理有流程，提高了工作效率和服务效率。
一本图书从选题申报开始到实现销售，是复杂的过程。ERP的线上操作和流转，转变了管理方式，将以编、印、发业务为核心流程再造，优化和简化了工作流程，解决了重复录入、浪费人力的问题。通常出版社的库房与办公场所都有一定的距离，实现由系统下单销售后，最见成效的是可远程操作、随时随地审批、信息通畅、实时监控、责权利清晰，有效改变了以往订单处理慢、发货慢、处理质量差，部门之间来回跑，以及互相推诿、扯皮等现象，减少账物、物物不相符的情况。工作流转清晰透明，大大提高了工作效率和服务效率。
3）过程有监督，增强了权限责任感和企业抗风险能力。
系统的每一次操作都记录了操作时间、操作人、操作范围等信息，以及审批流的不可逆转性、上下道工序之间互相监督制约的特点，使得基础操作人员和审批人员在行使相应的权限时，更加细心、耐心、谨慎。
系统实现信息互通，动态信息追踪，实时掌握库存，有效分析图书销售、回款等，确实提高了出版社经营风险控制能力和快速适应市场变化能力。
4 结论
着眼于4G时代和三网融合的技术平台，期望ERP系统在未来出版企业的应用，能够更加快捷、高效、多元化地帮助企业决策者和管理者对大量的、动态的、错综复杂的生产经营数据进行准确分析和处理；对企业各项生产经营数据活动进行事先计划、事中控制、事后反馈，提高效率、降低成本、减少库存，扩张供应链、外网数据对流，尽早实现在线约稿、在线编辑、在线订单、在线销售、在线出版，使企业真正走向科学管理之路，走向传统出版与数字出版融合发展之路。
参考文献
[1]刘忠民.建设ERP系统，提升铁道社出版管理现代化水平[J].科技与出版，2010（6）.
[2]陈丽.出版ERP为现代出版企业管理插上信息化的翅膀[J].现代管理，2010（10）.
